Начинающему ИП: какими документами нужно оформлять хозяйственные операции

Основой учета являются первичные документы, которыми оформляются любые хозяйственные операции. В зависимости от того, чем занимается ИП — оказывает услуги, выполняет работы или продает товары — он оформляет свои взаимоотношения с покупателями и клиентами. Также в большинстве случаев он сам выступает в роли покупателя товаров и услуг, которые использует в своей предпринимательской деятельности. Взаимоотношения с поставщиками и подрядчиками должны быть соответствующим образом оформлены. Обо всем этом расскажем в сегодняшнем материале.

Типы документов

Надо сказать, что различных видов первичных документов существует немало. Но в первую очередь ИП нужно запомнить такие:

1. Договор.
2. Счет на оплату.
3. Кассовый чек или иной документ об оплате (БСО, товарный чек).
4. Товарная накладная.
5. Акт выполненных работ, оказанных услуг.
6. Счет-фактура.
7. Универсальный передаточный документ.

Вовсе не обязательно, что в работе предприниматель будет использовать все эти документы. Например, если ИП на УСН оказывает услуги юридическим лицам и другим предпринимателям, то он будет заключать договоры, выставлять счета на оплату, подписывать акты оказанных услуг. А вот с такими документами, как и счет-фактура и кассовый чек, он иметь дела не будет.

Рассмотрим каждый из этих документов более подробно.

Читайте также:  Журнал кассира-операциониста и другие документы при онлайн-кассе

Какие документы должны быть у индивидуального предпринимателя?

Индивидуальные предприниматели благодаря своему специфическому статусу могут действовать в каждой конкретной ситуации по-разному. Несмотря на отсутствие необходимости вести бухгалтерский учет, ИП обязаны составлять большое количество документов, присутствующих и у юридических лиц. При заключении договоров индивидуальные предприниматели должны использовать данные, указанные в учредительной документации. Каждый ИП имеет право осуществлять коммерческую деятельность только при наличии всех учредительных документов. Если на момент заключения сделки у бизнесмена они будут отсутствовать, то в этом случае его деятельность будет признана незаконной.

Договор

Договор — это первый документ, который подписывают стороны сделки. Договор в классическом виде составляется на бумаге в 2-х экземплярах и подписывается обеими сторонами с указанием их реквизитов. В договоре стороны прописывают важные моменты своего сотрудничества:

1. Предмет, то есть то, в отношении чего заключается сделка. Например, договор на продажу определенного товара или на оказание какой-либо услуги.
2. Стоимость предмета договора и порядок расчета.
3. Права, обязанности и ответственность продавца и покупателя.
4. Порядок, в соответствии с которым стороны могут внести изменения в договор, расторгнуть его и решить возникшие разногласия.

Договор вовсе не обязательно должен быть составлен в письменной форме. Например, если ИП занимается розничной продажей товаров, то он, по сути, заключает устный договор с каждым своим покупателем. Объектом этого договора является предложенный товар, ценой — его стоимость на ценнике. Если покупатель этот товар оплачивает, значит, он принимает предложенные условия. Факт заключения такого договора подтверждается выдачей покупателю кассового чека или заменяющего его документа.

Одной из форм договора является оферта — это предложение о заключении сделки, направленное неограниченному кругу лиц. Оферта чаще всего размещаться публично, например, на сайте. Факт оплаты считается принятием условий договора — акцептом оферты.

Счет на оплату

На самом деле счет на оплату, скорее, удобный, нежели необходимый для учета документ. В нем содержится информация о количестве /объеме и стоимости товаров или услуг, подлежащих оплате. Обычно счет направляется покупателю — юридическому лицу или ИП — для оплаты «безналом», то есть через банк.

Форма счета может разрабатываться предпринимателем самостоятельно. Ниже предложена одна из возможных форм, которую довольно часто применяют субъекты бизнеса.

Скачать Счет на оплату

Образец счета
Кстати, существует документ, который объединяет в себе договор и счет на оплату. Он так и называется — счет-договор. По сути, это счет, в который внесены обязательные условия договора (их называют существенными). Его образец представлен ниже.

