Как и где оформить (заполнить) трудовую книжку при приеме на работу впервые?

Работа может начаться в любом возрасте и трудовую книгу можно получить достаточно рано. Но многие неопытные работники, работодатели и сотрудники отдела кадров не имеют ни малейшего понятия о том, как заполнять трудовую книгу в случае, когда она выдается впервые.
Отсутствие опыта и некая неуверенность способствует тому, что при заполнении трудовой книги люди допускают множество ошибок, ввиду чего, приходится разводить грязь в трудовой или же попросту, избавляться от нее.

В этой статье мы научим вас правильно вносить все записи в трудовую только что принятого работника на трудовую функцию в организацию, в особенности, если это первый его опыт работы. Также мы расскажем о всевозможных нюансах в заполнении, удобно расположив интересующую вас информацию по пунктам.

Приятного вам прочтения и помните о том, что любая запись, сделанная вашей рукой в трудовой книжке ведет к наступлению определенных последствий, а вот уж каких: благоприятных или нет – вы должны решить сами.

Как оформляется “трудовая” в первый раз

Традиционно, “трудовую” выдает наниматель, вместе с заключением и подписанием договора на первой работе. Следовательно, сотруднику не нужно переживать о том, где получить “книжку”.
Согласно законодательству, сотруднику, у которого нет “книжки”, наниматель должен оформить ее в срок – 5 рабочих дней. Оформление и заполнение происходит при обязательном присутствии ее потенциального владельца. Следует очень внимательно отнестись и тщательно проверить правильность написания всей информации о сотруднике, ведь “трудовая” – это такой документ, который в будущем будет являться единственным подтверждением трудового стажа.

Читайте также:  Совмещение и совместительство: в чем разница между ними?

Многие юристы, специализирующиеся на трудовых правоотношениях советуют не пренебрегать моментом первого заполнения документа, из-за того, что в будущем, оформляя пенсию или различные льготы, любая информация, занесенная в “книжку”, подлежит тщательной проверки на соответствие записей. Присутствие в ней описок или неточностей может создать определенные трудности для его обладателя.

Если перед устройством на работу, сотрудник был на воинской службе, получал высшее образование или проходил квалификационные курсы, то в “трудовую” можно внести эту информацию.

Сведения, присутствие которых в “трудовой” обязательно:

• дата рождения;
• вид исполняемой работы;
• сведения про перевод или переквалификацию;
• информация о причинах увольнения;
• информация про награды и поощрения;
• имя;
• фамилия;
• отчество;

Информация о личных данных сотрудника должна быть списана исключительно с паспорта, и никак не на слух.

В случае утери “трудовой” сотрудником, оплата за новый бланк ложится на него же.

Трудовая книжка: Покупаем, оформляем, учитываем

Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности работника. Поэтому очень важно, чтобы компания правильно организовала работу с трудовыми книжками — от закупки чистых бланков до выдачи документа уволившемуся сотруднику.

В трудовой книжке в хронологическом порядке отражена вся трудовая биография человека — его профессиональный и служебный рост, отношение к работе, причины увольнения. Кроме того, это основной документ для расчета трудового и страхового стажа человека. Трудовая книжка — это обязательный кадровый документ. Он прямо предусмотрен Трудовым кодексом РФ. Ее предоставляет работник при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ).
—————НАША СПРАВКА 1————————-

Трудовой книжки у человека, которого принимают на работу, может не быть в следующих случаях:

— он поступает на работу и заключает трудовой договор впервые;

— он поступает на работу на условиях совместительства;

— его трудовая книжка потеряна или повреждена.

На человека, поступающего на работу впервые, трудовую книжку нужно оформить не позднее пяти дней с момента его приема на работу при условии, что эта работа является для работника основной (ст. 66 ТК РФ).

——————КОНЕЦ НАШЕЙ СПРАВКИ 1————————-

Форма трудовой книжки, правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках». А Инструкция по заполнению этого документа утверждена постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.

Работодатель обязан постоянно иметь в своем распоряжении чистые бланки этого документа и вкладышей в него (п. 44 правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). Но ни в коем случае нельзя приобретать их с рук у случайных людей – рискуете заплатить деньги за фальшивку.

Читайте также:  Смена генерального директора в ООО: пошаговая инструкция — 2021

Ищите распространителя

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним – это защищенная полиграфическая продукция. Поэтому печатать их разрешено только типографиям объединения «Гознак» Минфина России. А распространять их могут и другие организации (предприниматели), но строго по договорам с «Гознаком», и отвечающие его требованиям о возможности работы с защищенной полиграфической продукцией (п. 3 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»).

