Составление первичных документов — с нами проще простого. Не хотите, чтобы Ваши годовые отчеты хромали? Верно составим первичную документацию!
Законодательство обязывает владельцев фирм для каждой проведенной операции готовить первичные документы. При этом постоянно меняет правила их заполнения. Каждый руководитель должен знать, какие это документы, их формы, для чего они нужны. Чтобы избежать негативных последствий от налоговой проверки, в которых наши адвокаты также активно участвуют.
Понятие первичных документов
Первичный документ – это документ, подтверждающий факт заключения сделок, продаж и других хозяйственных операций. Готовить эти документы нужно непосредственно, когда совершается операция. Если это невозможно, крайний срок – момент завершения операции. Кроме своевременности, необходимо соблюдать последовательность создания первички – в соответствии с совершением хозяйственных операций.
На основе первичной документации ведется вся бухгалтерская отчетность. Лишь грамотная консультация с бухгалтером поможет разобрать Вам все тонкости по вопросу правильного составления бухгалтерских документов.
Доказательства выполнения работ: как правильно фиксировать?
Закон ориентирован на людей — не на абстрактных, а на реальных, живущих на этой земле, таких похожих и сталкивающихся с одинаковыми ситуациями. Поэтому, когда подрядчик оказывается в положении, когда заказчик отказывается платить, у закона есть на это решение. Но в большинстве случаев, под впечатлением от ст. 68 АПК РФ, подрядчик опускает руки, будучи искренне убежденным в том, что доказательством в его случае будет служить только акт приемки. В статье говорится о том, что обстоятельства дела, которые по закону должны подтверждаться определенными доказательствами, не могут подтверждаться в суде иными доказательствами. Но у ВС РФ есть своя позиция по этому вопросу: он подтверждает, что факт выполнения может доказываться не только актом подтверждения выполненных работ. Есть и другие документы, подтверждающие факт выполнения работ.
Что является подтверждением выполнения работ?
- Акт приемки — основное доказательство. Он составляется в форме КС-2, но может быть составлен и в свободной форме. Эта свобода часто заканчивается тем, что составляя документ в таком формате, туда забывают вписать реквизиты и подписи сторон. Кто-то даже не указывает вид и объем выполняемой деятельности, обесценивая документ. Не увлекайтесь, упиваясь свободой создания договора, а проявите творчество в другом месте, здесь же используйте шаблон.
- Журнал КС-2 — журнал учета выполненных работ. Может служить подтверждением объема выполненных работ — для этого в журнале должны быть подписи уполномоченных лиц.
- Рапорт-наряд по форме ЭСМ-4 — отражает ход применения в процессе деятельности всех строительных механизмов, что закрепляется подписями уполномоченных лиц.
- Прочая первичная документация — можно согласовать в договоре дополнительные документы, фиксирующие качество и объем работы, и доказать факт выполнения работ.
- Переписка с заказчиком — её можно использовать в суде в качестве доказательства, может быть бумажная и электронная. Но как самостоятельное доказательство переписка не имеет доказательной силы. Как дополнительное доказательство — часто используется в суде, как основное — категорически нет. Электронная переписка — спорный вопрос, суды далеко не всегда готовы признать доказательную силу электронной переписки. А уж если в сообщениях нет электронной подписи, а в договоре отсутствуют адреса электронных почт сторон, то доказать, что письма были направлены именно заказчиком, бывает невозможно.
- Документы, доказывающие факт покупки материалов — судебная практика говорит о том, что это подтверждение косвенное и к нему нужны дополнительные доказательства. Покупка материалов и платежи, произведенные заказчиком, не могут доказать факт исполнения обязательств.
- Экспертиза — суд рассматривает её наряду с другими доказательствами. С её помощью можно выяснить, соответствует ли деятельность техзаданию, какой фактический объем был выполнен и оценить качество. Минус экспертизы в том, что это — дорого, стоит прибегать к ней, когда нет других возможностей доказывания. Тем более, что экспертиза не сможет определить, кто был исполнителем и приобретал ли подрядчик материалы.
- Показания свидетелей — используются точечно вместе с другими доказательствами. Они могут быть полезны, когда нужно доказать, например, сроки начала или завершения работ.
Что делать, если заказчик уклоняется от подписания акта приемки?
Вы можете изящно выйти из ситуации, если составите односторонний акт приемки и, приложив к нему претензию по поводу отказа от его подписания, отправите заказчику заказным письмом либо отдадите под роспись. В дальнейшем этот акт и почтовое уведомление будут служить фактом подтверждения отказа от подписания.
Но имейте в виду, что если суд признает правоту заказчика, придя к заключению, что у него были все основания для отказа от подписания акта, то он будет признан недействительным. Заказчик вправе отказаться подписывать документ, если обязательства исполнены плохо, т. е. имеют недостатки, которые исключают возможность воспользоваться результатом в соответствии с целью договора.
Судебная практика говорит о том, что суды принимают односторонний акт как доказательство, если не было недостатков и у заказчика была возможность его подписать. Дальнейшее развитие дела зависит от заказчика — если он предоставит суду мотивированные возражения о причинах уклонения или отказа, то акт приемки будет признан недействительным. Если заказчик не предоставит их, то односторонний акт выполненных работ является подтверждением их выполнения.
