Всё про онлайн-кассы: что это, для чего нужно, какие бывают, их характеристики, виды и функции

Почти у каждого только открывающегося бизнеса обязательно возникает вопрос: что это такое – онлайн касса. Согласно закону, это все КТТ, которые имеют доступ в интернет и отправляют в налоговую все необходимые данные. На рынке сейчас можно найти самые разные модели. Среди них есть и автономные, которые пока еще выполняют требования законодательства, но скоро превратятся в неподходящие для работы. Как подобрать разновидность, которая будет выполнять нужный функционал и которую не придется заменять через несколько месяцев, расскажем в этой статье.

Что это такое онлайн-ККТ

Так называют аппарат, который высылает электронные копии всех чеков в ФНС через интернет. Он отвечает всем современным требованиям и теперь может:

• напечатать QR-код;
• посылать чеки покупателям и проверяющим органам;
• в корпус обычно встраивается фискальный регистратор;
• может взаимодействовать с ОФД.

Эта техника обеспечивается обязательным шифрованием и защитой, чтобы не допустить несанкционированного доступа к информации.

Основной элемент – специальный накопитель. Его задача заключается в сохранении данных перед передачей их в контролирующие органы. Этот модуль может работать независимо от других функциональных частей, а без него ни один вид онлайн-касс не сможет законно пробивать товар.

Выбирать среди разновидностей ККТ самый подходящий следует исходя из направленности бизнеса:

Читайте также:  Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить

• Если чеков в течение дня много, нужно выбирать ту технику, которая будет быстро действовать и отражать товарные остатки.
• При небольшом количестве посетителей можно обойтись без экрана и моментального пересчета оставшейся продукции.
• Наличие алкоголя в продаже обязывает иметь специальный сканер, который способен вносить изменения в соответствии с требованиями ЕГАИС.
• Малый поток клиентов с большими итоговыми суммами, как в салонах красоты, позволяет обойтись небольшой онлайн-кассой, характеристики и функции которой ограничиваются наличием сим-карты для интернета и отправки информации в ФНС.

В каких сферах требуется применение ККМ

Во всех, где практикуются расчеты с покупателями, — как наличными, так и «по безналу». Это касается как магазинов, так и предприятий общественного питания и услуг: кафе, баров, ресторанов, салонов, сервис-центров, курьерской доставки, такси и других.

У индивидуальных предпринимателей, которые не нанимали работников, была отсрочка (могли не применять ККТ) — до 1 июля 2021. Она касалась только ИП:

• продающих товары собственного производства;
• выполняющих работы или оказывающих услуги.

От применения ККМ освобождены полностью:

• няни и сиделки, присматривающие за детьми, тяжелобольными пациентами и гражданами с ограниченными физическими возможностями;
• сапожники;
• разнорабочие, занятые вспашкой огородов или ремонтом кровли;
• сезонные торговцы, продающие фрукты и овощи вразвал;
• вокзальные носильщики;
• продавцы кваса, молока или керосина с цистерн;
• журнальные и газетные киоски (при условии, что печатные издания составляют не менее 50 % всех товаров на точке);
• продавцы живой рыбы;
• народные умельцы, реализующие изделия собственного изготовления;
• ларьки с мороженым;
• металлические галантереи и мастерские по ремонту ключей;
• продавцы проездных билетов или талонов непосредственно в салоне транспортного средства.

Онлайн-кассу могут не применять:

• самозанятые;
• лица, сдающие в аренду жилье по договору;
• организации, ведущие безналичные расчеты без предъявления электронных средств платежа;
• продавцы ценных бумаг;
• религиозные организации.

Полный перечень предпринимателей и компаний, которым не нужно использовать кассовое оборудование, приведен в п. 2 ст. 2 ФЗ № 54. Из этого же документа можно узнать, в каких сферах не требуется применение ККМ.

Техническое сопровождение кассового оборудования на 12 месяцев!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Готовые решения для всех направлений

Магазины
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Склады

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Читайте также:  Как заполнить форму Р26001 на закрытие ИП в 2021 году

Узнать больше

E-commerce

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Читайте также:  Нужно ли менять ИНН при смене места жительства, прописки

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Мобильная автоматизация

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Что такое ККМ

ККМ — это аббревиатура термина «контрольно-кассовая машина». Оборудование состоит из дисплея, клавиатуры и мини-принтера для распечатки чека на специальной бумажной ленте. Покупатель платит деньги и получает свой чек, подтверждающий оплату.

Задачи ККМ:

• механизация кассовых операций;
• учет денежных поступлений;
• регистрация приобретения товара или услуги;
• распечатка чека, подтверждающего оплату.

Выбор модели ККМ (фискальной или нефискальной) зависит не только от запросов заказчика, но и от требований законодательства. Отличие двух вариантов: у фискальных есть специальная память — накопитель, где собираются данные о всех торговых операциях.

Онлайн ККМ представляет собой версию аппарата после реформы 2016 года. Благодаря этой интернет-версии устройства заметно упростился процесс передачи данных налоговикам. ККТ старого образца (работающие оффлайн) уже не регистрируются. Фискальный регистратор с интефейсом RS232 обладает блоком памяти, где можно увидеть сведения о продажах.

Устройство подключают к com-порту компьютеров. В ККМ есть встроенный модем (Ethernet / GPRS (опция)), аккумулятор Li-ion, множество товаров в памяти, а также графический или другой дисплей. Драйвер для работы с разными ПО (в том числе 1С) легко интегрирует аппарат в любые другие учетные системы. ККМ программирует дисконтные программы, что помогает привлекать клиентов дисконтными картами и различными акциями во время распродаж. Копии фискальной документации хранятся в памяти аппарата. ККМ принимает следующие виды оплаты: наличные, карты, в том числе кредитки, дисконтные карты, купоны.