Так, на сайте Московской печатной фабрики Гознака есть информация о таких предприятиях. В частности, это ООО «СпецБланк», ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «Буква», ООО «Имидж», ООО «Моя Компания Поволжье». То есть, приобрести трудовую книжку работодатель может только у официальных распространителей «Гознака».

Чистые бланки — как зеницу ока…

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее – это документы строгой отчетности, и хранить их нужно в сейфе. Для их учета каждая организация обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). Ее форма утверждена постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.

Эту книгу ведет бухгалтерия компании. Записи в нее вносят сразу после получения бланков от распространителя. Сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек в компании (как правило – кадровик), по заявке получает необходимое количество бланков (п. 42 правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). А в конце месяца он обязан отчитаться перед бухгалтерией о том, сколько бланков получено, сколько израсходовано. Обязательно нужно указывать их серии и номера, а также и стоимость.

Как правило, за переданные бланки с работников взимают плату (п. 47 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). Вновь принятый сотрудник должен оплатить саму трудовую книжку; а сотрудник, у которого закончились все страницы раздела «Сведения о работе» — заплатить за вкладыш. Размер платы определяют расходами на приобретение бланков.

Есть случаи, когда чистые бланки трудовых книжек предоставляют сотрудникам бесплатно: если трудовые книжки массово повреждены в результате чрезвычайного происшествия (пожар, наводнение, беспорядки и др.) (п. 34 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). Или если бланк испорчен не по вине работника (например, сотрудником кадровой службы при заполнении) (п. 48 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225).

Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним списывают по акту.

Действующие книжки: кадровики в ответе

Трудовая книжка — это личный документ сотрудника. Однако хранить его должен отдел кадров предприятия, где человек работает. Кадровики ведут книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). Ее форма также утверждена постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.

Заметим: если при проверке трудовая инспекция обнаружит отсутствие трудовой книжки на какого-либо постоянного работника, организацию могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства по статье 5.27 КоАП РФ.

Наказание по этой статье может грозить и в случае отсутствия приходно-расходной книги (для чистых бланков) или книги учета движения трудовых книжек (для действующих книжек), или ошибки в их оформлении.

**********************НАША СПРАВКА 2******************

За нарушение трудового законодательства организацию могут оштрафовать на сумму от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или приостановить ее деятельность на срок до девяноста суток. Кроме того, статья 5.27 КоАП РФ предусматривает санкции и для должностных лиц компании.

Читайте также:  Законодательная база Российской Федерации

***************************КОНЕЦ НАШЕЙ СПРАВКИ****************

Выдавать трудовую книжку работнику можно только при его увольнении (под расписку в книге учета движения трудовых книжек). Делают это в день вынесения приказа об увольнении.

В остальных случаях (например, сотруднику требуется оформить загранпаспорт) выдают лишь копию трудовой или выписку из нее. Сделать это отдел кадров обязан в течение трех дней, получив письменное заявление работника (п. 7 постановления № 225).

Что и как напишем в трудовой

Трудовая книжка состоит из трех частей:

— титульный лист;

— сведения о работе;

— сведения о награждении.

В пределах разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» каждой записи присваивают свой порядковый номер.

Обратите внимание: сведения о взысканиях в книжку не заносят!

У каждого из разделов есть свои особенности заполнения. Расскажем о них.

Титульный лист (2 ур.)

Предположим, кадровик заводит трудовую книжку новому сотруднику, у которого ее нет. Обычно заполнение титульного листа сложностей не вызывает. Обратим ваше внимание лишь на то, что фамилию, имя и отчество работника, а также дату его рождения указывают полностью, без сокращений. Например, «Иванова Лидия Петровна», а не «Иванова Л.П.». Или «10 января 1983 года», а не «10.01.1983г.».

На основании диплома, аттестата или другого документа об образовании делается запись об образовании работника (высшее, среднее специальное и т.п.). Далее указывают его специальность (как в документе об образовании).

Работник обязательно должен проверить, все ли данные внесены правильно. Если ошибок нет, то ставит свою подпись. Кадровик тоже ставит свою подпись. Обязательна печать предприятия, поскольку без нее трудовая книжка недействительна.

Сведения о работе… (2 ур.)

Записи дат в этом разделе делают арабскими цифрами, число и месяц – двузначными числами, год — четырехзначным (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69). Например, дату «25 февраля 2008 года» нужно записать так: «25.02.2008».

А вот других сокращений в этом разделе быть не должно. Например, нельзя писать вместо «Трудовой кодекс Российской Федерации» — «ТК РФ», вместо «статья» — «ст.», вместо «приказ» — «пр.», вместо «распоряжение» — «распор.», вместо «переведен» — «перев.» и т.д.

В графе 3 этого раздела в виде заголовка указывают полное наименование организации (Закрытое акционерное общество «Луч»), а если по Уставу есть и сокращенное – то и его тоже (ЗАО «Луч»).

