Как принять и уволить сотрудника — кадровый учет для микропредприятий

Кадровый учет по упрощенной схеме

К примеру, определенный работодатель воспользовался законным правом перейти на ведение кадрового учета по упрощенной схеме. Он предоставляет рабочее место своему первому сотруднику. В этой ситуации необходимо надлежащим образом соблюсти соответствующие формальности, что предусматривает обязательное осуществление работодателем следующих действий:

  • составление и подписание обеими сторонами договора, регламентирующего трудовые отношения;
  • оформление приказа (распоряжения) о трудоустройстве конкретного работника на предприятии;
  • внесение нужных сведений (данных) в трудовую книжку, принадлежащую нанимаемому сотруднику;
  • заполнение персональной карточки субъекта, официально зачисленного в штат организации.

Все эти моменты, перечисленные выше, следует рассмотреть более подробно, так как детальное их изучение позволит лучше понять, в чем именно упростили кадровый учет с 2021 года для субъектов бизнеса, отнесенных к категории микропредприятий, и индивидуальных предпринимателей. Руководители и административные работники соответствующих коммерческих организаций, непосредственно отвечающие за делопроизводство в кадровой сфере, должны хорошо разбираться в том, как принять и уволить сотрудника по облегченной схеме, разрешенной государством.

От каких документов можно отказаться

Законодательством определены обязательные кадровые документы для каждого работодателя. К ним относятся:

  • трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним;
  • график отпусков;
  • трудовые книжки и книги по их учету;
  • табель учета рабочего времени;
  • личная карточка работника;
  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • документы по охране труда;
  • всевозможные приказы и пр.

О каких именно документах можно забыть микропредпринимателю, а какие по-прежнему надо вести, четкого разъяснения в действующей редакции ТК РФ нет. В документе сказано: «Работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие)».

Именно такая размытая формулировка может создать большие сложности, считает юрист рекрутингового агентства «Арес» Татьяна Магера. «Закон не установил порядок перехода на упрощенную схему кадрового документооборота действующих микропредприятий. Перечень локальных нормативных актов, от которых можно отказаться, остался открытым и весьма спорным, что может повлечь за собой вполне обоснованные претензии со стороны проверяющих органов», – говорит она.

Читайте также:  Ткс — что это? отвечаем на вопрос. значение и расшифровка

В то же время исполнительный директор консалтинговой Наталья Зимина уверена, что надо руководствоваться текстом закона. В нем указаны конкретные документы, от которых можно отказаться. «Но данный закон не освобождает от ведения приказов по кадровому учету (прием, перевод, увольнение, отпуска). Ведение трудовых книжек работников тоже является обязательным. Если работодатель потеряет статус микропредприятия (увеличит штат или денежный оборот), то в течение 4 месяцев ему нужно будет оформить и остальные кадровые документы», – подчеркивает эксперт.

Кто в РФ может использовать упрощенный порядок учета кадров

Сразу следует отметить, что облегченная схема учета и делопроизводства в работе с персоналом доступна любому субъекту бизнеса, относящемуся на законных основаниях к категории микропредприятий. В юрисдикции РФ микропредприятиями принято считать небольшие коммерческие структуры (организации, предприятия), а также физических лиц, официально зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей.

Специальный реестр, содержащий сведения о представителях малого и среднего бизнеса, в РФ уполномочена вести налоговая администрация (ФНС). В данном реестре присутствуют юридические лица (ООО) и индивидуальные предприниматели (ИП), которые соответствуют следующим требованиям:

  1. размер годовой выручки не превышает 120 (ста двадцати) миллионов рублей; штатная численность – не более 15 человек;
  2. доля участия государства – максимум 25%.

Если субъект предпринимательской деятельности попадает в этот реестр, он вправе перейти на облегченный порядок кадрового учета.

Для перехода на упрощенную систему кадрового делопроизводства и учета уполномоченному должностному лицу организации, присутствующей в вышеупомянутом реестре субъектов малого предпринимательства, следует издать приказ (распоряжение) о том, что предприятие (индивидуальный предприниматель) с определенной даты отказывается от применения прежде использовавшейся документации в сфере управления персоналом. Необходимо четко указать, что ранее действовавшие на предприятии кадровые регламенты (положения) отныне утрачивают свою юридическую силу. После этого можно ограничиться заключением с нанимаемыми на работу сотрудниками стандартных трудовых договоров.

Если субъект бизнеса официально зарегистрировался и начал деятельность после 01.01.2017, ему достаточно будет лишь оформить приказ о переходе на облегченный порядок ведения кадров, а об утрачивающих юридическую силу регламентах упоминать в этом случае не требуется.

Типовая форма трудового договора

Использование типового трудового договора утверждается локальным нормативным актом. Таким образом на микропредприятии вводится обязательство применять конкретный документ, в котором прописаны одинаковые для всех работников условия.

