Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Для чего издается данный приказ

Все трудовые книжки, которые работники передают на хранение своему работодателю, должны храниться в специально оборудованном месте, защищенном от посторонних лиц. За порчу данных документов либо потерю руководитель и ответственное лицо призываются к ответственности.
Его сохранность очень важна, поскольку именно в нем фиксируется информация о трудовых периодах, используемая при назначении пенсии по старости.

Руководитель должен обеспечить условия для исполнения данного требования. А поскольку он должен ежедневно заниматься управлением предприятием, он может выбрать должностное лицо. Оно на основании письменного приказа будет назначено ответственным за работу с трудовыми.

С назначением такого лица ответственность с директора за исполнение закона не снимается. Но данное лицо будет отвечать за использование и перемещение книжек внутри субъекта бизнеса — работник будет обязан принимать книжки у поступающих на работу, вести их учет, вносить необходимые записи, выдавать книжки при увольнении работников из компании.

Внимание: если он не будет исполнять свои обязанности, либо это будет происходить не в полной мере, то ответственное лицо будет отвечать перед руководством в пределах обязанностей, определенных приказом.

Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от применяемой формы оплаты труда[4].

Читайте также:  Отправка трудовой книжки по почте при увольнении – ситуации и практика

Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией. Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).

За нарушения при учете времени, фактически отработанного работниками, возможно административное взыскание на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц работодателя — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
• для работодателя-ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
• для работодателя-организации — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

Уполномоченные лица должны быть ознакомлены под роспись со всеми вышеперечисленными приказами.

Является ли приказ обязательным

Закон устанавливает, что руководитель должен взять на себя ведение трудовых книжек организации, либо определить стороннее лицо. Это указано в Правилах ведения трудовых книжек.

Если работник не был назначен, но и сам руководитель не исполняет данные обязанности, это является нарушением. По этой причине согласно КОАП может налагаться денежный штраф, сумма которого может достигать 50 тысяч рублей. Наказание налагается не на конкретное лицо, а в целом на организацию.

Кроме этого, назначать ответственное лицо должен субъект бизнеса любой формы — как организация, так и предприниматель, у которого есть привлеченные со стороны работники.

Как правило, предприниматель сам занимается внесением записей в трудовые книжки. В компании закон данную обязанность закрепляет за руководителем, а тот может своим письменным распоряжением определить, что будет ответственный за трудовые книжки.

Предлагаем ознакомиться: Сегодня банковский день

Но в любой из выбранных ситуаций руководитель должен однозначно письменно закрепить, кто будет заниматься трудовыми книжками. Обычно этот шаг осуществляется при помощи издания распоряжения.

Важно: таким образом, оформлять приказ необходимо в любой ситуации, даже если директор — единственный сотрудник компании и он должен на себя возложить эту обязанность. Он издает приказ, в котором указывает, что принимает на себя функции ведения трудовых книжек.

Кого можно назначить ответственным

Как правило, в крупных компаниях есть отдельная кадровая служба, и из числа ее работников выбирает один или несколько специалистов, которые будут заниматься трудовыми книжками. В небольшой организации этого отдела может не быть. Поэтому. Директор может выбрать такое лицо из бухгалтерии, секретаря, либо иное должностное лицо. Свой выбор он обязательно закрепляет путем оформления приказа.

В случае, когда поручить оформление трудовых книжек в компании некому, то ответственным лицом считается непосредственно директор.

Закон закрепляет, что администрация фирмы должна организовать работу с трудовыми книжками. Поскольку должен издаваться приказ, то такие функции должен выполнять именно внутренний работник компании. При этом даже если кадровый учет передан на сторону по договору аутсорсинга, то все равно для работы с трудовыми необходимо выбрать сотрудника из штата организации.

Внимание: если по какой-либо причине изменяется ответственное лицо, то передача должна производиться по специальному акту. В нем желательно записывать не просто число документов, а пофамильно — кому они принадлежат.

Как правильно составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Действующие нормативные акты не закрепляют обязательной для соблюдения формы распоряжения для назначения ответственного на предприятии лица. Для этой цели может применяться фирменный бланк, на котором текст распоряжения располагается в свободной форме.

Читайте также:  Как правильно заверить копии документов для подтверждения расходов

Допускается для данного приказа не использовать фирменный бланк организации, тогда нужно учитывать при составлении такого приказа, что он обязательно должен включать все необходимые для этого реквизиты.

В верхних строках приказа отражается наименование хозяйствующего субъекта, а также его адрес, коды присвоенные организации в момент постановки на учет в соответствующих органах. Возможно указание банковских реквизитов.

Далее отражается наименование распоряжения «ПРИКАЗ», за которым желательно вписывать его заголовок, отражающий в краткой форме содержание этого документа. Это может быть к примеру, «О назначении лица, ответственного за работу с трудовыми книжками».

Приказ обязательно должен содержать номер документа (под ним документ в дальнейшем используется), дату его составления, а также указание места, где распоряжение было подготовлено. Как правило, вписывается наименование населенного пункта.

Предлагаем ознакомиться: Cдать в аренду коммерческую недвижимость – сложно или очень сложно

Дальше следует вводная часть распоряжения, в которой необходимо отразить ссылку к нормативно-правовому акту.