Далее вносят сведения, которые касаются текущего статуса работника:

— о приеме на работу (Например: 16/03/2008 / Принят на должность экономиста / Приказ от 16.05.2007 № 4к)

— о переводе на другую постоянную работу (Например: 27/08/2008 / Переведен на должность старшего экономиста / Приказ от 26.08.2008 № 18к)

— об увольнении (Например: 22/11/2008 / Уволен по собственному желанию (статья 80 Трудового кодекса Российской Федерации)/ Приказ от 22.11.2008 № 33к)

*****************Наша справка 3*****************

По желанию работника в его трудовую книжку (а она хранится по месту основной работы) можно внести сведения и о работе по совместительству. Для этого сотрудник по месту основной работы должен предъявить справку о совмещаемой работе. В справке должно быть указано полное и сокращенное наименование совмещенной фирмы, должность работника, дата его приема на работу, основание приема на работу. Документ должен иметь номер, дату выдачи, быть подписан руководителем и заверен печатью организации.

Читайте также:  Образец дубликата трудовой книжки, а также образец заполнения сведений о работе

*********************конец нашей справки*****************

…и поощрениях (2 ур.)

В раздел о награждении вносят все сведенияо поощрениях сотрудника за успехи в работе. Правила заполнения такие же, как и при оформлении «Сведений о работе».

То есть, дату пишут цифрами, другие слова не сокращают.

В этот раздел может быть внесена такая информация (ст. 191 ТК РФ):

— объявление благодарности

— выплата премии

— награждение ценным подарком или почетной грамотой

— представление к званию лучшего в профессии

Этот список не исчерпывающий. Другие способы поощрения работника могут быть предусмотрены в трудовых договорах, правилах внутреннего распорядка, Уставе и других внутренних документах компании.

Вносим изменения, исправляем ошибки (2 ур.)

Если вы хотите внести какие-либо исправления в трудовую книжку, то помните главное правило: в трудовой книжке ни в коем случае нельзя ничего замазывать или подчищать, а также что-либо зачеркивать в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждении».

Вообще все изменения и исправления в трудовую условно можно разделить на два вида: изменение сведений о работнике (записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, образовании, специальности) и изменение сведений о работе.

Сведения о работнике (титульный лист книжки) исправляют так.

Предположим, сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. По линейке одной тонкой чертой зачеркивают прежнюю фамилию (так, чтобы можно было легко прочитать зачеркнутое) и сверху записывают новую. Ссылки на подтверждающие документы дают на внутренней стороне обложки. Например: «Изменена фамилия Суливонская на Горобец на основании свидетельства о браке серии АВ № 376238, выданного Люблинским отделением ЗАГС г. Москвы, от 24.03.2008 г.». Эту запись подписывает кадровик (и расшифровывает свою подпись), после чего ставят печать компании.

Правда, данная процедура не распространяется на случаи, когда при заполнении титульного листа кадровик допустил ошибки в личных данных работника. Если же это все-таки произошло, исправлять титульный лист нельзя, бланк считается испорченным и его нужно уничтожить.

Что касается сведений о работе и сведений о награждении, то еще раз отметим: в этих разделах зачеркивать ранее внесенные записи нельзя, даже если они неверны. Ошибки исправляют по особым правилам. Делают это так.

Сначала ошибочную запись признают недействительной. Для этого после последней записи ставят очередной порядковый номер и дату. А в графе 3 пишут: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем на следующей строке делают правильную запись (с новым порядковым номером). Такой порядок изложен в письме Роструда от 23 июня 2006 г. № 948-6.

Про вкладыш

Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Его используют (вшивают в трудовую книжку), если в ней уже не хватает страниц для сведений о работе или сведений о награждении. Вкладыш оформляют и ведут в том же порядке, что и трудовую книжку. При этом книжке ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывают его серию и номер.

Как учесть бланки

Купленные бланки учитывают на счете 10 «Материалы» или 41 «Товары». Кроме того, поскольку бланки трудовой книжки – это документы строгой отчетности, нелишним будет отразить их и на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». На этом счете бланки учитывают в условной оценке (как правило, 1 руб. за единицу).

По поводу способа учета выдачи бланков работникам за плату существует два мнения.

Первое. Это — реализация, поскольку происходит переход права собственности на ценности (ст.39 НК РФ). В этом случае выдачу бланков отражают, как реализацию обычных материалов или товаров (через счет 90 или 91, с начислением НДС).

Второе. Это — возмещение работниками затрат, понесенных компанией при покупке бланков. Обратите внимание: выбрав этот вариант учета, фирма не сможет зачесть «входной» НДС по купленным бланкам. Ведь тогда будет считаться, что бланки не участвуют в операциях, облагаемых НДС. Значит, если при покупке бланков налог был принят к вычету, то его придется восстановить.

