Изменения в трудовых книжках с 1 сентября 2021 года

Предыстория изменения трудовых книжек

Внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК) поставило работников перед выбором: перейти на электронную версию документа или сохранить бумажную. Свое решение сотрудники обязаны были сообщить руководству до конца 2021 года (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

С 1 сентября 2021 года вступает в силу Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Проект данного приказа сопровождался пояснительной запиской, отражающей неготовность граждан расстаться с бумажной трудовой книжкой (ТК). По данным ПФР на 29.12.2020:

• зарегистрировано застрахованных лиц по РФ — более 58 млн человек;
• из них согласились перейти на ЭТК — лишь 5 млн человек;
• пожелали сохранить бумажный вариант документа — 35 млн человек.

Об электронных трудовых книжках в 2021 году читайте статью.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.

Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Читайте также:  Должностная инструкция главного бухгалтера — образец 2021 — 2021

Нужен ли приказ об электронных трудовых книжках?

2020 год ознаменует собой начало перехода от бумажных трудовых книжек к их электронным версиям. С 01.01.2020 начали действовать изменения в Трудовом кодексе, касающиеся этой процедуры. До 31.10.2020 работодатели должны:

• уведомить персонал о том, что сведения о стаже теперь будут храниться в Пенсионном фонде в электронном виде;
• предложить работникам сделать выбор в пользу бумажной книжки или электронной.

В связи с этим в компании или у ИП может возникнуть необходимость в издании приказов и принятии новых нормативных локальных актов, где будут зафиксированы правила формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Приказами будут регламентироваться все действия сотрудников предприятия по переходу на новый формат трудовых.

Как оформить такой приказ, читайте далее.

А как внести изменения в локальные нормативные акты, подробно рассмотрено в материале «Как внести изменения в локальные нормативные акты, в том числе ПВТР» Путеводителя от КонсультантПлюс, к которому вы можете получить бесплатный доступ.

Правовые основы изменения трудовых книжек с 1 сентября 2021

П. 2 Приказа № 320н с 01.09.2021 отменяет действующую Инструкцию по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда от 10.10.2003 № 69).

При этом бланки ТК и вкладыша в нее, а также правила их ведения установлены Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. Отмена Правил № 225 предусмотрена проектом Постановления (ID 01/01/11-20/00110829), который представлен на рассмотрение в Правительство РФ. В случае принятия проекта трудовые книжки нового образца будут введены в действие с 1 января 2023 года (п. 4 Проекта), но применяться будут одновременно со старыми. Оставшиеся у работодателей бланки старого образца сохранят действительность без ограничения срока.

Получается, что Приказ № 320н ввел новую форму ТК и вкладышей с 01.09.2021, а Проект указывает на другую дату — 01.01.2023. Пока не принят проект, считаем, что на данный момент актуальная дата нововведений — 01.09.2021.

Как принять на работу сотрудника с ЭТК — узнаете здесь.

Как изменятся бумажные трудовые книжки

Очевидно, что еще долгое время бумажный формат будет присутствовать в кадровой деятельности организаций. Именно это и сподвигло Минтруд обновить бланки бумажных трудовых книжек .

Важно!

Признаются недействительными утратившие актуальность правила ведения и хранения трудовых книжек. Параллельно аннулируется прежняя инструкция по заполнению трудовых книжек. Вместо них предлагается новый единый регламент ведения и хранения трудовых книжек.

Какие правила устарели и отменены при заполнении новых трудовых книжек с сентября 2021:

• ведение приходно-расходных журналов по учету бланков ТК и вкладышей;
• книга учета движения ТК и вкладышей;
• опломбировка или скрепление сургучом вышеназванных учетных книг;
• ознакомление сотрудника с каждой записью под роспись в личной карточке;
• внесение в ТК записи об общем трудовом стаже, в том числе работникам после отбытия исправительных работ без лишения свободы, о том, что этот период в непрерывный трудовом стаже не учитывается;
• заверение подписью работника все записей, сделанных в ТК о периодах работы в данной организации, при увольнении;
• заполнение ТК в присутствии работника, который в первый раз принят на работу в организацию.

В приказе Минтруда о трудовых книжках актуализируются некоторые записи в соответствии с требованиями новых или с изменениями действующих ФЗ:

• в положениях с требованием проставления печати работодателя разрешается проставление печати отдела кадров. Уточняется, что печать ставится при ее наличии;
• запись о расторжении трудового договора предусматривает ссылки не только на пункты статей ТК, но и их части: ст. 77, 81, 83, 278, 336;
• утверждена норма о заполнении ТК при дистанционной работе, если есть соглашение между работником и нанимателем в письменном виде;
• сведения об образовании работника заполняются в соответствии с № 273-ФЗ от 29.12.2012 г.

• Новые бумажные трудовые книжки будут содержать 14 разворотов вместо 10.
• Разворотов для информации о наградах будет 7.
• Во вкладыше —12 разворотов предназначено под сведения о работе и 5 разворотов под информацию о награждении.

Новая форма трудовой книжки

Главное отличие ТК нового образца — количество разворотов:

ТКНоваяСтараяСведения о работе1410Сведения о награждении710Сведения о работе во вкладыше129Сведения о награждении во вкладыше58

В новом бланке с титульного листа исчезнет требование о разборчивости подписи ответственного за ведение книжки, а к месту печати прибавится указание «при наличии».

