На первый взгляд, передача расчетных листков по электронной почте — современный, быстрый и экономичный способ информирования работников о составе и сумме их заработной платы. Но не все так просто. Персональные данные работника, содержащиеся в расчетном листке, должны быть специальным образом защищены при их передаче через интернет.
Пока в этом вопросе не все однозначно: Минтруд не видит препятствий для передачи расчетных листков по электронной почте, а ФСБ категорически запрещает это делать, если работодатель не выполнит комплекс мероприятий по защите персональных данных. Все подробности — в нашем материале.
- Когда расчетный листок можно отправить по электронной почте
- Иные выплаты
- Что определено Правительством РФ, ФСБ и ФСТЭК
- Форма документа, бланк и образец скачать, расшифровка полей
- Расшифровка полей расчетки
- Образец листка
- ТК РФ — о передаче расчетных листков по электронной почте
- Как проверить правильность расчета?
- Разъяснения чиновников про использование электронной почты для передачи расчетных листков
- Как долго хранятся расчётные листы в организации
- Работодателю на заметку: подборка рекомендаций экспертов «Онлайнинспекция. РФ»
- Расчетный листок – документ, необходимый любому работодателю
- Ближайшие бесплатные вебинары
- Ответственность работодателя
- Что такое Листок по зарплате
- Подводим итоги
- Что это и для чего он нужен
- Как часто выдавать, Срок выдачи расчетных листков
Когда расчетный листок можно отправить по электронной почте
Трудовое законодательство предъявляет определенные требования к расчетному листку — к составу указываемых в нем сведений и обязанностям работодателя, связанным с его передачей работникам (ст. 136 ТК РФ).
Расчетный листок содержит в себе персональные данные работника — как минимум, это размер его заработной платы. Разглашение такой информации по закону не допускается (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
В итоге работодатель вправе отправить работнику расчетный листок через интерфейс почтового интернет-сервиса, если он одновременно выполнит:
- требования законодательства о защите персональных данных — осуществит комплекс мер для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
- требования трудового законодательства — предусмотрит в своих локальных нормативных актах условие о возможности передачи расчетных листков посредством электронной почты и оформит все необходимые сопутствующие документы.
Если все это не сделать, работодателя ждут серьезные наказания (об этом расскажем далее).
А теперь детальнее остановимся на законодательных требованиях, обязательных для выполнения работодателем при передаче расчетных листков по электронной почте.
Иные выплаты
Помимо заработной платы, сотрудник вправе получать компенсации и выплаты социального характера:
- материальную помощь;
- компенсацию за неиспользованный отпуск;
- оплату отпуска;
- начисления по больничным листам;
- доплату за вредность производства и пр.
Что определено Правительством РФ, ФСБ и ФСТЭК
Учитывая, что расчетный листок содержит персональные данные работника, для его законной отправки сотруднику через интернет работодателю придется выполнить требования федерального закона о персональных данных, а также постановлений и приказов в сфере защиты персональных данных:
- Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 3, 6, 7, 19 и др.);
- Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных…», от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке…»;
- Приказы ФСБ России от 10.07.2014 № 378 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер…», от 09.02.2005 № 66 «Об утверждении Положения о разработке, производстве, реализации и эксплуатации шифровальных (криптографических) средств защиты информации»;
- Приказы ФСТЭК от 18.02.2013 № 21, от 13.06.2001 № 152;
- другие НПА в сфере обработки и защиты персональных данных.
Работодателю следует помнить, что передача (подготовка передачи) персональных данных по электронной почте без использования сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации (СКЗИ) запрещена, так как не обеспечивает защиту персональных данных от раскрытия, модификации и навязывания (ввода ложной информации).
Кроме того, в целях обеспечения безопасности персональных данных их передача по электронной почте допустима только при выполнении базовых мер: реализации антивирусной защиты (АВЗ.1), обеспечение защиты персональных данных от раскрытия и модификации (ЗИС.3) и других необходимых мер.