Скачать счет-договор поставки товара

Скачать счет-договор оказания услуг

Образец счета-договора

Список документов для личной регистрации ИП

Под личной регистрацией ИП здесь подразумевается поход в налоговую инспекцию для собственноручной подачи документов. Перечень документов в этом случае таков:

1. Паспорт, с ксерокопиями страниц, содержащих главную информацию о владельце (как правило, достаточно копии разворота с фотографией и странички с печатью о регистрации по месту жительства).
2. Заявление о госрегистрации физического лица как индивидуального предпринимателя (форма P21001). Бланк заполняется печатными буквами, с указанием кодов ОКВЭД и реквизитов регистрирующего органа (налоговой инспекции). Исправления, ошибки, зачеркивания и прочие помарки категорически не допускаются.
3. ИНН физического лица с ксерокопией.
4. Квиток квитанции на оплату государственной пошлины за регистрацию ИП (на 2016 год она составляет 800 рублей). Оплачивать госпошлину можно в любом близлежащем отделении Сбербанка.
5. Заявление о переходе на упрощенную систему налогообложения (форма № 26.2-1) – по желанию.

Через неделю после подачи пакета документов, нужно будет лично подойти в налоговую инспекцию и забрать готовое свидетельство о регистрации ИП.

Документы об оплате

Таких документов существует несколько, и выбор делается не по желанию, а в зависимости от условий работы.

Важно! Единственный случай, когда ИП ничего не должен выдавать покупателю при получении от него денежных средств — это прием оплаты непосредственно на банковский счет. В этом случае на руках у покупателя остается документ из банка, который подтвердит факт осуществления им платежа.

Обычно через банк рассчитываются между собой юридические лица и предприниматели. А вот расчеты с покупателями — физическими лицами субъект бизнеса должен подкреплять документами. Это необходимо при приеме оплаты наличными деньгами, банковскими картами или электронными средствами платежа (кошельками Qiwi, Яндекс.Деньги и другими). Документ остается у покупателя и служит подтверждением факта оплаты.

В большинстве случаев ИП лишен права выбора того, какой именно документ оформлять, — все регламентировано законом. Так, если предприниматель применяет ОСНО или УСН и торгует в розницу, то он обязан использовать кассовый аппарат. Соответственно, покупателю необходимо выдавать кассовый чек.

Читайте также:  Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)

Что касается оказания услуг населению, то вне зависимости от наличия работников и применяемой системы налогообложения без ККТ можно работать до 1 июля 2021 года. Однако взамен кассового чека покупателю нужно выдавать бланк строго отчетности (БСО). Причем всегда, а не только по требованию. БСО можно заказать / купить в типографии, сформировать посредством автоматизированной системы, в том числе онлайн через специальный сервис.

Внимание! Сформировать БСО на обычном компьютере нельзя — они не будут действительны.

Налоговый кодекс устанавливает, что налогоплательщики на патентной системы могут не применять онлайн-КТТ, а вместо этого выдавать товарный чек (п. 2.1 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ). Однако эта льгота не касается следующих видов деятельности на патенте:

• парикмахерские и косметические услуги;
• ремонт и техническое обслуживание бытовой радиоэлектронной аппаратуры, бытовых
• машин и бытовых приборов, часов, ремонт и изготовление металлоизделий;
• техническое обслуживание и ремонт авто- и мототранспортных средств, машин и
• оборудования;
• оказание автотранспортных услуг;
• ветеринарные услуги;
• проведение занятий по физической культуре и спорту;
• оказание услуг по перевозке водным транспортом;
• ведение охотничьего хозяйства и осуществление охоты;
• занятие медицинской или фармацевтической деятельностью;
• услуги по прокату;
• розничная торговля, услуги общественного питания;
• производство молочной продукции;
• товарное и спортивное рыболовство и рыбоводство;
• ремонт компьютеров и коммуникационного оборудования.