В той форме, которую предлагается брать за основу, максимально учтены все необходимые вопросы в отношениях двух сторон:​

  • права и обязанности работника / работодателя;
  • оплата труда;
  • рабочее время и время отдыха работника;
  • охрана труда;
  • социальное страхование и иные гарантии;
  • изменение условий трудового договора.

Необязательно заимствовать всю форму целиком. Работодатель-микропреприятие вправе оставить лишь те условия и положения, которые соответствуют характеру его работы. Такая возможность зафиксирована в Письме Минтруда РФ от 30.06.2017 № 14-1/В-591.

Обратите внимание, что к типовой форме трудового договора есть примечания. В них указано, какие пункты имеют отношение к отдельным категориям работников. Эти пункты тоже можно исключать в зависимости от конкретного микропредприятия.

На основании подписанного трудового договора работодатель выпускает приказ о приеме на работу. С этим приказом сотрудник должен ознакомиться и поставить свою подпись.

При приеме на работу сотрудник предоставляет микропредприятию свои персональные данные. Они необходимы работодателю для исполнения требований трудового, налогового и бухгалтерского законодательства.

Персональные данные сотрудника: как с ними работать

Поскольку с недавних пор нормы, регулирующие обработку персональных данных, ужесточились, то важно оформлять согласие работника на такую обработку.

Оформление приказа (распоряжения) о трудоустройстве

Издание работодателем приказа (распоряжения) о трудоустройстве конкретного наемного работника считается необходимым актом, юридически фиксирующим факт принятия физического лица на работу с определенной даты. Этот документ является основанием для выплаты сотруднику оговоренной заработной платы, а также упоминается при внесении необходимых сведений о принятии на работу в его трудовую книжку.

Читайте также:  Сведения о государственной регистрации юридических лиц и ИП, как узнать результат регистрации в налоговой на сайте ФНС

Основные реквизиты приказа (распоряжения) о трудоустройстве работодателем наемного работника:

  1. наименование работодателя (организации, индивидуального предпринимателя);
  2. дата составления и регистрационный номер документа;
  3. срок трудоустройства, ограниченный датой принятия на работу и датой предусмотренного выбытия сотрудника;
  4. ФИО оформляемого работника;
  5. наименование подразделения;
  6. должность нанимаемого сотрудника;
  7. условия трудоустройства, характер работы;
  8. размер оговоренной ставки (оклада);
  9. величина обусловленной надбавки;
  10. продолжительность испытательного срока (максимум 3 месяца), предусмотренного договором;
  11. основание для издания данного распоряжения (ссылка на трудовой договор);
  12. подпись руководителя (с расшифровкой);
  13. подпись работника об ознакомлении с данным приказом.

Обязательные кадровые документы в организации 2021 года: список и нюансы хранения

  • правила трудового распорядка внутри компании;
  • документы о защите персональных данных;
  • штатное расписание компании;
  • трудовые договоры с каждым штатным работником;
  • должностные инструкции на каждую позицию;
  • трудовые книжки и журнал учёта их перемещения;
  • положение о зарплате, обучении и плановой аттестации специалистов;
  • табель учёта рабочего времени и выходных дней;
  • графики отпускных периодов каждого наёмного сотрудника;
  • приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудника, предоставлении ему отпуска, а также книги учёта таких приказов;
  • приказы по основной деятельности предприятия;
  • личные карточки на каждого штатного сотрудника (форма Т-2);
  • договоры о материальной ответственности штатного работника;
  • книга учёта проверок контролирующих ведомство;
  • протоколы заседаний;
  • книги инструктажа техбезопасности;
  • журнал прохождения обязательных медосмотров;
  • книга актов о несчастных случаях.

Игнорирование требований ТК РФ в отношении правил кадрового документооборота чревато для юридических лиц применением административных санкций. Отсутствие документов из обязательного списка бумаг, которые должен оформить работодатель, влечёт за собой угрозу наложения финансовых штрафов.

Внесение сведений о трудоустройстве в трудовую книжку

Трудовая книжка физического лица является своеобразным досье, содержащим подробные сведения обо всех фактах, связанных с его трудоустройством:

  • принятие (оформление) на работу в определенной должности перевод на другую позицию или в иное подразделение организации;
  • увольнение (сокращение);
  • другие обстоятельства, события.

Каждая запись, внесенная работодателем в трудовую книжку, должна быть обоснована ссылкой на соответствующий документ (приказ, регламент, нормативно-правовой акт) с указанием его наименования, номера и даты.

Информация о трудоустройстве обязательно должна быть внесена работодателем в трудовую книжку, если сотрудник отработал более 5 (пяти) дней на основном месте занятости по трудовому договору.

Как грамотно заполнить ШР

Порядок правильного заполнения формы штатного расписания покажем на примере формы Т-3.

