Подготовка документов к архивному хранению

Требования к оформлению титульного листа дела

Любое дело, вне зависимости от непосредственной принадлежности к архиву, должно иметь свою обложку.

По требованиям РосАрхива, принятым 06.02.2002 обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются:

Поможем с дистанционным обучением

Отправте заявку на бесплатный расчет стоимости

  • наименование организации, структурного подразделения,
  • индекс дела,
  • архивный шифр дела,
  • номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел,
  • заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для:

Читайте также:  Приказ об организации воинского учета: функциональные обязанности работников

  • наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты,
  • обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

Обложка (она же титульный лист) должна быть оформлена машинописно на белом листе формата А4 (приветствуется плотный картон). Буквы исключительно черные, кегль не менее шестнадцатого. Шрифт устанавливает сама организация, но если говорить об уголовных делах и прочих делах государственных органов, используется только Times New Roman.

Как заполнять титульный лист уголовного дела

Титульный лист юридического дела всегда заполняется по шаблону. Для архивной папки организации не нужно заполнять верхнюю строку с данными о наименовании муниципального или городского архива. В графе «Хранить» нужно прописывать не только срок хранения, но и год, в который скоросшиватель с документом может быть удален. Это относится ко всем делам за исключением тех, на которых значится постоянный срок хранения.

При передаче дела в архив нужно указывать индекс дела, его заголовок, № статьи и срок давности. Эту информацию можно уточнить в номенклатуре дела. Крайними считаются даты с самой ранней до самой поздней из всех документов, хранящихся в файле.

В нижней части листа располагается маленькая таблица под названием «Архивный номер дела». Строка «Ф.№» подразумевает указание номера фонда, к которому нужно отнести это дело. Его не нужно заполнять, если компания не ведет учет своих фондов. Графа «Оп. №» предполагает указание номера описи, к которой относится данный том. Его также не нужно заполнять, если опись не ведется. Графа «Д. №» подразумевает указание номера дела из номенклатуры дел. Его не заполняют только те организации, у которых не предусмотрено при оформлении дела вести номенклатуру. Для дел с постоянным хранением или личным составом нужно прописывать порядковый номер юридического дела по описи. Пример заполнения титульного листа вы можете посмотреть далее.

Для организаций, помещающих архив с делами на электронные носители, действуют те же правила оформления титульных листов. Единственное различие: в документе нужно указывать не количество листов, а объем документа.

Титульный лист для сдачи дела в архив

Все вышеперечисленные требования для титульного листа сохраняются, но добавляются некоторые требования касательно общего оформления дела:

  • дела постоянного хранения хранятся в закрытых твердых папках
  • в конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела
  • фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа
  • сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист
  • лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки
  • в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Подготовка дел к архивному хранению

Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело. Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать 250 страниц. При оформлении одной папки дело необходимо:

  • прошить (на 4 прокола) или переплести все страницы;
  • пронумеровать страницы в правом верхнем углу;
  • составить внутреннюю опись документов — оглавление;
  • подготовить лист-заверитель (отметить количество страниц, соответствие нумерации и др.; заверяется подписью составителя);

Образец заполнения и форма листка-заверителя

  • оформить на каждое дело обложку из твердого картона (с названием организации, заглавием, последними датами, регистрационный номер папки «Дело»);

Образец оформления обложки папки «Дело»

Обложка дела по личному составу

Приказать ему делать это может только вышестоящая организация – конечно, при ее наличии. Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка.
Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).

Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки.

Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т.е. в номенклатуре дел это будут разные дела! Срок их хранения определяется по ст.

22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле).

Читайте также:  Всё о должности генерального директора. Требования, функции, обязанности, права в 2021-21 году

Оформление обложки дела

От этого обложка выглядит совсем не эстетично.

Категорически запрещены: любые цветные чернила (синие, красные, фиолетовые и так далее), любые фломастеры, любые маркеры. Любым гелевым ручкам на обложке архив говорит категорично: «НЕТ!».

Еще немаловажный момент, если текст от руки пишется на обложке, соблюдаем отступ от краев не менее 5 сантиметров.

Процесс регламентируется несколькими документами, перечислим их: (Правила-2015).

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002).

Как оформить архивный переплет дела?

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке дел к подшивке (брошюровке, переплету) все металлические скрепления документов (скрепки, скобы степлеров) должны быть удалены.

Требования к картону обложки и форме описания дела на обложке (расположению элементов описания) установлены ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования», срок действия которого был продлен до 1985 г. и который без дальнейшего пересмотра фактически продолжает действовать до настоящего времени.

См. Рисунок 2. Так, картон, который применяется для обложки, должен быть толщиной от 0,35 до 1,5 мм (эти требования соблюдают архивные компании, которые оказывают аутсорсинговые услуги архивно-технической обработки документов)

Оформление дел

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления ОК 006-2011 (ОКОГУ). Установлен следующий порядок нумерации листов дела: • все листы дела, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа; • лист большого формата, сложенный и подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу; • документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке; • листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно; • фотографии, чертежи, диаграммы

Бесплатная юридическая помощь

Они, например, не уточняют последовательность вынесения информации на обложку, однако в своем тексте используют слова «на обложке указывается…», «основными реквизитами обложки дела являются…» (смотрите подробности в п. 3.6.18). Правила-2015 — основной нормативный документ по архивному делу в России на сегодня.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Он обязателен для всех организаций. По мнению автора, принцип валовой нумерации каждого действия приемлем только в том случае, если в одном приказе содержится толь­ко одно действие на одного работника, например: «О приеме на работу Гавриловой Марии Иванов­ны». В противном случае итоговая запись будет не точно отражать количество документов, содержа­щихся в деле.

Предположим, в деле находится 125 приказов по личному составу.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее .

Читайте также:  Законодательная база Российской Федерации

Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком:

«Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)»

.

Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим .

Обработка документов служб кадровой документации

В случае отсутствия подлинных документов они заменяются заверенными копиями. При определении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения(далее — Типовой перечень) (М., 2000), а также ведомственными перечнями.

На длительное архивное хранение отбираются документы, имеющие 10-летний (и свыше) срок хранения.

Как правило, в опись дел по личному составу включаются следующие виды документов и располагаемые в приведенной последовательности: приказы (распоряжения) по личному составу, списки работников, карточки по учету личного состава, личные дела, лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих, невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, аттестаты, свидетельства и др.), акты о несчастных случаях, связанных с выполнением должностных обязанностей.

Помимо

Форма обложки дела

От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных. Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества.

Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.

Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.

В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Новое за 24 сентября

Сдача в архив приказов по личному составу

Именно поэтому при создании архива в организации необходимо принципиально решить вопрос о том, что в любом случае документы по личному составу должны храниться отдельно от других документов.

д. То есть здесь единым принципом является отделение (изолирование) документов по личному составу от остальных документов.

Источник: https://ukpravoedelo.ru/oblozhka-dela-po-lichnomu-sostavu-74558/

Добавить комментарий

Adblock
detector