Как и на каких ресурсах проверить сведения о контрагентах?

На практике у большинства предпринимателей, особенно начинающих, возникает множество вопросов о процессе поиска и проверки контрагентов: какими инструментами нужно пользоваться, есть ли бесплатные возможности для этого, какую информацию необходимо анализировать и др. Тем более что никаких стандартных правил и критериев такой проверки не существует. Все действия, которые необходимо предпринимать, обычно вырабатываются компаниями самостоятельно в процессе анализа и с учетом рисков.

В целом процесс проверки контрагентов держится на трех китах:

1. благонадежность — намерения компании и ее отношения с государством и другими бизнес-партнерами;
2. оценка — выявление основных критериев оценки и объективной информации;
3. знание — понимание того, какую информацию стоит учитывать, а какую — нет.

В этой статье рассмотрим следующие вопросы:

• Зачем проверять контрагентов
• Быстрый поиск контрагента на сайте ФНС
• Интернет-источники для поиска дополнительных сведений о контрагенте
• Список контрольных вопросов для проверки контрагента
• Как интерпретировать полученные сведения о контрагенте
• Контур.Фокус: возможности для проверки контрагента
• Офлайн-проверка контрагента, выявление подозрительных признаков

Зачем проверять контрагентов

Проверка контрагента — это комплексная и не разовая, как многим может показаться, работа. Но она необходима, ведь на кону — деньги и репутация компании. Не зря налоговые органы предупреждают, что ответственность за выбор контрагента полностью лежит на компании. Поэтому она должна быть заинтересована в оценке рисков и налоговых последствий, которые могут возникнуть в результате сотрудничества с сомнительными контрагентами. Если у налоговой появятся претензии к одному из ваших контрагентов, вполне вероятно, что вы невольно окажетесь вовлечены в неприятности.

Проверка новых контрагентов необходима еще и с учетом такого понятия, как «необоснованная налоговая выгода», которую, как предполагается, получают те предприниматели, которые минимизируют налогообложение, уклоняясь от налогов.

Читайте также:  Форма ПМ — инструкция по заполнению 2021 года

В Постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 перечислены все случаи, когда налоговая выгода признается необоснованной, но в целом все они сводятся к двум тезисам. Налоговая выгода признается необоснованной, если:

• налогоплательщик действовал без должной осмотрительности, так как должен был знать о допущенных контрагентом нарушениях;
• если налогоплательщик, его взаимозависимые или аффилированные лица совершают операции, связанные с налоговой выгодой, преимущественно с контрагентами, которые не исполняют налоговые обязанности (п.10 Постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53).

И если второй случай — это пример осознанных действий налогоплательщика, то первый подразумевает, что у налогоплательщика все-таки есть возможности предотвратить проблемы.

Помимо налоговых рисков при работе с контрагентом могут возникать и финансовые риски: срыв сроков поставок, поставки некачественного товара и т.д. Хорошо, если проблему можно решить с помощью переговоров и поставщик готов заменить бракованный продукт или предоставить скидку на следующую партию товара в случае срыва сроков поставки. Но ведь может оказаться, что безответственное поведение контрагента — норма, и тогда вы потеряете деньги.

Чтобы увидеть истинное лицо контрагента, нужно осуществить несколько действий, которые позволят удостовериться в том, что вы имеете дело с действующим юридическим лицом и что ваш контрагент не похож на фирму-однодневку.

Документы, которые нужно затребовать у контрагента

Как минимум важно проверить следующие документы:

• копию устава организации;
• копию свидетельства о государственной регистрации;
• копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
• бухотчетность за год, предшествующий году заключения сделки;
• копию паспорта руководителя организации.

Этапы сбора сведений от контрагентов: организуем процесс проверки

Правильная работа по сбору сведений о контрагенте позволит вам избежать претензий налоговых органов в недостаточной осмотрительности и получении необоснованной налоговой выгоды. Поэтому важно своевременно и правильно проводить проверочные мероприятия.

