Идеальный документ. Приказ, который подтвердит расходы на покупки за счет сотрудников

Содержание
  1. Что должно быть отображено
  2. Списание НДС
  3. Проводки по документу
  4. Гарантии для кадров организации
  5. Общие правила в 2021 году
  6. Какие расходы должна компенсировать организация
  7. Срок подачи
  8. Сколько лет хранится документ в архиве
  9. Порядок компенсации расходов по заявлению работника
  10. Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа
  11. Что такое служебная записка о возмещении затрат?
  12. Как исправить допущенные ошибки
  13. Когда и куда надо подать заявление
  14. Образец заполнения заявления на возмещение из ФСС
  15. Возмещение перерасхода по авансовому отчету на карту сотрудника
  16. Итоги
  17. Какие расходы по коронавирусу возместит ФСС
  18. Содержание служебной записки
  19. Понятие возмещения расходов предприятием
  20. Основания отказа в компенсации расходов
  21. Бланк заявления в ФСС на возмещение предупредительных мер
  22. Когда нужно подать заявление в ФСС на возмещение расходов на СИЗ и иные предупредительные меры

Что должно быть отображено

В шапке документа должно содержаться следующее:

  • полное название организации;
  • дата, когда был составлен приказ;
  • регистрационный №;
  • заголовок;
  • формулировка: «На основании отчетных документов, предоставленных… (здесь пишется полное ФИО сотрудника) ПРИКАЗЫВАЮ»;
  • текст;
  • подпись лица, несущего ответственность за исполнение приказа, и ее расшифровка;
  • подпись директора и ее расшифровка;
  • подпись сотрудника (которому необходимо возместить расходы) и ее расшифровка в графе ознакомления.

В самом тексте должна быть указана следующая информация:

  1. ФИО сотрудника, которому надо возместить затраты.
  2. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник, а также его должность, разряд, класс, квалификация.
  3. Формулировка: «Выплатить в качестве возмещения расходов сверх аванса, полученного в связи с нахождением в … с… по… год …руб….коп…(сумма прописью)».
  4. Основание и перечисление подтверждающих документов.
  5. Формулировка: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на … (должность и ФИО ответственного лица)».

Идеальный документ. Приказ, который подтвердит расходы на покупки за счет сотрудников

Списание НДС

Минфин считает, что принять к вычету НДС можно только по счету-фактуре, исключение — если это предусмотрено п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Особенности вычета НДС по покупкам в рознице Кодексом не предусмотрены.

Также нельзя указанный НДС принять в расходы в целях налога на прибыль, так как п. 2 ст. 170 НК РФ не предусматривает возможности учесть в стоимости товара (работы, услуги) НДС предъявленный по причине отсутствия счета-фактуры (Письмо Минфина РФ от 24.01.2017 N 03-07-11/3094).

Так как товар приобретался в розницу и счет–фактура не выписывался, к вычету НДС не принимается. На основании документа Поступления (акты, накладные) необходимо создать документ Списание НДС.

Идеальный документ. Приказ, который подтвердит расходы на покупки за счет сотрудников

Читайте также:  Не подлежащие обложению страховыми взносами суммы выплат

Проводки по документу

Идеальный документ. Приказ, который подтвердит расходы на покупки за счет сотрудников

Гарантии для кадров организации

В статье 167 ТК РФ прописаны немаловажные моменты, на которые стоит обратить внимание, когда составляется приказ. Если компания решила отправить своего работника в командировку, то за ним в обязательном порядке сохраняются должность и среднемесячная оплата труда, кроме того, организация должна компенсировать все затраты.

Из вышесказанного следует, что для кадров организации (которые были отправлены в служебную командировку) установлены следующие гарантии:

  • Сохраняется рабочее место.
  • Сохраняется прежний оклад.
  • Директор организации покрывает все расходы на нахождение в командировке.

Общие правила в 2021 году

Ключевая обязанность всех страхователей — своевременное начисление и уплата страхового обеспечения в пользу трудящихся граждан. За счет взносов ВНиМ формируются средства Фонда социального страхования, за счет которого оплачиваются больничные, декретные и иные категории социальных пособий.

