Как подтвердить расходы на перелет по электронному авиабилету

Стоимость воздушных передвижений обычно составляет значительную часть сметы служебных поездок. Издержки на командировки включаются в прочие расходы и понижают облагаемую налогом на прибыль массу (ст. 264 НК РФ п. 1.12), а при использовании упрощенной схемы налогообложения входят в состав расходов (ст. 252 п.1 НК РФ). Чтобы исключить риск начисления штрафных санкций, требуется корректно отразить в бухгалтерских регистрах движение авиабилетов и собрать фактические доказательства расходования средств.

План счетов

Напомню, что бухгалтерские счета служат для группировки определенных активов или обязательств. Каждому счёту присваивается числовое значение от 1 до 99, чтобы не писать каждый раз полное название группы. Счёт состоит их двух частей: дебета и кредита, по которым отражается увеличение или уменьшение объектов учёта. Проводкой называется запись об изменении данных на счетах бухучёта. Эта запись всегда осуществляется по дебету одного счета и кредиту другого.

Так вот, нумерацию также как и группировку активов не нужно выдумывать самому, задолго до вас это сделал Минфин, утвердив в 2000 году «новый» План счетов (до этого бухгалтерские счета имели совершенно другие номера)

. Ознакомиться с ним вы можете по этой ссылке.

Некоторые организации имеют право данный План сокращать или наоборот дополнять (в нумерацию изначально заложены пропуски)

Читайте также:  Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)

, но я советую сразу принять его, как он есть. Большинство бухгалтерских программ заточены под общепринятый План счетов, и ваша самодеятельность потребует существенных изменений заложенных алгоритмов. Менять же функционал под ваши запросы никто бесплатно, конечно, не будет.

Для каждого счёта в Плане содержится описание и список так называемых «корреспондирующих» счетов. Это те счета, в связке с которыми рассматриваемый счёт может участвовать в проводках. Например, товары не коррелируют непосредственно с деньгами в кассе и банке (внезапно!)

, вначале посредством покупки/продажи должна возникнуть задолженность у покупателя или перед поставщиком. Сейчас на этом заострять внимание не советую, но в дальнейшем стоит к Плану счетов хотя бы иногда возвращаться, чтобы проверить своё «озарение» по поводу составления новой проводки.

Как отразить в бухгалтерском учете возврат или обмен авиабилетов?

Организация покупает авиабилеты для командированных работников по безналичному расчету. Иногда билеты нужно сдать или обменять до момента выдачи подотчетному лицу.

Как отразить это в учете? Работнику, направленному в командировку, организация обязана компенсировать расходы на проезд (ч.

1 ст. 168 ТК РФ). При этом работодатель может как выдать работнику деньги на приобретение билетов, так и самостоятельно купить ему билеты. Поэтому приобретение авиабилета отражается проводками:

• Дт 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками – Кт 51″Расчетные счета» – перечислена оплата за билет организации-продавцу;
• Дт 50.3 «Денежные документы» – Кт 60 – принят к учету приобретенный билет.

Порядок отражения в учете операций по выдаче работникам приобретенных билетов нормативно не закреплен.

Стоимость приобретенных авиабилетов отражается в составе денежных документов на счете 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы», в сумме фактических затрат на их приобретение (Инструкция, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Организация самостоятельно должна определить такой порядок в локальных нормативных актах (п. 7.1 ПБУ 1/2008). Расходы на приобретение авиабилета относятся к расходам, возникающим у организации в рамках ее трудовых отношений с работниками. Такие расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности и признаются в том отчетном периоде, к которому относятся (п. 5, 16, 18 ПБУ 10/99). Если авиабилет возвращается поставщику, в бухучете следует сделать проводки:

• Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – Кт 50.03 «Денежные документы» – билет возвращен продавцу;
• Дт 51″Расчетные счета» – Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – продавец перечислил стоимость возвращенного билета;
• Дт 91.2 «Прочие расходы» – Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – учтена в составе прочих расходов разница между стоимостью сданного билета (без НДС) и полученной при возврате билета суммой.