Сразу определитесь с источниками информации:

• бесплатные ресурсы;
• платные сервисы.

Если вы не стеснены в денежных средствах, платные сервисы — адекватное решение вопроса. Они позволяют получить концентрированный набор данных о потенциальном партнере посредством нажатия одной кнопки (или в ином режиме).

Если же вам не по карману платные услуги, не стоит отчаиваться — получить данные можно и бесплатно. Конечно, придется потратить больше времени и, возможно, не всю интересующую вас информацию удастся раздобыть, но это позволит проявить должную осмотрительность при выборе стороны договора.

Процесс сбора информации происходит в несколько этапов:

• предварительный этап — до заключения договора соберите данные о потенциальном партнере из открытых общедоступных источников;
• основной этап — если ваше руководство планирует заключить договор именно с этим контрагентом (до момента принятия окончательного решения), сформируйте «досье контрагента» в полном объеме;
• этап мониторинга — после заключения договора на регулярной основе отслеживайте информацию о стороне договора по ключевым показателям (финансовой отчетности, судебным делам и т. д.).

Далее более детально рассмотрим малобюджетный вариант сбора данных.

О бесплатном сервисе по проверке трудовых договоров узнайте тут.

Быстрый поиск контрагента на сайте ФНС

На сайте ФНС предприниматели могут бесплатно воспользоваться сразу несколькими онлайн-сервисами для сбора важной информации о контрагенте.

Самое простое, что можно сделать, — осуществить поиск контрагента по ИНН на сайте ФНС. Для этого нужно выбрать вкладку «Юридическое лицо» и ввести ОГРН или ИНН юрлица или указать наименование и (опционально) регион места нахождения. Если вам необходима информация об ИП или крестьянском (фермерском) хозяйстве, то выставляйте вкладку «Индивидуальный предприниматель/КФХ», вводите ОГРНИП / ИНН или вносите ФИО и регион места жительства.

На сайте ФНС можно бесплатно найти и другую информацию о контрагенте по названию, адресу и другим критериям.

Читайте также:  Расшифровать сумму расходов в декларации налога на прибыльИнформацияИсточникСведения из ЕГРЮЛhttps://egrul.nalog.ruЗадолженность по уплате налогов, непредставление налоговой отчетности более годаhttps://service.nalog.ru/zd.doАдреса массовой регистрацииhttps://service.nalog.ru/addrfind.doРегистрация изменений, вносимых в учредительные документы, или сведений, которые содержатся в ЕГРЮЛhttps://service.nalog.ru/uwsfind.doДисквалифицированные лицаhttps://service.nalog.ru/disqualified.doЮрлица, в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лицаhttps://service.nalog.ru/disfind.doРешения регистрирующих органов о предстоящем исключении недействующих юрлиц из ЕГРЮЛhttps://www.vestnik-gosreg.ruЛица, в отношении которых факт невозможности осуществления руководства установлен (подтвержден) в судебном порядкеhttps://service.nalog.ru/svl.doФизлица, которые являются руководителями или учредителями нескольких юрлицhttps://service.nalog.ru/mru.doЮрлица, созданные по законодательству Украины, сведения о которых внесены в ЕГРЮЛ https://www.nalog.ru/rn77/related_activities/registration_ip_yl/#t5

Несколько лет назад налоговая запустила сервис «Прозрачный сервис», который упрощает процедуру проверки новых контрагентов, оберегает компании от сотрудничества с сомнительными партнерами и помогает вычислить однодневку.

Согласно ст. 102 НК («Налоговая тайна»), данные о компании могут стать открытыми только с ее согласия. Вступление в силу Федерального закона от 01.05.2016 № 134-ФЗ позволило внести изменения: перечень данных, которые не представляют налоговую тайну, был расширен.

Соберите важнейшую информацию о контрагенте в одном окне

Теперь открыты следующие сведения о юрлицах (они обновляются ежегодно):

• доходы и расходы за один календарный год;
• средняя численность компании за один календарный год;
• информация об уплаченных налогах и сборах;
• сведения о налоговых нарушениях;
• задолженности, штрафы, пени и др.

