В силу закона каждая компания ведет ряд обязательных и вспомогательных документов на локальном уровне, которые позволяют не только эффективно использовать трудовые ресурсы, но и анализировать их приток либо отток.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
+7 (499) 938-81-90 (Москва)
+7 (812) 467-32-77 (Санкт-Петербург)
8 (800) 301-79-36 (Регионы)
Читайте также: Раздельный учет НДС: новые уточнения к старым правилам
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Одним из таких документов является штатная расстановка, которая дает возможность в режиме единственной формы отследить множество нюансов кадровых процессов.
- Что это такое?
- Что собой представляет штатная расстановка, нормативная регламентация
- Нормативная база
- выписки из штатного расписания без окладов
- Для чего нужна?
- Обязательный ли документ?
- Чем отличается от штатного расписания?
- Основные моменты
- Цели составления
- Различия на примерах
- Штатная расстановка и штатное расписание – образец и форма Т-3
- Что такое штатная расстановка и штатное расписание?
- Чем штатное расписание отличается от штатной расстановки?
- Штатная расстановка и штатное расписание – форма Т-3
- Расстановка кадров по штатному расписанию – образец
- Приказ о расстановке штатного расписания
- Штатная расстановка в 2021 году
- Как выглядит форма?
- Как и кем заполняется?
- Заполненный образец 2020
- Типовой бланк (excel)
- Кто подписывает?
- Как и чем утверждается?
- Приказ (образец)
- Кто ведет?
- Как сделать выписку из штатного расписания
- Сроки хранения
Что это такое?
Расстановка, или список, как ее еще называют, представляет собой таблицу, в основе которой лежит штатное расписание, но с дополнительными сведениями, позволяющими упростить анализ кадровых передвижений.
В частности, в расстановке отражаются следующие данные:
- количество штатных единиц с одновременным по фамильным списком работников;
- размер окладов и надбавок;
- дополнительные сведения, к примеру, совместительство либо же принадлежность сотрудника к льготной категории;
- сведения о приеме, переводе либо увольнении.
То есть всего в одном формуляре содержатся все сведения о кадровых ресурсах компании, начиная от фактической численности тружеников и заканчивая вилкой окладов, не говоря уже о фиксации инвалидов либо несовершеннолетних, а также мамочек в декрете и других категорий, специфика труда которых имеет некоторые отличия.
Что собой представляет штатная расстановка, нормативная регламентация
Штатная расстановка (второе название – штатный список) – кадровый документ, содержащий представленные в табличном виде исчерпывающие сведения о трудоустроенных сотрудниках, позволяющий облегчить анализ движения кадров. Так, в ней находит отражение информация о:
- количестве штатных единиц с указанием их Ф.И.О.;
- внутреннем перемещении работников (например, трудоустройстве, переводе, расторжении трудовых отношений);
- размере основного и дополнительного трудового вознаграждения;
- рабочих нюансах иного характера (относится ли тот или иной сотрудник к льготной категории, является ли он совместителем или числится в штате, достиг совершеннолетия или нет и так далее).
Таким образом, один формуляр позволяет судить о положении дел с кадрами в субъекте хозяйствования.
Впрочем, как уже говорилось, ни его форма, ни содержание, на законодательном уровне прямо не регулируются. Отдельные акты, к примеру, Приказы Ростехнадзора № 372 от конца мая 2008 г. и Минкультуры № 558 от 2010 г., содержат упоминания о документе, а также обобщенные правила его создания и ведения. Прямого же указания на необходимость его формирования нет. Отсюда исходит, что бизнес-субъекты могут самостоятельно регулировать все вопросы, связанные с этим документом.
Нормативная база
Законом форма штатной расстановки, как и правил ее ведения, не установлено, что не означает полное отсутствие регламентации.
Так, п.98-99 Приказ Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372 содержат разъяснения по правилам создания и ведения оговоренного документа, включающим основные подразделы и перечень необходимых сведений, а также лицам, которые могут быть уполномочены на оформление расстановки.
Также упоминание о штатной справке содержится в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, издаваемых в процессе хозяйственной деятельности того или иного предприятия.
То есть прямого указания на ведение оговоренного документа закон не содержит, но компания вправе утвердить порядок оформления расстановки самостоятельно, исходя из потребности в упорядочении кадровых сведений либо же на основании отраслевых нормативных актов, если таковые были созданы.