Здесь можно указывать следующие реквизиты документов:

• п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
• Постановление №225.

После этого проставляется слово «Приказываю», за которым следует перечисление распоряжений руководства компании:

1. Назначить сотрудника компании в качестве ответственного лица с отражением его полных личных данных, а также занимаемой должности.
2. Указание лица, которое при отсутствии ответственного сотрудника , возьмет на себя исполнение этих обязанностей. Здесь также следует фиксировать полные его Ф.И.О., а также занимаемую в компании должность.
3. Назначение ответственного лица, в обязанности которого вменяется осуществление контроля за исполнением данного распоряжения руководителя компании.

Составленный приказ подлежит обязательному визированию директором компании.

Далее все работники, упоминание которых производилось в распоряжении, должны подтвердить свое ознакомление с содержанием этого документа, путем проставления своих подписей. Здесь же расшифровываются их Ф.И.О. и указывается дата данного события.

Особенности документа

Стандартного единого шаблона приказа о возложении обязанности ведения трудовых в законодательстве нет. Пишут его на компьютере в произвольном виде, ориентируясь на правила ГОСТ Р 7.0.97-2016. Оформите его на традиционном бланке, принятом в компании. Если его нет, то на обычном листе А4.

Следуйте основным требованиям:

1. В шапке документа отметьте название компании, место нахождения, регистрационные коды (ИНН, КПП, ОГРН).
2. Ниже слева напишите дату и номер регистрации. Справа — место издания акта.
3. Посередине — название документа («Распоряжение о…»).
4. Распорядительная часть.
5. Подпись директора.
6. Подписи сотрудников, ознакомленных с документом.
7. Печать (если принято в организации).

Акт оформляют в одном экземпляре. В содержании после слова «Приказываю…» обязательно укажите, на каком основании издан документ (отметьте реквизиты законодательных актов, в нашем случае п. 45 ПП № 225). В тексте уточните ответственное лицо (Ф.И.О., должность). Следующим пунктом пропишите, кто обязан выполнять функции, когда основной специалист отсутствует из-за командировки, временной нетрудоспособности и другим уважительным причинам. Внизу расположите Ф.И.О. сотрудников, которые ознакомятся с распоряжением под подпись. После издания зарегистрируйте документ в регистрационном журнале.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как хранить трудовые книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.

Читайте также:  Справка об открытых расчетных счетах из налоговой: образец, как получить и сроки выдачи

Надлежащая организация работы

По общему правилу вся ответственность за соответствующую организацию работы по учету, хранению и оформлению документов строгой отчетности возлагается на руководителя. Также законодатель устанавливает, что внутри организации за сохранность и учет книг, их своевременное и достоверное оформление, должен отвечать определенный сотрудник. Соответствующий приказ на ответственного за ведение трудовых книжек издается руководителем.

При функционировании разветвленной сети структурных подразделений на предприятии, как правило, работает кадровая служба. Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников. Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения.

Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия»

ООО «Мелодия»

Приказ

10 марта 2014 года №35

Предлагаем ознакомиться: Положение по лицам ответственным за сохранность основных средств и

(краткое содержание)

В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225

Приказываю:

1. Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.
2. Контроль исполнения оставляю за собой.

Генеральный директор Соломин А.Б. Соломин

Зачем нужен приказ

Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности. Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке. Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.

Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.

В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

Отсутствие на рабочем месте кадровика

На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

• командировки}
• отпуска}
• временной нетрудоспособности}
• увольнения}
• иной уважительной причине.

При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику. Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту.

Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:

1. Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе}
2. Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них}
3. Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг}
4. Проверить запас бланков}
5. При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия}
6. Для розыска пропавших документов создается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом, в котором описываются проведенные мероприятия и сделанные выводы.

Возможно ли купить?

Изготавливаются они на Гознаке Минфина РФ и поступают в розничную продажу через уполномоченные на их распространение специализированные компании, имеющие соответствующую лицензию и доверенность на их продажу.

В этого вида доверенности обязательно должны быть указаны серии и номера книжек, представленных посреднику для продажи. Этот документ необходим в качестве гарантии безопасности для сохранности бланков и во избежание их неучтённого и неконтролируемого сбыта. Бланк ТК обеспечен защитой:

• водяной знак;
• специальное волокно;
• химическая защита;
• гильоширная сетка;
• ультра краска;
• магнитный номер;
• специальная нить.

Наличие защитных знаков позволяет с лёгкостью установить подлинность бланка. В силу повышенной степени защиты, приобретение бланков допустимо исключительно при наличии доверенности на их приобретение. Доверенность выдаётся ответственному на приобретение лицу, назначенному приказом руководителя.

От него же исходит разрешение на покупку, то есть выдача доверенности. Этот документ может иметь типовую, разработанную на соответствующем предприятии форму, которая является унифицированной.

По усмотрению руководства и в соответствии с локальными нормативными актами и постановлениями, форма может быть специфической. Но в любом случае она должна отражать:

• наименование организации;
• фамилию, имя, отчество доверенного лица;
• факт разрешения приобретения ТК;
• срок действия.