Электронные счета-фактуры: правильный формат и порядок выставления

Что такое электронный счет-фактура

Напомним, что электронный счет-фактура, так же как и его бумажный вариант, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю (п. 1.2 Порядка).
Возможность выставления электронных счетов-фактур предусмотрена пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса. Для этого необходимо взаимное согласие сторон сделки, а также наличие совместимых технических средств и возможностей. Счета-фактуры в электронном виде могут выставлять не только продавцы, но и комиссионеры, налоговые агенты, а также агенты, продающие или приобретающие от своего имени товары для принципала.

Обмен счетами-фактурами фирмы должны проводить в соответствии с Порядком. Кроме того, такой обмен возможен при соблюдении следующих условий, предусмотренных Налоговым кодексом (п. 1 ст. 169 НК РФ):

• есть взаимное согласие на это сторон сделки;
• счета-фактуры составляются по установленному формату;
• счета-фактуры подписываются усиленной квалифицированной подписью;
• стороны имеют совместимые технические средства и возможности для приема и обработки этих счетов-фактур в установленном порядке.

Сроки выставления и цена опоздания

Органы ФНС вменяют продавцу в обязанность выставление счета-фактуры в срок не позже 5 рабочих (календарных) суток с момента совершения сделки, которым может считаться:

• отгрузка;
• выплата покупателю аванса или всей стоимости покупки;
• доставка товара покупателю или до пункта, оговоренного в договоре;
• момент оказания услуги.

Бумажное оформление счетов-фактур позволяло подкорректрировать дату в ситуации опоздания, обозначив ее «задним числом». Электронный формат исключает такую возможность. Однако опоздание не столь страшно, оно не является существенным нарушением, могущим повлечь за собой отказ в возврате НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Главное, чтобы были выполнены остальные существенные требования:

Читайте также:  ПБУ 4/99 — бухгалтерская отчетность организации (нюансы)

• возможность полной и достоверной идентификации продавца и покупателя;
• указание товара (услуги, работы);
• подтверждение прав собственности и их перехода в результате акта продажи;
• точные данные о стоимости, влияющие на базу и сумму НДС.

Электронная подпись и формат

Итак, обмен электронными счетами-фактурами возможен только по ТКС через оператора электронного документооборота. Как этот обмен осуществляется на практике?

Согласно пункту 6 статьи 169 Налогового кодекса электронный счет-фактура должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью руководителя организации или лица, уполномоченного им подписывать счета-фактуры.

Электронная подпись главного бухгалтера для выставления электронных счетов-фактур не требуется.

С 1 июля применяется формат электронного счета-фактуры, установленного приказом ФНС России от 24 марта 2021 г. № ММВ-7-15/155.

Электронный счет-фактура, составленный только по утвержденному формату и подписанный усиленной квалифицированной подписью, может служить основанием для вычета покупателем входного НДС. И только такие электронные счета-фактуры можно направить в ИФНС по ее требованию по ТКС (письма Минфина России от 13 ноября 2015 г. № 03-02-08/65721, ФНС России от 09 февраля 2021 г. № ЕД-4-2/[email protected], от 7 сентября 2015 г. № ЕД-4-2/15669).

Распечатывать такой электронный счет-фактуру не нужно. Причем ни для представления в ИФНС, ни для хранения в течение установленного срока (п. 1.13 Порядка, письмо Минфина России от 13 января 2021 г. № 03-03-06/1/259).

Электронная подпись по доверенности

По мнению Минфина, электронный счет-фактуру может подписать не только руководитель фирмы или уполномоченный сотрудник, но и любой человек, которому выдана доверенность (письмо от 8 ноября 2021 г. № 03-07-11/73385). Связано это с тем, что в формат электронного счета-фактуры введены элементы, которые несут информацию о подписантах – лицах, подписывающих счет-фактуру. Эти элементы формируются в зависимости от полномочий подписантов.

И если доверенность на подписанта оформлена правильно, не имеет значения, является он работником фирмы или нет. В любом случае, при подписании электронного счета-фактуры он выступает как уполномоченное лицо. И вносить сведения о его работодателе в элемент «Подписант» не нужно.