выписки из штатного расписания без окладов
Рассмотрим образец составления выписки из штатного расписания, в котором отсутствуют оклады, установленные для персонала предприятия. В таком документе должны присутствовать следующие обязательные атрибуты:
- Полное название предприятия.
- Наименование оформляемого документа: «Выписка из штатного расписания».
- Регистрационные данные штатного расписания: его номер, дата составления и утверждения, период, на который оно было составлено.
- Информация о лицах, подписавших исходный документ.
- Запрошенные сведения о названиях должностей специалистов, их количественный состав с разбивкой по отделам.
- Подпись лица, подготовившего выписку, и печать предприятия (при наличии). Лицо, подписавшее выписку, несет ответственность за соответствие указанных данных сведениям, содержащимся в оригинале штатного расписания.
выписки из штатного расписания можно по ссылке: Образец выписки из штатного расписания без окладов.
Читайте также: Аннулирование сданных деклараций: новое слово в борьбе ФНС с однодневками
Для чего нужна?
Как правило, штатное расписание содержит только наименование должности с количеством единиц, в то время как расстановка изначально формируется с фамилиями сотрудников, что позволяет внести в таблицу множество данных и таким образом решить определенные задачи.
В частности:
- рассчитать наличие вакантных мест;
- отследить текучесть кадров;
- определить должности по совмещению;
- установить количество инвалидов либо пенсионеров в штате, что актуально при отчете начальству либо тому же пенсионному фонду.
Также расстановка позволяет увидеть вилку окладов, что очень удобно, если на предприятии к должностям подвязаны разряды либо классы, а также надбавки и доплаты за те иные достижения либо же условия труда.
И конечно, в таблицу можно ввести данные об отпусках, учитывая, что у некоторых категорий сотрудников может быть их несколько, к примеру, за ненормированный труд и опасные условия труда.
То есть на основании штатного списка можно с легкостью в оперативном порядке представить множество данных, начиная от фактической численности сотрудников, до вакантных должностей и оканчивая льготными категориями и размером заработка, не говоря уже о составлении отчетности в налоговую, пенсионный фонд либо центр занятости в сжатые сроки.
Обязательный ли документ?
Несмотря на то, что Приказ Минкультуры №558 в своем перечне типовой документации содержит такое наименование документа, как штатная расстановка, ведение указанного документа не является обязательным, и кадровые работники могут его и не создавать.
Однако если требования по ведению штатного списка содержатся в отраслевых приказах, что актуально для Ростехнадзора РФ, список необходимо будет ввести в перечень обязательной кадровой документации.
Правила заполнения трудовых книжек представлены на нашем сайте. Легитимен ли трудовой договор в электронной форме? Узнайте тут.
Чем отличается от штатного расписания?
И штатное расписание, и расстановка штата относятся к кадровой документации, которая, несмотря на схожие черты, а также использование однотипных данных, все-таки имеет некоторые различия, как в самой форме, так и в порядке составления и ведения.
Основные моменты
Основные отличия в двух документах заключаются в следующем:
РасписаниеРасстановкаОбязательно к ведению в компанииНе обязательнаСодержит количественное наименование должностейРасшифровывается пофамильно с привязкой к каждой должностиИмеет утвержденную форму Т-3Составляется в произвольном порядкеОтражает только утвержденные законом данныеИмеет дополнительные графы для отражения личных сведений сотрудников, а также данных о кадровом перемещении
Цели составления
Несмотря на то, что и расписание, и штатная расстановка организации имеют схожие черты, оба документа имеют разное назначение:
- Расписание предназначено для утверждения количества работников в соответствии с имеющимся объемом работы, а также распределения их в соответствии с разработанной структурной иерархией.
- Расстановка носит всего лишь информационный характер для упрощения составления плановой отчетности, не говоря уже об отслеживании текучести кадров либо наличии льготных категорий в штате.
Различия на примерах
Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата № 1 и имеет 10 стандартных граф, отражающих основные сведения — от наименования должности до размера оклада.
Покадровый же список может иметь на несколько граф более, где указаны, к примеру, фамилии тружеников, номера приказов о переводе либо предоставлении декретного отпуска, а также сведения о занятии должности в режиме совместительства двумя сотрудниками одновременно.
Читайте также: Материальная выгода с беспроцентного займа: калькулятор 2021 года
Штатная расстановка и штатное расписание – образец и форма Т-3
Любая организация, предприятие или фирма имеют ряд внутренних документов, обязательных для заполнения. Их наличие регламентируется трудовым законодательством России и в обязательном порядке утверждаются руководством.