Структура формы и порядок заполнения

  1. Начнём с заполнения заголовочной части ШР:
      В строке «наименование организации» нужно отразить название компании в точном соответствии с названием в учредительных документах. Если у компании есть сокращённое название, его указывают в скобках после полного наименования.
  2. Далее указываем номер и дату приказа, издаваемого для утверждения заполняемого документа.


    Пример заполнения заголовочной части ШР

  3. Перейдём к заполнению табличной части, содержащей 10 граф:
    • В графе 1 записывают наименования всех структурных подразделений компании (например, отделов, цехов, участков, управлений, департаментов). Все наименования указываем без сокращений. Желательно, чтобы они выбирались из утверждённого работодателем классификатора подразделений.

      Если в фирме нет такого классификатора, подразделения можно указать в алфавитном порядке следования наименований.

      Особое внимание следует обращать на внесение наименований для подразделений, работа в которых позволяет получать льготы, установленных законодательством. Здесь название и код (графа 2) должны полностью совпадать с названием и кодом из отраслевого классификатора вредных производств.

    • В графе 2 коды подразделений заполняют на основании классификатора подразделений компании, а если он отсутствует, коды присваивают, например, в алфавитном порядке.

  4. В графу 3 вносят название должности или специальности без сокращения наименований: для служащих указывают должности, а для рабочих — специальности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ). В перечне должностей конкретного подразделения должны быть все должности — от руководителя подразделения до вспомогательного персонала. Наименования должностей и профессий, по которым законодательно предусмотрены льготы, должны быть взяты из квалификационных справочников (ст. 57 ТК РФ) или из правовых актов, на основании которых предоставляются льготы. Названия остальных позиций ШР наниматель может установить сам.
  5. В графе 4 отражают число штатных единиц. Если должностные обязанности предусмотрено выполнять по совместительству — количество единиц записывают не в целых числах (например, 0,5; 2,75 и т. д.).
  6. В графу 5 заносят количественное выражение уровня оплаты в месяц: оклад, месячную тарифную ставку и т. п. Способ отражения уровня оплаты определённой должности или профессии исходит из оплаты труда. При современном разнообразии устанавливаемых работодателем способов начисления оплаты это могут быть оклады или тарифы в рублях, конкретный процент от прибыли компании или установленный для названной профессии коэффициент участия в объёмах работ подразделения, бригады, филиала.


    Наименования всех должностей и профессий в ШРустанавливаются работодателем

    От указания оклада в иностранной валюте, например, в долларах, разумнее отказаться. Суд здесь может усмотреть нарушение.

    В Трудовом кодексе не содержится запрещения устанавливать начисление повременной оплаты в валюте. Однако ч. 1 ст. 131 ТК РФ обязывает выплачивать заработную плату исключительно в рублях. При этом частью 3 статьи 129 ТК РФ устанавливает, что оклад должен быть фиксированный вне зависимости от периода начисления. А сумма оклада, начисляемого в валюте, рассчитывается исходя из текущего курса валюты. Любое снижение курса валюты приведёт к тому, что начисленный оклад за конкретный месяц будет ниже оклада того же работника за предыдущий месяц. По мнению суда, это будет являться доказательством снижения уровня оплаты труда такого сотрудника. Поэтому здесь лучше разделить оплату на повременную оплату в рублях (пусть это будет даже минимальный размер оплаты), а остальную часть оплаты в валюте утвердить как ежемесячное премиальное начисление.

  7. В графах 6–8 отражают стимулирующие и компенсационные надбавки как установленные законом, так и введённые работодателем, Это может быть, например, надбавка за стаж работы, за наличие второго образования или за наличие учёной степени. Если в компании надбавки не предусмотрены, эти графы можно либо не заполнять, либо удалить из формы.

    Если у вас надбавки устанавливаются не только в рублях, но и в процентах, то можно указывать значение надбавок в процентах.

    Если размер надбавки не является постоянным, то в графе 10 можно записать пояснение с указанием внутреннего документа, устанавливающего расчёт уровня надбавки.

    Читайте также:  Как уволить сотрудника в 2021 году: пошаговая инструкция для работодателя

  8. В графе 9 должна быть отражена общая сумма значений граф 5–8, умноженная на число штатных единиц (графа 4). Иногда произвести такой расчёт невозможно. Например, если в некоторых графах используют проценты или коэффициенты, причём рассчитываемые не от оклада, а по другим основаниям. И также невозможен подсчёт итога если оплата труда сдельная.
  9. Заполнение примечаний в графе 10 делают в случае необходимости уточнения порядка оформления значения отдельной графы для текущей строки.
  10. После заполнения строк табличной части заполняется строка «Итого». В ней следует отразить суммы итогов по штатным единицам (графа 4) и по оплате всего (графа 9). Однако если невозможно подвести итог по графе 9 (например, сдельная оплата), может быть определён только итог по числу графе 4.
  11. После завершения заполнения табличной части, штатное расписание подписывают директор и главный бухгалтер. Заверять печатью документ не обязательно, в законе такого требования нет.
    Если в рас­пи­са­нии несколько листов, его прошивают и листы пронумеровывают.

