Налоги и другие расходы при выплатах
Расходы, которые работодатель несет при переходе на безналичный расчет с сотрудниками, можно разделить на три следующих вида:
- Издержки на выпуск самих карт.
- Затраты на обслуживание (годовое обслуживание карт, содержание счета).
- Оплата комиссий банка за перечисление заработанных сотрудником средств на карты.
Годовое обслуживание оплачивается сразу за год, а списывается со счетов компании ежемесячно равными платежами.
Расходы на подобные операции в учете описываются как «Прочие расходы» и оформляются соответствующими бухгалтерскими проводками. С согласия сотрудника компания может вычитать стоимость этих операций из его зарплаты.
Но для этого обязательно нужно письменное заявление работника, в котором он должен написать, что дает свое согласие на вычет сумм за обслуживание его карты из своей заработной платы.
Если посмотреть на систему налогообложения, то здесь все немного сложнее. НДФЛ с обслуживания и стоимости выпуска карты не удерживается, так как в этом случае сотрудник никакого дохода не получает.
Читайте также: Как в справке 2 ндфл отразить пособие по беременности и родам
Так как операция по открытию счета и созданию карты не несет никаких доходов работнику и не связана с его трудовой и профессиональной деятельностью, то, соответственно, не удерживаются страховые и социальные взносы, а также выплаты на пенсионные счета.
Как тогда быть работодателю? Ведь эти все затраты он несет самостоятельно. Можно ли учесть эти затраты при расчете размера налога на его прибыль? Все зависит от того, кто открывал счета и подписывал договоры на их обслуживание. Если это был сам работник фирмы, то зачесть расходы при расчете размера налога на прибыль не получится.
Если же сама организация открывает счета для своих сотрудников, то учесть ее расходы на эти операции можно.
Почему же одни расходы можно учесть, а другие нет? Объяснить это можно так:
- Организация несет эти расходы не в интересах своего сотрудника, а в своих собственных.
Банковская карта в данном случае является просто инструментом расчета между работником и его работодателем. - Выплата зарплаты именно таким образом экономит предприятию огромные средства (нет расходов на доставку денежных средств в кассу и охрану на время в пути, сами сотрудники не отвлекаются от своих прямых обязанностей для похода в кассу, происходит экономия на сокращении должности кассира и тому подобных).
Получается, что эти затраты для компании обоснованы с экономической точки зрения. Остается только понять, как отразить их в бухгалтерских отчетах.
Отнести их непосредственно к банковским расходам нельзя. В Налоговом кодексе этих услуг нет в списке услуг по банковскому обслуживанию. Но есть некоторые тонкости, благодаря которым эти расходы можно отнести к издержкам на банковские услуги и учесть при расчете размера налога на прибыль фирмы:
- Согласно статье 264 и 265-ой НК РФ, а именно подпункту 25 п. 1 и подпункту 15 п. 1 соответственно, эти операции можно отнести к затратам на услуги банка.
- В пятой статье Закона №395/1 содержится закрытый список банковских операций, а в абзаце 20 этого же Закона содержится открытый перечень сделок, которые могут совершать кредитные организации.
Получается небольшое противоречие в законодательстве, которое фирма-работодатель может истолковывать в свою пользу. Конечно, такая трактовка может вызвать некоторые разногласия с проверяющими органами, но на практике известны случаи, когда суд подтверждал правоту стороны организации.
Нормативная база
Согласно ТК РФ вознаграждение за осуществление трудовых функций имеет денежную форму в валюте Российской Федерации.
Выплата допускается в ином виде, если выполняются требования, приведённые ниже:
- способ расчёта зафиксирован в локальном акте компании;
- имеется соответствующее заявление служащего;
- нет противоречий с действующим законодательством.
Таким образом, чтобы перечисление заработной платы на карту работника было правомерным необходимо придерживаться следующего алгоритма:
- зафиксировать возможность безналичного способа расчётов в трудовом или коллективном соглашении;
- заключить договор банковского счёта, позволяющий кредитному учреждению выполнять распоряжения клиента относительно финансовых операций;
- согласовать с сотрудником реквизиты для перевода средств.
Обязательства не считаются погашенными в срок, если деньги были отправлены без письменного разрешения служащего.
В этом случае к работодателю применяются санкции, установленные законодательством:
- взыскание финансовой компенсации, рассчитанной по ставке рефинансирования;
- административная ответственность в виде штрафа или дисквалификации.
Приказ о переходе на безналичный расчет
Если предприятие принимает решение о переходе на банковские карты для расчетов с сотрудниками, то ему необходимо подготовить соответствующий приказ. В нем должна стоять точная дата, когда безнал будет введен в действие.
