Операторы ЭДО: рейтинг провайдеров электронного документооборота, какие есть программы в России

Оператор ЭДО — это провайдер электронного документооборота, который выполняет безопасный обмен данными и обеспечивает юридическую значимость соглашений между контрагентами, отчетности для предоставления в ФНС и другие госструктуры.

При подборе подходящей СЭД нужно обращать внимание на важнейшие критерии (интеграцию с другими системами, степень защиты, удобство использования, возможность установки программного обеспечения на смартфон или планшет и др.), и тогда процессы в компании, отнимающие много времени, будут автоматизированы и упрощены. Участие операторов имеет и другие весомые преимущества.

Что такое ЭДО

Это обмен электронной документацией внутри организации, с другими юридическими лицами, предпринимателями и государственными органами, осуществляющими налоговый или иной контроль. В зависимости от субъектов можно выделить 3 вида документооборота:

• внутренний;
• внешний;
• для взаимодействия с госорганами.

Документы, пересылаемые сторонами, обладают правовой силой наряду с бумажными носителями. Это значит, что сделки, заключенные таким образом, а также предоставленная отчетность, цифровые доказательства, в суде являются законными.

Для того чтобы акт стал юридически значимым, необходима электронная цифровая подпись (ЭЦП). Сертификат понадобится для шифрования или распознавания подписанта. Встречаются следующие его типы:

Читайте также:  Упрощенный налоговый вычет с 2021 года — порядок получения

• простой с невысокой степенью безопасности;
• неквалифицированный (признается в области права, если соответствует госстандартам);
• квалифицированный (оформленные таким образом документы полностью аналогичны письменным бумагам, подписанным вручную).

Для признания юридической значимости обязательно необходимо посредничество организации-оператора электронного документооборота. Выполнять такие задачи может далеко не каждая фирма, нужно соответствовать определенным критериям.

Техподдержка

Режим работы, заявленный на сайте:

Ради интереса позвонили по указанным номерам поддержки в 19.00 по МСК. В Контур.Диадок дозвонились, хоть не очень быстро. В Калуга.Онлайн /1С: ЭДО, Synerdocs – без проблем, в E-COM – тишина, а вот со СБИСом случилось интересное – попали на регионального партнера компании (трубку в это время никто не взял). А еще набрали в ночь с субботы на воскресенье тех, кто заявляет режим 24/7. Результат: дозвонились только до Taxcom/1С: ЭДО.

Что ещё удалось выяснить о техподдержке:

Контур.Диадок

Диагностика и настройка рабочего места осуществляется с помощью Контур.Плагина. Прочие настройки с подключением специалиста оплачиваются отдельно – от 2600 руб. в час.

Taxcom/1С: ЭДО

Есть онлайн-помощник на сайте. Можно выбрать время звонка (в зависимости от загрузки инженеров поддержки).

СБИС

Есть ПО для удаленного подключения специалиста СБИС.

Synerdocs

Используется утилита для настройки рабочего места (Helper). Первичная настройка производится бесплатно.

Калуга.Онлайн/1С: ЭДО

Рабочее место настраивает партнер. Выезд или удаленное подключение оплачиваются отдельно.

Сфера Курьер

Есть единый установщик ПО, который позволяет произвести установку и настройку утилиты, необходимой для работы с электронной подписью, сервисами «Курьер», «Отчетность». Действуют 3 тарифа на техподдержку. Один бесплатный, остальные – за дополнительные деньги. Хотя по ним срок решения вопросов заявлен меньше.

E-COM

Из плюшек: за компанией бесплатно закрепляется отдельный менеджер (дают его мобильный).

Признаки хорошей СЭД

При выборе системы электронного документооборота в первую очередь важно обращать внимание на следующие характеристики:

• Информационная безопасность. Каналы связи должны быть защищены, при работе требуется цифровая подпись пользователя. Есть возможность установить разные типы доступа для сотрудников тех или иных категорий и должностей. Благодаря таким мерам удастся предупредить утечку данных и стороннее вмешательство.
• Поддержка смартфонов и других мобильных приспособлений. Практически все программы устанавливаются на компьютер либо функционируют через браузер. Большим плюсом является возможность заниматься рабочими вопросами удаленно с мобильного телефона, ноутбука или планшета с помощью приложения.
• Интеграция. Желательно, чтобы СЭД интегрировалась системами учета, например, с 1С. Это поможет автоматизировать регулярную подготовку отчетности, и работникам не придется тратить на ручную обработку много времени.
• Удобный интерфейс. Всем сотрудникам должно быть комфортно, независимо от уровня их владения компьютерной грамотностью. В противном случае не избежать больших финансовых потерь на обучение.
• Круглосуточная техподдержка. Операторы готовы в любой момент оперативно среагировать на запрос пользователя.

Что получает фирма, подключившая внутрикорпоративный сервис ЭДО СБИС

Оплатив доступ к функционалу для внутреннего электронного документооборота в компании (за 4000 рублей), пользователь СБИС получает возможность:

Читайте также:  Осталось три недели. Пошаговая инструкция для ИП по переходу на кассу

1. Организовывать эффективное управление внутрикорпоративной документацией.