Эти сведения организации смогут получить через интернет бесплатно.

Проверяем реальность существования бизнеса и оцениваем возможности контрагента исполнить договор

«Чистые» документы партнера — факт замечательный, но не достаточный для принятия решения о полноценном сотрудничестве с ним. Теперь настало время собрать данные о том, насколько контрагент способен исполнить своими силами договор.

Выделите специальных людей для подтверждения реальности существования бизнеса партнера и оснастите их спецтехникой (для фото- и видеосъемки, записи разговоров с представителями фирмы-партнера). Им предстоит по предварительной договоренности с контрагентом:

• обследовать его складские помещения;
• исследовать наличие и состав размещенных там материалов;
• зафиксировать факт наличия достаточных средств механизации для выполнения договора (подъемных и транспортных механизмов, спецтехники и т. д.) и оценить их эксплуатационную пригодность.

Это, пожалуй, один из самых ответственных этапов подтверждения надежности контрагента. Компании, не имеющей башенных кранов, передвижных бетономиксеров, иных строительных механизмов и приспособлений, нереально самостоятельно исполнить договор строительного подряда по возведению здания (если договором предусмотрено выполнение всего комплекса строительно-монтажных работ: от рытья котлована и устройства фундамента до установки стропил и монтажа кровельного покрытия).

Видеооборудование пригодится вам и для получения еще одного доказательства вашей должной осмотрительности — примените его для записи проведенных вами переговоров с вашими потенциальными партнерами. Видеоматериал вместе с деловой перепиской (в бумажной и электронной формах) приобщите к остальным доказательствам в досье контрагента.

Интернет-источники для поиска дополнительных сведений о контрагенте

Реестры недобросовестных поставщиков

Такой реестр есть на сайте ФАС. Также при необходимости можно изучить Реестр недобросовестных поставщиков в Единой информационное системе в сфере закупок.

Картотека арбитражных дел

В картотеке содержатся миллионы дел. Чтобы получить информацию о деле, нужно заполнить любые поля в фильтре поиска и нажать кнопку «Найти». Если вы не знаете номер дела, то ищите информацию по другим параметрам.

В карточку включена краткая информация о деле, сведения об участниках дела, хронология рассмотрения дела в каждой из инстанций, принятые в них завершающие судебные акты.

Банк данных исполнительных производств

Сервис дает информацию о наличии исполнительного производства, его предмете и подлежащей к выплате сумме в отношении любого физического или юридического лица.

Работа с банком строится на простых действиях: выбор поиска по физлицам или по юрлицам, указание региона, фамилии и имени или наименования предприятия.

Единый федеральный реестр юридически значимых сведений о фактах деятельности юрлиц, ИП и иных субъектов экономической деятельности

Ресурс позволяет ознакомиться со сведениями о деятельности субъектов экономической деятельности. Для проверки юрлица введите в поисковой форме наименование предприятия, код (ИНН, ОГРН) и адрес. Поиск ИП осуществляется с помощью ФИО и кода (ИНН, ОГРНИП).

Читайте также:  Состав упрощенной бухгалтерской отчетности за 2021 год

Реестры лицензий

Если ваша компания планирует заключить сделку с контрагентом в рамках лицензируемой деятельности, то разумно будет заранее проверить, имеет ли он необходимую лицензию. Такие сведения содержатся на сайтах лицензирующих органов.

Например, Реестр лицензий есть на сайте Росприроднадзора. Роскомнадзор на своем официальном ресурсе публикует Реестр лицензий в области связи, Реестр операторов, занимающих существенное положение в сети связи общего пользования и др.

Проверка по списку недействительных российских паспортов

Поскольку сервис Главного управления по вопросам миграции МВД России пополняется сведениями о недействительных паспортах в ежедневном режиме, то информация в нем всегда актуальная.