Для чего ввели онлайн-кассы и зачем она нужна

Огромной части предпринимателей обязательно требуется ККТ, чтобы вести легальную деятельность. С помощью этого аппарата все процессы в компании станут прозрачными, будет меньше сложностей с отображением деятельности фирмы и уплаты налогов.

Это выгодно для всех участников цепочки:

• налоговой;
• бизнесу;
• покупателю.

ФНС теперь сможет удаленно просматривать торговлю любого предприятия. Магазины способны контролировать и анализировать продажи, отслеживать товарные остатки, следить за подозрительными сотрудниками и автоматизировать процессы. А в качестве бонуса ФЗ-84 позволил им не готовить некоторые виды первичной отчетности.

Таблица положительных и отрицательных сторон нововведения

Особенности для бизнеса Особенности для клиентов Достоинства Недостатки Преимущества Недостатки Легкость получения оплаты в наличном или безналичном формате. Ежегодное обслуживание и расходы на оборудование каждого рабочего места Контрафактной продукции больше не будет Явных нет. Техобслуживание проводит изготовитель. Затраты времени на монтаж. Все необходимое о приобретенном товаре можно получить по смс или на электронную почту. Все операции по постановке на учет можно провести без посещения налоговой. Придется обучаться и учить персонал.

Работа на ККМ без проблем

Материал предоставлен журналом «Практическая бухгалтерия»

(№9, 2003) Ознакомиться с содержанием свежего номера и полнотекстовым архивом номеров за 2003 год вы можете в разделе
«Периодика»
или непосредственно на сайте журнала
www.berator.ru/pb
Многим бухгалтерам сейчас приходится осваивать незнакомую им ранее технику — контрольно-кассовые машины. Разберемся, что нужно знать, чтобы избежать претензий во время проверки.

Как работать на ККМ, рассказано в Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин (утверждены письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104). Несмотря на то, что они относятся к расчетам с населением, их можно применять и при расчетах с фирмами.

Обратите внимание: фирма должна под роспись ознакомить кассира-операциониста с этими правилами. Кроме того, с ним нужно заключить договор о полной материальной ответственности. По каждой ККМ ведется журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4). Кассир ежедневно заносит в него данные о начальных и итоговых пробитых суммах и выручке за день.

Перед тем как работать на ККМ, ее нужно запрограммировать так, чтобы она печатала чеки с необходимыми реквизитами.

Читайте также:  Форма С-09-3-1. Регистрация обособленного подразделения

Настроить машину может специалист центра технического обслуживания.

Реквизиты бывают обязательными и дополнительными.

К обязательным реквизитам относятся:

— наименование и ИНН фирмы; — заводской номер ККМ; — порядковый номер чека; — дата и время покупки; — стоимость покупки; — признак фискального режима (это специальные символы, которые подтверждают, что ККМ зарегистрирована и ее память работает в фискальном режиме).

К дополнительным реквизитам, например, относятся:

— секции; — выделение в чеках налогов; — пароли кассиров.

При работе с фирмами также удобно, чтобы в чеке были указаны наименование покупателя и реквизиты договора, по которому получены деньги. Однако в большинстве у ККМ таких функций нет.

Секции можно распределить по отделам или группам клиентов. Например, разбивка по клиентам может быть такой:

— 1-я секция — для расчетов с физическими лицами (в чеках указывается налог с продаж); — 2-я секция — для расчетов с фирмами (в чеках отдельной строкой выделяется НДС); — 3-я секция — для расчетов с предпринимателями (в чеках пропечатываются НДС и налог с продаж).

Если вы принимаете деньги по платежным картам, для этого также нужно выделить отдельную секцию.

Начало работы

Перед началом работы на ККМ в нее надо вставить контрольную ленту. На ней надо указать тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания секционных счетчиков. Данные на ленте надо заверить подписями кассира-операциониста и администратора.

После включения машины нужно проверить дату. На большинстве электронных ККМ она устанавливается автоматически. На других моделях ее нужно устанавливать вручную. Дата не может быть более ранней, чем дата предыдущего Z-отчета. Иначе ККМ не перейдет в режим текущей работы.

Обратите внимание: дата и время на чеках должны соответствовать требованиям, установленным в постановлении Правительства от 8 января 1992 г. № 23 «О порядке исчисления времени на территории Российской Федерации». Если время отклоняется от реального более чем на пять минут, налоговые инспекторы постараются расценить это как неприменение ККМ и оштрафовать.

Перед тем как начать работу, нужно убедиться, что машина четко пропечатывает чеки. Для этого нужно напечатать чек с нулевой суммой. По нему также проверяют точность времени и дату. Пока не было пробито покупок, эти данные можно поправить. Нулевые чеки нужно хранить до конца дня.

Потом пробивают X-отчет (промежуточный). Он показывает необнуляемые остатки денежных счетчиков (по секциям и по общему итогу). В каждой машине для снятия X-отчета предусмотрена определенная комбинация клавиш (например, одновременное нажатие «Shift» и «X»). Эти показатели должны совпадать с цифрами, записанными в графе 9 журнала кассира-операциониста за предыдущий день. Они же отражаются в графе 6 как данные на начало текущего дня.