Форма документа, бланк и образец скачать, расшифровка полей
В Трудовом кодексе нет четких требований, в какой форме выдавать расчетный листок сотрудникам и каким способом это делать. Минтруд разрешает рассылать листки на электронную почту сотрудников (письмо Минтруда России от 21 февраля 2021 в„– 14-1/РћРћР“-1560). Главное, чтобы в нем были следующие данные:
- составные части зарплаты, причитающейся сотруднику (аванс, вторая часть, премии и т. д);
- удержания из зарплаты;
- общая сумма зарплаты к выплате, то есть сколько сотрудник получит «на руки».
Форму расчетного листка утверждают приказом руководителя в учетной политике вместе с другими разработанными документами (часть 1 и 2 статьи 136 Трудового кодекса РФ). Если в организации есть профсоюз, с ним бланк тоже согласуйте.
Расшифровка полей расчетки
Сотрудникам можете выдать пояснения, откуда берутся суммы в расчетном листке. Тогда бухгалтеру по зарплате не придется каждый раз отвечать на одни и те же вопросы. Вот трафарет расчетного листка (формат Ворд, 55 Кб) – в нем расшифровки для сотрудника и формулы, по которым бухгалтерия считает суммы.
Образец листка
Поскольку на сегодняшний день единой унифицированной формы расчетного листка не существует, поэтому, как правило, форма разрабатывается самим работодателем в соответствии с требованиями выдвинутыми законом.
В расчетном листке следует обозначить сумму средств выплаченных за работу, а также указать средства, которые были удержаны. Это могут быть займы, суммы удержанного НДФЛ, алименты и прочее. На практике, в организациях и предприятиях часто используется форма листка, которая предусмотрена в учетной программе. Это допускается при условии наличия в форме всех необходимых реквизитов. Также, очень важно утвердить форму, в противном случае работодателю может грозить административный штраф. Расчетный листок не требует подписи лица, которое составило документ. Также нет необходимости заверять документ печатью.
Когда сотрудник, находясь в ежегодном отпуске, заболевает или получает травму, следует выплатить больничное пособие, а отпуск продлить или перенести его часть. Сумма больничного пособия отражается в расчетном листке среди других выплат.
Бланк скачать: Расчетный листок по зарплате.doc Word (19 кб)
ТК РФ — о передаче расчетных листков по электронной почте
Про расчетный листок в ТК РФ содержится мало информации (ст. 136 ТК РФ):
- с его помощью работодатель исполняет обязанность по информированию сотрудников о составных частях их зарплаты, начисленных и удержанных суммах, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате;
- форму расчетного листка и порядок его выдачи работодатель определяет самостоятельно с учетом мнения профсоюзного органа в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.
Но о том, как работодателю передавать расчетный листок своим сотрудникам (на бумаге или в электронном виде), в ТК РФ не сказано.
Для дистанционных работников возможность получения электронных расчетных листков реализуется в рамках обмена электронными документами (ст. 312.1 ТК РФ).
Несмотря на жесткие законодательные ограничения в вопросах обеспечения защиты персональных данных, чиновники Минтруда и эксперты сайта «Онлайнинспекция. РФ» не видят особых препятствий в возможности передачи расчетных листков по электронной почте. Остановимся подробнее на их разъяснениях.
Как проверить правильность расчета?
Для проверки правильности проведенных начислений и вычетов потребуется обратить внимание на несколько основных моментов.
В первую очередь, на количество отработанных часов и величину тарифной ставки. При необходимости работник может самостоятельно посчитать примерную величину своей зарплаты, особенно если знает о том, какие надбавки и в каком размере должен был получить.
Поскольку результаты могут получиться приблизительные, стоит обращаться в бухгалтерию при наличии больших расхождений. В случае минимальных может оказаться, что был упущен из внимания тот или иной пункт корректировки зарплаты. Например, наиболее часто упускается подоходный налог.