Читайте также:  Опись документов в личном деле работника — образец

В каких случаях оформляется новая трудовая книжка — ответ в материале.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

• у последнего работодателя;
• по запросу в ПФР или МФЦ;
• в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным. Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Новый порядок ведения трудовых книжек с 1 сентября 2021

Основные изменения, касающиеся заполнения ТК, приведем в таблице:

Действия с трудовой книжкойКак будет с 01.09.2021Как былоОснование нововведений по Приказу № 320нПрименение штамповРазрешено как полностью, так и частичноШтампы применялись, но вопрос о допустимости этого оставался открытым — Инструкция № 69 о штампах умалчивалаП. 3Запись о переводе, который из временного стал постояннымДатой постоянного перевода становится дата начала исполнения обязанностей при временном переводе, основанием — приказы о временном переводе и о последующем постоянномВопрос не урегулированП. 10Сведения о работе по совместительствуПравило сохраняется и дополняется:

• если работник не трудоустроен, запись о совместительстве вправе внести работодатель, у которого работник трудился как совместитель;
• записи о совместительстве могут вноситься как в хронологическом порядке, так и блоками: одновременно о найме и увольнении;
• запись вносится, даже если трудоустройство по основному месту работы состоялось позднее начала работы по совместительству

Запись вносилась основным работодателем на основании документа, подтверждающего работу совместителемП. 11Записи о профессиональной служебной деятельностиЗаписи о гражданской, муниципальной, военной и иных видах госслужбы вносятся по месту прохождения службыВопрос не урегулированП. 14Признание записей недействительными (зачеркивания не допускаются)Вопрос не урегулирован. Считаем, что исправление записей будет происходить в привычном порядкеВносится фраза «Запись за номером таким-то недействительна», далее делается правильная записьП. 12Запись об увольнении: «Трудовой договор прекращен» или «Уволен»В большинстве случаев указывается формулировка «Трудовой договор прекращен»Вопрос о правильности формулировки не решенП. 17-21При переходе работника на выборную должность к другому работодателю используется формулировка «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в такую-то организацию, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»П. 22Кому сообщить об утрате ТКРаботодателю, который внес последнюю запись в ТКПо последнему месту работыП. 27Стаж при заполнении дубликата ТКУказывается общий трудовой стажУказывался непрерывный стажП. 29Оформление вкладыша в ТКНорма о том, что вкладыш должен вшиваться в ТК, исключена. Вкладыш без ТК недействителен. Если он выдается, на титульном листе ТК ставится штамп «Выдан вкладыш» и указываются его серия и номер. Подобная запись для второго вкладыша может размещаться на титульном листе первого вкладыша, если на первом развороте ТК не осталось местаВкладыш вшивался в ТКП. 32-33Порядок выдачи ТК при переходе на электронную трудовую книжкуСрок выдачи ТК на руки работнику — не позднее 3 рабочих дней с момента подачи заявления о переходе на ЭТК. Выдача оформляется записью, которая заверяется ответственным лицом работодателя и оформляется так:

• в графе 1 — порядковый номер;
• во 2-й — дата выдачи;
• в 3-й — запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• в 4-й — заявление сотрудника с датой и номером его регистрации

Вопрос не урегулированП. 35

Как оформить приказ

Даже если весь штат откажется от нововведений, работодателю всё равно придется подготовиться к изменениям, поскольку с 2021 года все молодые специалисты будут начинать свою трудовую деятельность исключительно вместе с электронными трудовыми книжками (ЭТК). Да и отчеты сдавать в ПФР придется несмотря ни на что. Поэтому в приказе о введении электронных трудовых книжек сразу можно определить ответственных за подготовку форм СЗИ-ТД, СЗВ-ТД и выдачу информации работникам из ЭТК. При желании работников оцифровать трудовые в приказе желательно закрепить порядок ведения электронных книжек, а также сроки выдачи бумажных книжек на руки работникам.

В какие сроки будет выпущен приказ, решает работодатель. Также ему нужно определиться с полным содержанием самого документа. Мы же приведем один из вариантов того, как он может выглядеть.

Новый порядок учета трудовых книжек с 1 сентября 2021

Основные изменения, коснувшиеся учета ТК и их бланков:

• книги (журналы) учета ТК и их бланков разрабатываются работодателем самостоятельно и больше не требуют пломбирования. Они должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью и печатью (п. 40 Приказа № 320н);
• как и прежде, руководитель приказом (распоряжением) назначает сотрудника, ответственного за хранение, учет, выдачу и ведение трудовых книжек (п. 42 Приказа № 320н);
• в Приказе № 320н не упоминается личная карточка. Поэтому с работодателя снимается обязанность знакомить работника с записями в ней;
• заверение всех записей при увольнении подписью сотрудника более не требуется, достаточно подписи ответственного лица и печати работодателя (п. 36 Приказа № 320н).

Нужно ли заводить новую книгу учета ТК — читайте здесь.

Основные изменения в Правилах ведения трудовых книжек

В обновлённой версии приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и книгу учета движения трудовых книжек теперь не нужно опломбировать или скреплять сургучной печатью. Теперь будет достаточно скреплять их печатью организации либо же печатью кадровой службы

В общем положении дается определение типов работодателей, которые наделены определёнными статусами.

В новом Порядке полностью исключены положения об изготовлении бланков трудовой книжки и обеспечении ими работодателей

2 типа работодателей

Работодатель – юридическое лицо, физическое лицо, являющийся ИП. Они обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не может производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Читайте также:  Пошаговая инструкция добавления ОКВЭД для ИП в 2021 году

Также сведения о взысканиях в трудовую книжку вносить нельзя, исключение – увольнение как дисциплинарное взыскание.

Подводим итоги

• С 1 сентября 2021 года вступает в силу Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, утверждающий новую форму трудовых книжек, порядок их ведения и хранения.
• Приказ № 320н уточняет некоторые моменты, которые ранее не были урегулированы. Среди них: возможность применения штампов при внесении записей;
• правильная формулировка записи об увольнении;
• особенность указания сведений о совместительстве;
• порядок выдачи трудовой книжки при выборе работником ЭТК и др.