В любом случае выбор варианта учета выбытия бланков трудовой книжки – за организацией. Однако налоговики, что не удивительно, больше приветствуют вариант первый.

Пример

На 1 января 2008 г. в бухгалтерском учете ООО «Волна» остатка незаполненных бланков трудовой книжки нет. В январе приобрели у распространителя 50 бланков по цене 40 руб. за штуку (включая НДС – 6 руб. 10 коп.). Установили условную оценку бланка – 10 руб. за штуку.

В феврале приняли на работу сотрудника, который до этого нигде не работал, и трудовой книжки не имел. По заявлению нового работника бухгалтерия удержала деньги за книжку из его зарплаты.

ООО «Волна» выбрала первый вариант учета бланков, то есть передача бланков трудовых книжек считается реализацией.

В бухгалтерском учете нужно сделать такие записи.

В январе:

ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 76

— 1695 руб. (33,90 руб. Х 50 шт.) – оприходовано 50 бланков трудовой книжки;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 76

— 305,10 руб. (1695 руб. Х 18%) – отражен НДС со стоимости бланков;

ДЕБЕТ 006

— 500 руб. (10 руб. Х 50 шт.) – приняты на забалансовый учет по условной цене бланки трудовой книжки;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

— 305,10 руб. – принят к вычету НДС со стоимости бланков на основании счета-фактуры поставщика.

Читайте также:  Пример расчета стоимости чистых активов компании

В феврале:

КРЕДИТ 006

— 10 руб. – списан с забалансового учета по условной цене бланк трудовой книжки;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 90

— 40 руб. – отражена реализация бланка;

ДЕБЕТ 90 КРЕДИТ 41

— 33,90 руб. – списана стоимость бланка;

ДЕБЕТ 90 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»

— 6,10 руб. – начислен НДС со стоимости реализованного бланка;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73

— 40 руб. — удержана из зарплаты работника стоимость одного бланка трудовой книжки.

******************КОНЕЦ ПРИМЕРА**********************

Ближайшие бесплатные вебинары

• 23.08.2021
  Дробление бизнеса 2021: законность, ошибки, ответственность
• 25.08.2021
  Пять способов взыскать долг: все о дебиторской задолженности
• 26.08.2021
  Обзор самых важных налоговых споров-2021. На что обратить внимание

Как получить “трудовую” работнику

Согласно нормам трудового законодательства, “книжка” выдается обратно сотруднику, исключительно, в случае его увольнения. Однако, иногда возникают ситуации, когда работнику необходимо предоставить в определенные организации информацию, содержащуюся в “трудовой”. Например, в иностранное посольство. По его требованию наниматель обязан предоставить так называемые “заверенные выписки”.

Стоит отметить, что при потере “книжки”, у сотрудника есть возможность обратиться к своему последнему работодателю. Спустя пятнадцать дней с момента обращения, наниматель отдает сотруднику дубликат или вкладыш, установленного образца.

Какие документы нужны для оформления бланка?

Законодатель не говорит о том, должен ли работник писать заявление с просьбой завести трудовую, если он устраивается на работу впервые (в отличие от случая, когда книжка утеряна) поэтому чаще всего работодатель заполняет ее по умолчанию.

Также в законодательстве нет упоминаний о том, что человек должен доказать, что на работу он устраивается именно впервые.

Титульный лист трудовой заполняется на основании следующих документов:

1. Паспорт либо другое, установленное законом, удостоверение личности.
2. Диплом об образовании, при его наличии.
3. Других документов для заполнения не требуется (СНИЛС, ИНН, военный билет и т. д.).

Титульный лист заполняется в присутствии работника, который затем проверяет внесенные сведения и расписывается.

Сведения о работе вносятся на основании приказа о приеме.

Трудовую книжку заводят любому гражданину, с которым заключен трудовой договор, независимо от его возраста.

Обязанность обеспечения бланками трудовых книжек лежит на работодателе. В законодательстве сказано, что он должен иметь их необходимый запас.

Но работник может и самостоятельно приобрести бланк трудовой книжки и отдать его работодателю вместе с остальными документами.

Единственное, что запрещает законодательство — это требовать, чтобы работник сам купил бланк.

Кто заполняет?

Титульный лист трудовой книжки и все последующие записи вносит только должностное лицо, ответственное за ведение этого документа.

Обычно это сотрудник отдела кадров, у которого данная обязанность предусмотрена должностной инструкцией либо другой сотрудник (секретарь, бухгалтер) на которого это возложено приказом.