При обмене билета на другой билет в учете делаются следующие проводки:

• Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – Кт 50.03 «Денежные документы» – билет возвращен продавцу для последующего обмена;
• Дт 50.3″Денежные документы» – Кт 60 – принят к учету новый билет;
• Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кт 50.3″Денежные документы» – авиабилет выдан сотруднику для поездки;
• Дт 20 (26, 44 и др.) – Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – стоимость билета учтена в расходах.

НДС с авиабилетов

Иногда стоимость авиабилетов, приобретаемых для направления работника в командировку, составляют большую часть всех командировочных расходов. Поэтому желание компании возместить данные расходы можно объяснить. НДС по командировочным расходам может быть принят к вычету, поэтому, если компания напрямую купила билет у авиакомпании, проблем быть не должно. Продавец выставит счет-фактуру, на основании которой компания сможет принять НДС к вычету в обычном порядке. Однако, на практике сотруднику зачастую просто выдаются деньги, на которые он самостоятельно покупает себе авиабилет.

Согласно ст. 172 НК РФ, НДС по командировочным расходам принимается к вычету на основании следующих документов:

• счета-фактуры, выставленной продавцом;
• иного документа в случаях, предусмотренных п.3,6,7,8 ст. 171 НК РФ.

Если билет сотрудник покупает самостоятельно, то счет-фактура ему не выдается. Поэтому для возмещения НДС компания вправе предъявлять и другие документы. По командировочным расходам НДС к вычету принимается на основании БСО (бланк строгой отчетности), выданного работнику и включенного в документы, прилагаемые к отчету. Бланк должен содержать отдельную строку с выделенным НДС. Данный БСО подлежит регистрации в Книге покупок. Также условиям для принятия НДС к вычету соответствует распечатанный маршрут электронного билета. Необходимо, чтобы НДС в нем был выделен отдельной строкой.Также для подтверждения расходов необходимо сохранить посадочный талон. Налоговый орган должен иметь возможность идентифицировать продавца, а если билет выписан на иностранном языке, сделать это не получится. То есть авиабилет должен быть выдан на русском языке, причем достаточным будет перевод только необходимых реквизитов.

Сервисный сбор. Особенности учета.

Распространенным заблуждением при учете оплаченного сервисного сбора является отнесение выплаты комиссионного вознаграждения фирме – посреднику к командировочным расходам. Сервисный сбор за продажу билетов в перечне расходов на командировки согласно ст. 264 п.1 пп. 12 НК РФ не указан.

Сервисный (комиссионный) сбор фирмы-посредника, не включенный в тариф на перевозку, признается для целей исчисления налога на прибыль как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 3 п.1 ст.264 НК РФ). Сумма сбора списывается в расходы не после окончания командировки, а в момент покупки билета.

Пример: ООО «Техносервис» приобрело билет у посредника 24.01.19 за безналичный расчет.

Читайте также:  Для чего нужен забалансовый счет бюджетной организацииДата операцииСодержание операцииДебетКредит24.01.Оплачена стоимость и сервисный сбор с расчетного счета605124.01.Получена маршрутная квитанция в электронном виде50.36024.01.Отражена стоимость услуги посредника2660

Электронный авиабилет и документальное подтверждение налоговых расходов

После ослабления ковидных ограничений начали оживать авиаперевозки. Растет спрос на билеты, значительная часть которых сейчас оформляется в электронно-цифровой форме. Особенности налогового учета расходов на приобретение электронных авиабилетов отмечены в письме Минфина России от 15.01.2021 № 03-03-06/1/1448.

Общие нормы

Финансисты напомнили о том, что хотя приобретаемые авиабилеты и электронные, но правил документального подтверждения расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете никто не отменял.

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Для целей налогообложения прибыли расходы должны быть документально подтверждены (ст. 252 НК РФ).

Структура электронного билета и что он удостоверяет

Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме, то чем подтвердить расходы на его приобретение? Для ответа на этот вопрос Минфин России обратился к приказу Минтранса России от 08.11.2006 № 134. Этим документом установлены формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации.
Электронный пассажирский билет удостоверяет договор перевозки

, в котором информация о перемещении пассажира представлена в электронно-цифровой форме.