Во всех перечисленных случаях ИП обязан применять онлайн-ККТ при любых оборотах, даже если у него нет сотрудников. И любая розничная торговля входит в этот список. Как разъяснил в прошлом году Минфин, ИП на ПСН обязан применять кассовый аппарат, даже если розничная торговля является его не основным, а дополнительным видом деятельности (письмо Минфина РФ от 20.08.2019 № 03-01-15/63724). Впрочем, в законе о ККТ перечислены ситуации, когда кассовый аппарат при торговле в любом случае не нужен:

• торговля на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа;
• разносная торговля продовольственными и непродовольственными товарами с рук, из ручных тележек, корзин и иных специальных приспособлений для демонстрации, удобства переноски и продажи товаров, в том числе в пассажирских вагонах поездов и на борту воздушных судов;
• торговля в киосках мороженым, а также торговля в розлив безалкогольными напитками, молоком и питьевой водой;
• торговля из автоцистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, сезонная торговля вразвал овощами, в том числе картофелем, фруктами и бахчевыми культурами
• деятельность в отдаленных и труднодоступных местностях;
• расчеты с агентом.

Это освобожденные виды деятельности.

Наконец, в п. 2 статьи 2 Федерального закона 54-ФЗ перечислены виды деятельности, при которых онлайн-касса для ИП также не обязательна. Вот они:

• торговля бумажными газетами и журналами;
• продажа в газетно-журнальных киосках сопутствующих товаров, при этом продажа газет и журналов должна составлять не менее 50 % товарооборота (ассортимент сопутствующих товаров утверждается органом исполнительной власти субъекта РФ);
• продажа ценных бумаг;
• обеспечение питанием учеников и работников общеобразовательных организаций во время учебных занятий;
• торговля на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли.

Внимание! Исключение — магазины, павильоны, киоски, палатки, автолавки, автомагазины и т.п. объекты, обеспечивающие показ и сохранность товара, а также открытые прилавки внутри рынка при торговле непродовольственными товарами.

• разносная торговля (за исключением продажи технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи, товаров, подлежащих маркировке) с рук, из ручных тележек, корзин и т.п.;
• торговля в киосках мороженым, продажа в розлив безалкогольных напитков, молока и питьевой воды;
• торговля из автоцистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином;
• сезонная торговля вразвал овощами, фруктами и бахчевыми культурами;
• прием от населения стеклопосуды и утильсырья (исключение — металлолом, драгметаллы и драгоценные камни);
• ремонт и окраска обуви;
• изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
• присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
• реализация изделий народных художественных промыслов (если ИП сам их изготавливает);
• вспашка огородов;
• распиловка дров;
• услуги носильщиков на ж/д, авто- , аэро- вокзалах, в аэропортах, морских, речных портах;
• сдача ИП в аренду жилых помещений (в т.ч. с машиноместами), расположенными в многоквартирных домах, принадлежащих ему на праве собственности;
• розничная продажа бахил.

Если ИП для продажи товара использует автоматы, которые работают не от сети и принимают исключительно монеты (такие можно увидеть установленными в магазинах, в них продают жвачку, шарики, мелкие игрушки), то тоже может обойтись без онлайн-кассы. В остальных случаях применять кассовую технику нужно в обязательном порядке.

Товарная накладная

Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.

Накладная применяется, если ИП реализует товар другому предпринимателю или юридическому лицу. При продаже обычным физическим лицам (не ИП) этот документ не оформляется. Составляется товарная накладная в 2-х экземплярах:

• один для поставщика в качестве подтверждения факта отгрузки товара;
• другой для покупателя — по нему он будет получать этот товар.

Чаще всего товарная накладная составляется по форме ТОРГ-12, либо свою разработанную унифицированную форму.

Скачать Накладная по форме ТОРГ-12

Образец накладной ТОРГ-12

Акт приемки

Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.

Читайте также:  Заявление о переносе отпуска по графику: как составить, образец, по инициативе работника и работодателя

Акты приемки являются важными первичными документами. Они подтверждают факт исполнения услуги (выполнения работы), а также то, что заказчик их принял и не имеет претензий к исполнителю.

Составляется акт в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами. Если сотрудничество продолжительное, а услуги оказываются часто, акт можно составлять периодически. Например, договор заключен на год, услуга оказывается 1 раз в неделю — в таком случае акт можно составлять 1 раз в месяц.