Чаще всего она бывает представлена:

• приказами и иными распорядительными документами;
• письмами;
• поручениями;
• заявками;
• соглашениями.

Безусловно, частью такой документации могут быть и источники, используемые в рамках инструментария для межкорпоративного ЭДО (осуществляемого в системе СБИС или вне ее).

С помощью внутрикорпоративного электронного документооборота через систему СБИС пользователь может производить все те же действия с документом, что типичны для документооборота на российских предприятиях — согласовывать, направлять под роспись ответственным специалистам, ставить на контроль. И все это — без личного контакта с работником, что делает бизнес-процессы в рамках ЭДО несопоставимо быстрее в сравнении с теми, что характеризуют бумажный документооборот.

Документы под роспись, составляющие значительный объем внутрикорпоративной документации (во многих случаях они, фактически, становятся ключевыми в рамках нее), на большинстве предприятий включаются в оборот на регулярной основе. Руководству постоянно требуется направлять работникам на утверждение и ознакомление инструкции, приказы. Есть области документооборота преимущественно с двусторонним ходом движения документов — это касается, в частности, работы кадрового отдела. Любые подобные участки управления корпоративной документации в случае применения СЭД автоматизируются, выполнение характерных для них задач — ускоряется.

1. Согласовывать документы по сложным маршрутам.

Бывает, что на предприятии, в силу сложившихся традиций документооборота, документация проходит многоступенчатую процедуру согласования. Например, когда тот или иной акт сначала подписывается рядовым бухгалтером, затем — главным, после — директором. В системе СБИС возможны выстраивание типичных маршрутов движения документации и последующая отправка по ним тех документов, что относятся к соответствующему маршруту. В ходе передачи документации осуществляется информирование работников, ответственных за ее заверение, о приближении крайних сроков согласования файлов.

При необходимости схему движения документов в рамках заданного маршрута можно отредактировать с помощью встроенных в СБИС инструментов визуализации. А именно — простого в освоении редактора маршрутов, где нужные «связки» в рамках применяемой схемы устанавливаются с помощью обычной мыши — как если бы пользователь что-то рисовал в программе, подобной Paint. При этом, возможно пользование как типовыми схемами — предложенными системой по умолчанию, так и теми, что полностью выстроены предприятием самостоятельно.

Возможно установление различных критериев автоматической корректировки маршрутизации документов. Так, например, если сумма по акту не превышает заданной величины, то он может быть согласован по общей схеме (как вариант, без участия директора) — и всякий раз она будет применяться при включении в оборот подобного акта. Но если сумма превысит заданную величину, то система может перенаправить документ на дополнительное согласование (уже с участием директора). Происходит, таким образом, автоматическое «ответвление» документации относительно типичного маршрута, в предусмотренных случаях.

Критерии «ответвления» могут быть самыми разными: сумму в этом смысле могут дополнять, к примеру, уровень компетенций первого получателя (или подразделения, в которое изначально приходит документ). Если это человек на уровне рядового специалиста, то схема согласования может быть сложнее, чем в случае, если это руководитель отдела.

Любые критерии могут быть, как и основные логические связки при построении маршрута, «прорисованы» на общей схеме управления потоками документов с помощью графического редактора мышью.

1. Использовать конструктор документов по шаблонам.

В ряде случаев на тех или иных этапах документооборота предприятию может потребоваться сформировать нужный документ с нуля — или же воспользоваться каким-либо из ранее задействованных, который будет источником данных. В таких целях возможно применение шаблонов документов. Ее можно создать в офисном редакторе — Word или Excel, либо с помощью встроенных средств СБИС.

Документы, создаваемые по шаблонам, могут быть различным образом привязаны к конкретным участкам процесса управления документацией.

1. Организовывать внутрикорпоративные мероприятия — совещания, переговоры.

При этом, возможно решение задач, собственно, в организационной части — например, связанных с информированием работников о проведении мероприятия, или о назначении ответственных лиц, так и тех, что связаны с обеспечением эффективности использования имеющихся ресурсов на проведение подобных мероприятий. Например — с оптимизацией загрузки переговорных комнат или конференц-залов.

В системе СБИС возможно наглядное отображение текущего использования имеющихся корпоративных ресурсов, публикация графика мероприятий, организация рассылки уведомлений о приближении срока мероприятия его участникам.

1. Осуществлять контроль над эффективностью решения задач на предприятии.

Большинство задач, что ставятся перед сотрудниками предприятия, документируются (как и ход их решения). Поэтому, на основании данных мониторинга обработки документов, переданных на исполнение ответственным сотрудникам, руководство предприятия (или конкретного подразделения) может оценивать эффективность работы таких сотрудников. Кроме того, с помощью средств СБИС до ответственного работника может быть оперативно донесена сама задача.