Трудовая книжка должна быть оформлена не позднее чем в течение пяти дней с того момента как работник приступил к выполнению своих обязанностей.

— паспорт или свидетельство о рождении;

— диплом об образовании либо справку из учебного заведения, если человек является учащимся или студентом.

Эти данные указываются на титульном листе документа.

Уведомление о необходимости получения “трудовой”

При расторжении трудового договора с сотрудником, нанимателю следует верно соблюсти процедуру увольнения. Главная его обязанность в подобной ситуации – отдать “трудовую” сотруднику в тот же день, когда он увольняется.

Согласно закону, после получения “трудовой”, сотруднику необходимо собственноручно поставить подпись в книге учета движения трудовых книжек. Если сотрудник отсутствует в день, когда увольняется, отказывается или избегает получения своей “трудовой”, на адрес сотрудника посылается заказное письмо. Оно содержит уведомление о необходимости получения трудовой книжки. Данный этап процедуры увольнения призван освободить нанимателя от обязательства выплатить компенсацию за промедление в предоставлении “трудовой”.

Стоит отметить, что Трудовым кодексом не предусмотрена единая форма уведомления. На практике, работники кадровой службы оформляют его произвольно на бланке учреждения.

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку содержит следующие сведения:

• дата и номер документа;
• адрес, где требуется забрать “трудовую”;
• должность, ФИО работника;
• время работы службы, отвечающей за сохранность и выдачу документа;

Если сотрудник не забирает “трудовую”, и не давал своего письменного соглашения на отправку документа почтой, наниматель должен хранить “книжку” до востребования.

Данный документ используется в следующих случаях:

• Увольнение сотрудника по сокращению.
• Увольнение сотрудника, находящегося на испытании, по инициативе нанимателя.
• Увольнение из-за прекращения деятельности учреждения.
• Увольнение из-за несоответствия должности, которую занимает сотрудник, из-за его недостаточной квалификации.
• Осуществление перевода к другому нанимателю.

Заявление на оформление трудовой книжки впервые: образец

Заявление на оформление трудовой при первичном трудоустройстве пишется в свободной форме. В него нужно включить следующие реквизиты и сведения:

• ФИО и должность руководителя компании.
• ФИО трудоустраивающегося человека.
• Текст заявления должен содержать указание, что человек впервые поступает на работу.
• Дата и подпись.

Заявление можно написать от руки или напечатать на компьютере. Оно хранится либо в личном деле работника, либо в книге движения трудовых книжек.

Трудовая книжка работодателя

“Трудовая” руководителя

Согласно закону, трудовой договор с лицом, являющимся руководителем предприятия, подписывается после того, как его выберут, или назначат всеобщим сбором участников на руководящую должность, на срок, определяемый уставом общества. Подпись на трудовом договоре от предприятия, как правило, ставит председатель собрания, где выбрали, или назначили руководителя.

Трудовое право не содержит правил, регламентирующих процедуру внесения сведений в “книжку”, при назначении или приеме на руководящие должности.

Что же происходит на практике:

• Первым внутренним приказом новоизбранного или назначенного руководителя будет внутренний приказ о занятии соответствующей должности.
• Правомочным основанием данного приказа, выступает решение всеобщего сбора членов общества и подписанный трудовой договор. Согласно закону, оформлением “трудовых”, записыванием в них сведений, занимается наниматель, на основании внутреннего приказа.
• В “книжке” руководителя будет сделана запись о том, что он принят или назначен на работу – юридическим аргументом, в данном случае выступает протокол общего собрания.

“Трудовая” индивидуального предпринимателя

Очень часто вопросом о надобности заведения “трудовой” задаются многие индивидуальные предприниматели. Заключая трудовой договор со своими работниками, если таковые имеются, ИП обретает статус работодателя. Соответственно, он должен выдавать или хранить “трудовые”, работающих на него сотрудников.

Важно, что собственную “книжку”, сам на себя, он завести не вправе, также как и подписать трудовой договор с самим собой. В будущем, документом, подтверждающим его трудовой стаж, будет являться свидетельство о его государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.

Прием на работу сотрудника

Если сотрудник, перед тем как устроиться на работу, служил в армии, в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ или таможенных органах, в разделе трудовой книжки «Сведения о работе» нужно сделать ЗАПИСЬ О СЛУЖБЕ (пункт 21 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»). Обычно такая запись предшествует записи о приеме на работу. Она производится на основании военного билета.
Можно ли внести запись о службе в армии после записи о приеме на работу, если сотрудник предъявил военный билет уже после того, как был оформлен прием?

Можно. Если сотрудник не смог предъявить военный билет при приеме на работу (например, если он утерян и находится на восстановлении), нужно сделать запись о прохождении военной службы после записи о приеме на работу. Трудовая книжка заполняется на основе тех документов, которые сотрудник предъявил в отдел кадров.

