КС-6а или Журнал учета выполненных работ ― специализированный формализованный журнал, относящийся к первичным документам, обязательный для заполнения по завершению любых строительно-монтажных работ на любом участке строительства. Он ведется по объектно. Внутри журнала должны отражаться этапы выполнения работ, условия и сроки.
Оформителем данного журнала выступает исполнитель в лице своего ответственного представителя. Журнал начинает заполняться в то же число, в которое фактически начались работы.
Обратите внимание: на основании журнала КС-6а составляется — Акт приемки-сдачи работ.
- Основное назначение
- Кто и как составляет журнал учета работ
- Что записывают в журнал работ
- Как правильно заполнить
- Титульная страница
- Основная часть: четные страницы
- Основная часть: нечетные страницы
- Порядок заполнения журнала КС-6а
- КС-6а (образец заполнения):
- Образец и бланк 2021
- Обязательно ли вести журнал
- Что собой представляет Журнал?
Основное назначение
Контроль строительно-монтажных работ осуществляется и по этапам, и по отдельным видам, и по объекту в целом. Например, по их окончанию подписывается акт приемки по форме КС-11. В случае с формой КС-6а назначение документа сводится к 3 задачам:
- Учет всех фактически выполненных работ на данном этапе (отчетная функция).
- Учет по освоению сметы – в дальнейшем на основе финансовых данных составляется справка о стоимости (ее форма обозначается КС-3).
- Наконец, документ может использоваться в качестве основного или дополнительного доказательства во время возможных судебных или досудебных разбирательств (в случае возникновения разногласий).
Журнал должен вести исполнитель, с которым заказчик заключил соответствующий договор. Данные для заполнения берутся на основании проведенных замеров, соотнесения их с принятыми нормами и расценками, актуальными на данный момент времени. Замеры и оценки производятся:
Читайте также: Какие не облагаемые НДС товары закреплены в Налоговом кодексе?
- по отдельному виду работы (например, монтаж конструкций, отделочные, кровельные, земляные и др.);
- по каждому конструктивному элементу (фундаменты, стены, перекрытия и др.).
Журнал заполняется за каждый календарный год. В случае наступления нового года следует завести новый документ.
Кто и как составляет журнал учета работ
Оформление этого документа возлагается на сторону, которая в мельчайших подробностях знакома с каждым этапом проведения работ. Соответственно, это делает организация-подрядчик. Обычно здесь назначается ответственный сотрудник. К составлению журнала он должен приступить сразу после фактического начала работ. Завершение каждого этапа должно сопровождаться проставлением соответствующих сведений в документе.
Ведение журнала продолжается до тех пор, пока все запланированные работы на этой стройплощадке не будут завершены. Нет острой необходимости, чтобы документ заполнял представитель подрядчика самостоятельно. Сюда могут быть привлечены и дополнительные лица, например, представители проектной организации, застройщика или заказчика.
Можно сказать, данный журнал является накопительным, т.е. здесь постепенно собирается вся информация, касающаяся конкретного строительного объекта. После того как этот журнал будет заполнен, он станет основанием для оформления нового документа – акта приема выполненных работ. При этом нужно помнить, приемочный акт не может быть составлен, если журнал оформлен неправильно. По сути, эти документы должны сопровождать друг друга.
Что записывают в журнал работ
Законодательство обязывает вести этот документ не только при строительстве и реконструкции каких-либо объектов. Сюда также относится их расширение. Речь может идти как о группе однотипных объектов, так и об отдельных сооружениях. Чтобы в журнале ставить правильные отметки, предварительно нужно произвести соответствующие замеры. Они сопоставляются с действующими нормами и расценками.
Даже в том случае, если множество работ объединяется в одну общую группу, каждый вид должен рассматриваться по отдельности. К примеру, это может быть возведение какой-то конкретной конструкции, или выполнение какой-то отдельной работы. Замеры и оценки производятся по каждому строительному элементу.
Данные, которыми заполняется документ, необходимо вносить в том порядке, в котором выполнялись работы. Естественно, здесь подробно раскрываются производственные процессы. Также указываются сроки и качество их выполнения.
(Видео: “ГРАНД-Смета. Часть 15. Учёт выполненных работ”)
Как правильно заполнить
Заполнение имеет накопительный характер – по мере окончания очередного этапа строительных работ (или окончательного монтажа отдельного конструктивного элемента) заполняются новая стоимость. Количество страниц будет разным, однако все сведения в нем заполняются в табличном виде.
Титульная страница
В документе должна быть отражена такая информация:
- Сведения обо всех сторонах работы (о заказчике и подрядчике):
- наименования (можно в сокращенном виде, например, ООО «Стройбетон»);
- юридические адреса;
- контактные телефоны.
- Наименование строительного объекта и его адрес, например «Жилой 10-этажный дом с подземной автостоянкой на 100 машиномест и тепловым пунктом».
- Объект – имеется в виду конкретный вид строительно-монтажных работ (например, проведение общестроительных земельных работ для «название строительного объекта»).
- Коды по ОКУД, ОКПО и ОКДП.