Структура электронного билета включает в себя, в частности, маршрут-квитанцию и электронный полетный купон. Маршрут-квитанция – это выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок.

Маршрут-квитанция

– документ строгой отчетности (п. 2 приказа № 134). Она применяется компаниями и ИП для проведения наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ.

Маршрут-квитанция помимо сведений о пассажире, о рейсе и перевозчике содержит данные об итоговой стоимости перевозки.

Электронный полетный купон

наряду с прочими сведениями содержит статусы о прохождении регистрации и о том, что посадка на борт пассажира произведена. Имеются сведения и о распечатке купона.

Итоговый вывод финансистов такой: при покупке билета в электронной форме оправдательными документами являются сформированная маршрут-квитанция с указанием стоимости перелета, а также посадочный талон

, подтверждающий перелет пассажира по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Роль посадочного талона

В приказе № 134 посадочный талон не упоминается. О том, что такой документ выдается пассажиру при регистрации в аэропорту, , сказано в федеральных авиационных правилах (п. 84) (утв. приказом Минтранса России от 14.01.2019 № 7). Посадочный талон, оформленный в электронном виде, содержит штрихкод, который считывает устройство информационной системы аэропорта. Поэтому электронный посадочный талон используется только при наличии в аэропорту информационной системы. Именно посадочный талон дает право попасть на борт самолета. В аэропорту электронный посадочный талон можно показать с экрана телефона, планшета или ноутбука. А вот для бухгалтерии его нужно распечатать.

Читайте также:  Что входит в затраты на НИОКР и как они учитываются

Пассажир может:

• распечатать посадочный талон самостоятельно;
• получить посадочный талон, оформленный на бумажном носителе, в аэропорту или в пунктах регистрации, расположенных за пределами аэропорта.

На распечатке должны быть четко видны штрихкод и QR-код.

Посадочный талон, в том числе электронного авиабилета, полученный при электронной регистрации на рейс, содержит соответствующие реквизиты. Они подтверждают факт потребления пассажиром услуги воздушной перевозки. Таким реквизитом, как правило, является штамп о досмотре, который проставляют на документарном посадочном талоне.

Иные способы

Предположим, что штампа в посадочном талоне нет (или талон утерян). Как быть в этом случае? Распечаткой только электронного билета расходы на перелет не подтвердить
(постановление ФАС Уральского округа от 25.10.2013 № Ф09-11046/13 по делу № А47-10866/2012).

Самый популярный иной способ подтверждения факта воздушной перевозки – это справка, содержащая необходимую для доказательства полета информацию

. Справку (заверенную выписку о совершении полета) выдает авиаперевозчик или его представитель (письма Минфина России от 28.02.2020 № 03-03-06/1/14640, от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11).

В ситуации же, когда штамп не был проставлен, а справку получить не удалось, налогоплательщик вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов

(письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/8440).

В письме № 03-03-06/1/1448 финансисты отметили, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы.

Тем самым НК РФ не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.

Чем же еще можно подтвердить факт перелета хотя бы косвенно?

По мнению экспертов, факт перелета можно подтвердить таможенными отметками в загранпаспорте.

Этот способ эффективен при полетах в дальнее зарубежье.

Некоторые считают, что при наличии билета в крайнем случае можно сослаться на счет гостиницы, оформленный на того же работника, на которого оформлен авиабилет. Способ спорный, но, согласитесь, если сотрудник проживал в иногородней гостинице, каким-то образом он туда добрался.

На этом предложения заканчиваются. Так что наличие посадочного талона со штампом на сегодняшний день – лучший подтверждающий документ.

Подтверждение оплаты

В заключение напомним о необходимости сохранять документы, подтверждающие оплату электронного авиабилета:

• чеки ККТ и БСО (при оплате наличными денежными средствами);
• слипы (при покупке с помощью банковской платежной карты), чеки электронных терминалов (при оплате банковской картой, держателем которой является подотчетное лицо (при оплате банковской картой без использования веб-сайтов));
• подтверждение оплаты банком.