В системе ЭДО СБИС хранятся данные по каждому этапу обработки документа. При необходимости руководство может быстро выявить — на каком из них «завис» документ (и что конкретно с ним было сделано), если есть вопросы по скорости решения задачи. Кроме того, система формирует статистику по выполнению сроков обработки документации: наглядно показывается, кто из специалистов успевает делать больше, а кто — откровенно халтурит или недостаточно эффективно тратит рабочее время.

Читайте также:  Заявление на увольнение: оформляем уход с работы грамотно

1. Наделять работников правомочиями по подписанию документов.

Собственно, это одно из условий, при которых возможна передача документации в рамках ЭДО под роспись. Главный критерий наличия у работника необходимых правомочий в целях обеспечения участия в корпоративной системе электронного документооборота — возможность применения им ЭЦП, подходящей для применения в рамках данной СЭД.

Предприятие, подключенное к СБИС, может работать в режиме корпоративного удостоверяющего центра — уполномоченного выдавать ответственным специалистам подписи для заверения документации, используемой в рамках внутреннего ЭДО. Все эти подписи обладают необходимой юридической силой и в трудовых правоотношениях в общем случае приравниваются к тем, что проставляются работниками на бумаге.

1. Использовать корпоративный портал для организации совместной работы с документами.

Размещенные на специальном хранилище в системе СБИС документы могут просматриваться и редактироваться сразу несколькими работниками одновременно. Доступ к таким документам может быть организован как неограниченный, так и осуществляемый в соответствии с уровнем правомочий конкретного специалиста.

Важнейшее, что нужно отметить: интерфейсы СБИС которые предназначены для организации межкорпоративного и внутрикорпоративного документооборота, тесно связаны между собой. Между ними по умолчанию настроена полная интеграция. На практике многие предприятия пользуются и теми и другими одновременно — не испытывая сложностей в управлении задачами, которые характерны для обоих типов документооборота.

В контексте раздельного или совместного пользования рассмотренными интерфейсами системы ЭДО СБИС предприятие может решать широкий круг задач, специфичных для сферы своей деятельности.

Изучим подробнее, какие конкретно решения для крупнейших отраслей предлагают разработчики СБИС — в спектре тех, что доступны для пользователей, оформивших доступ к инструментарию для внешнего или внутреннего документооборота (либо сразу к обоим разновидностям данного инструментария).

Готовые решения для всех направлений

Магазины
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Склады

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

E-commerce

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Читайте также:  Новый кассовый чек по закону № 54-ФЗ: путеводитель по всем реквизитам

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Мобильная автоматизация

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Так какой электронный документооборот выбрать?

Каждый бизнес имеет свои особенности и специфику. Здраво оцените потребности и объем исходящей корреспонденции, после чего решайте, какой оператор электронного документооборота отвечает вашим целям. Лучший провайдер – не самый дешевый, а тот, который поможет вашему бизнесу вырасти и выйти на новый уровень дохода.

По нашему мнению, интереснее всего выглядит предложение и уровень сервиса 1С-ЭДО. Почему следует выбрать ЭДО, встроенное в решения 1С:

• Не требует установки;
• Сервис уже встроен в конфигурацию «1С:Предприятие»
• Исключает ошибки
• Счета-фактуры и документы реализации создаются автоматически – новые документы в базе 1С формируются на основе входящих электронных УПД;
• Экономит время;
• Встроенная возможность рассылки приглашений контрагентам прямо из 1С и прием их приглашений;
• Автоматизированное обновление.

С этим мнением согласно и большинство ведущих компаний в России, которые выбрали этого провайдера в качестве оператора ЭДО.

Однако если вам не хватает типового функционала 1С-ЭДО, предлагаем рассмотреть авторскую разработку компании WiseAdvice — WA:ЭДО. К преимуществам технологии можно отнести:

• Быстрый поиск – электронный документ (ЭД) найти так же просто, как и документ учетной системы (в ПП 1С архив ЭД является частью информационной базы);
• Нет необходимости дублировать настройки прав доступа;
• Не нужно переключаться в специальную программу – следовательно, появляется дополнительное повышение производительности труда бухгалтеров, менеджеров;
• Функции подготовки и подписания документов могут быть разделены: проведение документа ИБ, утверждение и подписание ЭД могут выполняться одним или несколькими разными сотрудниками;
• Реализован интерфейс «Процессин» для работы с ЭДО;
• Можно легко понять, какие действия с ЭД нужно сделать как со стороны продавца, так и со стороны покупателя. Для списка электронных документов существуют быстрые отборы по: контрагентам, датам, суммам сделок, видам документов, ответственным и пр.

Важно отметить, что технология WA:ЭДО позволяет избежать ручной настройки роуминга с различными операторами, поддерживает разных операторов в едином сервисе, обладает развитым API, готовыми интеграционными модулями к большинству информационных систем. Реализована поддержка различных маршрутов согласования документов, автоподписи документов. Работать с документами можно как в 1С, так и в электронной почте. Через WA:ЭДО можно обмениваться любыми документами.