В каких случаях компаниям стоит пользоваться этим онлайн-инструментом? Например, чтобы проверить руководителя фирмы, с которой предстоит заключить сделку. Ведь многие ограничиваются запросом копии приказа о вступлении в должность или выпиской из ЕГРЮЛ, в которой указаны ФИО и должность лица. Но проверка паспорта никогда не будет лишней.

Кроме того, обращайте внимание на срок полномочий представителя контрагента — не истек ли он? Срок указан в уставе организации или доверенности. Устав также может выявить и другой важный критерий оценки контрагента — ограничение полномочий руководителя по заключению сделок, сумма которых превышает определенное значение.

Госконтракты

Факты неоднократного заключения госконтрактов — это несомненный плюс контрагента. Они могут свидетельствовать о его надежности, тем более если все обязательства были исполнены в срок.

Единый реестр проверок

На сайте Генпрокуратуры можно найти информацию о плановых и внеплановых проверках как юрлиц, так и ИП. Поиск осуществляется по утвержденному ежегодному сводному плану проведения плановых проверок и результатам проведения внеплановых проверок.

Членство в Торгово-промышленной палате РФ

Введите ОГРН или ИНН в форму поиска на сайте ТПП РФ — и вы узнаете, является ли юрлицо или ИП членом палаты. Если компания или предприниматель там есть, то это значит, что хозяйственная деятельность ведется.

Яндекс.Карты и Google Maps

Если для проверки контрагента вам необходима панорама здания, в котором зарегистрировано юрлицо, воспользуйтесь картами Яндекс или Google.

Сайт контрагента

Официальный сайт компании может многое рассказать о ней. Это весьма полезный инструмент для выявления важных сведений о бизнес-партнере. Как правило, на нем всегда указаны клиенты компании. Можно связаться с ними и узнать их мнение о контрагенте. Вполне возможно, что в разговоре всплывут негативные отзывы. Либо вообще окажется, что чужой логотип на сайте контрагента опубликован для статусности, а на самом деле никаких партнерских отношений между компаниями не существует.

Интернет-поиск

Забейте название компании, ФИО ее директора в поисковик и посмотрите, в каком контексте они упоминаются.

Предварительный этап: изучаем сайт потенциального партнера

Начните поиск сведений с официального сайта потенциального контрагента (при его наличии). Обратите внимание на наполнение сайта информацией:

• о руководстве (общие сведения, размещенные на сайте фотографии руководителя(-ей), начальников филиалов и др.) и/или о коллективе;
• сфере деятельности компании и ее структуре (наличие и расположение филиалов, обособленных подразделений);
• действующих лицензиях, свидетельствах, сертификатах, включая сведения об иных достижениях компании (некоторые фирмы выкладывают на сайте сканы таких документов);
• выполненных работах, построенных объектах, оказанных услугах и иных фактах хозяйственной и внутрифирменной жизни компании;
• фирмах-партнерах;
• общих контактных данных (адресе расположения, телефонах приемной и т. д.).

Если сайт есть, но на нем размещен минимальный набор информации, не позволяющий получить даже поверхностное представление о компании, возможно такой сайт создан для отвода глаз (например, для придания солидности фирме-однодневке).

Размещенную на сайте информацию вы можете выборочно проверить: позвонить по указанным телефонам, посетить офис компании, поискать в интернете информацию о компаниях-партнерах (названия которых есть на сайте).

Скрины интернет-страниц сайта вложите в досье контрагента — они станут отправной точкой его формирования.

Список контрольных вопросов для проверки контрагента

В качестве руководства для действий любой налогоплательщик может использовать рекомендации ФНС. Ведомство делится ими в своих письмах.

Так, например, в Письме ФНС России от 13.07.2017 № ЕД-4-2/[email protected] можно найти следующие контрольные вопросы о добросовестности контрагентов, которые налоговики используют при проверке:

• Знаком ли вам лично руководитель организации-контрагента, при каких обстоятельствах, когда вы познакомились?
• Какие взаимоотношения (дружеские, деловые) вас объединяют?
• Какие работы (услуги) выполняла организация-контрагент для вас, какие товары поставляла?
• Ранее эта организация оказывала для вас подобные услуги, выполняла работы, поставляла товары?
• Какие действия вы предпринимали для установления деловой репутации организации-контрагента?

