Акт приема передачи документов – образец, бланк 2021 год

Форма

С 1.01.2013 года отменено обязательное использование всех унифицированных форм первичных документов, за исключением некоторых учетных бланков, отмеченных Минфином РФ № ПЗ-10/2012. Предприятиям предоставлена возможность самим разрабатывать необходимые формы бланков. Таким образом, форма АППД не относится к утвержденному унифицированному шаблону, однако в акте требуется отобразить следующие данные:

1. Название бланка.
2. Номер, место и дата его оформления.
3. Список передаваемых атрибутов, их численность и тип (копия или оригинал).
4. Реквизиты юр. лиц, с указанием Ф.И.О.
5. Подписи лиц, предающей и принимающей стороны, «мокрые» печати.

АППД, обычно оформляется в 2-х экземплярах, по одному для каждого участника.

(Видео: “Юридические документы Акт приема передачи”)

В каких случаях требуется оформление акта?

Оформление АППД не относится к обязательной процедуре. Он заполняется в качестве превентивной меры для недопущения возможных недоразумений между контрагентами, в отношении переданных документов.
Оформление АППД необходимо в следующих вариантах:

Читайте также:  Наличные расчеты: что поменялось в 2021 году

1. При делегировании дел от одного работника другому.
2. При смене работников, занимающих должности в компании.
3. При перемещении важной документации внутри компании.
4. При транспортировке документов компании в государственный архив на хранение.

АППД подписывается обеими сторонами и обладает юридическим статусом, благодаря чему его можно использовать при судебном разбирательстве.

Пошаговая инструкция

Друзья, вот план того, что нам предстоит сделать для создания удобного и функционального реестра документов:

1. Создаём новый документ, задаём ему имя и сохраняем как «Книга с поддержкой макросов».

1. Выделяем примерную область значений, выбираем раздел «Вставка», элемент «Таблица», подтверждаем наличие заголовков.

1. Заполняем названия заголовков. В моём случае это «Номер», «Заказчик», «Папка», «Название», «Документ» и «Директория».

1. Приступаем к заполнению столбцов.
2. Столбец «Номер» заполняется просто. Необходимо ввести в первую строку значение 1, а во вторую – 2, выделить обе заполненные ячейки, зацепиться за маленький чёрный квадратик в правом нижнем углу выделенной области и протащить его вниз на нужное количество строк. В нижних ячейках автоматически проставятся значения от 1 до …(зависит от нас).

1. Столбец «Заказчик» можно заполнить вручную или способом, описанным для столбца «Название» при условии, что имена заказчиков – это по совместительству названия папок в общей директории.

1. В столбце «Папка» я хочу видеть адрес папки, в которой располагается конкретный документ и при этом сделать его ссылкой, при нажатии на которую Excel будет перебрасывать меня в эту папку. Для этого я воспользуюсь функцией «ГИПЕРССЫЛКА». Подробнее опишу ниже.
2. В столбце «Название» мне нужно отобразить имена документов, но вводить их все вручную очень долго. В Excel существует небольшая хитрость, позволяющая в разы ускорить процесс и автоматически заполнить ячейки названиями всех документов, находящихся в указанной папке. Это возможно благодаря функции «Файлы», ищите алгоритм чуть ниже.
3. Столбец «Документ» будет содержать рабочую ссылку на нужный файл, нажатие на которую спровоцирует его открытие. Как это сделать, ищите чуть ниже.
4. Столбец «Директория» — это всё тот же адрес папки, но без гиперссылки. Он нужен для того, чтобы заполнить предыдущие столбцы.

Папка

Чтобы получить активный адрес папки, где расположен нужный документ, воспользуемся функцией «Гиперссылка»:

1. Ставим курсор в первую ячейку соответствующего столбца.
2. Копируем адрес нужной папки.

1. Вставляем его сразу в «Директорию», он пригодится в дальнейшем.