Поэтому электронный счет-фактуру может подписать любой человек, которому выдана доверенность от имени организации. Причем этот человек не обязательно должен быть работником фирмы.

Если ИС ЭСФ не работает. Зарегистрированные периоды неработоспособности системы

ИС ЭСФ

– это информационная система, поэтому в случае проведения плановых или внеплановых технических работ, сбоях, высокой нагрузке на каналы связи и т.д. она может работать не стабильно или быть недоступной для пользователя.
, что налогоплательщик, обязанный выставлять счета-фактуры в электронной форме, в некоторых случаях вправе выписать счет-фактуру в бумажной форме:
« 1) отсутствие сети телекоммуникаций общего пользования;

Информация об административно-территориальных единицах РК, на территории которых отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования, опубликована на интернет-ресурсе КГД;

2)
возникновение в информационной системе электронных счетов-фактур технических ошибок, подтвержденных уполномоченным органом
.

При этом после устранения технических ошибок

счет-фактура, выписанный на бумажном носителе, должен быть выписан
в электронной форме
в течение 15 календарных дней с даты устранения ошибки.

Читайте также:  Убыток прошлых лет при УСН “доходы минус расходы” в 2021 году

Полезно

• В каких случаях можно выписать «бумажный» счет-фактуру?;
• В каких случаях можно вообще не выписать счет-фактуру?

Информация о зафиксированных проблемах в ИС ЭСФ или недоступности системы в связи с проведением технических работ публикуется на портале Комитета государственных доходов.

В частности такие сообщения были опубликованы по проблемам доступа в следующие дни:

ДатаВремяПричина 16.08.2021 — 17.08.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 12.08.2021 — 13.08.202122:00 — 00:15