Скачать Акт приемки выполненных работ или оказанных услуг

Образец Акт выполненных работ

Документы для регистрации ИП через Интернет

Подать необходимые документы для регистрации ИП сегодня можно и через онлайн-системы. Для этого нужно воспользоваться официальным сайтом Федеральной налоговой службы России. В этом случае, все документы сформируются автоматически, потенциальному предпринимателю надо только лишь правильно заполнить заявление, с указанием ОКВЭД, ввести паспортные данные и ИНН, а также оплатить госпошлину. Госпошлину можно также оплатить через любой онлайн-банк, предлагаемый системой.

Главное – распечатать квитанцию и обязательно ее сохранить, чтобы предъявить в налоговый орган.

На заключительном этапе подачи виртуального заявления нужно выбрать способ получения свидетельства. Сервис предлагает три варианта: выдачу свидетельства заявителю лично, выдачу лицу, предоставившему доверенность на получение свидетельства или же получение свидетельства по почте. В первых двух случаях придется идти в отделение налоговой инспекции по месту жительства.

Счет-фактура

Счет-фактура — важный документ для плательщиков НДС. Этот налог уплачивают ИП (и компании), которые применяют основной налоговый режим. При применении ЕНВД (режим отменен с 01.01.2021г.), УСН, ЕСХН (до 2021 года) и патентной системы НДС не уплачивается (хотя из этого правила есть исключения). Поэтому если ИП применяет один из специальных режимов, формировать счет-фактуру он не должен. Более того, если он по просьбе покупателя выставит счет-фактуру и выделит в нем сумму НДС, то обязан будет этот налог уплатить в бюджет и подать декларацию.

ИП — плательщики НДС выписывают счет-фактуру в обязательном порядке. Сделать это необходимо не позже, чем через 5 дней после отгрузки товара. Составляется документ в 2-х экземплярах — по одному для покупателя и продавца.

Если ИП является плательщиком НДС, ему также важно своевременно получать счета-фактуры от своих поставщиков, поскольку этот документ является основанием для применения им вычета НДС.

Скачать Счет-фактура

Образец Счет-фактура

Универсальный передаточный документ

УПД (универсальный передаточный документ) — сравнительно новый в первичке документ, соединяющий функционал счёта-фактуры и накладной/акта. Он поможет значительно уменьшить документооборот. Применять УПД вправе индивидуальные предприниматели и юридические лица на всех налоговых режимах.

На основе УПД Вы сможете вести бухучёт, списывать расходы по налогу на прибыль и заявлять налоговый вычет по НДС. Логика совмещения функций в том, что корректно заполненные первичные учётные документы требуются, кроме бухгалтерского, ещё и для налогового учёта.

Использовать новый документ можно для оформления различных операций:

• оказания услуг
• отгрузки товаров (включая транспортировку и не включая её)
• отгрузки товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу)
• сдача результатов готовой работы
• передача имущественных прав и др.

Универсальный передаточный документ допустимо применять и в качестве первичного учётного документа, и в качестве совмещённого (первичный документ и счёт-фактура).

Скачать УПД — универсальный передаточный документ

Образец Универсальный передаточный документ
УПД разрабатывался, чтобы упростить оформление операций по продаже товаров, услуг и работ: вместо двух бумаг остаётся одна. УПД признан основанием для налоговых начислений и вычетов, а также подтверждением доходов продавца и затрат покупателя. Налоговики проверяют документ по тем же параметрам, что и традиционные формы бухгалтерских документов. Не беспокойтесь о налоговых рисках: они не появятся, если Вы заполните УПД корректно.

Документы для регистрации ИП иностранным гражданином

Иностранные граждане также имеют право открыть свое дело и получить статус индивидуального предпринимателя в РФ. Для этого иностранцу, помимо вышеназванных стандартных документов и их ксерокопий, необходимо обязательно иметь временную или постоянную регистрацию по месту жительства в пределах нашей страны, оригиналы и копии документов разрешающих и подтверждающих его право на проживание в России, а также свидетельство о рождении с копией. Весь остальной набор документов, а также процедура регистрации идентичны той, что проходит гражданин Российской федерации.

Подготовить документы для регистрации ИП бесплатно