1. Нажимаем в строке значений на fx и находим нужную функцию или вписываем вручную =ГИПЕРССЫЛКА(«адрес папки»).

1. Ещё один способ, на мой взгляд, самый удобный – щёлкаем в нужной ячейке ПКМ (правой кнопкой мыши), в меню выбираем команду «Гиперссылка», в открывшемся мастере отыскиваем нужную папку и подтверждаем действие.

1. Так придётся делать для каждого документа, но если учесть, что большое количество их расположено в одной и той же папке, то процесс не должен отнять много времени. Для последующих документов, являющихся соседями первого по директории, адрес можно просто скопировать.

Название

С названием немного сложнее:

1. Добавляем к адресу, помещённому нами в «Директорию» ещё один обратный слеш и звёздочку, то есть *.

Читайте также:  Коммунальные платежи при усн учитываются в составе материальных расходов

1. Выбираем раздел меню «Формулы», функцию «Диспетчер имён».

1. А в её мастере команду «Создать».

1. Задаём имя, в моём случае это будет «Название».

1. В строке «Диапазон» пишем =ФАЙЛЫ( и щёлкаем курсором по соответствующей ячейке в столбце «Директория», закрываем скобку).

1. Нажимаем ОК и «Закрыть».
2. Ставим курсор в первую ячейку столбца.
3. Вписываем туда формулу =ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1), где Название – это имя, заданное нами на четвёртом шаге данного алгоритма, а -1 обозначает, что данная ячейка стоит второй в столбце.
4. Нажимаем «Энтер» и видим, что в столбце появились имена всех файлов, расположенных в указанной папке.

1. Таким методом можно поместить в реестр названия не всех файлов, а выборочно в зависимости от формата. Для этого предварительно в адресе папке, указываемом в столбце «Директория», после звёздочки следует написать расширение файла, например, *docx, xls или jpeg. Это актуально, когда в одной папке находятся вперемешку файлы разных форматов – таблицы, картинки, текстовые документы и любые другие.

Если что-то вам по моим картинкам и описанию не понятно, то посмотрите следующую подробную инструкцию в формате видео.

Документ

Друзья, столбец «Документ» содержит то же название, но являющееся ссылкой. Чтобы этого добиться, следует проделать все те же действия, что и в предыдущем алгоритме до шага 8. Мы их опустим, так как повторно делать одно и то же не нужно. Теперь немного усложняем формулу. Она примет вид =ГИПЕРССЫЛКА(ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1)). После её размещения и ввода строки заполнятся теми же названиями, но являющими собой активные ссылки.

Вот, кажется, и всё. Старался описать алгоритм наиболее подробно. Меня ещё недавно спросили, как создать реестр сведений о доходах физических лиц, то есть формировать справки 2-НДФЛ и вести их учёт в программе «Налогоплательщик ЮЛ». Тема, в общем, та же, но программа другая, поэтому я решил посвятить ей отдельный материал. До скорых встреч.

Особенности составления документа

Несмотря на то, что форма АППД не утверждена нормативами РФ, при ее разработке требуется учитывать следующие особенности:

1. Изложение АППД осуществляется, как правило, на стандартном листе формата А4. При передвижении документов внутри фирмы, вверху справа листа отображается наименование предприятия. В левом углу отображается резолюция директора предприятия.
2. Далее, по центру листа отображается заголовок бланка: – «АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ»
3. Затем прописывается место и дата его заполнения.
4. Преамбула имеет формулировку, подобную при составлении договора, (Мы нижеподписавшиеся …»), с указанием Ф.И.О. лиц, принимающих участие в делегировании документации, и занимаемых должностей.
5. После этого перечисляется список, делегируемых документов, который прописывается в созданной таблице, имеющей колонки:

• № п/п.
• Наименование делегируемого документа.
• Дата его регистрации.
• Регистрационный номер.
• Вид (копия или оригинал).
• Число листов.

1. В конце акта отмечается число экземпляров оформляемого бланка.
2. В завершение, заполненный АППД подписывается передающим и принимающим лицом.