Разъяснения чиновников про использование электронной почты для передачи расчетных листков
Минтруд не возражает против передачи расчетных листков по электронной почте, если такой способ закреплен в локальном акте компании (Письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).
Эксперты сайта «Онлайнинспекция. РФ» считают так же: что работодатель вправе отказать работнику, просящему отправить ему расчетный листок по электронной почте, если такой способ не предусмотрен в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте.
Однако ранее эксперты этого сервиса выступали категорически против отправки расчетного листка по электронной почте. Свою позицию они обосновывали ссылкой на ст. 136 ТК РФ, обязывающую работодателя исключительно в письменной форме извещать работников о частях и размерах их зарплаты (вопрос № 18276 от 16.09.2014).
Но спустя некоторое время их разъяснения по этому вопросу стали менее категоричными. В одном из ответов они высказались аналогично разъяснениям Минтруда: если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок не нарушает положений действующих норм трудового законодательства (вопрос № 99711 от 25.07.2018, вопрос № 120279 от 28.02.2020).
Как долго хранятся расчётные листы в организации
Законодательство предъявляет требования не только к оформлению и содержанию документов в организации, но и к срокам их хранения.
Сроки хранения расчётных листов по заработной плате:
- не менее пяти лет, если проводятся регулярные проверки;
- не менее семидесяти пяти лет, если в организации отсутствуют лицевые счета.
При этом нет надобности хранить копии расчётных листов.
Согласно действующему трудовому законодательству руководство организации обязано оповещать свой персонал о начислении им заработной платы с указанием всех её составляющих. Делается это в письменной форме при личной встрече с сотрудниками или посредством электронной почты. В том случае, если трудоустроенному не будет выдан расчётный лист по его заработку, он может поспособствовать привлечению работодателя к административной ответственности с последующими штрафными санкциями.
Виталий Сазонов
Юрист, автор статей на юридическую тематику. Образование: государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Московский государственный открытый университет».
Читайте также: Шлюз отправки ФСС – описание и правила использования сервиса
Работодателю на заметку: подборка рекомендаций экспертов «Онлайнинспекция. РФ»
Многие работодатели уже освоили безбумажные технологии и передают работникам расчетные листки в электронной форме. Однако вопросов по этому поводу возникает немало. Представляем вам подборку разъяснений экспертов сайта «Онлайнинспекция. РФ» по расчетным листкам, выдаваемым в электронной форме.
- Можно ли размещать расчетные листки на корпоративном портале?
Чиновники не против размещения расчетных листков в электронном виде на корпоративном портале компании и не считают обязательным оформление работником письменного согласия на получение расчетных листков подобным образом (вопрос № 112886 от 15.08.2019).
Получается, что работодатель вправе размещать расчетные листки в электронном виде на корпоративном портале компании, где каждый работник, введя пароль, смог бы увидеть (распечатать, сохранить) свой расчетный листок. При этом у каждого сотрудника должен быть индивидуальный логин и пароль, а в компании должна быть разработана инструкция по доступу и работе с порталом, с которой все сотрудники должны быть ознакомлены.
Трудовая инспекция, по мнению экспертов, при таком способе выдачи расчетных листков не будет иметь оснований для привлечения работодателя к административной ответственности за невыполнение информационной обязанности по ст. 136 ТК РФ.
- Можно ли выдавать расчетные листки по СМС?
Эксперты сайта «Онлайнинспекция.РФ» высказались против выдачи расчетных листков путем рассылки через СМС. Позицию обосновали ссылкой на ст. 136 ТК РФ, в которой содержится требование о предоставлении работнику расчетного листка в письменном виде. По их мнению, предоставление расчетного листка по СМС не является соблюдением данного требования (вопрос № 26331 от 19.12.2014).
- Можно ли высылать расчетные листки на электронный адрес третьего лица?
