В Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» внесены изменения. Причиной тому – Закон от 26.07.2019 № 247-ФЗ. Поправки вступили в силу 26.07.2019. Основная из них – это обязательность выполнения требований главных бухгалтеров о составлении документов бухучета всеми работниками организации. Как в новых условиях организовать документооборот? Что уже изменилось в части ответственности бухгалтеров за чужие ошибки? Как в отсутствие новых поправок складывалась судебная практика по привлечению к ответственности за чужие ошибки? Ответы на эти вопросы вы найдете в данном материале.
- Новые поправки касаются всех бухгалтерий
- Требования к «первичке»
- Требования бухгалтеров к оформлению документов обязательны для всех работников
- Основные этапы разработки графика.
- Корректировать отчетность после ее утверждения нельзя
- Корректировать отчетность до ее утверждения можно
- Организация документооборота в бухгалтерском учете
- Новые правила документооборота
- Нормативная основа для применения нового стандарта
- Как практически закрепить обязательность исполнения всеми работниками требований главбуха
- Ответственные лица
- Бухгалтеров уже не наказывают за чужие ошибки
- Как исправлять документы
- Примеры привлечения к ответственности за чужие ошибки
- Разделение первичных документов по стадиям бизнеса
- Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки
- Этап 2. Происходит оплата по сделке
- Этап 3. Получение товара или услуги
- Заношу первичку, разобрался сразу
Новые поправки касаются всех бухгалтерий
Несмотря на название закона «О внесении изменений в Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования бухгалтерского учета организаций бюджетной сферы», его положения распространяются и на иные организации, то есть и на коммерческие, поскольку сфера действия закона о бухучете весьма обширна – вести бухучет, согласно ему, обязаны коммерческие и некоммерческие организации, а также индивидуальные предприниматели.
Мы осветим те новшества, которые затронут работу коммерческих организаций.
Требования к «первичке»
Законодательство предлагает установленные формы для первичного учета, но оставляет предприятиям возможность разрабатывать и утверждать собственные формы. Любой бланк содержит ряд реквизитов, без которых является недействительным. Перечень этих требований есть в законе о бухучете.
Первичная форма содержит следующие обязательные для заполнения поля:
- название формы;
- дата ее создания;
- название и реквизиты фирмы, выпустившей документ;
- содержание хозяйственной операции;
- единицы натурального и денежного измерения;
- должности и подписи ответственных лиц.
Различают первичную и сводную бухгалтерскую документацию. Ко второй категории относят формы отчетности, они всегда регламентируются законодательно.
Читайте также: Какой порядок учета и вычета НДС при строительстве основных средств?
По форме выпуска документооборот в бухгалтерском и налоговом учете делится на бумажный и электронный. Электронная «первичка» является действительной только при заверении электронной подписью.
Требования бухгалтеров к оформлению документов обязательны для всех работников
Часть 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, содержащая требования к составлению первичных учетных документов, дополнена новыми полномочиями главбуха или лица, ведущего учет в организации: письменно изложенные требования бухгалтера касательно составления документов являются обязательными для исполнения всеми работниками организации.
Несомненно, это новшество позитивное, поскольку уйдут в прошлое ситуации, когда неправильно заполненный документ стал причиной для доначисления налогов или отказа в предоставлении пособий.
Теперь от требований бухгалтера отмахнуться не получится, поскольку основания для их исполнения будут закреплены на уровне федерального закона.
Основные этапы разработки графика.
В графике документооборота должно быть определено несколько этапов движения документов внутри учреждения: составление (получение), проверка и обработка, передача в архив. При его разработке важно:
1) установить перечень документов, используемых для оформления всех фактов хозяйственной жизни учреждения. Унифицированные формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, которые государственные (муниципальные) учреждения обязаны использовать в своей деятельности, а также методические указания по их применению утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Если для отражения определенных операций унифицированная форма первичного учетного документа не предусмотрена, учреждение вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в учетной политике (п. 9 СГС «Учетная политика»). Документы неунифицированной формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[3], п. 25 СГС «Концептуальные основы»;
2) установить и утвердить лиц, ответственных за оформление (прием) документов, схему движения документов между ними;
3) определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов;
4) установить предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив.
В графике также могут быть указаны сроки хранения документов, хотя это и необязательно, поскольку они установлены законодательно.
Напомним, что учреждения обязаны хранить первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие бухгалтерские документы учреждение учетной политики, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться учреждениями не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).
Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
При определении конкретных сроков хранения бухгалтерских документов в 2021 году следует использовать новый перечень, который вступил в силу 18.02.2020, – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Сроки, которые установлены этим перечнем, применяются ко всем документам, законченным делопроизводством, в том числе до вступления его в силу. Исключение – бухгалтерские документы учреждение, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные до начала действия Приказа Росархива № 236 (Письмо Росархива от 13.03.2020 № Р/М-479).
Действовавший ранее Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, устанавливавший сроки хранения документов, утратил силу (см. Приказ Минкультуры РФ от 17.12.2019 № 1964).
Читайте также: Приказ об учетной политике в целях налогообложения (примерная форма)
Приведем образец заполнения графика документооборот в бухгалтерии.
Наименование документа Составление документа Обработка документа Передача в архив Ответственное лицо Срок исполнения Ответственное лицо Срок
обработки
Ответственное лицо Срок
передачи
Приходный кассовый ордер (ф. 0310001) Кассир По мере приема денег Бухгалтер В день поступления Бухгалтер По истечении отчетного года Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) Кассир По мере выдачи денег Бухгалтер В день поступления Бухгалтер По истечении отчетного года Авансовый отчет (ф. 0504505) Подотчетные лица В течение трех рабочих дней по прибытии из командировки Бухгалтер В течение трех рабочих дней Бухгалтер По истечении отчетного года Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) Заведующий складом По мере поступления товара Бухгалтер В течение трех рабочих дней Бухгалтер По истечении отчетного года Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) Материально ответственные лица По мере совершения хозяйственной операции Бухгалтер В течение трех рабочих дней Бухгалтер По истечении отчетного года
Корректировать отчетность после ее утверждения нельзя
Изменены и общие требования к бухгалтерской отчетности, изложенные в ст. 13 закона № 402-ФЗ. В частности, часть 9 об утверждении и опубликовании отчетности дополнена запретом на внесение исправлений в отчетность после ее утверждения (когда оно установлено законодательно или учредительными документами компании).
Бухотчетность утверждается на годовом собрании. Срок утверждения оговаривается в уставе. В зависимости от вида хозяйственного общества собрание может быть проведено:
- для ООО – с 1 ноября до 1 мая (ст. 34 закона об ООО);
- для АО – с 1 ноября до 1 июля ( п. 1 ст. 47 закона об АО).
Таким образом, если ошибки обнаружились в утвержденной отчетности, исправлять их придется уже в отчетном периоде.
Корректировать отчетность до ее утверждения можно
На отправку исправленной бухотчетности в ИФНС законодатель отводит 10 рабочих дней. Срок отсчитывается от следующего дня после внесения исправлений либо после утверждения бухотчетности, если оно предусмотрено законом или уставом. Исправленный вариант нужно подать по ТКС.
К примеру, ошибка допущена в отчетности ООО в мае. Исправлять ее путем подачи «уточненки» уже поздно, так как отчетность утверждена. А вот если ошибка обнаружена в апреле, до годового собрания, то именно на этом мероприятии ее и следует исправить, утвердить исправленный вариант и затем отправить налоговикам.
Организация документооборота в бухгалтерском учете
Аубакир Л.В.
КарГТУ
Тема 5. Организация документооборота в бухгалтерском учете
План
- Роль и назначение первичных бухгалтерских документов
- Классификация документов
- Приемы обработки документов. Документооборот
- Регистры бухгалтерского учета и их классификация
- Способы исправления ошибок в учетных регистрах
- Формы и техника ведения бухгалтерского учета
- Учетная политика организации
5.1 Роль и назначение первичных бухгалтерских документов
Продукты труда работников бухгалтерии – это финансовые, расчетно-денежные, первичные, отчетно-статистические, организационно-распорядительные и другие документы, которые отражают жизнеспособность хозяйствующего субъекта и перспективы его дальнейшей деятельности.
Обязательным условием отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете является оформление их документами. Оформление совершаемых операций документами называется документацией. Документация является основой бухгалтерского учета.
Закон «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» определяет, что «бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов, фиксирующих факт совершения хозяйственной операции». Слово «документ» происходит от латинского слова «documentum», что означает доказательство, свидетельство.
В соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета, утвержденных приказом Министра финансов РК от 14.10.11г. № 1172, основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.
От качества документов в значительной мере зависит качество бухгалтерского учета, а, следовательно, правильное отражение хозяйственной деятельности в учете и отчетности. Значение документов заключается в следующем:
- Служат основанием для бухгалтерских записей.
- На основании документов проводят документальные ревизии хозяйственной и финансовой деятельности.
- Имеют юридическую силу, используются при решении спорных вопросов, возникающих между предприятиями.
- Используются для анализа отдельных показателей хозяйственной деятельности предприятия.