Здесь вы можете скачать образец заполнения формы Т-3.

Периодичность составления

Законодательство не регламентирует, насколько часто нужно составлять штатное расписание. Для ИП и коммерческих компаний этот вопрос остаётся на усмотрение руководителя. Имеют значение и такие факторы, как уровень текучести кадров или частота изменений ассортимента продукции, услуг.

Если специфика работы компании требует постоянного изменения организационной и кадровой структуры, целесообразно составлять расписание ежемесячно. Однако, действующая практика показывает, что разумным периодом действия штатного расписания можно считать год или полгода.

Для тех фирм, которые ориентируются на стабильную многолетнюю деятельность без изменения кадрового состава, необязательно указывать срок действия документа. Можно ограничиться датой ввода, а новую версию расписания составлять, если возникнет потребность, например, в изменении масштабов деятельности фирмы.

Но такой уровень структурной стабильности не характерен для современной специфики менеджмента и экономики, когда рыночные условия заставляют регулярно вносить те или иные изменения в организацию бизнеса.

Как внести изменение

Отметим, что изменять штатное расписание — право каждого работодателя. Когда работник обращается в суд с целью обжаловать увольнение, суды не требуют обоснования причин изменения штатного расписания, на основании которого произвели сокращение должности уволенного сотрудника.

Внесение изменений оформляется изданием приказа ().


Образец приказа об изменении штатного расписания

Отметим случай, когда при внесении изменений меняется название занятой конкретным сотрудником должности.

Такому сотруднику нужно предложить дать письменное согласие с таким изменением и затем это изменение внести в трудовой договор сотрудника.

Если изменится и оклад действующего сотрудника, его следует уведомить за два месяца до издания приказа.

С каждым таким сотрудником заключается дополнительное соглашение, где фиксируется не только изменение размера оклада, но и причина изменения (ст. 22 ТК РФ и 132 ТК РФ). Поясним, почему это важно. Уровень оплаты труда сотрудника зависит от его квалификации, уровня сложности работы, которую он обязан выполнять, от количества и качества затрачиваемого на эту работу труда. И изменением именно этих факторов нужно обосновать изменение оклада.

Причину изменения оклада нужно указывать не только при его снижении, но и при увеличении. Иначе работник может потребовать доплату за период работы до внесения изменений. Он может обосновать своё требование тем, что в этот период он выполнял те же трудовые функции, но за меньшие деньги.

Видео: нюансы работы со штатным расписанием

Заполнение персональной карточки трудоустроенного сотрудника

Персональная карточка трудоустроенного лица заполняется работодателем и содержит подробную информацию о трудовой занятости конкретного работника в определенной организации:

  1. Общие сведения о трудоустроенном сотруднике.
  2. Данные о пребывании на воинском учете.
  3. Информация о принятии физического лица на работу и его перемещениях по должностям и структурным подразделениям в рамках организации.
  4. Аттестация работника.
  5. Повышение квалификации (ПК).
  6. Профессиональная переподготовка (ПП).
  7. Поощрения, награды, вознаграждения, почетные звания.
  8. Отпуска.
  9. Социальные льготы, дотации, субсидии от государства, на которые сотрудник вправе претендовать.
  10. Дополнительная (прочая) информация.

Увольнение (выбытие) сотрудника сопровождается закрытием его персональной карточки, что удостоверяется росписью работодателя с указанием должности, а также подписью работника, согласившегося со всеми сведениями, ранее внесенными в карточку.

Чем штатное расписание помогает работодателю

Штатное расписание прежде всего полезно для обоснования законности увольнения в связи с сокращением персонала, если уволенные обратятся в суд.

Если в компании нет ШР, нельзя доказать обоснованность увольнения. И также сложно доказать суду отсутствие подходящих вакансий, которые можно было бы предложить тем, чьи должности были сокращены. А ведь предложение другого возможного рабочего места — обязанность работодателя (ст. 179 ТК РФ).

Если за два месяца до уволь­не­ния сотрудника не был издан приказ об изменениях в штатном расписании, отражающих сокращение штата, суд может принять решение о вос­ста­но­влении уволенного работника в должности с выпла­той ему оплаты за период вы­нуж­ден­но­го про­гула (то есть со дня увольнения до дня принятия решения суда).

Расписание поможет и при обосновании отказа в приёме на работу — должности, на которую претендует кандидат просто нет.

Итоги

Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы. Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам.

Источники:

  • Трудовой кодекс РФ
  • постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
  • приказ Росархива от 20.12.2019 № 236

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Adblock
detector