Как выбрать систему ЭДО

Выбор зависит от функций, выполняемых компанией. Какие задачи должны разрешаться:

• Оптимизация бизнеса. Образцы документации и порядок процесса согласования можно предусмотреть в программе. В таком случае риск утери внутренних актов сводится к нулю.
• Минимизация денежных затрат. Не нужно тратиться на распечатку бумаг, услуги курьеров, канцелярию. В среднем издержки сокращаются на 80%.
• Документы не теряют свою юридическую силу. Она обеспечена актуальным сертификатом ЭЦП, который своевременно обновляется оператором.
• Упрощение взаимодействия с государственными органами контроля. Отчеты оперативнее формируются в электронном виде, многие контролирующие инстанции требуют именно такую форму.
• Высокая скорость. Согласование и подписание бумаг руководителями занимает очень много времени, даже если это происходит в одном и том же здании. Что уж говорить про нахождение подписантов в разных населенных пунктах.СЭД позволяет отправлять документацию за секунды и следить за статусом.
• Улучшение сервиса, повышение лояльности. Контрагенты и клиенты быстро получают акты и счета, рассчитываются в сжатые сроки. Ошибки можно практически сразу исправить.

В целом большинство систем имеет похожий функционал, однако каждая из них специализируется на выполнении какой-то отдельной ключевой задачи. Некоторые сочетают в себе функции разных программ.

Как обеспечить безопасность использования ЭДО

В любой компании есть секретная документация, содержащая сведения, которые не должны разглашаться посторонним лицам. Например, сюда входит коммерческая тайна. Важно позаботиться о том, чтобы все это не стало достоянием общественности.

Все угрозы делятся на внешние и внутренние. К первым можно отнести хакерское ПО, вредоносные приложения, стихийные бедствия, которые не зависят от персонала организации и поступают извне. Вторая группа — это случайные или умышленные ошибки работников.

Общие рекомендации по обеспечению защиты информации:

• Настройка резервного копирования. Если устройство сломается, то документы можно будет восстановить.
• Установка паролей учетных записей, ноутбуков. Нельзя записывать их и оставлять на виду.
• Приобретение лицензионных антивирусных программ. Сотрудники должны быть осведомлены о цифровой гигиене.
• Создание изолированной внутренней сети и хранение там актов компании. При отсутствии возможности установки собственного сервера стоит обратиться в фирму, которая оказывает такие услуги.
• Различные уровни доступа для персонала. Они должны видеть исключительно свои задачи, которые не касаются остальных.
• Качественное шифрование. Даже если мошенники получат такую информацию, она будет им недоступна.
• Электронная цифровая подпись. Без острой необходимости не стоит передавать ее коллегам.

Подключение к ЭДО: пошаговая инструкция

Итак, вы готовы отказаться от бумаги в пользу электронных технологий. Что нужно сделать для перехода на электронный документооборот?

Шаг первый: внести изменения в учетную политику. Тот факт, что организация работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в учетной политике. Также см. «Учетная политика организации: образцы на 2021 год, как составить, примеры».

Получить образец учетной политики для небольшого ООО Получить бесплатно

Шаг второй: составить схему документооборота. Если в компании уже есть устоявшийся порядок работы с документами, менять его не нужно. Операции, которые раньше оформлялись на бумаге, будут переведены в электронный вид. Если регламента нет, его нужно установить: определить, кто работает с документами; какие сотрудники редактируют, согласовывают и подписывают документацию.

Шаг третий: решить, как организовать работу. На основе утвержденной схемы электронного документооборота нужно выбрать подходящее техническое решение: веб-версия или интеграция.

Веб-версия — самый простой и доступный способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Подходит организациям с небольшим количеством документов — около 100 исходящих ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.

Интеграция с учетной системой компании позволяет работать с электронными документами в привычном интерфейсе той программы, которую использует организация. Это дает возможность автоматизировать большинство действий.

Контур.Диадок можно интегрировать несколькими способами:

• Через модуль для 1С — коробочное интеграционное решение для самой распространенной в России учетной системы. Универсальное — подойдет бизнесу любого масштаба.
• С помощью коннектора — подойдет тем, кто не хочет вмешиваться в конфигурацию своей учетной системы, но нуждается в автоматизации ряда действий с электронными документами.
• Через готовое интеграционное решение для вашей учетной системы.
• С помощью средств API — индивидуальное интеграционное решение для конкретной компании.

Последние три способа подойдут компаниям с большим числом контрагентов и интенсивным документооборотом.

Заказать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) Получить через час

Шаг четвертый: подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые благодаря предыдущим шагам, окажутся бесполезными. Поэтому необходимо договориться с контрагентами о том, что они будут получать от вас документы только в электронном виде.

Шаг пятый: приобрести электронную подпись. В целях безопасности Диадок работает только с квалифицированной электронной подписью (КЭП). Сертификат квалифицированной электронной подписи выдают удостоверяющие центры (УЦ), которые имеют аккредитацию Минкомсвязи. КЭП нужна всем сотрудникам, которые подписывают документы. Чтобы просматривать файлы, подпись не нужна: можно войти в Диадок по логину и паролю.