Работодатели, передающие расчетные листки по электронной почте, по мнению экспертов сайта «Онлайнинспекция.РФ», не вправе отправлять листки на адрес третьего лица, к примеру бригадира (вопрос № 98625 от 18.06.2018). При этом не имеет значения, что сотрудники напишут заявление с просьбой о такой форме передачи расчетного листка, а сами расчетные листки представляют собой запароленные pdf-файлы с персональным паролем для каждого сотрудника.
Дело в том, что при направлении расчетных листков на e-mail бригадира невозможно доказать, что работник получил свой листок. Таким образом, работодатель в случае спора не сможет доказать выполнение своей обязанности об уведомлении работника о составных частях заработной платы. Следовательно, направление расчетных листков на почту третьего лица не допускается.
Если же сотрудник, в компании которого закреплен порядок передачи расчетных листков в электронном виде, по каким-либо причинам не может их получать, есть выход — информировать его о составе и размере зарплаты работодатель может через линейного руководителя при наличии доверенности, удостоверенной директором компании (вопрос № 135649 от 17.08.2020).
- Нужно ли получать подпись работника в получении расчетного листка?
Работодатель обязан выдавать работникам расчетный листок при выплате заработной платы. При этом законодательством не установлено требование о выдаче его под роспись. Однако несмотря на это, эксперты сайта «Онлайнинспекция.РФ» рекомендуют выдавать его под роспись, что подтвердит в случае необходимости факт выдачи (вопрос № 80194 от 21.11.2016).
Эксперты также не видят необходимости в получении подписи работника и в том случае, если расчетный листок выдан, к примеру, в специальном терминале (вопрос № 89532 от 01.09.2017). В подобных терминалах расчетные листки заведены на каждого работника. Информация по ним выбирается по уникальному табельному номеру на зачипированном пропуске, то есть защищена. Для работника имеется возможность распечатать расчетный листок в любое удобное для него время.
А в том случае, если в компании расчетные листки выдаются электронным способом и в трудовых договорах, коллективном договоре или локальном нормативном акте этой компании предусмотрена обязанность сотрудников расписываться в журнале выдачи расчетных листков, выполнять такое требование обязательно (вопрос № 107986 от 22.03.2019).
- Как часто работодатель обязан выдавать расчетные листки?
О количестве расчетных листков, которые работодатель обязан передавать работнику, в ТК РФ ничего не сказано. При этом разъяснения экспертов сайта «Онлайнинспекция. РФ» противоречивы. В одном из ответов они высказали позицию, что расчетных листков должно быть не менее двух в месяц, так как с такой периодичностью законодательство предписывает работодателю выплачивать зарплату по ч. 6 ст. 136 ТК РФ (вопрос № 82664 от 27.01.2017).
В другом ответе на аналогичный вопрос отмечено, что периодичность выдачи расчетных листков работодатель может утвердить в локальном нормативном акте. Как правило, расчетный листок выдается 1 раз по окончании рабочего месяца в день выплаты окончательного расчета (вопрос № 68012 от 02.03.2016).
Так как законодательство не уточняет этот момент, работодатель самостоятельно решает вопрос периодичности выдачи расчетных листков своим работникам. Как в локальном акте будет отражено, с такой частотой необходимо передавать расчетные листки. Этот подход можно применять как к бумажным расчетным листкам, так и листкам, переданным работникам посредством электронной почты.
- Нужно ли передавать работнику пустой расчетный листок?
По мнению экспертов сервиса «Онлайнинспекция. РФ» работодатель обязан выдать работнику расчетный листок в любом случае. В том числе пустой расчетный листок выдается сотруднику, находящемуся в отпуске без сохранения заработной платы, у которого по этой причине отсутствуют начисления в конкретном периоде (вопрос № 56866 от 24.09.2015).