Запись «прием на работу» делается так. В графе 3 раздела «Сведения о работе» нужно указать в виде заголовка полное наименование фирмы, а также сокращенное наименование (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер, а в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 нужно сделать запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение фирмы (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), вписать наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

Если сотрудник до поступления в организацию нигде не работал, нужно ли сделать до записи о приеме на работу запись о том, что он не имел трудового стажа?

Нет, не нужно. В нормативных актах об оформлении трудовых книжек таких указаний нет.

Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о периоде ухода за ребенком до полутора лет, если сотрудница до этого не имела трудового стажа?

Нет, такая запись в трудовую книжку не вносится. Период ухода за ребенком подлежит включению в страховой стаж сотрудницы для целей пенсионного обеспечения. Однако информация об этом не отражается в трудовой книжке. Женщина будет подтверждать страховой стаж за данный период с помощью документов, удостоверяющих рождение ребенка и достижение им возраста полутора лет. Это предусмотрено «Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» (утверждены

Чтобы устроиться на работу, необходимо предъявить определенный перечень документации, подтверждающей многие интересующие аспекты для руководителя:

• паспорт;
• трудовая;
• пенсионное свидетельство;
• военный билет;
• аттестат или диплом;
• документы о дополнительном образовании.

Для получения отдельного рода работы могут потребоваться такие документы:

• водительские права;
• разрешение на данный вид деятельности;
• медкнижка.

Другой вид документации не записан в Трудовом кодексе России. Руководитель и гражданин, пришедший к нему, должны об этом знать.

Человеку, который хочет обрести работу, в обязательном порядке нужна его рабочая книжка. Если гражданин уже трудился в какой-либо компании, то данный документ должен быть у него на руках. Но когда человек пришел в первый раз устраиваться, то здесь нужно обратиться к работодателю.

По закону современные книжки можно приобрести в тех организациях, которые уполномочены на данный вид деятельности. Обычно предприятие закупает данный документ по цене, указанной в договоре.

Бланки трудовых находятся в кадровой службе или в подразделении, которое отвечает за них. По запросу работодателя происходит выдача книжки (нового бланка) сотруднику. При этом руководитель должен взять с него сумму, равную стоимости документа. Но есть исключения:

• массовый характер уничтожения документации, которая находилась в организации;
• неправильное заполнение бланка ответственным лицом.

Эти два случая говорят о том, что расходы на приобретение новой книжки ложатся на работодателя.

Также в каждой компании обязательно должны быть документы по учету трудовых:

• книга по учету прихода и расхода;
• книга по учету движения.

Эта бухгалтерская документация отслеживает все, что происходит с книжками сотрудников, а также ведет учет выдачи новых бланков и вкладышей.

Книжка работника заполняется руководителем, кадровым работником, другим лицом, которое уполномочено на данный вид деятельности в связи со своими обязанностями. Первоначально трудовая оформляется в той организации, которая выдала сотруднику документ. Книжка имеет несколько разделов для заполнения:

• титульник;
• сведения о работе;
• сведения о награждениях.

Каждая страница имеет свои правила при оформлении. Основная страница (титульный лист) несет личные данные о работнике:

• ФИО;
• дата рождения;
• образование;
• профессия, специальность.

В конце титульника есть специальная графа для подписи владельца и руководителя.

Сведения о работе и награждениях фиксируются на следующих разворотах книжки. Здесь прописываются все основные моменты работы сотрудника:

• устройство;
• перевод;
• увольнение;
• важные награждения и так далее.

При оформлении работника здесь же можно указать, что он являлся сотрудником особых подразделений (полиция, налоговая служба). При предъявлении военного удостоверения нужно вписать запись о службе в армии.

Любая информация в книжке работника должна подтверждаться определенным документом:

• приказ;
• документ об образовании;
• решение собрания;
• документ о смене личных данных.

И еще одна очень важная особенность в оформлении трудовой: каждая запись должна быть подтверждена подписью и печатью.

Для титульника есть одно важное правило: вносить информацию без ошибок. Когда на данной странице руководитель допускает неточность или недостоверность, то бланк считается испорченным. Составляется акт о его списании, который потом подшивается в отдельную папку, а затем испорченную трудовую уничтожают.

Предлагаем ознакомиться: Земельный кодекс продление договора аренды земельного участка

Существуют ситуации, когда ошибочную запись сразу не заметили. А работник очень долгое время проработал в организации, в трудовой отмечен его многолетний стаж. Здесь работодатели идут на уступки. Для исправления записи в титульнике аккуратно зачеркивают неверную запись и прописывают правильную.

