Срок хранения отчётов ПФР и ФСС
ПФР
Органы ПФР осуществляют хранение документов, в которых содержится информация персонифицированного учёта. В этих бланках указаны сведения о лицах, застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования. Их срок хранения определяется форматом:
- бумажные — не менее 6 лет;
- электронные — не менее 7 лет.
Каждый электронный документ должен быть подтверждён электронной подписью (ЭП), что даёт ему юридическую силу. Сколько хранить указанную отчётность, закреплено в п. 4 ст. 8 27-ФЗ.
ФСС
Органы ФСС хранят все необходимые документы, с помощью которых исчисляют и уплачивают страховые взносы. В соответствии с ст. 23 НК РФ, хранение осуществляется в течение 6 лет.
Исключения составляют:
- Расчёты об обязательном пенсионном страховании хранятся 75 лет, если представлены до 2003 года; 50 лет, если представлены после 2003 года;
- Электронные документы по взносам в ФСС хранятся 60 месяцев после поступления в ведомство.
Итоги
Максимальный срок хранения кассовых документов, кассовой книги составляет 5 лет. Платежные и платежно-расчетные ведомости хранятся 6 лет, а в случае отсутствия лицевых счетов — до 75 лет. Несоблюдение требований к хранению документов может привести как к штрафам для должностных лиц, так и к их дисквалификации.
Прочитать о сроках хранения других документов можно в статьях:
- «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?»;
- «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».
А о порядке уничтожения документов, у которых истек срок хранения, расскажет статья «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».
Источники: Налоговый кодекс РФ
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Срок хранения первичных документов
Первичные документы необходимы для отчётности в ИФНС или при судебных разбирательствах. Они содержат в себе информацию о фактических расходах фирмы. ИФНС может запросить первичные документы во время проведения проверки компании или её контрагентов. Данные заносят в регистры бухгалтерского учёта и осуществляют хранение в течение пяти лет.
Создание и хранение первичных учётных документов в электронной форме разрешено п.5 ст. 9 402-ФЗ.
Что такое расчетный листок
Расчетный листок – это особый внутренний документ предприятия, в который вносится полная информация о заработной плате сотрудника. Он формируется индивидуально под каждого работника и выключает в себя сведения о причитающихся выплатах, в том числе окладе, различных надбавках, премиях, вознаграждениях, компенсациях, а также производимых удержаниях (налогах и отчислениях во внебюджетные фонды) и окончательном размере зарплаты. Расчетный листок составляется ежемесячно и передается тому работнику предприятия, под которого он рассчитывался.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
ФАЙЛЫ
Следует отметить, что по Трудовому Кодексу РФ работодатель обязан информировать подчиненного обо всех составляющих его заработной платы. Это дает возможность сотруднику удостовериться в том, что начисленная ему з/п соответствует условиям трудового договора и нормам законодательства.
Расчетный листок составляется в произвольном виде и передается на руки работнику предприятия непосредственно в момент выдачи заработной платы. При этом не имеет значения, получает сотрудник оплату за свой труд наличным путем или через перечисление на банковскую карту.
Процедура выдачи расчетных листков определяется в каждом конкретном случае индивидуально. Она обязательно должна быть отражена в локальных нормативно-правовых бумагах фирмы. В числе прочего в них прописывается форма расчетного листка, день его передачи работнику (как уже было сказано выше, он должен совпадать в днем выплаты второй части заработной платы), обязанность ответственного лица выдавать листок сотрудникам под роспись. Автограф последнего будет свидетельствовать о том, что работодатель исполнил свои обязательства перед законом по информированию подчиненного о зарплате в полном объеме.
Срок хранения налоговых документов
Для удобства все нормативно-правовые акты, регулирующие хранение налоговой отчётности и сроки хранения документов мы собрали в одной таблице.