Первые три дня больничного листа оплачивает наниматель, остальное — траты внебюджетного фонда. Это правило действует исключительно при заболевании самого работника. Например, при начислении декрета или ежемесячного пособия по уходу за детьми суммы выплат полностью компенсирует Соцстрах.

ВАЖНО!

В 2021 году все регионы РФ перешли на систему прямых выплат (ПП РФ № 2375 от 30.12.2020). Это означает, что соцвыплаты и пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам оплачивает Фонд социального страхования. Работодатель перечисляет средства только за первые 3 дня болезни. Зачетная система больше не действует: Соцстрах не возмещает деньги работодателю, а рассчитывается с застрахованными лицами самостоятельно.

Но есть и исключения. В 2021 Фонд социального страхования продолжает компенсировать страхователям расходы на выплату пособия на погребение и оплату дополнительных выходных по уходу за ребенком-инвалидом.

Какие расходы должна компенсировать организация

Опираясь на статью 168 ТК РФ, организация, решившая отправить кого-либо из своего рабочего персонала в командировку, должна в обязательном порядке компенсировать:

  1. Транспортные расходы:
      если сотрудник использовал свою личную машину;
  2. если сотруднику пришлось взять в аренду собственность, например, автомобиль;
  3. если сотруднику пришлось ездить на общественном транспорте или воспользоваться услугами такси.
  4. Расходы на снятое жилое помещение по договору найма.
  5. Суточные (затраты работника на личные нужды, например, питание).
  6. Другие расходы:
      мобильная связь;
  7. интернет;
  8. обмен валюты.

Обратите внимание! Приказ о возмещение расходов должен оформляться только после того, как сотрудник приехал из командировки.

Срок подачи

Действующее в 2021 году заявление на компенсацию средств за травматизм направляется в территориальный орган Фонда социального страхования по месту регистрации страхователя в два этапа:

  1. До 01.08.2020 — подают заявление и план финансового обеспечения предупредительных мер вместе с обосновывающими документами.
  2. До 15.12.2021 — подают просьбу о возмещении произведенных расходов на предупредительные меры и подтверждающие документы.

Без первого документа подавать второй не имеет смысла, так как Фонд предварительно согласовывает предложенные работодателем меры и суммы на их реализацию и только потом их оплачивает.

ВАЖНО!

Читайте также:  Производственный календарь — 2021 для Республики Татарстан

Чем раньше подадите первое обращение, тем больше шансов на согласование полной суммы, так как бюджет ФСС ограничен.

Сколько лет хранится документ в архиве

В архиве любой организации приказы хранятся:

  • 5 лет;
  • 75 (50) лет.

В первом случае хранятся те приказы, в которых сотрудники были отправлены директором в международные командировки и командировки по РФ, срок которых составляет не более 10 дней. А что касается второго случая, то столько времени хранятся такие приказы о возмещении расходов, в которых было указано, что сотрудник отправляется:

  • в командировку по РФ на срок от 10 до 60 дней;
  • в международные командировки на срок от 10 до 60 дней.

Порядок компенсации расходов по заявлению работника

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работник имеет право на возмещение затрат на командировочные расходы. Суммы, которые он потратил в поездке из своих личных средств, не будут относиться к подотчетным. Для их возмещения сотруднику необходимо подать ходатайство с просьбой компенсировать фактические издержки.
Составленное и подкрепленное документально заявление визирует генеральный директор с указанием суммы и срока возмещения. После этого бухгалтерия обрабатывает документ и выдает средства работнику.

Об оплате однодневных поездок прочитайте в материале «Как оплачивается командировка на один день?».

Максимальных сроков выплат по подобному документу нет.

Затраты должны быть подтверждены документально. При выполнении этого условия они признаются при УСН после оплаты (ст. 346.17 НК РФ), а при ОСНО — на дату утверждения заявления (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Какие документы подтверждают командировочные расходы? Ответ от «КонсультантПлюс»: Расходы на проезд: — поездом — распечатка электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777); — самолетом — … Полный перечень см. в К+.

Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа

Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:

  • неправильно написать название организации;
  • не проставить или написать неправильно дату составления документа;
  • не указать регистрационный номер;
  • не написать компенсируемую сумму прописью;
  • неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
  • не указать должность;
  • не указать ответственное лицо;
  • внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
  • написать текст неразборчивым почерком;
  • сделать много исправлений в документе;
  • сделать орфографические ошибки;
  • неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
  • искусственно состарить документ;
  • затереть ластиком текст.

Что такое служебная записка о возмещении затрат?

Цель составления служебной записки – информировать руководство о событиях, возникновение которых требует принятия управленческих решений. Могут составляться на:

  1. Возврат денег. В обязательном порядке документ должен содержать банковские реквизиты для перечисления средств.
  2. На покрытие расходов. Оформляется согласно приказу, изданному в организации. Документ финансовой отчетности.
  3. На предоставление подотчетных денег. Например, для компенсации представительских расходов – на такси, на проживание в месте командирования.

Внимание! В каждом конкретном случае служебная записка оформляется по форме, утвержденной в организации. Может быть предусмотрен фирменный бланк.

Законодатели не обязывают работника заявлять о своих издержках именно в служебной записке. Это может быть простое письменное заявление.

Чтобы обращаться к руководству с докладной, работник должен быть наделен правом осуществлять финансовые расчеты от имени организации и в ее интересах с последующим возмещением. Для этого оформляется приказ, а сотрудникам выдаются доверенности.

Форма служебной записки не регламентирована законодателями, поэтому за образец следует брать нормативный документ, разработанный работодателем или составленный квалифицированным юристом.

Как исправить допущенные ошибки

Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:

Читайте также:  Определение и расчетная балансовая формула текущей ликвидности

  1. Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно, если ошибка была замечена:
      до того, как была поставлена подпись руководителя;
  2. в момент подписания.
  3. Издать новый приказ. Но перед тем как приступить к изданию нового, необходимо создать приказ, аннулирующий приказ, в котором присутствуют различного рода ошибки. В нем должно содержаться следующее:
      регистрационный №;
  4. дата, когда он был составлен;
  5. название документа;
  6. начало текста, начинающееся со слов: «Признать утратившим силу» или «Считать недействительным»;
  7. основания для отмены;
  8. кто несет ответственность за исправления;
  9. подпись.

Когда и куда надо подать заявление

Действующее законодательство предусматривает два варианта подачи иска о возмещении в суд:

  1. Подача искового заявления с представительскими расходами либо подача соответствующего ходатайства о возмещении в рамках дела до вынесения итогового судебного акта, и судья отобразит свое решение по этому вопросу в решении.
  2. После вынесения итогового решения. Подобный документ может быть подан и в арбитражный суд, если спор рассматривался в соответствии с положениями АПК РФ. По результатам рассмотрения судьей выносится определение.

При выборе второго способа подачи необходимо уложиться в срок, предусмотренный законодателем. Срок для обращения с заявлением в суд составляет три месяца с момента вступления в законную силу итогового судебного акта (ст. 103.1 ГПК РФ, 112 АПК РФ). В случае наличия уважительности причин пропуска срока суд восстанавливает срок на подачу заявления.

Образец заполнения заявления на возмещение из ФСС

Рассмотрим пример заполнения заявления на возмещение.

ООО «Атлантида» в 2021 году для целей профилактики коронавируса закупило:

  • термометр бесконтактный для организации входного фильтра за 5 тыс. руб.;
  • маски многоразового использования по 100 руб. (численность работников – 20 чел., сумма расходов – 2 тыс. руб.);
  • индивидуальные средства дезинфекции по 100 руб. (всего закуплено на 2 тыс. руб.);
  • средства дезинфекции помещений – на 11 тыс. руб.

Все расходы составили 20 тыс. руб. и вошли в план предупредительных мероприятий фирмы по организации противодействия распространению коронавируса.