Виды основных первичных документов
- Договор – указывает Ваши права и обязанности, условия работы
- Банковские и кассовые документы – по этим документам осуществляется прием и выход денежных средств из кассы предприятия
- Приходно-расходная накладная – в этих документах отмечается приход и отправление товаров
- Счет-фактура – подтверждает факт выполненной услуги или принятия товара. Заполняется заказчиком. Необходим для учета НДС
- Акт выполненных работ – подтверждает соответствие выполненных услуг условиям договора
- Авансовый отчет – подтверждает расходование аванса, его остатки или перерасход. Чтобы потом можно было списать
Как его составлять
Единая унифицированная форма у документа отсутствует, его составляют в произвольном виде. Каждая организация использует форму отчета о результатах оказания услуг, разработанный под индивидуальные нужды. Обычно в бумаге указывают:
- дату и место составления (населенный пункт);
- номер, наименование и дату заключения договора;
- информацию о сторонах (Ф.И.О. — для физлиц и наименование — для юрлиц);
- сведения о выполненных работах, оказанных услугах (названия должны соответствовать тем, что зафиксированы в договоре и приложениях);
- стоимость (сумму указывают в рублях цифрами и дополнительно прописью);
- список прилагаемых документов и иную информацию.
Исполнитель подтверждает факт исполнения задания подписью. Документ печатают в нескольких экземплярах, количество соответствует числу сторон соглашения.
Пример заполнения:
Порядок составления первичных документов
Налоговая инспекция щепетильно относится к оформлению первичной документации, ошибки в ней, как правило, становятся причиной разногласий и наложением штрафов. Поэтому, к оформлению необходимо относиться с особой внимательностью — аудит организаций проводить самостоятельно и до прихода налогового органа в Вашу организацию.
Средства, которыми производятся записи, не должны стираться. К примеру, простой карандаш для этого не годен. Вся информация должна быть разборчивой. Все реквизиты должны быть заполнены, там, где записи нет, должен стоять прочерк. Все суммы указываются как цифрами, так и прописью. Заверять документ должен руководитель, главбух или уполномоченные лица, которых определяют заранее. Кроме того, документ должен быть подтвержден печатью организации.
- Исправления допускаются во всех первичных документах, кроме банковских. Они должны быть составлены заново. Причем, ошибочный документ не выкидывается, а прилагается к кассовой ведомости за ту дату, когда он выписан.
- За грубые нарушения ведения первичной документации налагаются штрафные санкции. Если налоговая инспекция усмотрела умышленное занижение налоговых выплат, то будет наложен штраф не менее 40000 рублей, если задолженность больше, то 20% от невыплаченного налога. Важно отнестись внимательно и к составлению документации в рамках кадрового учета, поскольку и трудовая инспекция имеет полномочи по наложению штрафоф, которые становятся все неподъемнее для предпринимателей и организаций.
- Сложности в оставлении первичных документов могут возникнуть не только на старте Вашей деятельности, когда Вы неопытны, но и впоследствии, при заключении новых сделок, введении новшеств, предоставлении новых видов услуг. Формы документов регулярно меняются, что может помешать корректному осуществлению расчетов и ведению дел.
Оказание услуг в 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0
Данная форма удобна для оформления абонентских ежемесячных платежей у сотовых операторов, у интернет-провайдеров, в оплате коммунальных платежей, при аренде помещений и так далее. Чтобы найти в программе 1С журнал «Оказание услуг», нужно перейти на вкладку меню «Продажи», раздел «Продажи» и выбрать одноименный пункт:
Формирование нового документа производится через клавишу «Создать». Нажимаем, открывается пустая форма для ввода основных параметров в верхней части (шапке) с несколькими вкладками. Разберем заполнение. Шапка документа имеет несколько полей:
- «Номер и дата» – вводить не нужно, так как подставляются самостоятельно программой 1С по порядку.
- «Вид расчетов» – можно указать произвольное наименование, которое будет отображаться в отчетах и нужно для быстрой идентификации. Например, название тарифа.
- «Номенклатура» – здесь указывается наименование , «Телефония» или «Доставка».
Если бухгалтерский учет в 1С ведется по нескольким организациям (например, вы работаете в 1С в облаке удаленно ведя учет для разных организаций), то будет доступно для заполнения еще поле «Организация». Здесь нужно сделать выбор из справочника:
Первая вкладка «Контрагенты» отражает список всех юридических и/или физических лиц, которым предоставляется данная услуга. Заполнение возможно несколькими способами. Через клавишу «Добавить» табличная часть заполняется из справочника построчно. Это неудобно и замедляет процесс оформления. Гораздо быстрее выбрать нужных контрагентов через клавишу «Подбор» и массово перенести в документ. Если ранее в программе был создан какой-либо документ, что можно воспользоваться клавишей «Заполнить» и из выпадающего списка выбрать подходящий вариант. В каждой строке должны быть заполнены все колонки (договор, количество, цена, сумма, счет расчетов и счет авансов). После проверки переходим на следующую вкладку.
Вкладка «Счета-фактуры» отвечает за НДС и регистрацию счета-фактуры. Если налог предусмотрен на оказание услуг, то в шапке нужно выбрать процентную ставку и поставить галочку возле пункта «Цена включает НДС». При этом в табличной части в колонке «Выписан счет-фактура» необходимо отметить галочками, где нужно оформление этого документа. Если список большой, то предусмотрена групповая отметка через клавишу «Отметить все»:
На следующей вкладке «Счета учета» необходимо выбрать номера счетов учета по всем пунктам (счет доходов, субконто, счет учета НДС по реализации, счет расходов):
Последняя вкладка документа «Дополнительно» содержит данные представителя организации, который имеет право подписывать документы (поле «Исполнитель»). Если уполномоченное лицо не является руководителем, то указывается номер и дата доверенности на право подписи (поле «На основании»):
Эта информация будет выведена в печатной форме акта об оказании услуг. Напечатать документ можно через кнопку «Печать», пункт «Акты об оказании услуг»:
По каждому контрагенту, добавленному в список, будет распечатан отдельный акт со своим порядковым номером (1/1, 1/2 и так далее).