Дополнения на титульном листе вносить можно. Это касается образования, профессии, специальности. Ставится запятая и после старой информации фиксируется новая. К тому же законодательство позволяет вносить изменения в ФИО владельца книжки. В этом случае полностью зачеркивают старые данные и рядом прописывают новые. Зачеркнутая надпись должна хорошо просматриваться. Зачеркивание отдельных букв или цифр запрещено.

Если сотрудник устроился в компанию, будучи студентом вуза, то информация о неполном высшем образовании непременно должна быть в титульнике трудовой. Когда работник получит диплом, он должен предъявить его руководителю для фиксирования информации о законченном высшем образовании.

В любом из этих вариантов сотруднику необходимо показать документ, который подтверждает подлинность информации. Его вписывают на обороте обложки трудовой (название, номер, число). Утверждается надпись подписью и печатью.

Когда руководитель заполняет страницу, связанную с работой гражданина, то вначале он пишет название организации (полное и аббревиатура). Во многих компаниях существует уже заготовленная печать, в которой написано название предприятия. Для экономии времени просто ставится данный штамп в определенном месте трудовой.

Затем пишется порядковый номер записи, ее число, месяц и год. Основные данные фиксируются ниже наименования. При этом обязательно идет указание на статью Кодекса, Правил или Инструкции. По окончании записей нужно указать номер и дату документа, который является основанием для данной записи.

В книжке фиксируются только особые награждения. Мелкие поощрения – благодарности, грамоты – не вписывают. Также в трудовой не должны быть записаны наказания сотруднику. Единственное, что фиксируют – это увольнение (как вид наказания).

Так как информация в трудовой пишется от руки, ошибок не избежать. Если на основной странице неверное написание делает бланк непригодным, то в рабочих сведениях такие ошибки возможно исправить. Есть два важных вида ошибок:

• пропущена запись;
• допущена ошибка.

Ответственное лицо может забыть вписать в книжку наименование организации. Без данной записи вся нижестоящая информация будет незаконна. Поэтому неверную запись необходимо признать недействительной. Ставится следующий порядковый номер в определенной строке, дата и запись о том, что предыдущие данные нужно считать недействительными. Затем ниже фиксируются наименование организации и остальные записи.

При допущении ошибки, неправильном написании запись также необходимо признать недействительной. Но при этом нужно зафиксировать правильное написание.

Еще один момент, который очень интересует кадровые службы и работодателей. Когда записей в книжке очень много и следующую вписывать некуда, то оформляется вкладыш в трудовую. С его помощью можно продолжить заполнение документа законным путем.

Документы, статьи ТК, подтверждение, подпись, печать – все это необходимо фиксировать в трудовой при заполнении и исправлении.

Когда идет заполнение рабочей книжки руководителем, то ему необходимо опираться на основополагающие документы:

• Трудовой кодекс России;
• Постановление о трудовых;
• Постановление об Инструкции.

Соответственно, Правила и Инструкции, указанные в законодательстве, – это опора при оформлении книжек.

Если учесть, что по закону рабочая книжка ведется на всех сотрудников, которые работают в компании больше пяти дней, то оформление должно происходить, исходя из данного срока. Из этого следует, что для заполнения трудовой работодателю отводится семь дней со дня поступления сотрудника на работу. Также по всем правилам владелец книжки должен присутствовать лично в момент оформления и внесения всех записей в книжку. Его подпись потребуется и на титульном листе внизу страницы.

Как получить трудовую книжку вместо работника

Согласно гражданскому законодательству, сотрудник владеет правом поручить получение “книжки”, оформив доверенность. Доверенность не может действовать более трех лет, а если в ней срок вовсе не указан, тогда действует общее правило – 1 год.

Нюанс заключается в том, что согласно трудовым правовым нормам, “трудовую” дают в руки сотруднику исключительно в день, когда произошло увольнение. До этого момента ни сотрудник, ни кто-либо другой не имеют права забирать “трудовую”. Сразу после увольнения любой человек, на которого оформлена доверенность, может забирать “книжку”.

Получение трудовой книжки – злоупотребление

На практике, очень часто, работники злоупотребляют предоставленным им правом на денежную компенсацию от работодателя, умышленно не забирая трудовую книжку. Таким образом, они ссылаются на то, что нанимателем не была соблюдена установленная законом процедура увольнения.

Однако, если она была полностью соблюдена, то возможность злоупотреблять своими правами у работника отсутствует. Дело в том, что КЗоТ РФ не содержал правовой нормы, которая бы защищала работодателя от злоупотребления данным трудовым правом, вследствие чего, подобные случаи происходили сплошь и рядом.

Однако, ТК РФ учел подобное злоупотребление со стороны работников, и четко регламентирует, что если работодателем всецело соблюдена процедура увольнения, он освобождается от ответственности.