За 2021 год фонд заработной платы в компании составил 7 200 000 руб., больничные по «травматизму» не выплачивались, финансирование возможно в пределах 20% от суммы страхвзносов.

Тариф взносов на «травматизм» – 0,2%. За 2021 год начислено страхвзносов:

7 200 000 х 0,2% = 14 400 руб.

Учитывая, что возмещение составит 20% от начисленных взносов 2019 года, ООО «Атлантида» подает заявление на сумму 2 880 руб. (14 400 х 20% = 2 880 руб.).

В данном случае получается, что собирать пакет документов по каждому пункту понесенных расходов нет смысла. Вполне достаточно подтвердить расходы, например, на покупку термометра, и приложить:

  • перечень приобретенных приборов с указанием количества и цен;
  • копию документа о соответствии, если термометр подлежит обязательной сертификации.

Готовое заявление на возмещение расходов по коронавирусу выглядит так:

Возмещение перерасхода по авансовому отчету на карту сотрудника

Выдать денежные средства под отчет можно как из кассы наличными, так и безналом, то есть деньги работнику перечисляют деньги на банковскую карту. При возникновении перерасхода у бухгалтера может возникнуть вопрос о том, можно ли его перечислить также на банковскую карту.

Прямого ответа на этот вопрос законодательство не дает. Но казначейство и Минфин РФ допускают перечисление денег на карту сотрудника. Если обратиться к самому бланку авансового отчета, то в нем предусматривается единственный способ возмещения перерасхода – наличными деньгами. Поэтому решение о способе возмещения денег компании придется принимать самостоятельно. Во избежание лишних споров с контролирующими органами, лучше будет, если перерасходы по подотчетным средствам будут выдаваться только из кассы наличными.

Итоги

При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Какие расходы по коронавирусу возместит ФСС

Правила возмещения затрат страхователя за счет уплаченных страховых взносов введены Приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580. На фоне пандемии этот документ дополнен Приказом Минтруда от 23.06.2020 № 365н, который разрешает финансировать в 2021 году за счет сумм страховых взносов следующие расходы:

  • приобретение СИЗ (средств индивидуальной защиты) органов дыхания, бахил, перчаток, одноразовых халатов, противочумных костюмов 1 типа;
  • приобретение средств кожной дезинфекции для обработки рук сотрудников (антисептики, дезинфицирующие салфетки) и дозирующих устройств для них;
  • закупка средств для дезинфекции помещений и транспорта;
  • закупка термометров или оборудования для бесконтактного измерения температуры тела;
  • проведение лабораторного обследования персонала на COVID-19.

ФСС в Письме от 05.08.2020 № 02-09-11/12-05-19094 сообщает, что затраты страхователя будут возмещены, даже если приобретенные средства и оборудование не отечественного производства. Также в письме приводится форма отчета об использовании сумм, направленных на финансирование мер профилактики коронавируса, которая подается вместе с расчетом 4-ФСС за соответствующий отчетный период.

Страхователь для получения возмещения представляет в территориальный ФСС:

  • заявление на возмещение по коронавирусу;
  • план осуществления предупредительных мер (разрабатывается с учетом рекомендаций Роспотребнадзора – письмо от 07.04.2020 № 02/6338-2020-15);
  • документы, подтверждающие закупленное количество средств и оборудования, их стоимость и срок полезного использования;
  • копии соответствующих сертификатов, удостоверений, деклараций, договоров и лицензий, если они предусмотрены.

Содержание служебной записки

Таблица №1. Структура служебной записки.

Пункты документаЧто содержатПреамбулаКому адресованаСверху в правом углу прописывается наименование организации, фамилия, имя и отчество руководителя, к которому обращается работник.От когоФИО и должность лица, составившего прошение.Основной текстНазвание документаНа странице посередине прописывается фраза «Служебная записка» с указанием подвида: о компенсации расходов.Номер и дата регистрацииМогут быть указаны после названия или слева в углу страницы.Цели, на которые потрачены деньгиПодробно описываются обстоятельства совершения трат, например, на обучение или на медкомиссию, с указанием точных дат и сроков прибытия и отбытия.Сумма возмещенияПрописывается точная сумма, подлежащая компенсации, которая устанавливается в ходе переговоров или фиксируется в трудовом договоре/доп. соглашении к нему.ЗаключениеДанные работникаФамилия, имя и отчество с расшифровкой, должность и подпись заявителя.