Шаг пятый: подать заявление о подключении к электронному документообороту. Небольшие фирмы переходят на ЭДО за одну-две недели. Корпорациям, у которых есть много филиалов, потребуется больше времени: от трех месяцев до года.

Кто такие операторы ЭДО

В российском законодательстве закреплено, что это организации, которые обладают достаточными возможностями (как техническими, юридическими, так и кадровыми) для того, чтобы обеспечить цифровой документооборот с применением ЭЦП. Есть и другое понятие, в котором термин раскрывается как перечень фирм, оказывающих поддержку при обмене открытыми и защищенными данными в рамках оборота документов, счетов-фактур посредством телекоммуникации между заказчиками и исполнителями.

Какие требования предъявляются к лицам, оказывающим подобные услуги:

Читайте также:  Законодательная база Российской Федерации

• наличие всех необходимых ресурсов для постоянного совершенствования и настройки в условиях изменений законодательных актов;
• умение взаимодействовать с налоговыми и другими контролирующими органами как в техническом, так и организационном аспектах;
• получение всех необходимых лицензий и иных разрешений для работы с сертификатами ЭЦП и остальными средствами защиты данных.

Госструктуры в Российской Федерации не выступают в качестве операторов. Это связано со значительными финансовыми затратами на обеспечение технических возможностей документооборота с использованием СЭД. Придется тратить на это средства из бюджета. К тому же понадобится существенно расширить штат и отправить сотрудников на обучение.

Конкуренция на этом рынке достаточно высока, поэтому организации стремятся постоянно совершенствовать качество предоставляемых услуг. В спорных ситуациях при взаимодействии с государством именно частные компании выступают третьей стороной в процессе. Таким образом, спор будет разрешен непредвзято и объективно.

Как внедрить ЭДО в компании

Процесс включает в себя несколько последовательных этапов:

1. Определение потребностей организации. Нужно отследить, какая документация используется чаще всего, как происходит подписание, что подлежит обязательной автоматизации. Важно установить перечень актов, которые можно хранить только в бумажном виде.
2. Обсуждение возможности перехода на систему вместе с контрагентами. Нужно подготовить локальное положение, в котором стоит прописать общие пункты, раскрыть термины и определения, предоставить ссылки на законодательство, определить порядок доступа, принципы работы с документацией и другие моменты.
3. Получение ЭЦП. Лучше, если она будет квалифицированной.
4. Выбор компании и заключение с ним соглашения. При этом учитывается функционал, наличие роуминга, качество и оперативность техподдержки, цена и другие факторы.
5. Установка программного обеспечения на компьютеры и иные устройства, создание учетных записей, формирование уровней доступа.
6. Обучение работников.
7. Запуск процесса обмена данными.

Рейтинг-сравнение перечня ЭДО операторов в России

Список систем электронного документооборота, представленных на российском рынке, довольно обширен. Однако самыми рейтинговыми СЭД считаются следующие:

• «Контур.Диадок». Здесь есть весь необходимый инструментарий для создания документов и обмена информацией внутри компании, а также между внешними партнерами. Можно определить удобные пути движения актов при подписании, сформировать первичные документы, подтверждающие сделки налогоплательщиков для проверок налоговой службы, отыскать контрагентов, которые уже пользуются ЭДО. Здесь есть мобильная версия, также она адаптирована под ОС Линукс. Отчеты сдать через эту СЭД не удастся, для этого есть отдельный сервис «Контур.Экстерн».
• «ДЕЛО». С помощью этой системы не только происходит быстрый и безопасный обмен документов, но и автоматизируются все необходимые бизнес-процессы. Таким образом можно наладить делопроизводство, работать с соглашениями, ставить задачи, осуществлять контроль за их выполнением, принимать участие в закупках. ПО интегрируется с определенным перечнем посредников. Можно заходить в веб-версию системы либо в мобильное приложение. Крупнейшими пользователями являются Сбербанк, Ростелеком и др.
• «1С:Документооборот 8». С ее помощью организуется не только обмен документацией, но и работа фирмы в целом. Сюда можно заходить сотрудникам одновременно, вести учет времени труда и отдыха, направлять и получать корреспонденцию по электронной почте. Осуществляется полный контроль за этапами обработки актов. Система интегрируется с 1С: Предприятие с 8 версией. Приложения для смартфонов и планшетов нет, однако адаптированный мобильный клиент позволяет работать с этих устройств без каких-либо трудностей.
• «Практика». Буквально 10 лет назад этот вариант считался предпочтительным, его рекомендовало Министерство цифрового развития. Общее число клиентов — около 4 тыс. В настоящее время ее до сих пор используют многие московские государственные учреждения. Можно выбрать одну из двух версий: облачную или серверную. Главным плюсом остается приемлемая сумма абонентской платы.

Как интегрировать ЭДО в свою учетную систему?

