Составить штатное расписание
Штатное расписание содержит должности вашей компании. Даже если у вас только один работник, расписание должно быть. Что указать в расписании:
- Названия структурных подразделений — например, отдел продаж, административный отдел.
- Названия должностей, специальностей, профессий — например, продавец, секретарь. Должности в трудовом договоре и штатном расписании должны совпадать.
- Количество штатных единиц — сколько сотрудников вы планируете нанять на эту должность.
- Размер оклада и надбавки, если она есть.
Горькая правда жизни вместо вывода
А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.
Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!
Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления
Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.
Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:
Читайте также: Образец приказа о создании комиссии по охране труда
- Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
- Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
- Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.
В 2021 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.
После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.
Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.
Гражданско-правовой договор
Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор. Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты. После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.
Взять у сотрудника документы
- Паспорт.
- Бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р — выписку из электронной трудовой книжки).
- СНИЛС или уведомление о регистрации в системе персучета (АДИ-РЕГ) — если есть.
- Документы воинского учёта — военный билет у военнообязанных и удостоверение у призывников.
- Документы об образовании или квалификации — если работа требует спецподготовки. Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании.
- Справка об отсутствии судимости, если работа связана с несовершеннолетними. Подробнее о том, когда ещё нужна такая справка, смотрите в статьях 331, 351.1 Трудового кодекса.
- Медицинскую книжку, если работа связана с продуктами и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.
Трудовая и медицинская книжки, справка об отсутствии судимости хранятся у вас, пока сотрудник работает. С воинского билета и документа об образовании снимите копии, заверьте своей подписью и печатью, и верните оригиналы работнику. А паспортные данные перепишите — они понадобятся для заполнения кадровых документов, но хранить копию паспорта работника запрещено.
О том, что вы взяли у работника бумажную трудовую книжку, сделайте запись в книгу учёта движения трудовых книжек.
Форма книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них
Форма приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в ней
Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний
Эльба подходит для ИП и ООО с сотрудниками. Сервис подготовит всю необходимую отчётность, посчитает зарплату, налоги и взносы и сформирует платёжки.
Попробуйте 30 дней бесплатно Подарок новым ИП Год на «Премиуме» для ИП младше 3 месяцев
Оформить недостающие документы
Если для вашего сотрудника это первая работа, у него ещё нет трудовой книжки и уведомления о регистрации в системе персучета (раньше это называли страховым пенсионным свидетельством). Ваша задача их оформить.
Оформите уведомление АДИ-РЕГ
Если сотрудник устраивается впервые, оформите ему уведомление АДИ-РЕГ, чтобы подтвердить регистрацию в системе персучета. Это уведомление заменяет зелёную карточку СНИЛС, которую в ПФР не выдают с 1 апреля 2021 года.
Читайте также: Документы для личного дела работника и его формирование
Чтобы оформить АДИ-РЕГ:
- Возьмите у работника заявление в произвольной форме. Например, такое.
- Заполните анкету по форме АДВ-1, попросите работника в ней расписаться. Образец заполнения АДВ-1
- Заполните опись документов по форме АДВ-6-1.
- Сдайте анкету и опись в отделение ПФР по месту регистрации ИП или ООО на бумаге или в электронном виде.
- ПФР сформирует уведомление о регистрации в системе персучета.
Сотрудник сможет получить уведомление несколькими способами:
- лично в ПФР;
- в МФЦ;
- через портал госуслуг;
- в Личном кабинете на сайте ПФР.
Трудовая книжка
С 1 января 2021 года для сотрудников, которые устраиваются на работу впервые, оформляют только электронные трудовые книжки. Для этого достаточно отправить в ПФР отчёт СЗВ-ТД — не позже чем на следующий день после издания приказа о приёме.