Расчетный листок – документ, необходимый любому работодателю
Трудовой кодекс обязывает каждого работодателя выдачу заработной платы сопровождать расчетными листками. Однако не все работодатели соблюдают данное требование. Обязателен ли расчетный листок? Как он должен выглядеть? Как утвердить его форму? Какая ответственность ждет работодателя за несоблюдение требований ст. 136 ТК РФ?
На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы в данном материале.
Расчетный лист – право или обязанность?
Заработная плата (оплата труда) – это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы (ст.129ТК РФ). В нее включаются:
– компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера);
– стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).
Статьей136ТК РФустановлено, что при выплате заработка работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период. Как видно из формулировки данной нормы, выдача расчетного листка – не право работодателя, а обязанность. Причем исключений из этого правила нет и извещать о составных частях зарплаты необходимо не только основных работников, но и совместителей, и временных сотрудников.
Иногда нам задают вопрос: надо ли выдавать расчетный лист, если зарплата перечисляется работникам на банковские карты? Да, надо. Ведь законодатель не конкретизировал, при каком способе выплаты заработка должны выдаваться расчетные листки, а потому они должны выдаваться в любом случае – хоть при выплате наличными деньгами, хоть при перечислении на банковскую карту, хоть в иной форме, не запрещенной трудовым законодательством.
Порядок выдачи расчетных листков при перечислении заработной платы на банковскую карту законодательством не установлен. Полагаем, данный порядок может быть принят локальным актом, определяющим форму расчетного листка. Эту позицию поддержал и Роструд в Письме от 18.03.2010 № 739-6-1.
Разрабатываем и утверждаем форму расчетного листка
Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»утверждены формы документов, оформлением которых сопровождается выплата заработка: это расчетно-платежная ведомость (Т-49), расчетная ведомость (Т-51), платежная ведомость (Т-53) и журнал регистрации платежных ведомостей (Т-53а). А вот форму расчетного листка не утвердили, поэтому ее каждый работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает для своей организации.
Итак, прежде всего определим, какие сведения точно должны содержаться в листке. Статья136ТК РФобязывает отразить в нем составные части заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период, размер и основания произведенных удержаний, а также общую денежную сумму, подлежащую выплате.
Обратим внимание пользователей информационно-справочной системы «Аюдар Инфо» на то, что в связи с принятием Федерального закона от 23.04.2012 № 35-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статью 122Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации» теперь работодатели обязаны в расчетном листке указывать и иные суммы, начисленные работнику: в частности, суммы денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработка, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, должны стоять в листке отдельными строками.
К сведению: общий размер всех удержаний при каждой выдаче заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138ТК РФ).
Остановимся подробнее на некоторых аспектах. Какие составные части заработной платы можно выделить? Обратимся к ст.129ТК РФ, в соответствии с которой в зарплату помимо фиксированного размера оплаты труда работника (за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени – тарифная ставка, за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц – оклад (должностной оклад)) включаются различные стимулирующие и компенсационные выплаты. К последним можно отнести премии, доплаты за совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема работы или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, надбавки за стаж, перевыполнение нормы и т. п. Кроме этого, если организация вручила работнику, например, новогодний подарок для его ребенка, стоимость этого подарка также необходимо включить в расчетный листок.
К числу удержаний, которые могут быть указаны в расчетном листке, относятся:
– алименты и иные взыскания по исполнительным документам;
– суммы НДФЛ и страховые взносы во внебюджетные фонды;
– профсоюзные взносы;
– неотработанный аванс, выданный в счет заработной платы;
– неизрасходованный и своевременно не возвращенный аванс, выданный в связи с командировкой;
– суммы, излишне выплаченные работнику вследствие счетных ошибок; и пр.
Исходя из этого, работодатель должен определить количество граф и их расположение. При этом помните, что объединять схожие выплаты, например, для упрощения бланка, нельзя. Примерный образец расчетного листка приведем далее.
