Виды учета численности работников. Списочное и явочное число работников.

Немного терминологии

На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:

  • нормативная — устанавливается трудовыми нормами и объемом работ к выполнению (идеальное значение);
  • плановая — зависит от вида деятельности, размера предприятия, объема производства, наличия вакантных рабочих мест и других факторов (реалистичнее нормативной — определяется по данным конкретного предприятия);
  • среднесписочная — среднее число сотрудников организации за отчетный период, не считая внешних совместителей и тех, кто работает по договорам подряда;
  • фактическая — величина работников предприятия на определенную дату;
  • штатная — сотрудники, которых руководитель утвердил в штатном расписании компании (без учета сезонных работников);
  • явочная — персонал организации, находящийся на рабочем месте.

Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников нужной специальности и квалификации, которые обеспечивают предприятию успешную работу и выполнение планов.

Начисляйте зарплату и ведите кадровые документы в Контур.Бухгалтерии. Учет, налоги, зарплата, отчетность с отправкой через интернет в одном сервисе. Получить бесплатный доступ на 14 дней

Виды численности персонала

Вам нужно знать, что существуют различные типы численности сотрудников, которые по-разному отражаются в налоговой декларации и других отчетах.

Виды численности сотрудников:

Читайте также:  Замена паспорта после замужества при смене фамилии

1. Нормативная численность.

Определяется нормами труда и объемом необходимых к выполнению работ. Ее значение должно быть идеализировано.

2. Плановая численность.

Она чуть более реалистична относительно текущего времени, чем нормативная, но все же приближена к ней. На такую численность влияют факторы производительности труда, переменчивая специфика самой организации.

3. Штатная численность.

В состав входят лишь те сотрудники, которые установлены штатным расписанием предприятия. К ним не относятся сезонные работники.

4. Фактическая численность работников.

Устанавливается на конкретную дату и включает всех фактически работающих на предприятии сотрудников.

5. Явочная численность.

Включает всех тех сотрудников, которые находятся на своем рабочем месте.

6. Среднесписочная численность.

Такой показатель высчитывается за отчетный период в виде среднего значения количества сотрудников, выполнявших работу полный или неполный день, относительно отработанного ими времени.

Штат организации: цели и нормативы расчета

Виды учета численности работников. Списочное и явочное число работников.
Штатную численность рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. В процессе расчета уточняется время, которое потребуется сотруднику для выполнения работы определенной сложности, и число сотрудников, необходимое для работы предприятия.

Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.

Явочная и списочная численность работников: пример расчета

Рассмотрим условный пример: на предприятии 50 станков, для обслуживания одного станка необходимо 4 человека. Работа производится круглосуточно в 4 смены. Среднегодовое рабочее время одного работника — 325 дней. Рассчитаем явочную и списочную численность.

Минимальное количество рабочих, необходимых для обеспечения процесса – это явочная численность. Предприятие имеет 50 станков, на которых трудится по 4 человека одновременно в 4 смены. Таким образом: Чя = 50 х 4 х 4 = 800.

Списочный состав включает всех работников, которые числятся на предприятии. По формуле определить списочную численность будет несложно:

  • Чсп = Чя х Ксп,
  • Ксп = 365 / 325 = 1,123,
  • Чсп = 800 х 1,123 = 898.

Списочная численность составит 898 человек, а для обеспечения непрерывности рабочего процесса необходима явка 800 человек.

Данная формула определяет потребность в персонале, с учетом отпусков и болезней рабочих. Анализ численности помогает грамотно спланировать управление персоналом, просчитать затраты и предотвратить простои в рабочем процессе.

Методики расчета штатной численности

На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:

Читайте также:  На основании какой статьи НК, ИП освобождены от уплаты НДС?

  • времени работы — рабочее время, которое требуется сотрудникам для выполнения определенной работы;
  • нагрузки — объем работ, который должен выполнить работник или группа за рабочее время;
  • времени обслуживания — рабочие места, которые должен обслужить специалист за рабочее время;
  • численности — число работников, которых может организовать один менеджер.

Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:

Штатная численность=Общие затраты времени за год (ч)/Норма рабочего времени каждого сотрудника за год (ч)×Коэффициент неявок по болезни, отпуску и т.п.

Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.

Расчет общей и среднегодовой численности населения

Важнейшим показателем демографической статистики является общая численность населения, которая служит базой для расчета целого ряда других относительных показателей. Следует иметь в виду, что переписи населения дают сведения о численности населения на определенную дату или на определенный момент. В промежутках между переписями численность населения отдельных населенных пунктов на определенную дату определяется расчетным путем, на основе данных последней переписи и данных текущей статистики о естественном и механическом движении населения по простейшей балансовой схеме:

Sн + N – M + Чп – Чв = Sк,

где Sн

– численность населения на начало периода;

– численность населения на конец периода;

N

– число родившихся за период

Читайте также:  Статья 173 НК РФ. Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет

M

– число умерших за период;

Чп

– число прибывших за период;

Чв

– число выбывших за период.