Работа в течение дня

На самых простых ККМ чеки пробиваются так. Кассир набирает на денежной клавиатуре стоимость покупки, нажимает номер секции, а затем клавишу «Enter» («Итог»). ККМ также может предусматривать такие функции, как ввод цены по штрих-коду, подсчет промежуточного итога (когда кассир вводит сумму, полученную от покупателя, и машина считает сдачу), работу со скидками (надбавками) и т. п.

Обратите внимание: кассовый чек нужно выдать при получении денег от покупателя, а не вместе с товаром.

При работе с кассовым аппаратом могут возникнуть такие проблемы.

Если кассир пробил неверную сумму, надо выбить правильный чек и отдать его покупателю. Ошибочный чек нужно погасить (надорвать) и сохранить. В конце дня на такие чеки оформляют акт о возврате (форма № КМ-3). В акте нужно указать номер и сумму неправильно пробитых чеков. Чеки нужно наклеить на лист бумаги или прикрепить к акту и сдать в бухгалтерию.

Ошибочно пробитую за день сумму указывают в графе 15 журнала кассира-операциониста. На эту сумму уменьшается выручка из операционной кассы за этот день.

Если покупатель вернул товар, деньги выдают из главной кассы. При этом он должен написать заявление о том, что он просит взять обратно товар и вернуть ему деньги.

Кассир-операционист должен составить акт на возврат чека (форма № КМ-3). Деньги покупателю выдаются по расходному кассовому ордеру.

Ошибочно пробитую за день сумму нужно указать в графе 15 журнала кассира-операциониста. На эту сумму уменьшают выручку из кассы за текущий день. Если же чек на возврат товара принесут в другой день, то в журнале кассира-операциониста это уже не отражают.

Если касса не работает, нужно ее выключить и, вызвав администратора, оформить окончание смены. В журнале кассира-операциониста нужно указать время и причину завершения работы.

Перед тем как отдать ККМ в ремонт, нужно зафиксировать показания секционных и контрольных счетчиков в акте по форме № КМ-2. Когда механик вернет ККМ из ремонта, он восстановит эти данные в памяти машины.

Конец смены

В конце дня желательно сначала напечатать X-отчет. По нему предварительно проверяют соответствие наличных денег в кассе пробитым суммам. На ошибочные чеки составляют акт возврата (форма № КМ-3).

В конце рабочего дня кассир-операционист снимает Z-отчет. Эта операция фиксирует в памяти машины накопленный итог пробитых сумм и закрывает фискальную смену (обнуляет счетчик дневной выручки).

В один день можно снимать несколько Z-отчетов. Например, по Z-отчету кассир может в течение дня сдавать накопившуюся выручку в главную кассу. Показания суммирующего счетчика и сумму дневной выручки нужно записать в журнал кассира-операциониста. Количество строк в журнале должно быть равно количеству снятых Z-отчетов.

По данным журнала нужно составить справку кассира-операциониста (форма № КМ-6). В нее переносятся данные о показаниях суммирующего счетчика на начало и конец дня и сумма выручки. В графе 8 указывают суммы, на которые составлены акты возврата (по форме № КМ-3). Итоговая выручка рассчитывается за вычетом этих сумм.

Снятые Z-отчеты нужно хранить в течение пяти лет. Вместе с нулевыми чеками лучше подклеивать их в одно место, например в специальную тетрадь. Если вы будете снимать ККМ с учета, налоговая инспекция может потребовать их на проверку.

Как работает онлайн-касса

Совершенно новый функционал этого устройства позволяет печатать не только бумажные подтверждения о продаже, но и электронные документы. Каждая новая операция теперь отражается в накопителе и передается в налоговые органы. Со стороны покупателя почти ничего не меняется, а разница для предприятия очень заметна. Теперь все платежные операции будут подтверждены контролирующей структурой.

Главный вопрос, возникающий у бизнесменов, которые начинают переход — чем отличается онлайн-касса от обычной. Кажется, что различия незначительны, но это не так.

С технической стороны:

• В обновленной версии устанавливается фискальный накопитель, а не ЭКЛЗ.
• Каждый пробитый чек сразу отправляется напрямую в ОФД, а затем и в ФНС, а не копится, пока его не снимут специалисты.

Менее значимые отличия:

• Возможность отправлять электронную версию на почту клиента.
• На самом документе появится более подробная информация.
• Программное обеспечение быстрое и надежное.
• Умные функции – остатки продукции, анализ, выручка и так далее.

Алгоритм работы кассы

Все происходит очень просто:

Читайте также:  Единственный учредитель — директор: как оформить и сдавать отчеты в 2021

1. покупатель передает продавцу карту или деньги;
2. оплачивает и забирает товар;
3. кассир вводит данные в ККТ;
4. формируется платежный документ;
5. покупка отражается в ФН;
6. обрабатывается информация и передается в ОФД;
7. оператор принимает чек и в ответ высылает сигнал о получении;
8. он же пересылает обновление в ФНС раз в сутки;
9. печатаются бумаги, подтверждающие факт приобретения;
10. при необходимости клиент может получить небумажные документы любым удобным способом.

Для каких целей требуется фискальный накопитель

Основная задача, которую должен выполнять этот элемент – подписать подлинность операции и отследить отправление в контролирующий надзорный орган. Если интернет работает нестабильно, то ФН может хранить все проведенные операции в течение месяца. В этот период он будет ожидать достаточно качественного канала связи, по которому можно отправлять скопившиеся отчеты.

Помимо основной задачи, он шифрует все, что передает. Это позволяет защитить информацию от несанкционированного доступа.