- Являются средством управления предприятием, т.к. в них содержится информация, необходимая для принятия управленческих решений.
Характер совершаемых операций различен, поэтому содержание и формы документов разнообразны. Однако каждый документ должен содержать определенные показатели, которые вкратце дают характеристику документа. Такие показатели называются реквизитами.
Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.
К обязательным реквизитам относят:
1) наименование документа (формы);
2) дату составления;
3) наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;
4) содержание операции или события;
5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);
6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события), и правильность ее (его) оформления;
7) идентификационный номер.
Дополнительными реквизитами определяются особенности отражаемых хозяйственных операций и назначение документа. К ним относятся: адрес субъекта, основание для совершения хозяйственной операции и др.
Документы должны быть унифицированными, т.е. для однородных операций должны быть единые формы для всех предприятий и организаций. Это облегчает ревизию, аудит и упрощает работу с документами. Необходима также стандартизация документов, т.е. определенные размеры документов. Поэтому в настоящее время для оформления большинства операций предусмотрены типовые формы документов, обязательные для применения.
К составлению финансово-расчетных документов предъявляются единые требования. Все документы должны составляться своевременно, в момент совершения операции, объективно отражать достоверные данные и иметь обязательные реквизиты. За достоверность данных и качество составления документов несут ответственность лица, подписывающие документы.
Выписываются документы чернилами, четко, без помарок, подчисток. Документы, составленные с нарушением установленных правил, не имеют юридической силы.
Все документы по финансово-расчетным операциям при их дальнейшей обработке должны подвергаться строгому контролю. Первичные документы утверждены Приказом МФ РК от 20.12.12.
5.2 Классификация документов
Все оформленные на предприятии документы делятся:
- по назначению;
- по месту составления;
- по способу отражения хозяйственных операций;
- по способу охвата хозяйственных операций;
- по способу составления и т.д.
Классификация документов
ПризнакГруппа документов По назначениюРаспорядительныеОправдательныеКомбинированныеБухгалтерского оформленияПо месту составленияВнутренниеВнешниеПо способу отражения хозяйственных операцийПервичныеСводныеПо способу охвата хозяйственных операцийРазовыеНакопительные По способу составленияОформленные в ручнуюЧастично механизированным способомПолностью механизированным способомПолученные с помощью средств автоматизации
Распорядительные документы содержат указания о необходимости совершить ту или иную хозяйственную операцию, или закрепляют право на ее совершение. К таким документам относятся, например, доверенности, чеки на получение наличных денег, наряды. Однако основанием для записей в регистры распорядительные документы не служат, т.к. оформленные ими операции еще не совершились.
Оправдательные документы содержат сведения о совершившихся хозяйственных операциях. Например, приходные кассовые ордера и др.
Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, расходный кассовый ордер, требования на получение материалов со склада, совмещенная расчетно-платежная ведомость на получение заработной платы.
Документы бухгалтерского оформления – это различные расчеты и справки, составляемые в бухгалтерии, они служат основанием для дальнейших учетных записей. Например, расчетная ведомость на заработную плату, расчет амортизации основных средств, справки об ошибках, обнаруженных в учетных регистрах и подлежащих исправлению и др.
Внешние – это документы, составленные вне данного предприятия и поступившие в данное предприятие. Например, счета поставщиков, выписка с расчетного счета и др.
Внутренние – это документы, которые составлены внутри данного предприятия. К ним относятся: накладные, платежные ведомости на выплату заработной платы и др.
Читайте также: Личная карточка выдачи СИЗ: как правильно заполнить документ-образец
Первичные документы составляют непосредственно в момент совершения операции и они являются самым первым письменным свидетельством ее осуществления. Например, счет о расходовании денег на покупку материалов, железнодорожный билет и др.
Сводный документ – это первая ступень обобщения сведений содержащихся в нескольких первичных документах. От бухгалтерского регистра он отличается тем, что его составляет не бухгалтер, а материально-ответственное лицо. Сводными документами являются: товарные отчеты кладовщика, кассовые отчеты кассира, авансовые отчеты.
Разовый документ фиксирует единственную операцию. Такие документы после их составления поступают в бухгалтерию для отражения их данных в учетных регистрах. Например, кассовые ордера, счета-фактуры, накладные и др.
Накопительные документы служат для многократной записи в них нескольких однородных операций в течение определенного периода времени (месяца). Итоги в таких документах подсчитывают лишь в конце периода. Окончательно оформленный накопительный документ поступает в бухгалтерию, где делают общую проводку по счетам на основании его итоговых данных.
Принятые документы подготавливаются бухгалтерией для отражения их в текущем учете. Такая подготовка документов называется обработкой документов.