Вид документаСрок храненияРегулирующий нормативный актСчёт-фактура5 летСтр. 317 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236Документ об исчислении и уплате страхового взноса6 летподп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФКнига покупок и дополнительные листы4 года с даты последней записиАбз. 4 п. 24 прил. 4 к ПП от 26.12.2011 № 1137Книга продаж и дополнительные листы4 года с даты последней записиАбз. 4 п. 22 прил. 5 к ПП от 26.12.2011 № 1137Журнал учёта счёт-фактур4 года с даты последней записиП. 12 прил. 3 к ПП от 26.12.2011 № 1137Заверенная копия счёт-фактуры для комитента, принципала, инвестора4 годаП. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137Таможенная декларация, её заверенная копия, платёжно-расчётный документ на уплату НДС при импорте4 годаП. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137Заявление о ввозе товара и об уплате косвенного налога, его заверенная копия, платёжно-расчётный документ об уплате НДС при импорте с территории ЕАЭС4 годаП. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137Заполненный бланк строгой отчётности и его копия, на приобретение услуги по найму жилых помещений и услуги по перевозке работников в период служебной командировки4 годаП. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137Документ на передачу имущества, НМА, имущественных прав, их нотариально заверенные копии с суммами восстановленного НДС по п. 3 ст. 170 НК РФ4 годаП. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137Первичный документ на уменьшение стоимости приобретённого товара, работы, услуги, имущественного права в целях восстановления НДС по подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ4 годаП. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137Сводный документ по операциям за календарный месяц , который подлежит регистрации в книге продаж4 годаП. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137Налоговый регистр5 лет после снятия задолженности. Налоговые регистры по НДФЛ без лицевого счёта или ведомости начисления зарплаты: 75 лет — если документ оформлен до 2003 года,50 лет — если оформлен с 2003 года.Стр. 303, 311 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Документ:
- об освобождении от уплаты налогов и сборов;
- о предоставлении льготы, отсрочки уплаты или отказ в ней
5 летСтр. 304 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236Декларации организации по всем видам налогов5 лет. Налоговые декларации ИП по 2002 год включительно – 75 летСтр. 310 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236Сведения о доходах физлиц5 лет. Если нет лицевого счета: — 50 лет, если документ оформлен с 2003 года — 75 лет, если оформлен до 2003 годаСтр. 312 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236Реестр сведений о доходах физлиц, представляемый налоговым агентом5 летСтр. 313 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236Книга учёта доходов и расходов по УСН организации или ИП5 летСтр. 318 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236Документ о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов6 летП. 3 ст. 89.2 НК РФ
Кратковременное хранение
Далее следует разобраться, что можно отнести к бумагам кратковременного хранения. Разумеется, какой-то учет приказов по личному составу в данной ситуации будет производиться. Но через короткий промежуток времени такие документы будут уничтожаться. Что можно отнести к данной категории? Документами кратковременного хранения называют приказы, которые оперативно регулируют выполнение сотрудником той или иной трудовой деятельности. То есть это не такие серьезные документы, как бумаги об увольнении или договор о приеме на работу. Если конкретнее, то можно выделить:
- Приказы о предоставлении отпуска.
- Направления в недолгие командировки.
- Документы, указывающие на разнообразные дисциплинарные взыскания.
- Приказы о направлении кадров на обучение или курсы повышения квалификации.
Но это еще не все. Правила хранения изучаемых документов имеют множество особенностей и нюансов. Помимо уже рассмотренных вариантов, можно выделить временное хранение и постоянное. Встречаются данные случаи не слишком часто.
Срок хранения бухгалтерских документов
Перечень Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236 позволяет узнать о том, сколько хранятся типовые управленческие архивные документы.
Документы, которые содержат в себе информацию о компании, хранятся не менее 5 лет. Порядок регулирует п. 2 ст. 29 402-ФЗ. К ним относят:
- учётную политику;
- стандарты;
- бухгалтерский учёт;
- средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП.
Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязывает организации и ИП хранить в течение 5 лет данные документов:
- для исчисления и уплаты налогов;
- бухгалтерского и налогового учёта;
- подтверждающие получение доходов и осуществление расходов.
Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ обязывает хранить 6 лет отчётность, которая необходима для исчисления и уплаты страховых взносов.
Налоговые агенты хранят документы для исчислений, удержаний и перечислений налогов в течение 5 лет, в соответствии с подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ.
Акционерные общества сохраняют документы согласно постановлению ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс. Полная информация доступна по ссылке.
Согласно ст. 12 14-ФЗ, ООО хранят документы в срок, который устанавливает внутренний нормативно правовой акт компании.
Какие документы являются кассовыми
В 2021 году кассовые операции сопровождаются оформлением следующих документов:
- ПКО (приходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при поступлении денежных средств (ДС) в кассу. Возможно составление одного кассового ордера за день, если получение наличности оформляется кассовым чеком (при наличии кассы) или бланком строгой отчетности (БСО).
- РКО (расходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при расходовании ДС из кассы. Кассир после идентификации личности получателя наличных по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, выдает деньги по РКО, подписанному главным бухгалтером. Руководитель подписывает РКО только в случае, если в штате организации нет главного бухгалтера (бухгалтера). Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
- Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
- Книга учета — документ, который формируется лишь тогда, когда на предприятии существует несколько кассиров, и служит для отражения передачи ДС от старшего кассира младшему. Данные в книге отражаются в течение смены и заверяются подписями обеих сторон.