В зависимости от модели накопитель может проработать от 13 месяцев до 3 лет. После того как закончится этот срок, предстоит менять модуль и заново регистрировать его.

Что находится в чеке

Нет крупных различий между квитанцией прошлого поколения и нового. В обновленной версии неизбежным стал QR-код, где зашифровано представлены все сведения об операции:

• вид и номер ФД;
• информация о смене;
• способ налогообложения фирмы;
• адрес магазина;
• приход, возврат или расход;
• разновидность услуг, их количество;
• цена за единицу товара и общая сумма;
• НДС;
• формат оплаты – безнал или наличный расчет;
• номер (выдается при регистрации);
• ИНН фирмы;
• дата и время продажи;
• заводской номер накопителя;
• смена;
• фамилия и имя кассира.

Как начать работать

Прежде чем начнётся смена, обязательно должна быть проведена корректная подготовка ККМ к работе. Этот процесс прописан в официальных бумагах, инструкциях как на предприятии, так и в прилагаемых к машинам. На него внимание обращено и в нормативных документах, действующих на территории страны и введённых на государственном уровне.

Итак, прежде чем можно будет работать, сперва нужно расписаться в специальном журнале, который хранится у администратора торговой точки. При этом кассир получает ключи от машины, режима кассы и ящика, в котором хранятся деньги. Также в начале смены можно получить некоторую сумму, которую затем использовать для размена, и ряд других принадлежностей, необходимых для работы. Их список определяется особенностями конкретного предприятия.

Далее удаляется крышка с печатающего блока машины (в некоторых случаях нужно приподнять кожух, чтобы обеспечить доступ к внутренностям аппарата), после чего кассир осматривает прибор и убирает пыль, попавшие посторонние предметы. Далее аппарат подключается к электрической сети и устанавливается переключатель, ответственный за выбор режима работа. Затем необходимо проверить, все ли ленты на месте, а если таковые отсутствуют – установить.

Кому и зачем нужна онлайн-касса

Сейчас переход в основном затрагивает отдельные виды бизнеса:

1. предприниматели, которые уже обладают ККТ;
2. если торговля связана с товарами, имеющими акцизные знаки;
3. интернет-магазины;
4. в организации установлены вендинговые или торговые автоматы, а также платежные терминалы;
5. фирмы, которые оказывают услуги людям без аппаратов.

Последняя группа – ИП, которые применяют в работе особые методы налогообложения – ЕНВД, УСН или ПСН. Теперь все они должны передавать копии квитанций в ФНС и по необходимости отправлять их покупателям.

ККТ и интернет: когда подключение к интернету необязательное?

Использовать контрольно-кассовую технику без интернета возможно только в местности, на которую не распространяется сетевое покрытие. Список таких областей находится на сайте ФНС. В любом другом случае обязательно необходимо применять онлайн-кассу с ее подключением к интернету.

При этом вместо отправки электронной версии, ККТ должна печатать ЧД или формировать БСО. Также это позволяет не использовать услуги ОФД. Из-за этого отчетная документация не будет иметь следующие реквизиты:

• наименование сетевого ресурса, при помощи которого можно проверить подлинность чековой документации;
• электронную почту, куда отправляется чек или БСО.

Важно: иные реквизиты, которые не указаны в вышеупомянутом списке, но предусмотренные ст.4.7 Федерального закона 54 в обязательном порядке должны отражаться в ЧД или БСО. Если этого не сделать, то ФНС применит административные санкции – будет наложен штраф. Все последующие нарушения усугубляют ответственность и могут привести к закрытию предприятия или организации.

Важно: к наличию реквизитов следует относиться с максимальной ответственностью. Если в чековой документации будет отсутствовать необходимая информация, тогда ЧД признается недействительной. Из-за этого возникают проблемы с налоговыми инспекторами ФНС, не исключены штрафные санкции.

Разновидности, их плюсы и минусы

Есть несколько типов, которые одновременно подходят для разных видов бизнеса. Давайте посмотрим, какие бывают онлайн-кассы и что входит туда.

Автономные «командно-управляемые»

Тот самый тип, который может работать без стабильного интернета. Под ним обычно понимают полнофункциональную машину, у которой все основные компоненты размещены в корпусе.

Плюсы:

• включается от аккумулятора – можно брать с собой;
• есть встроенный модем для передачи данных;
• не требуется подключать к компьютеру.

Сейчас многие из них адаптированы под технологические требования нового закона. На нем можно проводить только самые базовые операции, поэтому он подходит далеко не всем.

Минусы:

• маленький экран;
• неудобная загрузка;
• небольшая память;
• ограниченный функционал;
• подключение сложное;
• невозможно проводить акции;
• не взаимодействует с ЕГАИС;
• не списывает и не идентифицирует продукцию в момент продажи.

Последнее особенно критично – начиная с 2021 года потребуется вводить названия каждого товара в чек, а эти аппараты для этого не предназначены.

Из чего состоит автономная онлайн-касса типа «гаджет» (или «моноблок»)

Инновационный усовершенствованный вариант предыдущей модели. Часто работают на базе Андроид и имеют расширенный перечень возможностей.

• можно ставить самые разные приложения, связанные с аналитикой работы;
• быстрее прогружаются и печатают;
• способны анализировать течение дня, продажи и остатки.

Модульные с фискальным регистратором

Это аппарат, который оснащен обособленным устройством для накопления и печати чеков. Включены также модули для проводной или беспроводной передачи данных – для перенесения на вычислительную часть. Именно оттуда все пойдет в контролирующие органы, сам ФР ничего не обрабатывает и не передает.