После того, как компания убедилась в безопасности и способности оператора обеспечить юридическую силу электронных документов, стоит узнать, какие интеграционные возможности он предлагает. Интеграция ЭДО для разных учетных систем делает работу с документами удобной и позволяет клиенту работать в привычном интерфейсе.

Чем больше у оператора было клиентов, тем больше у него опыта настройки сложной интеграции под различные учетные системы, тем проще ему будет адаптировать ЭДО под вашу учетную систему.

Оператор может предложить пользователю готовое решение для популярных учетных и билинговых систем (1С, SAP), возможность доработки готового модуля, исходя из запросов клиента, — например, модуль можно кастомизировать под нестандартную учетную систему 1С или создать индивидуальное решение.

Индивидуальное решение полезно при той интеграции, для которой готовых инструментов не существует. Если компания использует самописный биллинг, в Диадок его можно интегрировать двумя способами — с помощью Диадок.Коннектора или полнофукционального API.

Коннектор может сам перемещать документы из определенной папки и отправлять их в черновики в Диадок или даже сразу подписывать и отправлять их контрагенту с заданной периодичностью. Точно так же Коннектор может брать входящие документы из Диадока и перемещать их по заданному маршруту в определенную папку.

Если Коннектор не закрывает все потребности и бизнес-процессы компании, можно сделать бесшовную интеграцию с учетной либо биллинговой системой и создать собственные решения на базе API c учетом бизнес-процессов компании.

У Диадока есть опыт разработки решений для более чем 1,4 млн компаний разного уровня, мобильные приложения для Apple и Android и протокол передачи документов, который пригодится в суде.

Преимущества использования услуг операторов

Сотрудничество с посредниками выгодно для организаций. Экономится много времени и финансов, есть и другие положительные стороны, на которых стоит остановиться подробнее.

Беспрепятственная отправка и получение ЭД

Можно обмениваться электронными документами в любое удобное время. При этом у взаимодействующих юридических лиц и предпринимателей должны быть совместимые устройства для полноценной работы с данными.

Решение широкого перечня вопросов, в том числе организационных

Рассматривая, какие есть программы ЭДО, можно заметить, что это не просто сервис для пересылки писем. Контрагенты могут взаимодействовать друг с другом через посредника без заключения дополнительных соглашений для подтверждения законности.

Предложение готовых вариантов, адаптированных под каждого клиента

Сотрудники, долгое время привыкшие пользоваться определенной системой, будет испытывать затруднения, если придется переключиться на другие. Операторы предлагают продукцию, способную интегрироваться с разным ПО.

Хранение информации с обеспечением ее юридической ценности

Где и как хранить документацию, интересует каждого пользователя, участвующего в электронном документообороте. Большинство предлагает архивные услуги.

Техподдержка абонентов

Она особенно требуется в адаптационном периоде, когда работники только привыкают к новому функционалу. Ни один вопрос не должен остаться без ответа.

Безопасное сотрудничество с государственными органами

Подключение не влечет за собой передачу данных в налоговую и иные инстанции. Для этого существуют отдельные специалисты, предоставляющие отчетность.

Гибкое ценообразование

Принимая решение о том, какого оператора ЭДО выбрать, большинство потенциальных пользователей в первую очередь обращают внимание на цену. Тарифные пакеты подстроены под объем исходящего и входящего трафика, а также под другие критерии. Некоторые фирмы предлагают бесплатный пробный период, когда за пересылку не берется вознаграждение.

Развитие технологий и поддержание высокого качества связи между контрагентами

Компании, которые шагают в ногу со временем и совершенствуют техническую оснащенность, не имеют конкурентов и всегда пользуются популярностью у предпринимателей.

Оперативное подстраивание под требования меняющихся нормативных правовых актов

Не все компании могут быстро отслеживать изменения законодательства. Для этого и существуют провайдеры, которые вносят актуальные данные в систему, что является их прямой обязанностью по соглашению.

Основные критерии выбора

Сервис оператора должен давать возможность:

• Посылать и получать регламентированные и нерегламентированные ЭД;
• Открывать ЭД в интерфейсе сервиса без загрузки в базу;
• Подписывать ЭД нескольким подписантам сразу или отказывать в подписи;
• Распечатывать ЭД со штампом оператора;
• Автоматом создавать архивы всего пакета ЭД, в том числе и сопровождающих документов;
• Удобные инструменты работы с архивом и реестром ЭД – поиск, просмотр и пр.;
• Аннулировать или отзывать ЭД;
• Поддерживать параллельную работу нескольких пользователей.

Отметим, что каждая из перечисленных функций критически важна в работе с ЭДО, поэтому их можно считать обязательными. Дополнительными при этом могут быть:

• Внутрикорпоративное согласование;
• Автоподбор контрагентов для рассылки приглашений;
• Допканал для связи с налоговой и т.д.