Перед утверждением формы расчетного листка необходимо запросить мнение представительного органа работников. Для этого работодатель должен направить проект расчетного листка и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников, который направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме не позднее пяти рабочих дней со дня его получения.
Если представительный орган работников не согласен с проектом расчетного листка либо предлагает его усовершенствовать, работодатель может согласиться либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с представительным органом в целях достижения взаимоприемлемого решения.
Обратите внимание: иногда в организации есть профсоюз, но нет представительного органа, или наоборот, или они вообще отсутствуют. Полагаем, что при наличии одного из указанных органов бланк расчетного листка нужно согласовывать именно с ним, поскольку именно он представляет интересы работников. Если же отсутствует и тот, и другой орган, все решения работодатель принимает самостоятельно.
При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право утвердить расчетный листок в той форме, которую считает нужной. Однако такое решение работодателя может быть обжаловано представительным органом работников в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Кроме этого, возможно возникновение коллективного трудового спора.
Трудовая инспекция обязана в течение одного месяца со дня получения жалобы (заявления) провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене утвержденной формы расчетного листка, обязательное для исполнения.
Завершающим этапом процедуры разработки и утверждения расчетного листка является его утверждение. Сделать это можно несколькими способами, например, издать приказ об утверждении и введении в действие формы расчетного листка или же на самой форме проставить гриф утверждения, а затем издать приказ о введении в действие с определенного числа утвержденной формы. Первый вариант удобнее, так как оформляется один приказ и на самом расчетном листке ничего дополнительно проставлять не нужно.
Отметим, что если в утверждении формы расчетного листка участвовал представительный орган работников, об этом необходимо сделать отметку в приказе об утверждении и введении в действие, например: «Мнение представительного органа учтено, протокол от такого-то числа № такой-то».
Порядок извещения работников о выплате заработка
По правилу, установленному ч. 6 ст.136ТК РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором. В связи с этим возникает вопрос: сколько раз нужно выдавать расчетные листки? Отвечаем. Поскольку работодатель обязан выплатить заработную плату два раза в месяц, то и расчетных листков должно быть два, ведь законодатель четко установил, что листок выдается при выплате заработной платы, причем не важно, аванс это или подсчет. На практике работодатели не сопровождают выдачу аванса расчетным листком, а выдают его при окончательном расчете за месяц. Однако это вряд ли будет нарушением, так как главная функция расчетного листка – известить работника о всех начислениях и удержаниях.
При проведении контрольно-надзорных мероприятий трудовой инспекцией возможен вопрос о выдаче листков. Чтобы узнать ответ, контролеры могут поинтересоваться у работников, но кто-то скажет, что выдавали, а кто-то и не вспомнит. Поэтому лучше всего, чтобы потом не объясняться с проверяющими, каким-то образом фиксировать выдачу листков. Это можно сделать с помощью журнала регистрации их выдачи, в котором работник будет подтверждать своей подписью, что получил листок. А можно составить список работников, которые при получении заработной платы будут расписываться в нем. Но Трудовой кодекс не предписывает вручать работникам расчетные листки под роспись, поэтому введение какой-либо формы регистрации получения листков остается на усмотрение работодателя.
Ответственность работодателя
Расчетные листки просто необходимо формировать и выдавать работникам. Они могут использоваться в качестве доказательств и подтверждать факт перечисления НДФЛ, начисления премий, доплат и иных выплат в пользу работника. В качестве примера приведем Решение Ленинградского областного суда от 04.08.2011 № 7-478/2011, в котором рассматривалась жалоба ОАО «Экотранс» на решение судьи Всеволожского городского суда Ленинградской области по делу об административном правонарушении, предусмотренном ч. 1 ст.5.27КоАП РФ.
Государственный инспектор труда признал ОАО «Экотранс» виновным в совершении нарушения законодательства о труде и подверг административному штрафу в размере 30 000 руб. Всеволожским городским судом постановление инспектора оставлено в силе.