При определении численности населения отдельных населенных пунктов на определенную дату могут учитываться различные категории населения: постоянное и наличное.

К постоянному населению относятся лица, обычно проживающие в данном населенном пункте, независимо от их фактического местонахождения в момент учета (переписи), а к наличномунаселению – все лица, фактически находящиеся в данном пункте на момент учета, независимо от того, является ли их пребывание в этом пункте временным или постоянным.

Численность населения в любом пункте в течение года постоянно меняется, поэтому для расчета целого ряда относительных показателей в статистике определяют среднегодовую численность населения (или среднюю численность населения за какой-либо другой период времени).

Среднегодовую численность населения упрощенным методом можно рассчитать по формуле средней арифметической:

где Sн

– численность населения на начало года;

– численность населения на конец года.

Если имеются данные о численности населения на начало каждого месяца), то среднегодовую численность можно рассчитать более точным методом по формуле средней хронологической:

Помимо расчета численности населения, очень важным является изучение естественного и механического движения населения, для оценки которого рассчитывают целый ряд абсолютных и относительных показателей.

Показатели естественного движения населения:

Численность населения не остается неизменной. Изменение численности населения за счет рождений и смертей называют естественным движением.

Основными показателями, характеризующими естественное движение населения, являются показатели рождаемости, смертности, естественного прироста, а так же тесно с ним связанные показатели браков и разводов.

Рождаемость, смертность, естественный прирост населения учитываются в абсолютном выражении в виде числа родившихся и умерших за тот или иной отрезок времени, а также естественного прироста населения (разность межу числом родившихся и числом умерших).

Однако абсолютные показатели естественного движения населения не могут характеризовать уровень рождаемости, смертности, естественного прироста, так как они зависят от общей численности населения. Поэтому для характеристики естественного движения населения указанные показатели приводятся в расчете на 1000 человек, т. е. выражаются в тысячных долях единицы –(промилле ).

Основными относительными показателями естественного движения являются: коэффициент рождаемости; коэффициент смертности; коэффициент естественного прироста; коэффициент брачности; коэффициент разводов.

Коэффициент рождаемости вычисляется путем деления числа родившихся за год N

на среднегодовую численность населения :

Коэффициент смертности рассчитывается аналогично путем деления числа умерших за год M

на среднегодовую численность населения :

Коэффициент естественного прироста рассчитывается по формуле:

Читайте также:  Отчёт о среднесписочной численности для вновь созданных организаций

или как разность между коэффициентами рождаемости и смертности:

k естпр = kр – kсм

.

Коэффициент брачности определяется как отношение числа заключенных за год браков к среднегодовой численности населения, а коэффициент разводов – как отношение числа расторгнутых за год браков к среднегодовой численности населения.

Для характеристики соотношения между рождаемостью и смертностью в статистике населения рассчитывается коэффициент жизненности (или коэффициент Покровского), представляющий собой отношение числа родившихся к числу умерших (или отношение коэффициентов рождаемости и смертности). Таким образом, этот коэффициент можно рассчитать по формуле:

Все эти показатели обычно рассчитываются за год, но могут исчисляться и за более длительные промежутки времени. В таких случаях данные в числителе и знаменателе приведенных формул должны относиться к одному и тому же периоду, и в результате указанные показатели окажутся приведенными к одному году.

Рассмотренные выше показатели, рассчитываемые на 1000 человек всего населения, являются общими коэффициентами.

Наряду с общими коэффициентами, т.е. рассчитанными по отношению ко всему населению, для более детальной характеристики воспроизводства населения определяются частные, специальные, коэффициенты, которые в отличие от общих коэффициентов рассчитываются на 1000 человек определенной возрастной, профессиональной или иной группы населения.

Так, при изучении рождаемости широко применяется специальный коэффициент рождаемости, называемый иногда показателем фертильности, который рассчитывается как отношение числа родившихся к средней численности женщин в возрасте от 15 до 49 лет (выраженное в промилле).

Этот же показатель можно определить и с помощью общего коэффициента рождаемости, если последний разделить на показатель, характеризующий долю женщин рассматриваемого контингента (15–49 лет) в общей численности населения.