Записку следует сопроводить документами, подтверждающими затраты (билеты, в том числе электронные, выписки с банковских карт, чеки, квитанции, договоры).

После визирования документ направляется в бухгалтерию для произведения расчетов и перечисления компенсации.

Понятие возмещения расходов предприятием

Действующее законодательство не запрещает покупать работнику товары, а также оплачивать услуги в интересах работодателя. Более того, законодательством России предусмотрен ряд обстоятельств, обязывающих администрацию организации возместить расходы, связанные с затратами штатной единицы на служебную деятельность.

Основанием для такой операции будет являться заявление или мотивированная служебная записка на возмещение денежных средств.

К слову, с подобной необходимостью управленец может столкнуться, едва приняв нового работника к себе в штат. Причиной тому может стать переезд лица на работу в новую для него местность (ст. 169 ТК РФ).

Главным условием возмещения предприятием затраченных средств является заранее оговоренное намерение работника использовать свои доходы и имущество для достижения рабочих целей.

В индивидуальном порядке каждой организацией разрабатывается единый порядок возмещения расходов и он оформляется, как правило, приказом или положением. Поэтому всевозможные траты работников в интересах производства должны регламентироваться такими документами заранее.

Читайте также:  Должностная инструкция ответственного за пожарную безопасность

Основания отказа в компенсации расходов

В некоторых случаях работник может получить отказ в компенсации затрат:

  • расходы были понесены без согласия или ведома работодателя;
  • документы, подтверждающие расходы оформлены ненадлежащим образом, сомнение вызывает их достоверность (отсутствие реквизитов, позволяющих доказать произведение расходов в интересах организации-работодателя, отсутствие подписи руководителя, их утверждающей);
  • приложенные к записке бумаги не доказывают факт совершения расходов в производственных целях;
  • условиями трудового договора не предусмотрена возможность производить выплаты работнику, понесшему издержки в служебных целях.

Таким образом, даже действие гражданина, направленное на извлечение пользы для организации, но в нарушение локальных актов, не обязывает руководство выплачивать компенсацию понесенных расходов.

Бланк заявления в ФСС на возмещение предупредительных мер

Форма заявления введена Приказом Минздравсоцразвития от 11.07.2011 № 709н, действие которого пролонгировано на 2021 год Постановлением Правительства от 11.12.2017 № 1514.

В бланке указываются такие сведения:

  • название территориального органа Фонда;
  • наименование страхователя;
  • регистрационный номер заявителя в ФСС, код подчиненности;
  • банковские реквизиты;
  • сумма возмещения;
  • перечень прилагаемых документов;
  • подписи руководителя и главного бухгалтера.

Когда нужно подать заявление в ФСС на возмещение расходов на СИЗ и иные предупредительные меры

Срок подачи документов на получение возмещения – до 1 октября 2020 года.

Фондом соцстрахования в отношении расходов на профилактику коронавируса будет профинансировано не более 20% от общей суммы начисленных за 2021 год взносов на «травматизм», уменьшенной на полученные страховые возмещения за тот же период.

Отметим, что в отношении иных расходов помимо указанного лимита действуют такие нормы:

  • не более 30% от суммы прошлогодних начисленных взносов за минусом возмещений, при условии направления страхователем дополнительного объема средств на санаторно-курортное лечение работников-предпенсионеров;
  • сумма начислений за 3 предыдущих года, но не больше суммы взносов за текущий год, если у страхователя не более 100 работников и финансовое обеспечение предупредительных мер в течение 2-х предыдущих лет не производилось.
Добавить комментарий

Adblock
detector