Обновление ИС ЭСФ

24.06.2021 — 25.06.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 13.05.2021 — 14.05.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 22.04.2021 — 23.04.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 15.04.2021 — 16.04.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 08.04.2021 — 09.04.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 01.04.2021 — 02.04.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 25.03.2021 — 26.03.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 18.03.2021 — 19.03.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 11.03.2021 — 12.03.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 04.03.2021 — 05.03.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ25.02.2021 — 26.02.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ18.02.2021 — 19.02.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 11.02.2021 — 12.02.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 09.02.2021 — 10.02.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 02.02.2021 — 03.02.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ26.01.2021 — 27.01.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ21.01.202118:50 — 20:30Обновление ИС ЭСФ19.01.2021 — 20.01.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ18.01.2021 — 19.01.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 13.01.2021 — 14.01.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ12.01.2021 — 13.01.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 06.01.2021 — 07.01.202122:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 30.12.2020 — 31.12.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ21.12.202019:00 — 21:00Технические работы06.12.202000:00 — 02:15Обновление ИС ЭСФ05.12.2020 — 05.12.202000:00 — 15:15Обновление ИС ЭСФ 30.11.2020Техническая ошибка в работе ИС ЭСФ26.11.2020 — 27.11.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 12.11.2020 — 13.11.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 05.11.2020 — 06.11.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 24.09.2020 — 25.09.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 17.09.2020 — 18.09.202020:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 27.08.2020 — 28.08.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 20.08.2020 — 21.08.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 06.08.2020 — 07.08.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 29.07.2020 — 30.07.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 07.07.2020 — 08.07.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 02.07.2020 — 03.07.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 27.06.2020 — 28.06.202021:00 — 07:00Технические работы 25.06.2020 — 25.06.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 11.06.2020 — 12.06.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 04.06.2020 — 05.06.202022:00 — 00:15Изменения в API для АВР 14.05.2020 — 15.05.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 23.04.2020 — 24.04.202022:00 — 00:15Изменения в API для АВР 09.04.2020 — 10.04.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 04.04.2020 — 05.04.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 03.04.2020 — 04.04.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 12.03.2020 — 13.03.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 03.03.2020 — 04.03.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 01.03.2020 — 02.03.202011:30 — 03:30Технические работы на серверном оборудовании 29.02.2020 — 01.03.202011:00 — 06:00Технические работы на серверном оборудовании 17.02.2020 — 18.02.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 06.02.2020 — 07.02.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 01.02.2020 — 02.02.202010:00 — 04:00Технические работы на серверном оборудовании 30.01.2020 — 31.01.202022:00 — 00:15Обновлению модуля «Экспортный контроль» 23.01.2020 — 24.01.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ16.01.2020 — 17.01.202022:00 — 00:15Обновление ИС ЭСФ 10.01.202021:00 — 23:00Обновление НУЦ РК09.01.202022:00 — 00:15Обновление информационной системы ИС ЭСФ 27.12.201920:00 — 22:15Обновление информационной системы ИС ЭСФ 25.12.2019 — 26.12.201922:00 — 00:15Обновление информационной системы ИС ЭСФ 24.12.2019 — 25.12.201922:00 — 00:15Обновление NCALayer до версии 1.1 14.12.2019 — 15.12.201921:00 — 21:00Технические работы 28.11.201922:00 — 23:45Технические работы 26.11.201919:00 — 20:30Технические работы 25.11.201919:00 — 20:30Технические работы 22.11.2019 — 23.11.201922:00 — 00:15Обновление информационной системы ИС ЭСФ 21.11.2019 — 22.11.201922:00 — 00:15Обновление информационной системы ИС ЭСФ 07.11.2019 — 08.11.201922:00 — 00:15Обновление информационной системы ИС ЭСФ 22.10.201922:00 — 23:00Технические работы 17.10.2019 — 18.10.201922:00 — 00:15Технические работы10.10.2019 — 11.10.201922:00 — 09:00Технические работы 05.10.201921:00 — 23:00Технические работы 26.09.201922:00 — 23:30Технические работы 20.09.2019 — 21.09.201922:00 — 18:00Технические работы 17.09.201920:00 — 21:05Технические работы 13.09.2019 — 14.09.201922:00 — 09:00Технические работы 11.09.2019 — 12.09.201922:00 — 09:00Технические работы 09.09.201922:00 — 23:30Технические работы 06.09.2019 — 07.09.201922:00 — 12:00Технические работы 30.08.2019 — 31.08.201916:30 — 20:00Технические работы 23.08.2019 — 24.08.201922:00 — 19.00Технические работы 16.08.2019 — 17.08.201922:00 — 00:00Технические работы 16.08.201913:00 — 14:00Технические работы 15.08.2019 — 16.08.201922:00 — 01:30Технические работы 13.08.2019 — 14.08.201922:00 — 00:20Технические работы 09.08.201922:00 — 23:30Технические работы 06.08.201922:00 — 23:30Технические работы 02.08.2019 — 03.08.201922:00 — 15:45Технические работы 22.07.201922:00 — 23:30Технические работы 17.07.201922:00 — 23:30Технические работы 13.07.201921:00 — 23:00Технические работы 29.06.2019 — 30.06.201921:00 — 03:00Технические работы 27.06.201922:00 — 23:30Технические работы 25.06.201922:00 — 23:00Технические работы 20.06.201922:00 — 23:30Технические работы 14.06.201922:00 — 23:30Технические работы 04.06.201922:00 — 23:30Технические работы 24.05.201922:00 — 23:30Технические работы 20.05.2019период с 01.01.2019 по 10.05.2019Признана техническая ошибка по нерезидентам, работающим в РК через структурные подразделения03.05.201922:00 — 23:32Обновление информационной системы ИС ЭСФ 23.03.201909:00 — 23:00Планово — профилактические работы в ИС ЭСФ 21.03.2019 — 22.03.201914:00 — 06:00Планово — профилактические работы в ИС ЭСФ 17.03.201909:00 — 18:00Работы на сети ЕТС ГО (кратковременные перебои) 11.03.201920:00 — 23:30Технические работы 06.03.201920:00 — 21:30Технические работы 04.03.201912:00 — 17:45Перезапуск ИС ЭСФ 02.03.2019 — 03.03.201921:00 — 17:00Планово-профилактические работы в ИС ЭСФ 26.02.201922:00 — 23:32Обновление информационной системы ИС ЭСФ 29.01.201913:00-13:40Технические работы 25.01.2019 — 26.01.201923:00 — 00:32Обновление информационной системы ИС ЭСФ 17.01.201922:00 — 02:15Технические работы10.01.201922:00 — 22:32Технические работы26.12.201822:00 — 23:32Технические работы13.12.201822:00 — 23:00Технические работы06.12.201822:00 — 23:00Технические работы04.12.201822:00 — 23:30Технические работы30.11.2018 — 01.12.201822:00 — 20:04Технические работы07.11.2018 — 08.11.201821:30 — 00:30Технические работы03.11.2018 — 04.11.201800:00 — 00:00Обновление информационной системы ИС ЭСФ04.10.201820:00 — 20:30Обновление информационной системы ИС ЭСФ06.09.201821:00 — 23:04Обновление информационной системы ИС ЭСФ23.08.201821:00 — 23:04Обновление информационной системы ИС ЭСФ14.08.201821:00 — 23:04Обновление информационной системы ИС ЭСФ15.06.2018 — 16.06.201819:00 — 01:30Обновление информационной системы ИС ЭСФ14.06.2018 — 15.06.201821:00 — 03:30Обновление информационной системы ИС ЭСФ31.05.2018 — 01.06.201821:00 — 03:30Обновление информационной системы ИС ЭСФ17.05.2018 — 18.05.201821:00 — 02:30Обновление информационной системы ИС ЭСФ26.04.2018 — 27.04.201819:00 — 00:30Обновление информационной системы ИС ЭСФ13.04.201819:00 — 22:00Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль «Виртуальный склад»)11.04.2018 — 12.04.201821:00 — 02:30Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль «Виртуальный склад»)06.04.2018 — 07.04.201821:00 — 01:30Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль «Виртуальный склад»)31.03.201817:00 — 23:50Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль «Виртуальный склад»)12.03.2018 — 13.03.201821:00 — 03:00Обновление информационной системы ИС ЭСФ02.03.2018 — 03.03.201821:00 — 03:00Обновление информационной системы ИС ЭСФ01.03.2018 — 02.03.201821:00 — 00:30Обновление информационной системы ИС ЭСФ26.01.2018 — 27.01.201821:00 — 01:30Обновление информационной системы ИС ЭСФ25.01.2018 — 26.01.201821:00 — 03:00Обновление информационной системы ИС ЭСФ27.12.201721:00 — 23:00Обновление информационной системы ИС ЭСФ23.12.201721:00 — 23:00Обновление информационной системы ИС ЭСФ08.12.201721:00 — 21:30Обновление информационной системы ИС ЭСФ07.12.201721:00 — 23:00Обновление информационной системы ИС ЭСФ04.12.201715:30 — 19:15Профилактические работы24.11.201721:00 — 24:00Профилактческие работы22.11.201721:00 — 23:30Нерегламентные работы16.11.201721:00 — 23:00Обновление системы01.10.2017 — 07.11.201700:00 — 23:59Технические проблемы в ИС ЭСФ02.11.2017 — 03.11.201721:00 — 03:00Обновление системы23.10.2017 — 24.10.201721:00 — 03:00Обновление системы16.10.2017 — 17.10.201721:00 — 03:00Технические работы13.10.2017 — 14.10.201721:00 — 03:00Технические работы12.10.2017 — 13.10.201721:00 — 03:00Технические работы11.10.201721:00 — 22:00Технические работы11.10.201713:00 — 14:30Технические работы10.10.2017 — 11.10.201721:00 — 03:00Работы по переходу на новую форму ЭСФ06.10.2017 — 07.10.201721:00 — 03:00Работы по переходу на новую форму ЭСФ05.10.2017 — 06.10.2017 г.21:00 — 03:00Работы по переходу на новую форму ЭСФ04.10.2017 — 05.10.2017 г.21:00 — 03:00Работы по переходу на новую форму ЭСФ21:00 — 03:00Работы по переходу на новую форму ЭСФ02.10.2017 — 03.10.2017 г.21:00 — 03:00Работы по переходу на новую форму ЭСФ01.10.2017 — 02.10.2017 г.09:00 — 14:00Работы по переходу на новую форму ЭСФ30.09.2017 г.10:00 — 24:00Работы по переходу на новую форму ЭСФ19.09.201720:00 — 21:00Технические работы15.06.2017 — 16.06.2017 г.22:00 — 18:30Технические работы01.06.2017 г.18:20 — 19:30Технические проблемы26.05.2017 г.22:00 — 23:00Установка обновления23.05.2017 г.21:00 — 23:30Установка обновления19.05.2017 г.22:00 — 23:05Установка обновления09.05.2017 г.22:00 — 23:05Установка обновления04.05.2017 г.22:00 — 23:05Установка обновления09.04.2017 г.19:00 — 22:00Технические работы05.04.2017 — 06.04.2017 г.22:00 — 01:30Технические работы 03.04.2017 г.16:45 — 17:22Возможные сбои по причине проводимых работ на стороне НУЦ РК13.03.2017 г.18:30 – 19:30Технические работы07.03.2017 — 08.03.2017 г.22:00 – 05:30Технические работы07.03.201713:00 – 15:30Технические работы 28.02.2017 20:30 – 22:10 Технические работы 24.02.2017 – 25.02.2017 09:00 – 13:45 Технические работы 21.02.2017 г. 22:00 – 23:30 Технические работы 20.02.2017 г. 22:00 – 23:30 Установка обновления 16.02.2017 – 17.02.2017 г. 18:00 – 23:00 Технические работы 10.02.2017 22:00 – 23:00 Установка обновления 31.01.2017 г. 16:00 – 18:00 Технические проблемы