• более производительный, чем автономные аналоги;
• отлично подходит, если в компании уже есть все необходимое оборудование, к которому его можно подключить;
• совместимость с большим количеством операционных систем;
• работает с дополнительной техникой – ПК или мобильным устройством.

Среди недостатков – большой размер и необходимость наличия розетки.

Интегрированные (когда касса принимает безнал)

Присутствие эквайринга сильно упрощает получение оплаты от покупателя. Терминал для приема безналичного расчета:

• считывает карту, получает с нее информацию и запрашивает подтверждение у владельца;
• обменивается данными с банком, выпустившем карточку, через интернет.

Объединение терминала для приема безнала и других модулей онлайн-кассы работает очень эффективно. Так каждый чек попадает в ОФД.

Для интернет-магазинов

Здесь есть 2 возможных способа получать оплату от клиента. Можно настроить предоплату через сайт банковской картой или другими платежными системами. Тогда нужно будет выдавать покупателю электронный чек – бумажный уже необязателен.

Еще один способ – принятие наличных или карточки в офлайн режиме. Для этого потребуется ручная касса с работающим интернетом и возможностью выдать платежное поручение на бумажном носителе.

Наложенный платеж – распространенный метод расчетов. В этом случае с курьером рассчитываются в пункте выдачи. Здесь может функционировать моноблок или полноценная онлайн-касса с компьютером.

Для вендинговых аппаратов

Стоит помнить о том, что работа с подобным оборудованием часто попадает под исключения, поэтому использование обновления становится необязательным. Не нужны нововведения при продаже:

• питьевой воды на розлив;
• мелких сувениров и жвачек за металлические монеты;
• похожих ситуациях, когда кассир не требуется.

Чтобы модернизировать, можно поставить внутрь корпуса:

• Телеметрон. Система, которая будет отправлять полученные чеки одновременно в личный кабинет для владельца и в ОФД для последующей отправки в ФНС.
• Уникум. Отлично интегрируется с большинством вендинговых машин.
• Телеметрия, аналогичная предыдущему варианту.

Основные различия между предложенными программами в скорости печати, наличии одного или нескольких доступных интерфейсов.

Торговые точки

Если в магазине уже установлены терминалы или персональный компьютер, остается докупить фискальный регистратор. Оборудование понадобится для передачи информации оператору ФД и печати чеков. Есть несколько способов подключения к торговому компьютеру: посредством интерфейса USB или через Wi-Fi. Устройство обладает высокой скоростью печати, может использоваться также и для торговых точек с высокой пропускной способностью.

В магазинах могут устанавливаться следующие модели ФР:

• Кассир 57Ф;
• Атол FPrint 22ПТК;
• Атол 77Ф;
• Меркурий ФС;
• Штрих М 01Ф.

В торговых точках также могут использоваться и смарт-терминалы. Универсальные технологические решения сочетают в себе фискальный накопитель, планшет и принтер для печати чеков. Ведение бухгалтерии существенно облегчает установленная операционная система и различные торговые программы.

Конструкция аппарата также включает:

• считывающее устройство для идентификации товара;
• комплект интерфейсов для подключения весов;
• банковский терминал.

Техническими условиями предоставляется возможность настройки передачи информации в Единую государственную автоматизированную информационную систему, что в особенности актуально при продаже алкоголя. Оптимальный вариант смарт-устройства для торговых точек – «Эвотор». Модификации – Алко, 5, 10 и 7.2.

Как выбрать подходящий тип для своего формата бизнеса

Чтобы сделать правильный выбор, не придется знать все про онлайн-кассы. Достаточно проследить взаимосвязь между собственным типом предприятия и ККТ, который будет лучше подходить под требования организации.

Таблица сравнение аппаратов по особенностям

Особенности АТОЛ 30Ф Viki mini Viki micro Эвотор 5 Сколько весит, кг 0,36 1 0,416 0,4 Параметры размера техники 87*160*79 170*286*65 120*175*50 208,4*86*50 Как выглядит экран Графический. ЖК 8 дюймов, сенсор до 1027*720 7 дюймов, сенсор, до 1280*800 5,5 дюймов, сенсор, до 1280*720 Связь, у всех WI-Fi от модема 2G/3G или Ethernet Ethernet Ethernet Беспроводные каналы, Bluetooth 4.0 Разъемы, у всех USB USB 2.0 и порт для денежного ящика HDMI и LAN RJ45 Можно ли подключить внешние устройства Да Да Да Да С ЕГАИС работают Да Да Да Нет Работают с 1C Нет Нет Нет Работает с МойСклад Ширина ленты, мм 2 вида: 57 и 44 57 57 57 Скорость, с которой производится печать, мм/с 50 80 100 50

Оказание курьерских услуг, выездная торговля

Реализация продукции вне торговой зоны предполагает использование автономных ККТ. Такие устройства имеют следующие особенности:

• компактность, аппараты легко помещаются в сумку, и даже карман, их можно всегда носить с собой для проведения транзакций;
• онлайн-кассы имеют встроенный аккумулятор, работают без проводов;
• для использования в самых агрессивных условиях предусмотрен высокий уровень защиты от перепадов температуры и повышенной влажности воздуха;
• беспрепятственная передача информации оператору фискальных данных осуществляется по нескольким каналам – 2G/3G, Wi-Fi и Bluetooth.

Мобильные кассы тоже имеют отличия по базовому набору функционала, особенностям ввода номенклатуры. Важно учитывать, что скорость их печати невысокая. Группы товаров придется заводить вручную, онлайн-касса не поддерживает другие устройства, включая персональный компьютер, весы и сканеры штрихкодов.