Однородные документы группируются в одной ведомости, и т.о. упрощается и сокращается количество записей в текущем бухгалтерском учете.
На самих документах делается разметка о корреспонденции счетов, т.е. указывается дебет и кредит корреспондирующих счетов по данной хозяйственной операции. Это называется котировкой документов.
После составления бухгалтерских проводок производится регистрация проводок и делается разноска их по счетам синтетического и аналитического учета.
По истечении отчетного месяца после завершения всех записей по данным документам они подбираются в порядке номеров проводок (по дате совершения операций) и переплетаются в папки. Затем передаются в архив предприятия и записываются в архивную книгу. Материалы архива могут выдаваться только по разрешению главного бухгалтера. Изъятие документов по требованию судебно-следственных органов производится с разрешения руководителя предприятия на основании распоряжения этих органов. О таком изъятии делается отметка в архивной книге и оставляется копия изъятого документа.
По истечении установленного срока хранения, одни документы передаются в местный городской архив, а другие – в макулатуру.
5.3 Приемы обработки документов. Документооборот
Организация бухгалтерского учета на предприятии немыслима без создания оптимальной схемы движения документов, составленной на основе изучения управленческого и производственного процесса.
Документооборотом называется движение документов с момента их возникновения (получения) до сдачи их в архив после обработки и отражения в учете.
Документооборот должен осуществляться по заранее продуманному графику и без задержек (составление графика документооборота). В связи с этим установлен порядок и сроки сдачи документов исполнителями операций в бухгалтерию.
( Документооборот: Создание документа —- Проверка документа —- Обработка документа —- Передача в архив).
Различают три основных потока документации:
-документы, поступающие из других предприятий (входящие);
-документы, отправляемые в другие предприятия (исходящие)
-документы, создаваемые и используемые работниками внутри предприятия (внутренние).
При подготовке документов для записи в соответствующие регистры их проверяют с точки зрения законности факта хозяйственной жизни и его целесообразности, полноты и правильности заполнения всех реквизитов, подлинности подписей, четкости и аккуратности оформления, правильности записей цифровых данных, итогов арифметических действий, произведенных при оформлении документов.
Проверка первичных документов проводится:
- по форме (полнота и правильность заполнения реквизитов);
- арифметически (подсчет сумм);
- по содержанию (законность операций).
Ошибки, выявленные в результате проверки, можно представить в виде следующих групп:
— по причинам возникновения (бухгалтерская неграмотность, халатность, усталость, неисправность технических средств);
— по значению (локальные например в дате) и транзитные, которые вызывают автоматические ошибки в разных местах.
В результате перечисленных действий формируются основные информационные сообщения — счетные записи, описывающие каждый свершившийся факт хозяйственной жизни.
5.4 Регистры бухгалтерского учета и их классификация
Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета.
Учетные регистры – это специальные таблицы, в которых регистрируют хозяйственные операции, отраженные в документах. Запись хозяйственной операции из документов в регистры называется учетной регистрацией.
Данные регистров бухгалтерского учета в сгруппированном виде переносятся в финансовую отчетность. Отчетность считается достоверно только в том случае, если она вытекает из учетных регистров и базируется на оправдательных документах. Т.о. регистры предназначены для накопления, группировки и систематизации однородных операций, содержащихся в документах, служат целям контроля, анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий и используются для составления установленных форм отчетности.
Различают следующие виды учетных регистров:
По внешнему виду различают свободные листы, карточки, бухгалтерские книги.
По характеру бухгалтерских записей различают:
Хронологические регистры – предназначены для записи хозяйственных операций в хронологической последовательности, т.е. в порядке их совершения (кассовая книга, ведомость отгрузки и реализации продукции и др.).
Систематические регистры – предназначены для группировки однородных операций по экономическому содержанию (Главная книга).
Комбинированные регистры – совмещают признаки и хронологических и систематических регистров (Главная книга).
По характеру содержания информации различают:
Синтетические регистры – предназначены для учета в обобщенном виде в денежном выражении без пояснительного текста (главная книга, оборотные ведомости по синтетическим счетам и др.);
Аналитические регистры – ведутся по отдельным аналитическим счетам (карточки учета основных средств, материалов, оборотные и сальдовые ведомости и др.);
Комбинированные регистры – предназначены для одновременного ведения синтетического и аналитического учета.
По форме графления различают:
Читайте также: Как арендатору не потерять обеспечительный платёж (депозит)
линейные;
шахматные;
односторонние – применяется для аналитического учета материалов, денежных средств и расчетов;
двухсторонние — состоят из двух частей: левая сторона предназначена для дебетовых, а правая — для кредитовых записей.