Сальдо, активные и пассивные счета

В термине «сальдо» нет ничего особо загадочного, это всего-навсего остаток на бухгалтерском счете. Данный остаток рассчитывается как разница межу итоговыми суммами по дебету и кредиту счёта. Соответственно в зависимости от оборотов остаток может образоваться по дебету (дебетовое сальдо)

или и по кредиту
(кредитовое сальдо)
.

Сальдо может быть на начало периода, тогда его называют «начальное (или входящее)

сальдо» и обозначают Сн. Или на конец периода, тогда говорят «конечное
(или исходящее)
сальдо и обозначают Ск.

Сумму оборотов по дебету и кредиту обозначают как Од (оборот по дебету)

или Ок
(оборот по кредиту)
.

Сам рассматриваемый период может быть абсолютно любым, но обычно всё же имеют в виду начало и конец месяца или года.

Давайте же проапгрейдим наш «самолётик» с учётом полученных знаний.

Читайте также:  Работаем правильно: все инструкции по бюджетному учету

Самолётиков много не бывает…

На примере мы видим, что на начало периода у нас на складе были материалы на общую сумму 1 000 рублей (сальдо начальное). Затем пришла ещё одна партия на 2 000 руб., после чего все материалы на что-то списали. Сальдо конечное стало равным нулю.

Заметьте, часть счетов может иметь сальдо только по дебету или только по кредиту. Взять наш счёт «Материалы». Поступление, как вы уже поняли, отражается по дебету этого счёта, а списание по кредиту. Как вы считаете, может случиться так, что мы спишем материалов больше, чем было на складе? Скажу честно, в бухгалтерской программе этого можно добиться, но то будет явной и грубой ошибкой. В реальности же, использовать материалы, которых у нас ещё нет, не получится. Поэтому и остаток на счёте возможен только по дебету. Такие счета называют «активными». От слова «актив», так как на них по большей части учитывается имущество предприятия.

Напротив, есть счета, на которых учитываются исключительно обязательства нашей компании, например счёт 66 «Расчёты по краткосрочным кредитам и займам». Нам дали денежки в долг и мы постепенно их возвращаем. Но если мы перечислим кредитору денег больше чем взяли (даже с учётом процентов)

, то это будет не «обратное кредитование», а ошибочный платеж и учитываться он будет на другом счёте. Поэтому остаток может быть только по кредиту и такой счёт именуют «пассивным». От слова «пассив», на них в основном отражаются обязательства фирмы.

Многие счета могут иметь как дебетовое, так и кредитовое сальдо, их называют «активно-пассивными».

Некоторые счета вообще не имеют остатков, так как в конце периода суммы по ним в обязательном порядке списываются на другие счета.

Электронные билеты

№ 03-03-07/42273 8 547 14.02.14 Письмо ФНС России от 05.02.2014 N ГД-4-3/1897 «О документальном подтверждении расходов, связанных с командировками работников» 5 400 18.09.13 Организация занимается оптовой торговлей и периодически приобретает электронные авиабилеты для перелета сотрудников к месту командировки и обратно.

Компания, которая предоставляет билеты и является агентом авиаперевозчика, оформила счет-фактуру, в котором отдельной строкой выделен НДС, однако в самом же электронном билете сумма НДС отдельной строкой не выделена.

Каким образом данные операции отражаются в бухгалтерском и налоговом учете? Какие бухгалтерские проводки должны быть сделаны?

9 828 09.09.13 Авиабилеты на типографских бланках уходят в прошлое, их заменяют электронные аналоги. А вот методология бухгалтерского учета отстает от передовых технологий. В инструкциях нет ни слова о том, как учитывать электронные билеты.

Что такое бухгалтерские проводки?

Каждый день в мире совершаются миллионы платежей. Их делают как обычные люди, так и предприятия. Любое предприятие должно учитывать собственные платежи, чтобы держать их под контролем. Поэтому любой платеж учитывается за счет бухгалтерских проводок.

Бухгалтерские проводки – это счета, оформленные по фактическим бумагам, отражающие сумму хозяйственной операции, которая подлежит учету.