- Сведения по ранее подписанному договору подряда: дата подписания и номер.
- Название документа, указание года, за который он ведется.
- Стоимость строительных работ по договору (прописью, в рублях, без копеек).
- Отметка о том, кто заполнил форму (например, инженер по капитальному строительству): подпись, должность, расшифровка подписи.
- Отметка о том, кто проверил заполнение (как правило, генеральный директор) – аналогично должность, подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы).
Основная часть: четные страницы
Основная часть формы представлена в виде таблицы. Причем по четным страницам идет таблица с указанием всех выполненных работ по месяцам. Приводятся такие данные:
- Нумерация осуществляется по порядку (хронологически), а также в соответствии с нумерацией по смете – т.е. используются сразу 2 системы.
- Далее следует название вида строительно-монтажной работы (в соответствии с принятой классификацией) или название конструктивного элемента, по созданию которого завершены работы.
- Приводится номер расценка, единица измерения, цена за эту единицу (в рублях).
- Прописывают количество работ в соответствии со сметой (указывается сумма).
- Прописывают сметную стоимость.
- Затем следует отчет по каждому месяцу (по фактически выполненным работам). Приводятся такие сведения:
- количество и стоимость;
- стоимость нарастающим итогом (накопительным порядком) – т.е. с начала года всего.
Основная часть: нечетные страницы
По нечетным страницам продолжают фиксировать сведения только по месяцам:
- количество и стоимость;
- общая стоимость нарастающим итогом.
Порядок заполнения журнала КС-6а
В «шапке» журнала указываются общие данные:
- Наименование организации-заказчика, ее местонахождение, контактные данные (телефон, факс), код по ОКПО;
- Наименование организации-подрядчика, ее местонахождение, контактные данные (телефон, факс), код по ОКПО;
- Наименование и местонахождение стройки;
- Название объекта;
- Вид деятельности (по ОКДП);
- Номер договора подряда, дата.
На обложке указывается, за какой год составляется журнал работ КС-6а, величина сметной стоимости согласно договору подряда, кто составил документ (с указанием должности, расшифровки подписи), а также подпись и должность того, кто его проверил.
Основная информация заполняется в журнале КС-6а в виде объемной таблицы из 46 колонок. В колонках с 1 по 8 необходимо указать следующую информацию:
- Колонка 1: Номер вида выполненных работ по порядку;
- Колонка 2: Номер записи, указанной по смете;
- Колонка 3: Информация об элементах и видах работ, которые были выполнены (информацию необходимо указать точно и корректно);
- Колонка 4: Указание номера единичной расценки;
- Колонка 5: Необходимо указать единицу измерения (штуки, квадратные метры и др.);
- Колонка 6: Указывается цена за единицу работы;
- Колонка 7: Указывается количество работ по смете;
- Колонка 8: Необходимо указать общую стоимость работ согласно смете.
Далее «Журнал выполненных работ» КС-6а (таблица) содержит данные по выполнению работ в разрезе каждого месяца календарного года. Помесячно указывается количество выполненных работ, их стоимость (отдельной колонкой — стоимость работ, выполненных с начала строительства). Таким образом, для каждого месяца заполняется три столбца с данными.
Под четной страницей журнала, которая содержит колонки с 1 по 23 (первые 8 колонок и данные с января по май включительно), содержатся строки «Итого», «Накладные и прочие расходы», «Всего».
Читайте также: Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа
Заполнение журнала КС-6а требует внимательности и аккуратности. Затраты по строке «Накладные и прочие расходы» отражаются по смете этих расходов за отчетный период в размерах, рассчитываемых в соответствии с методикой, принятой в строительной компании (пропорционально времени, площади и др.).
Нечетная сторона журнала КС-6а (образец мы приведем в конце статьи) содержит данные о выполненных работах с июня по декабрь. Последние две графы «Журнала учета выполненных работ» — количество и стоимость работ за весь годовой период.
Журнал заполняется с момента начала выполнения работ строителями до полного завершения обязательств подрядчика (по данному объекту строительства).
После окончания всех работ и их приемки, журнал учета работ КС-6а прошивается крепкой нитью (страницы документа необходимо пронумеровать), заверяется ответственным лицом, заполнявшим журнал, и печатью формы КС-6а передается на хранение заказчику или компании, которая далее будет нести ответственность за готовое сооружение. Срок хранения журнала – не менее 5 лет.
Заполнение КС-6а может осуществляться не только вручную, но и с помощью специальных компьютерных программ, автоматически. Если документы в электронном виде, необходимо сохранить не только сами документы, но и носители, на которых они хранятся.
КС-6а (образец заполнения):
Образец и бланк 2021
В текущем году никаких изменений в плане формы журнала и требований к его заполнению не произошло. Готовый пример заполненной формы КС-6а, на которую можно опираться как на образец, приведен ниже.
А вот пустой бланк:
Все пустые поля аккуратно прочеркиваются простой прямой линией того же цвета, который был использован при заполнении основной части журнала.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В журнале не допускаются исправления, помарки, нечитаемые надписи, зачеркивания и надписи «Исправленному верить», Заполнять бланк необходимо предельно внимательно, в случае необходимости отдельные листы с ошибочными сведениями заменяются новыми с корректными данными.