Ленинградский областной суд, изучив материалы дела, установил, что ОАО «Экотранс» нарушило ст.56,129,136ТК РФ: штатное расписание в части установления размера должностного оклада не соответствует трудовому договору от 27.08.2007 № 21-07 и работнику не выплачена премия за декабрь 2010 года, при этом отсутствуют основания (больничный лист, приказ о применении к работнику дисциплинарного взыскания) для лишения работника премии полностью или в части, которые определены в п. 4.7 Положения об оплате труда и материальном стимулировании работников ОАО «Экотранс».
В нарушение ст.136ТК РФ обществом не соблюдаются в полном объеме требования об обязанности извещения в письменном виде работника о составных частях его заработной платы, поскольку в расчетных листках работника Т. за ноябрь 2010 года, работников А., Н. за декабрь 2010 года не указаны все составные части заработной платы, а именно не указана отдельной строкой доплата за вредность, установленная приказом генерального директора ОАО «Экотранс».
Факт совершения ОАО «Экотранс» административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст.5.27КоАП РФ, выразившегося в нарушении требований трудового законодательства о начислении и выдаче зарплаты работникам, а именно в невыплате премии за декабрь 2010 года, подтверждается штатным расписанием, положением об оплате труда и материальном стимулировании работников, расчетными листками за декабрь 2010 года. Поэтому жалоба ОАО «Экотранс» не подлежит удовлетворению.
Напомним, что на основании ст.5.27КоАП РФ за нарушение законодательства о труде возможно наложение административного штрафа в размере:
– от 1 000 до 5 000 руб. – на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальных предпринимателей);
– от 30 000 до 50 000 руб. – на юридические лица.
Кроме этого, в качестве меры административного воздействия может быть выбран не штраф, а приостановление деятельности индивидуального предпринимателя или организации на срок до 90 суток.
Подведем итог
В заключение отметим, что не стоит выдумывать какие-то иные формы уведомления работника о составных частях заработной платы, нежели расчетный листок. Так, некоторые работодатели в связи с введением у себя электронного документооборота практикуют создание электронного каталога, размещаемого в локальной компьютерной сети организации, содержащего список работников, перечень их должностей и суммы выплачиваемой заработной платы. Предполагается, что тем самым выполняются требования ст.136ТК РФ. Это ошибка. Информируя таким образом работников, работодатель нарушает не только указанную норму, но и законодательство в области охраны персональных данных – ст.85,88ТК РФ.
Разработайте и утвердите в компании форму расчетного листка и именно его передавайте работникам при выдаче заработной платы. Этим вы убережете себя и свою компанию от штрафов.
Ближайшие бесплатные вебинары
- 23.08.2021
Дробление бизнеса 2021: законность, ошибки, ответственность - 25.08.2021
Пять способов взыскать долг: все о дебиторской задолженности - 26.08.2021
Обзор самых важных налоговых споров-2021. На что обратить внимание
Ответственность работодателя
Передавая расчетные листки по электронной почте, работодателю за малейшие просчеты могут грозить наказания:
- За нарушение законодательства о труде по ч. 1 ст.5.27 КоАП РФ.
К примеру, за передачу расчетных листков работникам не тем способом, который указан в локальных нормативных актах компании или трудовых договорах, штраф может составить:
Читайте также: Статья 315 НК РФ. Порядок составления расчета налоговой базы (действующая редакция)
- от 30 000 руб. до 50 000 руб. — на компанию;
- от 1 000 руб. до 5 000 руб. — на должностных лиц (ИП).
- За нарушение требований законодательства о защите персональных данных.
Например, за передачу расчетного листка через третье лицо (коллегу сотрудника) и отсутствие письменного согласия сотрудника на такой способ передачи, то есть за нарушение п. 1 ст. 3, ст. 7 Закона № 152-ФЗ. Штраф в таком случае может составить 75 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).