Классификация регистров
Признак классификацииРегистрыПо внешнему видуСвободные листыКарточкиБухгалтерские книгиПо характеру бухгалтерской записиХронологические регистрыСистематические регистрыКомбинированные регистрыПо характеру содержания информацииАналитические регистрыСинтетические регистрыКомбинированные регистры По форме графленияОдносторонние регистрыДвусторонние регистрыЛинейные регистрыШахматные регистры
К ведению регистров предъявляются определенные требования:
- документированность записей, т.е. записи в регистры производятся только на основании проверенных документов;
- краткость записей, нет необходимости делать подробные записи;
- ясность записей.
- Способы исправления ошибок в учетных регистрах
В бухгалтерском учете, как и в любой другой области деятельности человека, возможно возникновение ошибок при оформлении документов, при составлении бухгалтерских проводок, при записи этих проводок в учетные регистры и другие.
Конечно, следует избегать допущения ошибок, особенно при составлении документов. И при обнаружении ошибочных записей необходимо правильно и грамотно их исправить.
Существует несколько способов исправления ошибок в бухгалтерском учете.
Корректурный способ – используется, если ошибки обнаружены в документе или в учетных регистрах до проставления итогов (если ошибка не требует изменения корреспонденции счетов).
Исправляемый текст или сумма зачеркиваются одной чертой, а над зачеркнутым, указывают правильный текст или сумму. Исправления оговариваются и подписываются: в документах – лицами, которые подписали документ, в регистрах – лицом, которое его составило и исправило.
Если итоги перенесены из регистра в Главную книгу, то обнаруженные в нем ошибки исправить корректурным способом нельзя. Исправительные записи производятся либо методом реверсивной проводки, либо способом дополнительной проводки.
Реверсивная (обратная) проводка — используется, если возникла ошибка при составлении корреспонденции счетов, либо ошибка допущена в сумме проводки (сумма записана больше, чем требуется).
Дополнительная запись – применяется в тех случаях, когда при верной корреспонденции счетов указана неправильная сумма, причем меньше, чем требуется. Для исправления такой ошибки необходимо записать еще раз эту же проводку и указать недостающую сумму.
5.6 Формы и техника ведения бухгалтерского учета
- Под формой бухгалтерского учета понимают систему использования учетных регистров, которая определяет последовательность и способы учетных записей в них.
- Существуют следующие формы учета: «журнал — Главная», мемориально-ордерная, журнально-ордерная и автоматизированные.
- Форма бухгалтерского учета «Журнал-Главная» является разновидностью мемориально-ордерной формы учета, применяется в основном в бюджетных организациях.
- Все мемориальные ордера ежемесячно записываются в регистр синтетического учета, называемый «Журнал-Главная», в хронологическом порядке. Предварительно по каждому счету указываются начальные остатки, затем все операции по документам в разрезе дебета и кредита корреспондирующих счетов, после чего определяются обороты и остатки на конец отчетного периода.
- При мемориально-ордерной форме учета на основе первичных документов составляются мемориальные ордера. Мемориальный ордер представляет собой документ бухгалтерского оформления, в котором указываются корреспонденция счетов, порядковый номер регистрации мемориального ордера в хронологическом журнале, дата, краткое содержание хозяйственной операции со ссылкой на документ, которым она оформлена, стоимостные показатели и подпись лица, составившего мемориальный ордер. По возможности документы, на основе которых составляются мемориальные ордера, группируют по однородности хозяйственных операций, чтобы сократить количество мемориальных ордеров и тем самым уменьшить объем учетной работы. Все мемориальные ордера регистрируют в регистрационном журнале в хронологическом порядке. Регистрационный журнал служит для того, чтобы подсчитать общую сумму стоимостных показателей хозяйственных операций. Эта сумма является контрольной, т.к. она представляет собой сумму оборотов по синтетическим счетам. На основе мемориальных ордеров делают записи в Главную книгу. Данная форма учета характеризуется выпиской множества мемориальных ордеров и порождает многократность записей одних и тех же показателей в различные учетные регистры. Регистры аналитического учета оторваны от регистров синтетического учета. Мемориально-ордерная форма учета сейчас применяется редко, в основном в бюджетных организациях.