Также необходимо прописать некоторые пункты общего характера:
- В приказе должно быть распоряжение руководителя о проведении исследований нескольких зарплатных проектов от разных банков. Руководство должно быть уверено, что средства точно дойдут до работников. Кроме того, посредством такого изучения должен быть найден оптимальный баланс между расходами на зарплатный проект и его доступностью для служащих предприятия.
- В приказе должны быть поименно перечислены лица, которые станут ответственными в вопросе перехода на эту систему оплаты труда.
- Необходимо обязательно внести в документ четкую схему начислений и выплат зарплат сотрудникам.
- Должны быть отражены изменения в должностных инструкциях работников бухгалтерии (в том числе об их обязательном контакте с банком-эмитентом).
- Также изменения инструкций кадровых сотрудников по части приема и увольнений, подачи соответствующих бумаг в банк, должны быть зафиксированы в приказе.
- Кроме всего, в обязанности главбуха необходимо включить заключение договоров с банком. Это тоже следует отразить в приказе.
Помимо этого всего, если счета фирмы находятся в нескольких банках, рекомендуется перенести их в один.
Этот факт тоже следует указать в документе.
В качестве приложения может выступать положение об оплате труда.
В нем обычно описываются правильное использование пластиковых карт, выданных для получения зарплат.
Кроме этого положения, можно прикрепить к приказу согласия работников на такой метод расчета.
Обязательно ли?
Согласно норме, прописанной в ТК РФ, выплата заработка производится по месту осуществления трудовых функций или может быть перечислена на банковский счёт подчинённого, если одновременно выполняются два условия.
А именно:
- такая возможность предусмотрена локальным актом организации;
- имеется письменное обращение сотрудника с указанием реквизитов для совершения финансовой операции.
Таким образом, выбор способа передачи денежных средств осуществляется по соглашению сторон.
Смотрим законодательство
Как перевести зарплату на карту? Вопрос выплаты заработанных средств на законодательном уровне регулируется Трудовым кодексом РФ.
Основная статья, освещающая этот вопрос, имеет номер 136.
Отдельные ее пункты рассматривают все нюансы расчета сотрудников безналичным способом.
Кроме того, действия по перечислению средств описаны в Гражданском кодексе (главы 45, 46) и в положении Банка России.
Согласно статье 136-ой Трудового Кодекса выплаты по безналу всегда совершаются с согласия работника. Также метод перечисления средств должен быть отражен в трудовом договоре. Если этого пункта нет, то сам договор необходимо дополнить, либо полностью переписать с учетом вносимых изменений.
Денежные средства перечисляются на счет работника, если иное не предусмотрено федеральным законодательством или трудовым договором.
В большинстве случаев выплаты производятся каждые полмесяца. Причем если день выплаты попадает на праздничный или выходной день, то перечисление заработанных средств на счета работников производится накануне. Кроме того, оплата отпусков сотрудников должна производиться не позднее, чем за трое суток до начала отпуска.
При каждой выплате работодатель обязан представить работникам подробный отчет о содержании его зарплаты. Такой документ называется расчетным листком. Его форма устанавливается работодателем. Главное требование к оформлению – подробность и прозрачность.
Читайте также: Ведение бухгалтерского учета имущества организации
Основные сведения
Под оплатой труда понимают вознаграждение, рассчитанное в зависимости от специальности, особенности осуществляемых функций, их количества, а также различных надбавок компенсационного и стимулирующего характера.
Даты перечисления средств определяются локальным документом организации или внутренним соглашением, составленным с учётом действующих норм:
- выплаты производятся не реже двух раз в месяц;
- аванс выдаётся до конца текущего периода
- полный расчёт осуществляется до 15 числа;
- если дата зарплаты совпадает с днём отдыха или выходным, обязательства перед работником необходимо исполнить накануне.
Способ перечисления денежных средств должен быть установлен в трудовом или коллективном договоре.
При этом для соглашения, подписанного непосредственно с работником, корректировка в одностороннем порядке возможна только в случае существенных изменений совокупности факторов производственной сферы.
Известить о нововведениях нужно за два месяца до их вступления в силу.
Платежное поручение
Заполняя платежное поручение на нескольких сотрудников, учитывайте следующие особенности:
- в поле «Получатель» укажите наименование и местонахождение банка, в котором открыты счета сотрудников;
- в поле «Сумма» укажите общую сумму, которую нужно перечислить на счета сотрудников;
- в поле «Назначение платежа» укажите цель платежа и сделайте ссылку на дату и номер реестра (запись может выглядеть, например, так: «Перечисление заработной платы за январь 2015 года по реестру № 2 от 6 февраля 2015 г.»).