Образцы записей в трудовой книжке

Все записи, вне зависимости от того, устраивается сотрудник по срочному договору или длительному, по совместительству или в качестве основного места работы, должны содержать реквизиты документа, на основании которого гражданин зачисляется или увольняется с должности.

О приеме на работу

Пример внесения записи о приеме на работу:

Запись о временном приеме на работу:

О переводе на другую должность

В ряде случаев может произойти смена места работы без увольнения. Независимо от того, производится перевод внутри предприятия или между организациями, в документ вносятся сведения о приеме гражданина на работу. Пример такой записи:

О переименовании должности

Запись о переименовании должности отражается в отдельной строке и содержит:

• порядковый номер;
• дату;
• пишется фраза «Наименование должности «…» изменено на «…»»;
• реквизиты приказа о проведении смены названия.

ВАЖНО! Если при этом у работника меняется список обязанностей, процедура выполняется путем заполнения строчки об увольнении и устройстве.

О переименовании организации

Запись о реорганизации также вносится в документ: «Предприятие сменило название с «…» на «…»». Однако такое возможно только при изменении именно наименования. Если вместе с этим меняется и тип компании, например, ООО было изменено в ОАО, оформляется строка об увольнении по соглашению сторон, а затем – о приеме.

Образец такой записи:

ВНИМАНИЕ! Если в трудовой книжке заканчивается свободное место, не заводится новая. Кадровая служба вклеивает вкладыш с чистыми страницами.

Что делать если работник отказывается получать трудовую книжку

При отказе работника получать “книжку”, необходимо:

• Составить про это акт и задекламировать факт отказа.
• После этого организация обязана послать сотруднику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой.

Со дня отправления почтой подобного уведомления, наниматель лишается ответственности.

Как выглядит уведомление о получении трудовой книжки и акт об отказе сотрудника в получении трудовой?

Типовые образцы данных документов:

Какая информация указывается на титульном листе?

— Ф.И.О;

— дата рождения;

— образование;

— специальность;

— дата заполнения.

Внизу титульного листа ставится печать предприятия и подпись сотрудника отдела кадров. В знак ознакомления с записями работник также ставит свою подпись в отведенном для этого месте. На следующей странице, согласно правилам заполнения бланков, делается запись, подтверждающая факт трудоустройства.

Трудовые книжкиоформляются на всех сотрудников, проработавших в фирме свыше пяти дней, если работа для сотрудника является основной (ст. 66 ТК РФ). Трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые, нужно оформить в присутствии сотрудника в течение недели со дня приема НА РАБОТУ (п. 8 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»).

Если трудовая книжка оформляется впервые, то сначала нужно заполнить ее титульный лист. На титульном листе необходимо записать следующие сведения о сотруднике (п. 9 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»):

• ФАМИЛИЮ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО, ДАТУ РОЖДЕНИЯ (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, например, заграничного паспорта, военного билета, водительских прав и т. п.;
• ОБРАЗОВАНИЕ, ПРОФЕССИЮ, СПЕЦИАЛЬНОСТЬ — НА ОСНОВАНИИ ДОКУМЕНТОВ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Фамилия, имя и отчество пишутся полностью, без сокращений и замены инициалами (п. 2.1 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

Будьте внимательны при написании таких имен, отчеств и фамилий, как Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова. Если вы допустите ошибку, придется списать испорченный бланк трудовой книжки и заполнить новый.

Законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки. Помните, что испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта (п. 42 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»). Если же вы оставите трудовую книжку с неправильно внесенными личными данными, впоследствии у сотрудника будут проблемы с получением пенсии, поскольку трудовую книжку невозможно будет идентифицировать по паспорту.

После того как указанные данные будут внесены на титульный лист, нужно указать дату заполнения трудовой книжки и попросить сотрудника расписаться на специально отведенной для этого строке. Затем записи заверяет своей подписью сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров, генеральный директор и т. п.), с приложением печати фирмы или кадровой службы, если у нее есть своя печать (п. 2.2 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

Что писать в строке «Образование» титульного листа трудовой книжки, если у сотрудника из документов об образовании есть только аттестат об окончании средней школы?

Если сотрудник окончил 9 классов средней школы, в строке «Образование» нужно записать — «основное общее», если 11 классов — «среднее общее» (п. 2.1 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»). Инструкция предусматривает также такие записи: начальное профессиональное (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище);

Что писать в строке «Образование», если сотрудник еще учится (получает профессиональное образование)?

Разрешается сделать запись о неоконченном образовании соответствующего уровня, например «неоконченное высшее». Для этого сотрудник должен принести вам надлежащим образом заверенные студенческий билет, зачетную книжку или справку из учебного заведения (п. 2.1 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).