При изучении смертности так же рассчитывается целый ряд частных коэффициентов. Особое значение имеет коэффициент младенческой смертности, характеризующий уровень смертности детей до одного года. Этот показатель должен определять, сколько из числа родившихся детей умирает в возрасте до 1 года на 1000 человек. Учитывая, что в текущем году могут умереть и дети, рожденные в прошлом году, коэффициент младенческой смертности рассчитывают как сумму двух слагаемых по формуле:

К мл. см

= где – число умерших до года в текущем году из поколения родившихся в этом году;
m
01 – число умерших до года в текущем году из поколения родившихся в предыдущем году;
N
1 – число родившихся в текущем году;
N
0 – число родившихся в предыдущем году.

Если известно общее число умерших до года (без распределения на родившихся в предыдущем и текущем годах), то можно использовать для расчета следующую формулу:

где m

– число умерших за год детей в возрасте до 1 года. Если по какому-то региону нет данных о числе родившихся в прошлом году, можно использовать
самую простейшую формулу:
но на практике ее использовать не рекомендуется!

Помимо коэффициента младенческой смертности в статистике населения также рассчитывают частные коэффициенты смертности по отдельным возрастным группам.

Показатели механического движения населения:

Численность населения отдельных населенных пунктов и регионов изменяется не только в результате естественного движения, но и в результате механического движения или территориальных перемещений отдельных лиц, то есть за счет миграции населения.

Перемещение населения внутри страны называется внутренней миграцией, а перемещение населения из одной страны в другую называется внешней миграцией.

Число прибывших и число убывших учитывается по странам и распределяется по полу, возрасту и причинам миграции. Анализ данных о миграции показывает, куда, откуда и в каком количестве происходит перемещение населения в стране, что очень важно знать при планировании любых социально-экономических мероприятий. Разность между числом прибывших и убывших (или иммигрантов и эмигрантов) называется механическим приростом (MП

) или
сальдо миграции.
Для анализа миграции рассчитываются специальные относительные показатели (по формулам, аналогичным тем, по которым рассчитывают коэффициенты рождаемости, смертности и естест­венного прироста населения):

Коэффициент прибытия:

Коэффициент выбытия:

Коэффициент механического прироста населения, или коэффициент миграции:

или просто: k мп = kп – kв

.

Как рассчитать штатную численность работников

Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:

Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)

где Ов — плановый объем работ или выручки;

Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);

Впл — плановая выработка на одного работника;

Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.

Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн).

Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2021 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2021 года — 644 373 рублей/мес. Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек. Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.

Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).

Списочная и явочная численность работников

Определение списочной численности понятно из самого названия – это количество числящихся в организации работников. Списочная численность совпадает с числом работников по табелю учета рабочего времени. Сюда входят все работники, в том числе трудящиеся удаленно, сезонные рабочие, сотрудники, находящиеся в отпусках, командировках, отсутствующие по состоянию здоровья, временные сотрудники.

Не включаются в среднюю численность следующие категории:

  1. Выполняющие работу или оказывающие услуги по договорам ГПХ.
  2. Работающие на условиях внешнего совместительства.

Явочная численность – количество персонала фактически осуществляющего трудовую функцию на текущее время. Разница между показателями списочная и явочная численность указывает на количество отсутствующих сотрудников по причинам отпусков, болезней.

Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора

Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах. Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п. Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:

Читайте также:  Какой ждать штраф, если опоздали с отчетом 4-ФСС?

Кн = 1 + Дн

где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;

Дн — доля «не работы» в фонде рабочего времени — процент планируемых невыходов / 100.

С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.

Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2021 года.

В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).

Доля «не работы» (Дн) равна отношению: 280 (невыходы) / 1 047 (фонд рабочего времени). Результат — 0,27. Коэффициент невыхода за июль-декбрь 2021 года: 1+0,27=1,27. Оптимальное число работников составит 10,9 × 1,27 = 13,8 или 14 человек. Следовательно, отдел продаж можно сократить на 1 сотрудника.

Справка о штатной численности

Зачем нужен этот документ?

На самом деле, причин может быть несколько:

  • Требует налоговая служба. Эта причина самая часто встречающаяся. На основе информации из этой справки инспекторы выясняют, какая компания должна предоставить отчетность в бумажной форме, а какая может отчитаться в электронном виде;
  • Запрос банковской организации. Сейчас также нередко встречается, особенно если компания обратилась за услугой кредитования;
  • Запрос ПФР.

Как составить?

На утвержденном бланке указываете данные следующего характера:

  • Наименование справки;
  • Название органа ФНС полностью;
  • Название юрлица или , который делает расчет;
  • Свидетельство ИНН;
  • КПП;
  • Количество сотрудников по штатному расписанию на конкретную дату;
  • Число, когда заполнили бланк;
  • Подпись и расшифровка подписи ответственного лица.

Заполнить лучше в двух экземплярах – один оставить себе, а второй отправить по месту требования.

Добавить комментарий

Adblock
detector