Услуги ЭДО в РФ предлагают более 30 операторов, что делает выбор конкретного провайдера достаточно трудоемким. Проанализировав информацию в сети, официальные сайты и отзывы пользователей за 2019-2020, мы сократили список до 7 компаний:

1. Контур.Диадок;
2. Taxcom;
3. СБИС;
4. Synerdocs;
5. Астрал;
6. Сфера Курьер;
7. E-COM.

Далее сравним их по 6 наиболее значимым критериям, которые позволяют всесторонне оценить оператора и определить, насколько он отвечает потребностям и целям бизнеса. Также отметим, что все компании аккредитованы ФНС.

Быстро внедрим юридически значимый ЭДО для обмена любыми типами документов

Безопасность

Большая часть документов любой компании содержит сведения, являющиеся коммерческой тайной. Перехват такой информации может принести убытки или ущерб деловой репутации. Соответственно, оператор ЭДО должен предоставлять гарантии того, что ваши бумаги не станут достоянием третьих лиц или общественности. Для этого операторами используются различные механизмы защиты:

1. Контур.Диадок. Компания осуществляет передачу данных через защищенный протокол сквозного шифрования https. Также в лицензионном соглашении п. 5.1.5 и п. 5.1.6 закрепляют обязанность провайдера сохранять документы конфиденциальными. Других механизмов защиты на официальном сайте не приводится.
2. Taxcom. Кроме сквозного шифрования компания использует механизмы защиты, предусмотренные ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» и ИСОМЭК 27001.
3. СБИС. На официальном сайте . Анализ документа показал, что оператор ЭДО всесторонне подходит к вопросу, обеспечивает безопасность передачи и хранения данных, сервера устойчивы к DDOS атакам.
4. Synerdocs. Компания не распространяется об используемых механизмах защиты, но, учитывая тот факт, что в скандалах она замечена не была, можно сделать вывод, что методы шифрования пользовательских данных применяются современные и качественные.
5. Астрал. На официальном сайте компании можно ознакомиться с «Политикой защиты персональных данных». Документ всесторонне рассматривает способы и формы защиты информации, которую провайдер получает от клиента.
6. Сфера Курьер. С практической точки зрения данная компания лучше других раскрывает механизмы защиты, что позволяет говорить об уровне безопасности данных. Провайдер ЭДО имеет лицензию ФСТЭК на производство систем защиты персональных данных, использует продукты ISBC и КРИПТО-ПРО.
7. E-COM. Как и большинство рассматриваемых компаний, не раскрывает используемые механизмы защиты. Согласно уставным документам, провайдер обязуется следить за конфиденциальностью получаемых данных.

Учитывая эту информацию, с точки зрения безопасности первое место уверенно занимает Сфера Курьер. Хотя это важный критерий, но не единственный, поэтому продолжим.

Возможность интеграции

Под интеграцией понимается возможность провайдера ЭДО подключится к ПО, которое ваша компания использует для ведения документооборота и отчетности. Как уже отмечалось, большинство российских компаний нуждаются в интеграции с 1С. Все провайдеры из списка поддерживают такую возможность, но качество услуг и цены отличаются.

1. Контур.Диадок. Интеграция с 1С обойдется в 11800 рублей в год. Есть возможность заказать настройку. При типовых конфигурациях цена – 2300 рублей, при авторских – от 10000 рублей.
2. Taxcom. Предлагает клиентам интегрированный модуль, который доступен при подписке на 1С:ИТС. Стоимость от 17000 до 55000 рублей в год в зависимости от объема ЭДО. Перечень всех опций доступен на официальном сайте.
3. СБИС. Интеграция происходит автоматически при выборе тарифа от 6000 рублей в год. Дополнительная настройка или внесение изменений оплачиваются по индивидуальному договору.
4. Synerdocs. Автоматическая интеграция при выборе тарифа от 6300 рублей в год. Стандартные протоколы внедряются бесплатно, при использовании нестандартных конфигураций 1С взимается дополнительная плата.
5. Астрал. Минимальный тариф – 3000 рублей в год. Фактическая стоимость рассчитывается в зависимости от объема документооборота.
6. Сфера Курьер. Интеграция обойдется в 6000 рублей в год. Также предоставляются услуги доработки существующих моделей и ведение 1С. Стоимость рассчитывается индивидуально.
7. E-COM. Стоимость интеграции и обслуживания на 1 год составляет 12500 рублей. Чтобы узнать детали, необходимо заказать обратный звонок на официальном сайте.

Анализируя данную информацию, учитывайте, что не стоит смотреть на самую низкую цену. Если вам понадобятся дополнительные услуги, их стоимость может сделать контракт в разы дороже, чем рассчитывали. Исходя из этого, первое место следует отдать Taxcom, поскольку оператор четко прописал тарификацию.

Исходя из дополнительных возможностей интеграции особый интерес представляет СБИС. Для современных компаний и бизнеса, нацеленного на онлайн, этот провайдер станет оптимальным партнером. По критерию цена-качество, его уверенно можно разместить на 2 месте.