Оператор электронного документооборота

Оператор электронного документооборота счетов-фактур это организация, которая обеспечивает обмен счетами-фактурами, составленными в электронном виде по установленному формату, между покупателем и продавцом через систему электронного документооборота счетов-фактур (ЭДО).

Система электронного документооборота (ЭДО) счетов-фактур это автоматизированная система (программа, веб-интерфейс), которая позволяет создавать, отправлять и получать счета-фактуры, составленные в электронном виде по установленному формату, через оператора электронного документооборота счетов-фактур.

Реестр доверенных операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС www.nalog.ru (Налогообложение в РФ → Представление налоговой и бухгалтерской отчетности → Электронные счета-фактуры → Перечень операторов электронного документооборота).

Выбрать организация может любого из них. И совсем не обязательно, чтобы контрагент, с которым вводится электронный обмен счетами-фактурами, обслуживался у того же оператора. Важно только то, что для обмена электронными счетами-фактурами у сторон сделки должны быть совместимые технические средства (п. 1.3 Порядка). Это значит, что они должны быть совместимы у их операторов. Поэтому при выборе оператора ЭДО нужно выяснить, с какими из иных операторов у него есть техническая возможность обмена счетами-фактурами.

В свою очередь, заключая договор с оператором, организация должна указать, согласна она или нет на передачу информации другому оператору (пп. «б» п. 2.1 Порядка).

Операторы ЭДО счетов-фактур, как посредники, решают сразу две задачи.

Во-первых, организации не нужно самостоятельно заботиться о технической разработке средств для приема и обработки электронных счетов-фактур, совместимых со средствами контрагента, с которым она переходит на электронный обмен счетами-фактурами. Достаточно лишь установить программу (воспользоваться веб-интерфейсом), предоставленную оператором ЭДО.

Во-вторых, операторы ЭДО формируют технологические документы, которые подтверждают факт обмена (даты отправки, получения и пр.) электронными счетами-фактурами. А это важно для исключения споров между налогоплательщиком и ИФНС. На это указывают и сами налоговики (письмо ФНС России от 30 апреля 2015 г. № БС-18-6/[email protected]).

Дата выставления и получения ЭСФ

Моментом выставления ЭСФ является дата, указанная в подтверждении оператора о поступлении документа на сервер. Согласно Порядку обмена, передача ЭСФ сопровождается формированием следующих технических документов:

• подтверждения о датах получения и отправления ЭСФ, направляемые впоследствии оператором обоим партнерам;
• оба контрагента заверяют и переправляют оператору извещения о поступлении подтверждения;
• при поступлении ЭСФ покупателю автоматически создается соответствующее извещение, которое он заверяет и направляет поставщику;
• ОЭД формирует подтверждение о дате отправки этого извещения и отправляет его покупателю;
• у покупателя формируется уведомление о получении подтверждения.