- Журнально-ордерная форма является более прогрессивной формой бухгалтерского учета. Учетная регистрация при этой форме осуществляется путем записи однородных операций в специальных накопительных ведомостях — журналах-ордерах и вспомогательных ведомостях. Во избежание повторных записей регистрация операций в журналах-ордерах производится только по кредитовому признаку с разбивкой по корреспондирующим дебетуемым счетам. Т.о., все кредитовые обороты по каждому синтетическому счету собираются в одном журнале-ордере. Дебетовые обороты по каждому счету отразятся в тех же журналах-ордерах, где будут произведены записи, показывающие корреспонденцию с дебетом данного счета. В некоторых журналах-ордерах выделены колонки для расшифровки дебетовых оборотов и выведения сальдо по учитываемым счетам, т.е. ведется аналитический учет. Поэтому по многим синтетическим счетам аналитический учет в отдельных регистрах не ведется («Расчеты с поставщиками и подрядчиками», «Задолженность работников и других лиц»).
- В конце месяца итоги журналов-ордеров переносят в Главную книгу без составления мемориальных ордеров. Для каждого синтетического счета в Главной книге отводится отдельная страница. Кредитовые обороты переносятся в Главную книгу одной суммой из соответствующего журнала-ордера. Дебетовые обороты записываются отдельными суммами из разных журналов-ордеров в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Таким образом, Главная книга отражает суммы как кредитовых, так и дебетовых оборотов по каждому синтетическому счету. На коней месяца по каждому синтетическому счету выводится остаток. Главная книга открывается на год. Для записи месячных итогов по каждому синтетическому счету в ней отводится отдельная строка. После сверки итогов и подсчета сальдо по счетам непосредственно на основании Главной книги составляется баланс. Правильность записей в Главной книге проверяется путем подсчетов оборотов и остатков по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов должны быть соответственно равны.
- Данная форма значительно сокращает объем учетной работы, т.к. отпала необходимость в составлении мемориальных ордеров и их регистрации, ведении обособленных аналитических регистров по значительному числу синтетических счетов и составления по ним аналитических оборотных ведомостей.
- С целью рационализации бухгалтерского учета применяются средства автоматизации. Автоматизированная форма учета представляет собой комплексную автоматизацию учетного процесса, начиная от документирования хозяйственных операций до составления финансовой отчетности.
5.7 Учетная политика организации
Учётная политика – это конкретные принципы, основы, условия, правила и практика, принятые компанией для подготовки и представления финансовой отчётности.
Руководство компании должно выбирать и применять учётную политику таким образом, чтобы вся финансовая отчётность соответствовала всем требованиям каждого из применяемых МСФО.
При принятии решения о раскрытии конкретной учётной политики, руководство рассматривает вопрос, будет ли раскрытие помогать пользователям в понимании способа отражения операций и событий в отчётных финансовых результатах деятельности и финансового положения компании.
Основная литература [1-9]
Дополнительная литература [1-15]
Контрольные задания для СРС
- Понятие «первичный учетный документ».
- Роль и назначение первичных бухгалтерских документов.
- Обязательные реквизиты документов.
- Классификация документов
- Приемы обработки документов. Документооборот
- Регистры бухгалтерского учета и их классификация
- Способы исправления ошибок в учетных регистрах
- Формы и техника ведения бухгалтерского учета
- Учетная политика организации
Новые правила документооборота
Проект нового стандарта «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» уже опубликован. Согласно Приказу Минфина РФ от 05.06.2019 № 83н его применение станет обязательным с 2021 года. Организации бюджетной сферы его применять не должны.
Стандарт содержит требования к документам бухучета и организации документооборота. Определены два основных понятия: «документы» и «документооборот». К документам относится вся «первичка», а документооборот – это организация движения документов в экономическом субъекте, начиная от момента их составления или получения до отправки в архив.
Основные новшества документооборота следующие.
Требования к документам бухучета
Датой составления документа будет считаться дата его подписания. Так, дата составления документа может не совпадать с фактической датой осуществления операции, но первичный документ должен обязательно ее отразить – п. 7 проекта.
Стандарт допускает включение в документы не только обязательных, но и дополнительных реквизитов. При этом, если «первичка» составлена на основе другого документа, ссылка на него обязательна – п. 12 проекта.
Несколько событий хозяйственной жизни теперь можно фиксировать в одном сводном документе, например, начисление процентов, амортизацию, повторяющуюся поставку товара по одному и тому же договору. При этом организация вправе самостоятельно устанавливать периодичность формирования таких документов – пп. «а» п. 13 проекта.
В качестве первичных разрешат использовать следующие документы:
- договор;
- кассовый чек;
- квитанцию об оплате;
- расписку;
- служебный контракт;
- служебное задание;
- приказ о приеме на работу;
- приказ об увольнении;
- авансовый отчет.
Правда, есть условие – они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты – пп. «в» п. 13 проекта.
Подписание и исправление документов бухучета
Виды электронных подписей для электронных документов и перечень лиц, уполномоченных на их подписание, организация вправе устанавливать самостоятельно, за исключением установленных законом случаев, когда нужно использовать определенный вид электронной подписи – п. 17–18 проекта.