Расстановка и расписание — важные и необходимые документы для любого предприятия. Данные акты необходимы для структурирования работы всей организации. Не редко работники задаются вопросом о том, что все это значит и в чем заключается отличие этих документов.
Оба документа в равной степени применяются для того, чтобы регламентировать численность штата фирмы, организацию работы, а также распределить структурные отделы и их обязанности. Кроме того, документы содержат полную информацию об занимаемых работниками должностях с указанием специализации. Профессия каждого работника сопровождается пометкой об уровне его квалификации. Акты также регламентируют рабочее время и количество нанятых работников.
Что такое штатная расстановка и штатное расписание?
Не редко многие сотрудники не совсем точно понимают: что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания. Это приводит к путанице. Первое — это нормативный акт, в котором отражена структура штата фирмы или компании, а также состав и количество нанятых сотрудников. Кроме того, в нем отражены все должности и оклады работников. Этот нормативный акт обязателен для любой организации.
Расписание — не является обязательным документом и определяется потребностями конкретных предприятий. Оно представляет собой распорядок рабочего дня, включая перерывы, а также полный план работы на год. План составляется на один календарный год в соответствии с текущим календарем, тогда как расстановка практически не изменяется со временем. Изменения вносятся только в случае смены кадровой политики.
Чем штатное расписание отличается от штатной расстановки?
Отличие штатного расписания от штатной расстановки заключается в содержимом этих документов. Расстановка регламентирует всю работу штата предприятия, тогда как расписание является необязательным документом, отвечающим за рабочий распорядок. Оно имеет произвольную форму заполнения, и может быть составлено сотрудником кадрового отдела. Расстановка заполняется по форме и только уполномоченным лицом.
Законодательство России о труде не содержит обязательных требований для обязательного наличия плана штата, однако оно важно в том случае, если работа сотрудников предопределяется их должностями, а не видом выполняемой работы.
Штатная расстановка и штатное расписание – форма Т-3
Форма Т-3 является обязательной формой для составления подобных актов. Как уже упоминалось, расписание может быть составлено произвольно, однако чаще всего рекомендуется придерживаться определенной формы.
По форме документ заполняется следующим образом:
- Название организации;
- Банковские реквизиты;
- Структурное разделение на разделы;
- Должности штата, включая те, на которых нет сотрудников;
- Численность штата;
- Возможные оклады (включая все надбавки) — указываются цифрами, также прописываются вероятные границы.
Все данные должны быть отражены в обязательном порядке в данном плане. Оно также содержит количество штата, другими словами — всех сотрудников предприятия, их заработные платы и общий заработный фонд организации на один месяц.
Расстановка кадров по штатному расписанию – образец
Документ в обязательном порядке должен иметь все необходимые пометки, включая не только оклады, но и надбавки для должностей. Все формы обязательны для заполнения, должны содержать расшифровки подписей. Только в этом случае документ может быть утвержден руководством. Обязательно утверждаемому у руководства либо уполномоченных лиц предприятия.
Приказ о расстановке штатного расписания
Приказ может быть утвержден только после полной проверки. Все графы и столбцы обязательно заполняются, после чего отправляются на проверку и утверждаются у руководства. Это не просто формальный документ, и пусть он не является законодательно обязательным, данный акт должен быть на каждом предприятий. Образец приказа поможет избежать ошибки в составления, поэтому рекомендуется ознакомиться с заполненным приказом.
Акты проходят утверждение руководителем всего предприятия, либо его заместителем, получившим полномочия это сделать. Любые изменения также должно предусматривать уведомление и подтверждение от руководства. По сути, данные нормативные акты расцениваются как обязательный устав предприятия, отражающий все основные данные о нанятых сотрудниках.
Штатная расстановка в 2021 году
В большинстве случаев покадровый список оформляется на основании штатного расписания, но с учетом некоторых нюансов, заключающихся в дополнительных подразделах, предназначенных для внесения некоторых сведений указанных выше.
Как выглядит форма?
Покадровый список представляет из себя формуляр в виде таблицы, в основе которого лежит стандартное штатное расписание с несколькими дополнительными графами, введенными как в середине таблицы, так и в конце:
- Пофамильный список сотрудников приводится сразу же после графы 4, отражающей количество штатных единиц для того чтобы наглядно было видно, кто занимает какую должность и какой квалификацией располагает.