Таким образом происходит обмен информацией о передаче ЭСФ. Все подобные извещения формируются автоматически, фиксируя конкретную дату выставления электронных счетов-фактур и исключая путаницу в числах. Их формирование необходимо при возникновении споров с ФНС или между партнерами, разрешающихся при помощи сведений протокола передачи документов ОЭД, в котором отражаются все реквизиты передачи ЭСФ – даты отправки и поступления, подписи адресатов.

Как правило, электронный документооборот исключает возможность дублирования ЭСФ бумажным вариантом счета-фактуры, но при возникновении различных обстоятельств, например, технической невозможности вовремя отправить документ, допускается оформление обычного СФ и передача его по почте.

Читайте также:  Экологический налог: кому, когда и сколько платить?

Факт передачи ЭСФ указывается поставщиком — в книге продаж (регистрируется обязанность уплаты НДС), покупателем – в книге покупок (возникает право на налоговый вычет). Особых правил для этого не предусмотрено, порядок внесения записи тот же, что и для бумажного аналога СФ. Все счета-фактуры (первичные, исправленные, корректировочные), составленные на любом носителе, подлежат единой регистрации.

Действия продавца

Чтобы выставить электронный счет-фактуру, в течение пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса (п. 2.4 Порядка) продавец должен:

• составить электронный счет-фактуру по установленному формату и подписать его электронной подписью;
• отправить покупателю файл счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО.

Далее продавец получит от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла счета-фактуры. В ответ на это подтверждение не позднее следующего рабочего дня он должен отправить извещение о том, что подтверждение получено.

Согласно Порядку после получения этого подтверждения оператора ЭДО счет-фактура уже считается выставленным (п. 2.7 Порядка). Отправка покупателем извещения о получении счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО лишь предмет договоренности между сторонами сделки (п. 2.9 Порядка). В обязательном порядке этого не требуется.

Выставленный покупателю электронный счет-фактуру нельзя дублировать на бумаге. Но если есть необходимость, например, при техническом сбое у оператора ЭДО, вы можете выставить покупателю счет-фактуру на бумаге вместо электронного счета-фактуры (п. 2.20 Порядка).

В книге продаж электронный счет-фактура регистрируется в общем порядке в том квартале, на который приходится дата отгрузки товаров или получения аванса (п. 2 Правил ведения книги продаж (утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137), письмо ФНС России от 17 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10769).

Журналы учета

Обязанность вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур не зависит от того, является ли посредник плательщиком НДС. Посредники, застройщики и экспедиторы не платят и не принимают к вычету НДС по счетам-фактурам, зарегистрированным в журналах.

Журнал учета состоит из двух частей, в которых раздельно регистрируются выставленные и полученные счета-фактуры, в том числе корректировочные и исправленные. В части 1 «Выставленные счета-фактуры» регистрируются документы по дате выставления счетов-фактур. В случае, когда счета-фактуры не передаются контрагентам, регистрация происходит по дате составления. В части 2 «Полученные счета-фактуры» счета-фактуры отражаются по дате их получения.

Ежеквартально посредники представляют журналы в налоговые инспекции. На основании полученных данных инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, принципалами (комитентами) при продаже товаров, суммам налога, принимаемым к вычету покупателями этих товаров. И, наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленных принципалами (комитентами) по приобретенным агентами товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.

Действия покупателя

Покупатель получает от оператора ЭДО файл с электронным счетом-фактурой и подтверждение его отправки с указанием ее даты и времени. Не позднее следующего рабочего дня он должен направить оператору извещение о получении подтверждения.

Делать это нужно только в том случае, если есть такая договоренность с продавцом (п. 2.9, 2.12 Порядка).

В книге покупок электронный счет-фактура также регистрируется в общем порядке (п. 1.11 Порядка).

Электронный документооборот при обмене счетами-фактурами совершается по каждому счету-фактуре в отдельности.

Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур

В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС — копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.

Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н). В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру.

ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.

Как исправить электронный счет-фактуру

Для исправления электронного счета-фактуры покупатель через оператора ЭДО направляет продавцу уведомление об уточнении счета-фактуры.

Получив уведомление, продавец исправляет указанные в нем ошибки и направляет покупателю через оператора ЭДО исправленный электронный счет-фактуру (п. 1.12 Порядка).