В числе самых востребованных моделей онлайн-касс – ПТК Iras 900 K, Меркурий 185 Ф, Элвес МФ, Пионер 114Ф, Атол 15.

Видео — виды онлайн-кассовых аппаратов

При выборе стоит помнить о специфике деятельности. Для услуг подходит одно оборудование, для товаров – другое. Учитывать нужно, есть ли в матрице продукции те разновидности, которые попадают под ЕГАИС. Наличие сотрудников и курьеров тоже влияет на выбор.

Немаловажен объем чеков, которые предстоит выдавать ежедневно. Терминал с медленной скоростью печати будет создавать очереди. Если объем продаваемых продуктов большой, имеет смысл ставить ПК и подключать программы для анализа и мониторинга остатков. Это поможет минимизировать затраты и прочие расходы. Мы рекомендуем изучить ассортимент Cleverence.

ККМ и налогообложение

Многие виды ККМ используются в том случае, если компания не является плательщиком ЕНВД. Дело в том, что в таком режиме работы налог рассчитывается не исходя из суммы дохода, а из размера торговой площади. Соответственно, люди, которые работают по такой схеме, должны обязательно предоставлять бланки строгой отчетности. Таковой можно назвать квитанцию, чек или любой другой документ, который подтверждает оплату от покупателя.

В таком случае используется БСО. На этом приборе должны быть указаны наименование документа, номер и серия, имя владельца, название самой организации, виды предоставляемых услуг, общая стоимость, дата, подпись лица, который проводил операцию, печать данной фирмы, ИНН. Изготавливать БСО исполнитель не имеет права.

Во многих видах деятельности можно не использовать ни ККМ, ни БСО. В таком случае, как правило, люди занимаются продажей газет, журналов в киосках, учитывая, что их доля всего лишь 50%. Также подобными являются организации, которые продают талоны для проезда в транспорте, обеспечивают питание школьников и рабочих, торгуют на выставочных комплексах, ярмарках и рынках. Также речь идет о мелкорозничной торговле из корзин. Не нужно использовать данные приспособления при продаже через киоски напитков и мороженого. Также в этот список вносится торговля из цистерны молоком, пивом и рыбой.

Готовые решения для всех направлений

Магазины
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Склады

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

E-commerce

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Мобильная автоматизация

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Расшифровка термина

ККМ расшифровывается как контрольно-кассовая машина. Расшифровка термина, а также порядок использования устройств давались в законе N 5215-I «О применении ККМ», который уже утратил свою силу.

Отличие от ККТ

После принятия нового закона N 54-ФЗ «О применении ККТ» в РФ появился новый термин — контрольно-кассовая техника. Под этим словом понимаются уже не просто кассовые аппараты, а устройства с накопителями памяти и возможностью обмена данными через интернет.

Мнение эксперта

Ирина Смирнова

Эксперт по онлайн-кассам

Задать вопрос

ККТ включается в особый реестр и применяется на территории РФ почти всеми торговыми компаниями и ИП. Однако в повседневной жизни ККМ и ККТ стали фактически словами-синонимами.

Подключение

Стоит начинать заранее. Необходимо учитывать, что до июля осталось не так много времени. Потребуется не только купить онлайн-кассу – она должна работать 1.07. Что займет время:

• Регистрация. Можно попробовать сделать это самостоятельно, но если не получается, вызвать мастера. Это первый момент – чем ближе будут последние дни, тем сильнее заняты эти специалисты. Может не хватить времени.
• Подчиненные. Всех кассиров и администраторов, которые будут иметь допуск к технике, предстоит обучить взаимодействию с модернизированным аппаратом. Учеба тоже занимает целые недели, особенно если штат большой.
• Доставка. Если дожидаться последних суток, то на складах не окажется необходимого оборудования.

Подвиды машин

Существуют разные модели ККМ, подходящие в большей степени тем или иным условиям эксплуатации.

Принято выделять следующие категории:

• автономные;
• фискальные (зависимые от компьютера).

Отличить их друг от друга очень просто даже по внешнему виду. Если на первых расположено большое количество кнопок, позволяющих управлять аппаратом, то на вторых – не более пяти. Первая машина может работать сама по себе, а вот второй тип будет функционировать только в связке с компьютером.

Нужен ли компьютер для онлайн-кассы

Такая аппаратура значительно выигрывает у большинства автономных систем по производительности и количеству доступных функций. Если установить все необходимое ПО, то работать с такой техникой будет сплошным удовольствием. Станет доступным и удобным:

• просмотр товарных остатков;
• возможность взаимодействовать с архивом продаж;
• планировать следующие поставки;
• анализировать процесс;
• корректировать время работы, чтобы попадать под час пик.

ПК может оказаться ненужным только в небольших заведениях и точках оплаты, где минимальный набор продукции, мало места или основная деятельность – курьерские доставки. С ним становится возможным подключение сканера, сравнение данных в ЕГАИС, получение алкоголя. Без компьютера продавать спиртные напитки будет нельзя.

Что включает в себя ККТ

ККТ предоставляет собой комплекс устройств, непосредственно связанных с друг другом. Минимальный работающий комплект комплект состоит из:

• самого аппарата (онлайн–кассы);
• фискального накопителя (вставляется в кассу);
• оборудования, используемого для подключения к сети.