Документы, фиксирующие движение денежных средств, подписываются исключительно руководителем и главбухом – п. 19 проекта.
Разъяснено, как исправлять электронные и бумажные документы. Если речь идет об электронном формате документа – вместо ошибочного разрешено составлять новый. В нем должно быть указание на то, что он составлен взамен первоначального. Сделать это можно будет, если предусмотрена техническая возможность воспроизведения нового электронного документа только вместе с первоначальным электронным документом – п. 22 проекта.
Хранение документов бухучета
Переводить бумажные документы в электронный вид для удобства хранения нельзя. Сохранить их необходимо в формате составления – п. 26 проекта.
Документооборот в бухучете
В проекте стандарта предусмотрены следующие принципы построения документооборота на предприятии:
- организовать документооборот обязан руководитель;
- документооборот должен обеспечить своевременное и полное отражение всех событий хозяйственной жизни в бухучете, в том числе фиксацию передачи документов для регистрации в регистрах и последующем составлении на их основе бухотчетности;
- отвечать за правильное и своевременное заполнение документов, их передачу и достоверность представленных в них данных будут составившие и подписавшие их лица – п. 30–32 проекта.
Нормативная основа для применения нового стандарта
В нашей статье рассмотрим новый стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете» (ФСБУ 27/2021 утвержден приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н). Из названия понятно, что посвящен он составлению, хранению, перемещению документов внутри организации, то есть порядку работы с документами. Проектом ФСБУ 27/2021 быть уже перестал — он вступает в силу в 2021 году и заменит действующие ранее:
В тексте стандарта ФСБУ 27/2021 указана дата, когда его применение становится обязательным. Это 1 января 2022 года. До этой даты применять стандарт можно, но тогда это следует отразить в учетной политике организации.
Такой шаг разумен и оправдан, он позволит постепенно подготовиться к ним к нововведениям и во всеоружии войти в 2022 год, когда применение ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот» станет уже обязательным.
Далее расскажем, что нового в ФСБУ 27/2021 и все ли обязаны его применять.
Наши статьи о других новых стандартах:
- «Новое ПБУ «Аренда»;
- «Учитываем запасы по-новому: переход на ФСБУ 5/2019»;
- «Порядок учета капитальных вложений согласно ФСБУ 26/2020».
Как практически закрепить обязательность исполнения всеми работниками требований главбуха
В условиях изменившихся полномочий бухгалтера (он теперь вправе требовать правильного оформления документов бухучета от всех работников организации) возрастает роль именно документооборота.
Чтобы добиться исполнения требований бухгалтера, можно использовать уже имеющиеся инструменты по организации документооборота. Речь идет о графике документооборота.
Он составляется для упорядочения движения документов в организации. График позволяет обеспечить своевременное получение бухгалтерией «первички», ее учет и хранение, и главное – в нем есть сведения о лицах, отвечающих за составление того или иного первичного документа. Таким образом, ясно, на кого ложится ответственность за правильное заполнение конкретной бумаги.
График составляется организацией самостоятельно. Это может быть схема или таблица. За основу можно взять форму графика, приведенную в «Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.
Пример графика документооборота по предприятию
В графике устанавливаются все этапы движения документа, сроки исполнения вплоть до передачи в архив, а также лица, ответственные за его заполнение. Таким образом, согласно букве закона бухгалтер не будет отвечать за чужие ошибки.
График необходимо оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике.
С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов.
Ответственные лица
По нормативным актам (пункт 1 статьи 7 ФЗ-402) организация бухгалтерского учета на предприятии и документооборот обеспечиваются его руководителем и главным бухгалтером. В обязанности этих лиц входит:
- своевременное и корректное оформление «первички»;
- отражение фактов хозяйственной деятельности в учете в установленные сроки;
- контроль достоверности информации.
Ответственным за организацию процесса является руководитель фирмы.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Бухгалтеров уже не наказывают за чужие ошибки
КоАП РФ в части ответственности бухгалтеров изменен. Случилось это недавно, поправки внесены Законом от 29.05.2019 № 113-ФЗ. Он дополнил статью 15.11 КоАП РФ, предусматривающую ответственность за грубые нарушения в учете, новым положением.
Речь идет о ситуациях, когда бухгалтеров не будут штрафовать за грубые нарушения в виде искажения отчетности, если они допущены по любой из причин:
- первичные документы, составленные другими лицами, не соответствуют фактам хозяйственной жизни;
- первичные документы не переданы или переданы с опозданием.