Порядок дальнейших действий сторон аналогичен тому, что использовался при отправке первоначального счета-фактуры.

Кстати, по мнению Минфина, если оформлен электронный счет-фактура, корректировочный к нему можно составить на бумаге (письмо от 7 февраля 2021 г. № 03-07-09/7269).

Какую версию выбрать?

Безусловно, электронная версия счета-фактуры обладает куда большими преимуществами, нежели ее бумажный аналог:

1. быстрая;
2. “прозрачная”;
3. имеет зафиксированную форму.

Однако и здесь есть своя ложка дегтя, которая во многом исходит от плюсов. Дело в том, что прозрачность пересылки не позволит выставить подпись задним числом. В бумажном варианте контрагенты часто к этому прибегает, так как это позволяет скрыть некоторые ошибки при оформлении. Но в процессе обмена электронного формата существует и третья независимая сторона, которая фиксирует отправления – оператор.

Внимание! Благодаря фиксированной дате электронная версия не позволяет совершать вычет по НДС в месяце предоставления услуг, так как счет-фактура поступит лишь в следующем месяце.

Таким образом, можно сказать, что выбирая формат счета-фактуры нужно исходя из желаний налогоплательщика. Если факт прозрачности и открытости электронного формата пугает, то лучше пользоваться бумажной версией, несмотря на ее недостатки.

Новые изменения

В 2021 году в форму документа были внесены изменения. Так, обязательным реквизитом является код вида товара ТН ВЭД, который необходим для надзора над вычетами по сырьевой группе товаров. При сырьевой группе вычет принимается в старом порядке, а при операциях с несерьевыми товарами вычет проводится по новой форме. Обязательным для указания в документе стал код вида товара ТН ВВЭД. Это связано с тем, что данный код необходим для мониторинга вычетов по товарам сырьевой группы, которые принимаются в старом порядке. Все другие товарные группы оформляются по действующей форме.

Читайте также:  Бизнес под контролем: как проходят проверки госорганов в 2020 году

В новых счетах необходимо указывать адрес, который должен соответствовать данным из ЕГРЮЛ. Ранее было достаточно указать реквизиты из учредительных документов, теперь новые правила обязывают вносить соответствия и в счет-фактуру, и в базу ЕГРЮЛ.

Когда нужно оформлять счёт-фактуру

Счёт-фактура оформляется каждый раз при реализации товаров и услуг, если они признаются объектом налогообложения. Эти нормы установлены в п. 3 ст. 169 НК РФ, исключения перечислены в ст. 149 НК РФ.

С 1 июля 2021 года в п. 3 ст. 169 НК РФ будут внесены правки. Сейчас во время реализации товаров или услуг лицам, которые не платят НДС, по обоюдному письменному согласию документ можно не оформлять. 1 июля в том же пункте будет уточнено, что операции с прослеживаемыми товарами будут являться исключением и по письменному согласию избежать составления документа будет нельзя.

Важно: с 1 июля оформление счёта-фактуры по операциям с товарами, подлежащими прослеживаемости, станет обязательной процедурой.

Представление в контролирующие органы

Согласно ст. 93 НК РФ электронные счета-фактуры можно представлять в налоговые органы через Интернет. Порядок представления регулируется Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/[email protected]

Согласно порядку налоговый орган направляет требование о предоставлении документов.

Налогоплательщик высылает пакет запрашиваемых документов, сопроводительное письмо, в котором содержится опись и ссылка на требование. Получатель подтверждает приём документов на проверку.

Бесспорным преимуществом электронного документооборота является экономия времени, т. к. ЭСФ доставляется получателю моментально. Автоматическая обработка сокращает время проверки и гарантирует выявление форматно-логических ошибок. К недостаткам можно отнести возможность сбоев автоматизированных систем. В этом случае придётся оформить счёт-фактуру в бумажном виде (о том, что такое ЭСФ и каковы его преимущества перед бумажной версией, читайте тут).

Счет-фактура – это документ, необходимый для налогового учета НДС. С помощью него подтверждается факт получения услуг или товара заказчиком. Читайте наши материалы о том, как правильно оформить электронный счет-фактуру, в том числе и на аванс.