Любые сведения о действиях, совершаемых по счетам, отмечаются двойной записью, т.е. в дебете одного счета и в кредите другого, на идентичную сумму. С её помощью, все счета предполагают единую взаимосвязанную структуру.

Взаимосвязь дебетовых расчетов с кредитными, образовавшаяся в процессе двойной записи, называется счетом корреспондентской задолженности, а счета, участвующие в данной взаимосвязи, называются корреспондирующими.

Для понимания понятия учета дебетовых и кредитовых счетов, в бухгалтерский учет были введены следующие признаки учета счетов:

• актив – отображает ценности, которыми владеет организация;
• пассив – отображает задолженность организации перед кредиторами;
• активно-пассивный счет – отображает единовременную дебетовую и кредитовую задолженность.

Что такое списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности и в каком порядке осуществляется эта процедура – читайте по ссылке.

Международное сообщение

Главное: пассажир обязан соблюдать паспортно-административные (в том числе визовые), таможенные и другие правила, установленные при проезде железнодорожным транспортом в международном сообщении, как в отношении себя, так и в отношении своей ручной клади, багажа и товаробагажа.

Железная дорога не должна контролировать соблюдение вами этих правил. Если у вас возникнут проблемы на границе — это только ваши проблемы, никаких компенсаций за то, что вы не соблюдали какие-то правила и вас высадили, не предусмотрено. Будьте внимательны.

• В Беларусь, Казахстан, Кыргызстан и Абхазию можно ездить по тем же документам, что и внутри России: паспорт РФ, загранпаспорт, паспорт моряка, иностранный документ ; дети — по свидетельству о рождении.
• В остальные страны (Азербайджан, Туркменистан, Таджикистан, Узбекистан, Молдова, Латвия, Литва, Эстония, Украина, дальнее зарубежье) — только по загранпаспорту, паспорту моряка или иностранному документу.
• Несовершеннолетние (до 18 лет) россияне могут пересекать границу либо вместе с родителями, либо при наличии нотариально заверенного согласия родителей (опекунов, попечителей) на пересечение границы РФ.

Подробнее о международных поездах и правилах в них.

To be continued

Надеюсь, всё было понятно, и вы не удавились от скуки)) Очень сложно найти баланс между занудством и тягомотиной, при этом подав информацию так, чтобы стало понятно любому.

В следующей статье предлагаю рассмотреть побольше типовых ситуаций, заодно обсудим некоторые другие счета.

Всего наилучшего! Пока-пока!

Данная статья была первоначально опубликована на моём сайте AngyBuh.su

Бухгалтерский учёт: счета и проводки

Особенности учетных мероприятий

Ранее подобный учет использовался на практике далеко не всеми компаниями, но в настоящее время эти правила и нормы стали более жесткими. Бухгалтерские проводки применяют и крупные предприятия, и индивидуальные предприниматели, функционирующие посредством УСН.

Для ряда организаций крайне важную роль играет обеспечение «чистоты» бухгалтерского учета из-за ежегодного аудита Это относится к следующим видам предприятий:

• акционерные общества;
• члены областей, которые связаны с ценными бумагами;
• финансово-кредитные институты;
• пенсионные фонды негосударственного характера.

Учет ж/д билетов

Электронные билеты, приобретаемые для поездок на железнодорожном транспорте, оформляются по образцу, утвержденному Минтрансом в приказе от 21.08.2012 г. № 322. Подтвердить факт покупки электронного проездного можно при помощи контрольного купона. В нем отражается полный перечень необходимых реквизитов о пассажире, транспорте и поездке, как и в бумажной версии документа. Этот бланк относится к формам строгой отчетности. Если билеты были утеряны, для возмещения понесенных затрат работник может представить работодателю дубликаты документов. При получении билетов и других подтверждающих документов на иностранном языке, лучше сделать перевод основных реквизитов бланка, чтобы было понятно, кто, когда и куда ездил.

Пример 3

Сотрудник купил билет на поезд самостоятельно за наличный расчет:

• Д71 – К50 – 15 600 руб., выданы из кассы деньги для покупки билета командированному лицу;
• Д26 – К71 – 15 600 руб., затраты признаны в учете на основании утвержденного авансового отчета.