- После примечания, в котором обычно указываются некоторые нюансы по оплате (к примеру, размер почасовой оплаты), вводится еще одна графа, где отражается уже пребывание работника в декретном отпуске либо же занятие определенной должности в режиме совместительства.
- Затем следуют сведения о принадлежности к льготной категории и размере отпусков.
- Последним подразделом целесообразно ввести сведения о дате приема работника либо его переводе для того, чтобы было удобно рассчитать общий стаж работы на предприятии либо право на тот же ежегодный отпуск.
Графы можно заполнять как в электронном так и рукописном виде, дополняя необходимыми сведениями по мере необходимости.
Что такое бестарифная система оплаты труда? Узнайте из статьи. Как оформить приказ о переносе отпуска на другой срок? Смотрите тут.
Может ли начальник не отпустить в отпуск? Читайте здесь.
Как и кем заполняется?
Как правило, покадровый список ведется для обобщения сведений о сотрудниках имеющихся в штате, поэтому заполнение расстановки в основном осуществляет инспектор кадров, который и располагает всеми сведениями о приеме и передвижении трудовых ресурсов компании.
Заполненный образец 2020
Конечно, имея навыки работы с компьютером, составить таблицу для внесения кадровых данных не сложно, но затратно по времени, поэтому образец скачать бесплатно можно на нашем сайте в качестве основы, которую можно затем оптимизировать под специфику определенного предприятия.
Штатная расстановка (пример)
Типовой бланк (excel)
Бланк excel скачать можно ниже, учитывая, что документы в табличном виде создавать и в последующим с ним работать целесообразнее именно с помощью указанной программы.
Штатная расстановка (бланк)
Кто подписывает?
Учитывая, что расстановка не является обязательной к ведению и заполняется только для удобства в кадровой работе, подписывает указанный документ работник, который его собственно и ведет.
Читайте также: Определение «электронной услуги» для целей «налога на Google»
Однако если оформление покадрового списка регламентировано отраслевыми приказами и, следовательно, является обязательным, помимо ответственного за ведение расстановки, должна присутствовать и подпись главного бухгалтера.
Как и чем утверждается?
Штатное расписание вступает в силу только после утверждения указанного документа приказом по предприятию. Соответственно для того чтобы и расстановка обрела законную силу, аналогичный приказ должен быть издан уже и для покадрового списка.
Приказ (образец)
С образцом приказа можно ознакомиться ниже.
Приказ об утверждении штатной расстановки
Кто ведет?
Как правило, с покадровой расстановкой работает отдел по трудовым ресурсам, который может состоять из нескольких сотрудников. Именно поэтому при издании приказа об утверждении штатного списка целесообразнее сразу оговорить и ответственное лицо по ведению указанного документа.
Как сделать выписку из штатного расписания
Выписку из штатного расписания, как и из любого другого документа, можно сделать различными способами. Допускается заполнить расписание в краткой форме и указать только нужные сведения или сделать копию с нужной части документа. При заверении копии документа проставляется:
- надпись: «Верно»;
- должность уполномоченного лица, его подпись с расшифровкой;
- дата, когда произошло заверение.
При наличии печати организации допускается ее проставление. Такое правило оформления копий документов и выписок из оригиналов документов предусмотрено в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Обратите внимание! В оформляемой выписке должна фигурировать запрошенная информация. Так, для СРО или участия в тендерах необходимо точно отобразить названия должностей тех специалистов, которые будут задействованы в выполнении заявленных работ, а также количество специалистов той или иной профессии. В некоторых случаях указывать совместителей нет необходимости.
Кроме того, информация, указанная в выписке, должна соответствовать другим представляемым документам, например:
- приказам о приеме на работу;
- выпискам из трудовых книжек и т. п.
Должности запрошенных специалистов во всех представляемых документах должны быть идентичны.
Сроки хранения
В рамках Приказа Минкультуры №558 стандартное штатное расписание хранится на предприятии согласно п.71 не менее 3-х лет. А вот срок хранения расстановки в силу п.74 составляет 75 лет, учитывая, что указанный документ содержит личные данные сотрудников предприятия.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
+7 (499) 938-81-90 (Москва)
+7 (812) 467-32-77 (Санкт-Петербург)
8 (800) 301-79-36 (Регионы)
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Кадры