Комплектация устройства может дополняться и расширяться при желании предпринимателя, однако минимальный комплект должен включать в себя вышеуказанные устройства. Перед тем, как приобрести кассу, необходимо уточнить перечень моделей устройств, разрешенных к использованию на сайте ФНС.

Кассовый аппарат

Кассовый аппарат – техника, использующаяся для проведения финансовых операций. Выбирая онлайн–кассу, предприниматель может отдать предпочтение как покупке нового устройства, так и аренде. Выгоды обоих вариантов сочетает приобретение кассы по беспроцентной рассрочке. Современные кассы способны осуществлять работу без подключения к ПК или ноутбуку (кроме фискальных регистраторов). Они оснащены устройствами для вывода и ввода информации – тач-скрином, клавиатурой, дисплеем.

С 2021 года ККТ (онлайн-кассы) уже оснащаются ФН и принтером для печати чеков. Также исчезла необходимость вести кассу в ЦТО.

Фискальный накопитель (ФН)

ФН представляет собой устройство, необходимое для работы кассового аппарата, предназначенное для регистрации и хранения информации о проведенных сделках. Устройство проводит запись всех операций – при желании фискальные данные нельзя скорректировать или изменить. ФН располагается внутри кассы в месте прошлого размещения ЭКЛЗ. Любая хранящаяся информация в ФН при надобности может быть запрошена ФНС. Что касается технических требований, предъявляемых к ФН – срок их действия не может превышать 15-36 месяцев (срок варьируется в зависимости от вида деятельности ИП или ЮЛ). После истечения срока использования ФН бизнесмен обязан своевременно заменить устройство на новое. Обратите внимание: проводя замену, бизнесмен обязан обеспечить сохранность старого ФН в течение 5 лет.

Регистрация

Процесс несложный и отнимет не слишком много времени. Недостаточно просто купить онлайн-кассу и поставить на учет в налоговом органе. Следует выбрать оператора.

Нужно зарегистрировать ее в ФНС. Есть 2 способа:

• загрузить все документы через интернет напрямую;
• сходить в территориальное отделение с оригиналами и копиями всех бумах.

Это обязательная и одновременно бесплатная процедура. Брать оплату могут только посредники, если хотят сделать все самостоятельно.

Если в планах все сделать самому, то следует зайти на сайт «налог. Ру» и ввести все данные в специальную веб-форму. Это делается довольно быстро.

Подтверждение регистрации

Для завершения регистрации онлайн-касс необходимо выполнить следующие действия:

• на странице фискальной службы выбрать «Завершить регистрацию»;
• в открытой форме следует указать время и дату создания чека;
• затем выбрать опцию «Подписать и отправить»;
• последний этап предполагает интеграцию с интерфейсом ОФД.

Модернизированные устройства регистрируются по аналогичной схеме, но в таком случае добавляется процедура снятия онлайн-касс с учета.

Что будет, если перейти на онлайн-кассу

Штрафы и санкции. Есть сразу несколько нарушений, которые каждый раз караются наказанием:

• Продажи вне отчетной техники. Предполагается, что физлица пострадают на сумму от 10 тысяч рублей до приостановки всей деятельности, а юр. лица – от 30 тысяч рублей до остановки на срок до 2 лет.
• Если касса не будет соответствовать закону. Сначала поступит предупреждение, потом – 10 000 рублей.
• Не выдавался чек в бумажном виде, отказывают отправлять электронный. Начинается с предупреждения, потом – штраф в 10 000 рублей.

Чтобы избежать финансовых потерь, можно пройти по простому алгоритму:

• сказать налоговой о нарушении раньше, чем она сама это заметит;
• отправить документы;
• составить документацию о коррекции.

Никаких вольностей!

В журнал кассира допускается вносить записи только строго по хронологии, без каких-либо помарок. Для этого используют чернила. Если ситуация сложилась так, что необходимо что-то исправить, привлекают директора организации и главного бухгалтера, которые контролируют внесение изменений, а затем подтверждают своими подписями, что обновленные данные корректны.

Также администратор торговой точки должен помнить, что в его зоне ответственности – предупредить кассира о том, что деньги бывают поддельными, а также обучить методикам проверки надежности банкнот, принимаемых от покупателей. Кроме того, должен быть поднят и вопрос о поддельных чеках. Кассир должен быть в курсе, что есть ряд мер, предупреждающих подделку:

• цвет ленты;
• шифровка каждого чека;
• предельная сумма покупки.

Вычет за онлайн-кассу

Чтобы частично или полностью компенсировать затраты на покупку и установку оборудования, необходимо подать заявление в ФНС. Причем вернуть можно по всем зарегистрированным устройствам.

Реально возвратить до 18 000 рублей за каждый установленный экземпляр. Если стоить будет 25 000, то вернуть можно 18 000 рублей, если 12 000 – полную сумму приобретения. Во втором случае допускается дополнить финансы до 18000 рублей, если требуется.

Возмещение зависит от вида деятельности фирмы:

• Если ИП на ЕНВД или ПНС, то получить компенсацию можно было только в 2021 году.
• Остальные ИП получают выплаты до 1.07.2019, если нет наемных работников.

Если вовремя подать заявление, то сумма налога уменьшается на стоимость оборудования.

Результат модернизации аппаратов

После модернизации онлайн-кассы быстро отправляют чеки по SMS или электронной почте. Новый образец техники также мгновенно передает данные в налоговую службу. Эксплуатация терминала стала более простой и удобной. Вводить сведения стало гораздо проще, чем раньше.