Если составленный АППД используется внутри ведомства, то он утверждается директором компании.

При оформлении АППД межведомственного характера, подписи сторон обязаны скрепляться печатями.

Главным предназначением АППД является удостоверение факта передачи документации, численностью, отмеченной в приемопередаточном акте.

Как правильно составить передаточный акт в 2021 году

Нормативами РФ не утверждены шаблоны АППД. Разрабатывать собственные образцы таких документов предоставлено учреждениям. В то же время, при разработке собственных образцов АППД, должны быть отображены следующие блоки акта:

Читайте также:  Как использовать схему работы с давальческими материалами

1. Вступительный блок, где отображается:

• Название бланка.
• Номер и дата заполнения, с указанием места, где заполняется бланк.
• Преамбула, где прописываются реквизиты сторон, осуществляющих прием и передачу материалов, с отображением Ф.И.О. и занимаемого статуса.

1. Текстовый блок, где отмечается:

• Перечень делегируемых документов, заполненный в форме таблицы (численность, тип (копия или оригинал), номер и дата их регистрации).

1. Заключительный блок.

• Здесь отмечается число экземпляров заполненного АППД (обычно оформляется в 2-х экземплярах).
• Подписи лиц, участвующих в приеме-передаче.

Если это внутриведомственный АППД, то подписанный бланк утверждается начальном фирмы. Если акт составляется между предприятиями, то подписи необходимо скреплять печатями предприятий.

Накануне заполнения АППД требуется приготовить материалы, которые подлежат передаче, чтобы не допустить ошибок при оформлении бланка.

Комментарий к оценке

Спасибо, ваша оценка учтена. Также вы можете оставить комментарий к своей оценке.

Образец документа полезен?

Если документ «Образец. Реестр приемки-сдачи документов. Форма № м-13» оказался для вас полезным, просим вас оставить отзыв о нём.
Запомните всего 2 слова:

Договор-Юрист

И добавьте Договор-Юрист.Ру в закладки (Ctrl+D).

Он Вам ещё пригодится!

Составление акта приема передачи документов при смене генерального директора

Оформление АППД при смене ген. директора осуществляется в таком же порядке, как и составление обыкновенного акта, с соблюдением типовой структуры бланка.
Делегирование дел при смене начальства выполняется согласно п. 4 ст. 29 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. «О бухгалтерском учете», где отображено, что при замене начальника учреждения требуется осуществить делегирование не только атрибутов начальника, но и бухгалтерской документации.

При делегировании атрибутов, принадлежащих ген. директору, нужно принимающей стороне проверить учредительные документы, контракты, доверенности, лицензии. При потребности к акту прикрепляют копии самых важных документов.

Порядок делегировании дел на каждой фирме определяется самостоятельно, руководствуясь Положением о передачи документации в разработанных внутриведомственных нормативах учреждения.

Как составить акт приема передачи документов

Для ухода с работы рядового сотрудника фирмы, достаточно работнику подать ходатайство о своем намерении, отработать двухнедельный срок и получить расчет с пакетом документов, выдаваемых при уходе с работы.

Директор фирмы тоже в большинстве своем является наемным работником, который вправе покинуть работу по собственной инициативе. В то же время, его могут снять с должности по решению учредительного собрания, по решению владельца фирмы или по приказу вышестоящего ведомства. Разрыв трудового контракта с руководителем фирмы регулируется ст. 77 и ст. 278 ТК РФ.

Директор компании отвечает за хозяйственную деятельность предприятия и за состояние бухучета, являясь материально–ответственным работником.

Распоряжением Минфина РФ № 119н от 28.12.01 года отмечено, что при смене материально ответственного работника требуется осуществлять инвентаризацию. Поэтому, учитывая, что директор является таким лицом, требуется осуществить делегирование дел и принадлежностей, которые состоят в его распоряжении.

Передача дел, состоявших в распоряжении директора оформляется АППД.