Внедрим технологию ЭДО с глубокой интеграцией с 1С — работа прямо из программы

Удобство интерфейса

Все представленные провайдеры предлагают достаточно удобный, интуитивно понятный интерфейс с возможностью отслеживания и скачивания документов. Основные отличия касаются графического оформления, поэтому в данном случае нет особых различий, какую именно компанию выбрать.

Но отметим, что сквозная синхронизация – напрямую из учетной системы 1С без дополнительного подключения стороннего программного обеспечения, позволяет работать с электронными документами напрямую из учетной системы в привычном интерфейсе. Можно автоматически загружать и выгружать данные, исключить ручной ввод информации, сократить затраты на доработку 1С. Это можно сделать с помощью технологии WA:ЭДО, которая позволяет вывести электронный документооборот между организациями на новый уровень.

Роуминг

В случае с ЭДО под роумингом подразумевается возможность обмена информацией и поддержание связи между различными операторами электронного документооборота, которая не требует дополнительных оплат связи – только настройку возможности обмена.

На официальных страницах всех рассматриваемых провайдеров указана поддержка роуминга, поскольку обязательным условием для аккредитации оператора в Минкомсвязи (для возможности обмена счетами-фактурами) является предоставление возможности роумингового обмена (то есть подписанного соглашения) со всеми аккредитованными операторами ЭДО либо присоединения к любому из существующих ХАБов.

Существует несколько систем (ХАБов ЭДО), которые пользуются спросом у компаний. Один из самых крупных и распространенных на отечественной платформе ХАБов – 1С-ЭДО, который включает в себя ряд операторов.

Если вернуться к операторам, отзывы клиентов свидетельствуют, что лучше всего данная опция реализована у СБИС и Synerdocs. Но учитывая, что этот критерий особенно важен для крупных компаний, работающих с десятками или сотнями партнеров, которые, в свою очередь, могут пользоваться услугами совершенно разных операторов, лучше попытаться роуминга вообще избежать. Наша технология WA:ЭДО позволяет избежать трудозатратной процедуры настройки роуминга.

Рис.2 Возможная схема реализации ЭДО у вас в компании

Техподдержка

Критерий имеет особое значение для бизнеса, работающего в режиме нон-стоп. При работе с техникой возможны разные сбои, ошибки или другие проблемы. Скорость их устранения прямо влияет на финансовые результаты компании. ТП операторов работают в следующем графике:

1. Контур.Диадок – 24/7.
2. Taxcom – 24/7.
3. СБИС – 24/7.
4. Synerdocs – с 07:00 до 20:00 по будням.
5. Астрал – 24/7.
6. Сфера Курьер – с 08:00 до 20:00 ежедневно.
7. E-COM – 24/7.

Соответственно, по данному параметру только операторы Synerdocs и Сфера Курьер показывают посредственные результаты.

Стоимость

Рассмотрев основные критерии выбора оператора ЭДО, перейдем к сравнению тарифных планов:

1. Контур.Диадок. Минимальный пакет состоит из 600 документов в год, предназначенных исключительно для контрагентов. Цена – 4300 рублей. 12000 документов обойдутся в 68400 рублей. Входящая корреспонденция – бесплатно. Средняя цена 1 документа – 6,9 руб.
2. Taxcom. Пакет из 600 документов в год обойдется в 2700 рублей. При этом доступна отчетность в государственные органы. При большом документообороте стоимость обсуждается индивидуально. Средняя цена 1 документа – 6,5 руб.
3. СБИС. Тарифных планов, как таковых, не предусмотрено. Необходимо подключить аккаунт за 500 рублей и выбрать желаемые дополнения. Для мелкого и среднего бизнеса стандартных возможностей аккаунта вполне достаточно. Средняя цена 1 документа – 7 руб.
4. Synerdocs. Минимальный тариф – 300 документов в год за 2050 руб. Максимальный пакет — 10000 документов за 56500 рублей. Также возможна работа на индивидуальном тарифном плане. Средняя цена 1 документа – 6,8 руб.
5. Астрал. Минимальный тарифный план – 300 документов в год за 1200 рублей. Каждый последующий акт оплачивается 10 руб./шт. Есть интересная опция «комплект». С ее помощью в одну отправку можно поместить счет-фактуру и две сопутствующие бумаги. Средняя цена 1 документа – 7,5 руб.
6. Сфера Курьер. Пакетных предложений не предусмотрено. Для начала использования необходимо создать аккаунт, который обойдется в 300 рублей. Средняя цена 1 документа – 7 руб.
7. E-COM. Минимальный пакет включает 500 документов в месяц и стоит 4000 рублей. Средняя цена 1 документа – 8 руб. Удобно, что при высокой пропускной способности не нужно платить крупные суммы сразу.

Учитывая среднюю цену документа, все операторы ЭДО работают примерно в одном ценовом режиме. Но лучшее предложение у Taxcom. Технология WA:ЭДО, являясь агрегатором различных операторов ЭДО, позволяет отправлять исходящие документы через оператора, предлагающего самую выгодную цену.