За грубые нарушения размеры штрафов, налагаемых на должностных лиц, составляют от 5 до 10 тыс. рублей. Повторное нарушение повлечет удвоение штрафов или дисквалификацию от одного года до двух лет.
Закон уже начал действовать с 09.06.2019.
Как исправлять документы
Порядок исправления бухгалтерских документов зависит от того, в какой форме составлен документ.
Если это бумажный документ, то применяйте метод зачеркивания, метод замены документов больше не применяется.
Электронный документ исправляйте по-другому. Вам придется выставить новый, исправленный документ.
Новый электронный документ должен воспроизводиться только вместе с первоначальным.
Регистры можно исправлять сторнировочными или дополнительными записями.
Примеры привлечения к ответственности за чужие ошибки
Пример № 1. Правонарушение допущено предыдущим бухгалтером, наказан действующий
Новая поправка в статью КоАП РФ за грубые нарушения в учете, возможно, уберегла бы от денежного взыскания главного бухгалтера сельского поселения.
Главбуха по результатам проверки оштрафовали на 5 тыс. рублей за неотражение в бухгалтерском балансе за 2021 год числящегося в реестре муниципальной собственности нежилого здания. Жалобу бухгалтера об отмене судебного акта в связи с отсутствием состава преступления судьи оставили без удовлетворения.
В свое оправдание женщина представила следующие доводы:
- в 2021 году, когда здание должно было быть поставлено на учет, она еще не числилась в штате;
- ведение реестра муниципальной собственности в должностные обязанности бухгалтера не входило.
Увы, эти доводы судом были признаны несостоятельными. Факты грубого нарушения другим лицом и в период времени до устройства на работу заявительницы роли не сыграли (Постановление Белгородского областного суда от 08.11.2018 № 4А-653/2018).
Пример № 2. В ошибке кассира виноват директор
Еще один пример наказания за чужие ошибки – штраф на гендиректора общества за нарушение порядка ведения кассовых операций.
Проверка выявила факты возврата денежной наличности по ошибочно пробитым и возвратным чекам. Причем возврат средств осуществлялся ранее продажи возвращенных товаров, что свидетельствовало о неоприходовании денежных средств в кассу.
Непосредственно виноват в этом был кассир, однако оштрафовали именно директора. Отменить штраф руководителю не удалось, всю ответственность судьи возложили на него (Решение Московского городского суда от 18.09.2013 № 7-2520/13).
Пример № 3. За ошибки в «первичке» отвечают ее составители, а не главбух
Государственная инспекция труда оштрафовала главного бухгалтера АО на 10 тыс. рублей за неполную выплату зарплаты сотрудникам. Дело в том, что плановая проверка общества обнаружила факты неоплаченной сверхурочной работы.
Не согласившись с наказанием, главбух подал жалобу об отмене постановления ГИТ. Бухгалтер настаивал на том, что субъектом правонарушения он не являлся, поскольку в его обязанности контроль правильности составления табелей учета рабочего времени не входил. Согласно должностной инструкции он был обязан контролировать лишь отражение в учете (в программе «1С: Предприятие») данных, содержащихся в табелях.
Суд внял доводам заявителя по следующим причинам:
- согласно пункту 3 ч. 3 ст. 9 закона о бухучете лицо, осуществляющее учет, не несет ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных документов о свершившихся фактах хозяйственной жизни;
- первичными учетными документами, подтверждающими сверхурочную работу, являются табель учета рабочего времени и приказ о привлечении к сверхурочной работе. Составление этих документов в должностные функции главбуха не входило;
- в рассматриваемом деле ни в табеле учета рабочего времени, ни в трудовых договорах сведений о сверхурочной работе сотрудников не содержалось.
Учитывая все эти факты, суд постановление трудовой инспекции отменил (Решение Тамбовского областного суда от 12.09.2018 № 7-335(2)/2018).
Разделение первичных документов по стадиям бизнеса
Все сделки можно разделить на 3 этапа:
Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки
Результатом будут:
- договор;
- счет на оплату.
Этап 2. Происходит оплата по сделке
Подтверждают оплату:
- выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;
- кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.
Этап 3. Получение товара или услуги
Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:
- товарная накладная — для товаров;
- товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
- акт выполненных работ/оказанных услуг.
Заношу первичку, разобрался сразу
«Я заношу в Контур.Бухгалтерию первичку, учетом и отчетностью занимается бухгалтер. У сервиса очень удобный и понятный интерфейс, разобрался сразу, без всякой помощи. Очень добротно, сделано для людей! И, конечно, удобно то, что заходить в систему можно из любого места, с любого устройства».
Марат Иманов, директор в ООО «Диалог», Санкт-Петербург.