Эти правила применяйте независимо от того, перечисляет ли организация зарплату через банк, в котором у организации открыт расчетный счет, или через банк, в котором обслуживаются сотрудники, и организация не имеет в нем расчетного счета.
Такой порядок следует из приложения 1 к Положению, утвержденному Банком России от 19 июня 2012 г. № 383-П.
Если зарплата перечисляется на счет одного сотрудника, то в платежном поручении укажите:
- в поле «Получатель» – фамилию, имя, отчество сотрудника;
- в поле «Счет получателя» – номер его индивидуального счета.
Такой порядок следует из приложения 1 к Положению, утвержденному Банком России от 19 июня 2012 г. № 383-П.
Сотрудники-иностранцы могут быть как резидентами, так и нерезидентами.
Резидентами в целях валютного контроля, в частности, признаются:
- граждане России (кроме тех, кто постоянно проживает в иностранном государстве);
- иностранные граждане и лица без гражданства, которые постоянно проживают в России на основании вида на жительство.
Остальные физические лица являются нерезидентами.
Такие правила указаны в пунктах 6–7 части 1 статьи 1 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ.
При выплате зарплаты резидентам руководствуйтесь общими правилами. А перечисляя зарплату нерезидентам, в поле «Назначение платежа» перед текстовой частью нужно указать код валютной операции. Его можно найти в приложении 2 к Инструкции Банка России от 4 июня 2012 г. № 138-И. Данной операции соответствует код 70060 – расчеты, связанные с выплатой резидентом нерезиденту зарплаты и других видов оплаты труда.
Код валютной операции должен быть заключен в фигурные скобки и иметь следующий вид: {VO<�код вида валютной операции>}.
При этом пробелов внутри фигурных скобок быть не должно.
Такие правила указаны в пункте 3.2 Инструкции Банка России от 4 июня 2012 г. № 138-И.
Зарплату сотрудника можно перечислять на счет другого человека. Но только если это предусмотрено трудовым договором и сотрудник написал заявление.
По общему правилу выплачивать зарплату работодатель должен непосредственно сотруднику (ч. 3 ст. 136 ТК РФ). Однако в трудовом договоре может быть предусмотрен иной порядок. В том числе путем перечисления денег на счет третьего лица. Об этом сказано в части 5 статьи 136 Трудового кодекса РФ.
Если такое условие в трудовом договоре есть, организация вправе перечислить зарплату сотрудника на банковский счет или карту другого человека (например, родственника или другого члена семьи). Для этого сотрудник должен написать соответствующее заявление.
Как заключить договор с банком?
Для того чтобы начать выплаты своим сотрудникам на карточки, работодателю необходимо заключить договор с банком. У каждой банковской организации свои перечни необходимых документов, но если взять среднестатистический список, то выглядит он так:
- Список сотрудников фирмы, которые будут передавать сведения о заработной плате в банк на электронных и бумажных носителях. В будущем на этих сотрудников будут выписаны доверенности.
- Реестр лиц, сотрудников фирмы, которые подписывают ведомости. Обязательно необходимо предоставить образцы подписей и печати.
- Полный список сотрудников, заверенный подписью ответственного лица и с печатью фирмы.
- Договор на заведение и обслуживание счетов с использованием пластиковой карты. Договор может быть общий, а может на каждого сотрудника в отдельности.
- Заявление-обязательство, подписанное каждым сотрудником, на оформление карты и открытие счета.
- Копии паспортов сотрудников, подписанные руководителем фирмы и заверенные печатью предприятия.
- График совершения выплат заработной платы. Он тоже должен быть утвержден и заверен руководителем фирмы.
Если фирма не имеет своего счета в банке, то вместе с вышеперечисленными документами, ей понадобятся нотариально заверенные копии следующих бумаг:
- устав организации;
- учредительный договор;
- карточка с образцами подписей;
- свидетельство о госрегистрации фирмы;
- протокол собрания учредителей о создании юрлица;
- ИНН фирмы;
- письмо от отдела Росстата по месту нахождения фирмы о постановке на учет организаций и присвоении кодов по определенным классификаторам.
Кроме них понадобятся документы, которые подтвердят права руководителя и главбуха компании ставить свои подписи на бумагах из банка, и анкету организации.
После принятия всех документов, банк открывает счета и выпускает карты всем сотрудникам.
Читайте также: Методы учета затрат и калькулирования себестоимости продукции
Готовые конверты представитель банка отдает представителю фирмы под расписку.
В назначенные дни банк переводит денежные средства на счета, а потом на карты работников организации.