Отличие модернизованной версии ККМ:

• чек с QR кодом, а не просто бумажная версия;
• поступление информации в налоговую через ОФД;
• необходимость покупки или аренды фискального накопителя;
• все программы обязаны передать название товара и артикул в кассу и ОФД.

Обработка информации также не занимает много времени и налоговикам проще проверять предпринимателей, поскольку у них есть вся расчетная информация. Фискальный накопитель подключается к остальным аппаратным компонентам точно так же, как старый аппарат с ЭКЛЗ.

Фискальный накопитель нужно менять с определенной периодичностью. Раз в три года это предстоит делать плательщикам на УСН, ПСН, ЕСХН и ЕНВД, а раз в 13 месяцев плательщиками на ОСН. До обновления ККМ нужно полноценно использовать до того, как будут закуплены, установлены и зарегистрированы новые кассы.

Онлайн-касса должна иметь:

• номер на пластиковом корпусе;
• отражение российского времени;
• название групп товаров,
• весовые штрих-коды;
• скидки и наценки, применяемые в магазине;
• мини-принтер для печати фискальных документов;
• функцию поиска чека.

Фискальная документация должна быть в определенном формате (ФФД 1.05 и 1.1), утвержденном законодательством. На распечатку обычно уходит до 60 миллиметров в секунду. Если нужно заменить ленту, то сделать это можно довольно быстро.

В кассовом чеке должна быть указана дата и время покупки, место (адрес магазина или торговой точки), наименование организации-пользователя онлайн-кассы или ИП, его ИНН и другие реквизиты.

Это далеко не полный перечень данных. Обязательно должно указываться также должность и фамилия сотрудника, осуществившего расчет с покупателем и выдавшим чек о покупке товара или услуги, а также адрес сайта, электронной почты.

От торговцев требуется только оплата подписки в ОФД и обеспечение постоянного доступа к сети. ОФД выбирается из большого списка компаний, после чего нужно заключить с этой организацией договор. Услуги оператора платные и придется ежегодно перечислять ему не менее 3 тыс. рублей за один кассовый аппарат.

Мнение эксперта

Татьяна Николаевна

Главный бухгалтер

Задать вопрос

С 2021 года в чеках и бланках строгой отчетности указывается список оплаченных товаров (с указанием цены, скидок), заводской номер и в некоторых случаях контакты покупателя.

Новый закон

С 15 июля 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 290-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» и отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Закон предусматривает следующие основные положения:

1. Передача информации о расчетах через операторов фискальных данных в ФНС России.
2. Возможность осуществления всех регистрационных действий с ККТ и иного юридически значимого документооборота по вопросам применения ККТ через личный кабинет на сайте ФНС России.
3. Изготовление кассовых чеков и бланков строгой отчетности исключительно кассовыми аппаратами с возможностью их направления в электронной форме на абонентский номер или электронную почту покупателя. Бланк строгой отчетности приравнен к кассовому чеку.
4. Применение кассовых аппаратов при оказании услуг, а также плательщиками единого налога на вмененный доход и патента.
5. Применение фискального накопителя (аналог электронной контрольной ленты защищенной) с возможностью его самостоятельной замены 1 раз в 3 года плательщиками ЕНВД и патента, а также сферы услуг. Предельные сроки применения фискального накопителя законом не ограничены.
6. Техническое обслуживание не обязательно для регистрации кассового аппарата в ФНС России.
7. Экспертиза произведенных кассовых аппаратов и технических средств операторов фискальных данных.
8. Поэкземплярный учет ФНС России произведенных кассовых аппаратов и фискальных накопителей в форме реестров.
9. Возможность применения ККТ в автономном режиме при определенных условиях.
10. Новые формы контрольных мероприятий, возможность запроса в банках информации по счетам в ходе оперативных проверок.
11. Плавный и поэтапный переход к новому порядку применения ККТ. Так, с 15 июля 2021 года предусмотрена возможность добровольного перехода на новый порядок, с 1 февраля 2021 года регистрация ККТ будет осуществляться только по новому порядку, а с 1 июля 2021 года старый порядок прекратит свое действие. При этом у предприятий сферы услуг, владельцев торговых автоматов, а также лиц, применяющих патент и ЕНВД, то есть для малого бизнеса, который не был обязан применять ККТ, будет еще целый год для перехода на новый порядок, для них он становится обязательным с 1 июля 2018 года.

Классификация ККМ

В настоящее время существует классификатор ККМ по областям применения и по конструкции.

По областям применения

• для торговли;
• для сферы услуг;
• для торговли нефтепродуктами;
• для гостиниц и ресторанов.

По конструкции

• Автономная ККМ
  — это кассовая машина, расширение функциональных возможностей которой может достигаться только за счет подключения дополнительных устройств ввода-вывода, управляемых ККМ по размещенным в ней программам. К автономным ККМ относятся и портативные ККМ, имеющие возможность работы без постоянного подключения к электросети.
• Пассивная системная ККМ
  — это кассовая машина, имеющая возможность работать в компьютерно—кассовой системе, но не имеющая возможности управлять работой этой системы. Пассивная системная ККМ может использоваться как автономная ККМ.
• Активная системная ККМ
  — это кассовая машина, имеющая возможность работать в компьютерно—кассовой системе, управляя при этом работой системы. К активной системной ККМ относится также POS-терминал — ККМ с фискальной памятью, обладающая возможностями персонального компьютера по вводу-выводу, хранению, обработке и отображению информации. Активная системная ККМ может использоваться как пассивная системная или автономная ККМ.
• Фискальный регистратор
  — это ККМ, способная работать только в составе компьютерно—кассовой системы, получая данные через канал связи.