За передачу персональных данных по электронной почте без применения сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации (СКЗИ) к работодателю могут применяться следующие виды ответственности:
- дисциплинарная (п. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ);
- административная (ч. 1 ст. 13.6, ч. 6 ст. 13.12, ст. 13.14, ч. 7 ст. 15.15 КоАП РФ);
- гражданско-правовая (ст. 151 ГК РФ);
- уголовная (ст. 272 УК РФ).
Работодателю также может грозить штраф за применение неутвержденной формы расчетного листка (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).
Что такое Листок по зарплате
Расчетный листок представляет собой специальный документ, посредством которого работодатели сообщают работникам предприятия о начислении заработной платы: из чего складывается их оплата труда, сколько они получат на руки и сколько с них удержали. Существует множество нюансов касательно того, как подобная бумага оформляется и в каком виде сотрудник обязан ее представить. Известно, что в настоящее время подавляющее число организаций не выдают работникам соответствующие документы, несмотря на то, что за невыдачу предусмотрена административная ответственность.
Во многих предприятиях расчетные листки считаются простой формальностью, однако действующее законодательство закрепляет право на получение такой бумаги сотрудниками.
В части первой, статьи 136 Трудового кодекса РФ сообщается, что работодатель должен ежемесячно уведомлять работников в письменном виде о составе начисляемых средств, то есть зарплате (сюда же входит непосредственно оклад, сверхурочные, дополнительная оплата за работу в праздники), о прочих выплатах для работников, о размерах удержания средств и оснований на это, а также об итоговом количестве средств, выплаченных сотруднику.
Согласно закону, такие документы требуется предоставлять не только основным работникам, но, также лицам, работающим по совместительству, «надомникам» и удаленным сотрудникам. Способ выдачи зарплаты не влияет на необходимость выдачи расчетных листков. Этот документ должны получать все работники, вне зависимости от того, получают ли они заработную плату в кассе или средства приходят на банковскую карточку. Порядок выдачи бумаг полагается закреплять в специальном акте предприятия.
Подводим итоги
- Трудовое законодательство предоставляет работодателю выбирать способ передачи расчетных листков сотрудникам: на бумаге или электронно. Главное — чтобы применяемый способ был зафиксирован в трудовых договорах с сотрудниками или в локальном акте компании (в положении об оплате труда, коллективном договоре и др.). Минтруд с этим не спорит.
- Расчетный листок содержит персональные данные сотрудника, поэтому его передача по электронной форме возможна только при соблюдении требований законодательства о защите персональных данных.
Что это и для чего он нужен
Расчетный лист – это документ, в котором работодатель информирует работника о полученной заработной плате, а также о произведенных удержаниях. В нем также указывается сумма подоходного налога и другие сведения, к примеру, премии за выслугу и т. д.
Он представляет собой выписку, которая должна выдаваться работнику при получении им заработной платы.
Их выдача в первую очередь направлена на защиту прав работника. Он должен получать документированное подтверждение о своевременной и полной заработной плате. Если без указания причин зарплата не соответствует той, которая была указана при заключении трудового договора, с помощью данного документа работник может в судебном порядке оспорить это.
Как часто выдавать, Срок выдачи расчетных листков
Зарплата должна выплачиваться минимум два раза в месяц, что отражено в Трудовом кодексе РФ. Тем не менее, расчетный листок предоставляется лишь при окончательном расчете (письмо Роструда от 24.12.2007 в„– 5277-6-1), а в случае выплаты сотруднику аванса, данный документ не выдается. Это связано с тем, что при предварительном расчете не все показатели, которые влияют на начисляемую сумму, будут известны, а потому не будет возможности отразить их в документе. При выплате отпускных, расчетный листок не нужно выдавать раньше срока. В случае увольнения работника необходимо провести окончательный расчет и выдать соответствующий документ, в котором будут указаны все начисленные и удержанные средства. Таким образом, данный документ оформляется лишь раз в месяц, когда проходит окончательный расчет.