- Платежная и расчетно-платежная ведомости — они составляются для осуществления выплат сотрудникам (оплаты труда, стипендии и т. п.).
Все вышеперечисленные документы можно вести как на бумажных, так и на электронных носителях.
ВАЖНО! Строго говоря, из этого перечня к кассовым документам относятся только приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Остальные вышеперечисленные документы, к кассовым документам не относятся, хотя и применяются при оформлении кассовых операций.
Индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
О необходимости соблюдения кассовой дисциплины читайте в статье «А ваша кассовая дисциплина в порядке?».
Срок хранения статистической отчётности
В 2021 году юридическими лицами и ИП первичная статистика по организации предоставляется в форме электронного документа, заверенного усиленной .
Виды статистической отчётности и сроки хранения
Вид документаСрок храненияПримечанияОтчёт организации о выполнении перспективных, целевых и текущих программ, планов и годовых планов; анализ отчётов:
- При отсутствии годового — постоянно
- При отсутствии годового, полугодового и квартального — постоянно
- сводный годовой и с большей периодичностью
постоянно
- годовой и с большей периодичностью
постоянно
- полугодовой
5 лет (1)
- квартальный
5 лет (1)
- месячный
1 год (2)Отчёт филиалов, представительств, дочерних предприятий:
- При отсутствии годового — постоянно
- При отсутствии годового, квартального — постоянно
- сводный годовой
постоянно
- годовой
постоянно
- квартальный
5 лет (1)
- месячный
1 год (2)Отчёт руководителя организации о деятельности федерального государственного унитарного предприятия и представителя интересов РФ в органах управления ОАО, представляемый в федеральные органы исполнительной власти, государственных унитарных предприятий субъектов РФ, муниципальных образованийпостоянноОтчёт статистический, статистические сведения и таблицы по всем основным направлениям и форм деятельности организации и документы к ним:
- При отсутствии годового — постоянно
- При отсутствии годового, полугодового и квартального — постоянно
- сводный годовой и с большей периодичностью
постоянно
- годовой и с большей периодичностью
постоянно
- полугодовой
5 лет (1)
- квартальный
5 лет (1)
- месячный
1 год (2)
- единовременный
постоянноДоклад, аналитическая таблица и справка, статистическая бюллетень об итогах деятельности организациипостоянноСтатистический отчёт и таблица по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации и документы к нему:
- сводный годовой и с большей периодичностью
5 лет
- годовой и с большей периодичностью
5 лет
- полугодовой
5 лет
- квартальный
3 года
- месячный
1 год
- единовременный
1 годДокумент о выполнении целевых программ5 лет ЭПКОтчёт о выполнении государственных или муниципальных заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг:
- годовой
постоянно
- квартальный
5 лет
- отчёт о выполнении грантов
постоянноДокумент о составлении сводного статистического отчёта и сведений5 летОперативный статистический отчёт, сведения, сводки о выполнении планов организации и её структурных подразделенийДо минования надобностиГодовой отчёт о работе структурного подразделения организации5 лет (1)
- При отсутствии годового, квартального отчёта о работе организации — постоянно
Индивидуальный отчёт работников1 годЖурнал учёта передаваемых статистических данных5 летВспомогательная книга по оперативному и статистическому учёту и отчётности1 годПереписка о составлении, представлении и проверке статистической отчётности5 летБланк формы статистической отчётности:
- по месту разработки и утверждения
постоянно
- в других организациях
До замены новыми
Долговременные документы
Теперь настало время рассмотреть каждый тип ранее перечисленных документов. Уже было сказано, что это поможет в полной мере разобраться в том, сколько именно хранить документацию. А вот учет у всех типов бумаг одинаковый. Поэтому вопрос обычно не вызывает затруднений. Сроки хранения кадровых документов напрямую зависят от типа бумаг. Первый — это приказы долговременного хранения. Не трудно догадаться, что они будут учитываться работодателем и сохраняться долгое время. Сколько именно? Об этом немного позже.
Читайте также: Классификатор единиц измерения (ОКЕИ) в 1С 8.3
Что можно отнести к данной документации? Это документы, которые описывают трудовые отношения между работодателем и подчиненными, а также указывают на существенные рабочие факторы. Что к ним можно отнести? Это:
- Трудовой договор с приказом о приеме на работу.
- Документы о переводе.
- Приказы об установлении определенной зарплаты на той или иной должности.
- Справки, подтверждающие награждение или премирование сотрудников.
- Бумаги о командировках (длительных, зарубежных).
- Личные дела кадров.
- Анкеты, заполняемые при трудоустройстве.
- Приказы об увольнении.