Как интерпретировать полученные сведения о контрагенте

Полученную информацию о контрагенте можно условно объединить в три больших блока:

1. арбитражные дела;
2. финансовое состояние;
3. потенциал контрагента.

Анализ контрагента следует проводить на пересечении этих блоков: — существующие споры, объемы деятельности и возникающие риски. Важно обратить внимание на финансовое состояние — растет компания или стагнирует? И попытаться самостоятельно оценить потенциал контрагента, опираясь на ту информацию, которая содержится на его сайте, деловые связи компании и другие критерии.

Когда вы не понимаете, какая у компании отчетность, видите невнятные арбитражи и не можете оценить потенциал компании, лучше с таким контрагентом не связываться.

Узнайте, как проверить контрагента за 5 минут:

Способы проверки организации на благонадежность

Сегодня имеется несколько механизмов проверки. Самый простой — воспользоваться платными сервисами, которые агрегируют все имеющиеся в открытом доступе данные. Исчерпывающая информация о потенциальном контрагенте будет предоставлена быстро, в доступной и наглядной форме. При этом некоторые из таких сервисов еще и проведут первоначальный анализ собранных сведений; сообщат, на какие моменты нужно обратить внимание, и дадут предварительную оценку безопасности заключения сделки.

Узнать, сколько налогов заплатил контрагент и проверить его финансовое состояние можно в сервисе «Контур.Фокус» Подключиться к сервису

Альтернативный вариант предполагает самостоятельный сбор сведений при помощи бесплатных баз данных госорганов и прочих открытых источников. В частности, информацию о контрагенте можно найти на сайтах ФНС, Росреестра, арбитражных судов, судебных приставов и т.д. Также не лишним будет воспользоваться обычными поисковиками для оценки деловой активности будущего партнера.

Читайте также:  Что такое аннуляция чека. Как аннулировать кассовый чек

Наконец, есть и еще один способ проверки. Он предполагает получение всей необходимой информации непосредственно у контрагента, либо связанных с ним лиц. Этот вариант, как правило, применяется в дополнение к первому или второму. У компании, с которой планируется сотрудничество, можно запросить копию устава, информацию о паспортных данных руководителя, сведения из налоговых деклараций, а также реальные отзывы (рекомендации) лиц, имевших с ней дело.

Контур.Фокус: возможности для проверки контрагента

По количеству описанных источников можно сделать вывод, что поиск контрагента и проверка его благонадежности — чрезвычайно сложная работа. Но эту работу можно в буквальном смысле минимизировать до одного клика с помощью такого сервиса, как Контур.Фокус.

Чем удобен сервис:

• Поиск компании или ИП осуществляется по названию, адресу, ФИО, ИНН и другим параметрам. Актуальность и достоверность сведений гарантируется благодаря доступу к официальным государственным открытым источникам.
• Помимо свежих выписок из ЕГРЮЛ и ЕГРИП пользователь получает данные из Картотеки Высшего арбитражного суда, Федеральной службы судебных приставов, Базы госконтрактов Федерального казначейства, Единого федерального реестра сведений о банкротстве, Базы бухгалтерской отчетности организаций Росстата.
• В карточку компании, помимо всей прочей необходимой информации, включается подборка ссылок с упоминаниями компании в интернете, что позволяет ускорить процесс сбора фактов за счет агрегации информации из СМИ, с форумов с отзывами, с сайта самой компании и сайтов ее партнеров, поставщиков и клиентов, со страницы раскрытия информации эмитента, с новостных ресурсов.
• Пользователь сервиса может поставить на наблюдение 1000 компаний. Узнав об изменениях в данных, Контур.Фокус уведомит пользователя о них по электронной почте.
• Сервис способен анализировать организации по заранее установленным пользователем критериям.

Подробнее обо всех возможностях сервиса Контур.Фокус.