Сюда относятся:

1. Ключи от кабинета и сейфа.
2. Печать.
3. Документы.
4. Отчетность.
5. Прочие материальные принадлежности, размещенные в кабинете и т.д.

При делегировании дел создается комиссия, которая участвует в передаче и также, вместе со «старым» и «новым» директором, подписывает заполненный АППД.

Форма акта не отличается от подобных бланков передачи документации. После приема всех дел «новый» директор приступает к своим обязанностям.

Образец заполнения такого бланка при смене ген. директора приводится ниже.

Образец

, doc

Составление акта приема передачи документов при смене бухгалтера

АППД при замене гл. бухгалтера требуется оформлять для того, чтобы «новый» гл. бухгалтер получил точный список документов первичного учета. Если передаются бланки строгого учета – то в этом случае оформляется отдельный приемопередаточный акт. Делегирование дел может осуществляться в присутствии представителей сформированной комиссии.
АППД гл. бухгалтера оформляется в произвольном стиле, с соблюдением принятой структуры составления подобных документов. Нормативных требований к заполнению АППД нет.

Однако для осуществления передачи дел гл. бухгалтером, нужно:

1. Завершить текущие учетные операции.
2. Проверить состояния бухучета и отчетности (можно привлечь независимых аудиторов).
3. Сдать положенную отчетность (если дата отчета совпадает с датой делегирования дел).
4. Выполнить инвентаризацию имущества и финансов (в том числе в кассе и на банковских счетах фирмы].
5. Провести сверку расчетов с контролирующими ведомствами (ПФР, ФСС).

Сроки делегирования дел и составление АППД определяются распоряжением директора фирмы.

Как составить акт

При заполнении АППД гл. бухгалтером понадобиться отобразить следующие моменты:

Читайте также:  Образец договора перевода долга между юридическими лицами

1. Общеорганизационные, с изложением действующего учета и отображением общего характера бухучета на фирме, в том числе:

• Отображение технических учетных средств (ПО, размещение баз данных в электронном и бумажном виде и т.д.).
• Отображение специфической нормативной документации, которая используется в компании.
• Изложение порядка доступа к учетным данным (электронные ключи, пароли и пр.).
• Наличие/отсутствие неточностей в учетных реестрах и отчетности, с отображением причин их образования.
• Факт передачи бухгалтерских атрибутов (штампы и ключи от сейфа и электронные, а также разные сертификаты онлайн-связи).

1. Общеоформительные, с указанием реквизитов подписей должностных работников, даты составления акта и пр. приложений).

• Приложениями к составляемому АППД могут стать инвентаризационные итоги, описи материалов и прочие ведомости.

Кроме того, в АППД надо будет отразить выявленные ошибки и замечания (если одна из сторон не соглашается с изложенными фактами в акте).

Образец

doc

Оставить комментарий к документу

Считаете документ неправильным? Оставьте комментарий, и мы исправим недостатки. Без комментария оценка не будет учтена!
Спасибо, ваша оценка учтена. От вашей активности качество документов будет расти.

Здесь вы можете оставить комментарий к документу «Образец. Реестр приемки-сдачи документов. Форма № м-13», а также задать вопросы

, связанные с ним.

Если вы хотите оставить комментарий с оценкой

, то вам необходимо оценить документ вверху страницы

Ответ для

Сроки хранения

В каждой фирме со временем архив документов возрастает. Поэтому, периодически его надо передавать в государственные районные архивы.
Общепринятые сроки хранения составляют:

1. Для первичных документов и бланков – не менее 3-х лет.
2. Для кассовых документов, отображающие финансовые операции – 5 лет.
3. Расчетные и платежные документы хранятся на протяжении 75 лет (при отсутствии лицевого счета).

Изъятие документации по завершению сроков хранения не допускается, без осуществления проверки за указанный период налоговой службой.

Решение о ликвидации или передаче дел в районные архивные ведомства принимает созданная комиссия.