С расхождениями (книга покупок/книга продаж)

В эту категорию попадают сделки, в которых были обнаружены расхождения в ваших данных и в данных ваших контрагентов.

Возможные расхождения:

• по сумме НДС или общей стоимости счета-фактуры;
• счет-фактура отсутствует у вас или вашего контрагента.

Чтобы перейти к списку счетов-фактур с расхождениями, кликните по категории. Если сделка отражена с верными параметрами, то убрать расхождение можно с помощью кнопки «У меня верно». Чтобы перенести все счета-фактуры из раздела «СФ с расхождениями» в раздел «СФ без расхождений» нажмите на кнопку «Верно всё» и подтвердите выполнение действия.

При нажатии на строку с документом появится сводная таблица, в которой отобразятся ваши данные и данные контрагента по сделке.

Красным цветом будет выделено поле, в котором обнаружено расхождение. Необходимо выяснить, с чьей стороны допущена ошибка. Для связи с контрагентом можно использовать чат, который находится справа от разногласия. При необходимости, можно прикреплять документы в чат. При добавлении контрагентами новых комментариев или документов к сделкам с разногласиями, информация о них будет появляться в истории сообщений на главной странице сервиса и отправляться в качестве уведомления на вашу электронную почту.

Ошибки необходимо исправлять в той учетной системе, в которой вы ведете книги и журналы. Исправленный документ необходимо заново загрузить в Контур.НДС+. Также исправить счет-фактуру можно сразу в Контур.НДС+, для этого нажмите кнопку «Редактировать». Рекомендуем вносить изменения и в свою учетную систему. Если расхождение решится, то число сделок в категории «С расхождениями» уменьшится.

Офлайн-проверка контрагента, выявление подозрительных признаков

Вооружившись всевозможными бесплатными онлайн-инструментами проверки, не забудьте и об офлайн-расследовании.

Проверьте следующие детали:

Фактическое расположение компании по указанному в документах адресу

Убедиться в фактическом расположении особенно важно в тех случаях, когда вы ведете переговоры, например, с производственной компанией, чья деятельность предполагает наличие складов и помещений под производство. Недобросовестные контрагенты могут указывать несуществующие адреса.

Знакомство с руководством

При обсуждении условий сотрудничества и заключении сделок важно личное знакомство с руководством компании.

Доказательства того, что фирма готова выполнить условия сделки

Это можно понять только в ходе переговоров, наблюдая за поведением руководства. Стоит насторожиться, если контрагент торопится и хочет быстрее договориться об оплате, заманивая при этом низкими ценами и нереальными условиями.

Предупреждения по содержанию декларации

В эту категорию попадают сделки, в которых были указаны неверные реквизиты контрагентов, если контрагент не зарегистрирован в ЕГРН, а также сделки, в которых обнаружены ошибки логического контроля, рекомендованные к исправлению. В одном счете-фактуре может быть несколько предупреждений.

Чтобы перейти к списку счетов-фактур с предупреждениями, кликните по категории.

Возможные причины предупреждений:

• Не выполняется контрольное соотношение для ИНН и/или КПП;
• Контрагент не зарегистрирован в ЕГРН;
• Счет-фактура содержит отрицательное значение стоимости или суммы налога;
• Дата счета-фактуры в книге продаж не из текущего налогового периода;
• Счет-фактура с указанным вами номером не был найден у контрагента, но есть похожий;
• Счет-фактуры на аванс (кво 02, 05, 12) и счет-фактура на реализацию (кво 01) должны иметь разные номера.

Для просмотра полного текста предупреждения наведите мышку на строку со счетом-фактурой, появится всплывающая подсказка. Либо кликните по строке, и счет-фактура откроется.

Для исправления предупреждений выполните одно из действий:

1. Отредактируйте данные непосредственно в Контур.НДС+;
2. Внесите изменения в книгу в той учетной системе, в которой она была подготовлена. После чего повторно загрузите сведения из книг покупок/продаж, журналов учета счетов-фактур. Сверка произойдет автоматически, счетчик категории «Предупреждения по содержанию декларации» изменится.