Обязательно ли вести журнал
Среди инженеров нередко обсуждается вопрос о том, насколько обязательно вести журнал, можно ли обойтись иным образцом, приспособив форму под конкретно свои задачи. Ответ в данном случае однозначный: ведение документа обязательно, поскольку именно он является основным источником информации по учету всех выполненных строительных работ – как по видам, так и по отдельным конструктивным элементам.
К тому же именно на основе этих данных формируют связанные с ним отчетные документы – КС-2 и КС-3. Поэтому корректное, своевременное и в полном объеме оформление журнала обязательно каждым ответственным лицом (обычно назначают одного из инженеров).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Отсутствие формы КС-6а может рассматриваться налоговыми инспекторами как нарушение законодательства. В этом случае нет оснований полагать, что КС-2 и КС-3 составлены корректно, поскольку источник информации, на основе которой оформлялись эти документы, отсутствует.
Что собой представляет Журнал?
В соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете даже унифицированная форма журнала должна быть утверждена для применения в учете организации Учетной политикой предприятия. Организация может внести дополнения в этот журнал в виде расширения или сужения граф (строк), включения дополнительных строк, вкладных листов для удобства размещения и обработки информации, не допустив исключения обязательных реквизитов первичных документов.
В Журнале ведутся записи по учету уже произведенных строительных работ по каждому объекту строительства на основании измерений количества выполненных (законченных) работ по наименованию и единых нормативов и цен по каждому элементу работ, заложенному в смете.
Читайте также: Ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с графиком отпусков
Журнал содержит титульный лист и табличную часть.
На титульном листе, указываются:
- информация о заказчике,
- информация об исполнителе,
- местонахождение объекта,
- краткая характеристика объекта и сжатое содержание строительных работ,
- реквизиты договора строительного подряда,
- сметная или контрактная стоимость строительно-монтажных работ,
- должность и ФИО ответственного за составление журнала с подписью,
- должность и ФИО руководителя компании- подрядчика с подписью.
В табличной части в графах с 1 по 8 указывается следующая информация:
1 – указывается порядковый номер в текущем журнале вида работ, выполненного на объекте строительства;
2 – вписывается позиция работы, указанная в смете;
3 – отражает наименование вида работ (прописывается точное определение выполненного элемента);
4 – ставится прочерк, если в договоре подряда стороны уже согласовали точную стоимость строительных работ;
5 – вписывается единица измерения (кв. метры, штуки, куб. метры и прочие);
6 – вносится стоимость выполнения единицы работы;
7– количество работ;
8 – содержит общую сметную стоимость работ.
Далее табличная часть формы разделена на двенадцать частей для внесения данных помесячно за каждый календарный месяц.
В каждой графе отображается информация о том, сколько в текущем месяце выполнено работ, их стоимость, а также стоимость уже законченных работ данного вида, которые проводились с самого начала строительства.
Все значения из граф, содержащих денежное выражение, подсчитываются и фиксируются в строке «Итого». И, если в каком-либо месяце не было произведено работ, то в графах объемов работ и их стоимости текущего месяца ставятся прочерки, а данные из графы «Стоимость работ с начала строительства» из прошлого месяца ставятся в текущий месяц.
В графах 45-46 указываются общее количество и стоимость работ за весь период.
Данные строки «Накладные и прочие расходы» берутся исполнителем из утвержденных при заключении договора строительного подряда смет, взятых за определенный период времени (месяц) в размерах, определенных в соответствии с методиками расчета, принятыми в строительной организации (пропорционально времени, площади, стоимости).
Исполнитель начинает заполнять с момента, как только строители приступили к фактическому выполнению своих обязанностей до полного завершения обязательств подрядчика по данному объекту строительства.
При этом заказчик не только принимает выполненные работы, но и может контролировать процесс исполнения заказа.
По завершении строительства объекта и приемке заказчиком работ Журнал прошивается прочной нитью (страницы Журнала пронумеровываются) и заверяется подписью лица, заполняющего журнал, и печатью предприятия.
По завершению работ экземпляр журнала передается на хранение заказчику.
В настоящее время в связи с желанием многих строительных организаций облегчить ведение хозяйственного учета форма N КС-6а составляется крайне редко, а расчет стоимости незавершенного строительства и суммы затрат, относящихся к выполненным работам, производится на основании формы N КС-2.
У организаций, у которых не имеется необходимых учетных документов либо эти документы оформлены с нарушением требований законодательства, могут возникнуть малоприятные налоговые споры. Налоговые органы вправе предъявить следующие претензии:
– грубое нарушение правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения,
– отсутствие права учесть затраты в отношении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). При проверке расходы на строительно-монтажные работы, которые не подтверждаются формами N N КС-2, КС-3 и КС-6а, будут “сняты”,
Читайте также: Из чего складывается дебиторская задолженность в балансе
– отсутствие права на налоговый вычет, поскольку вычетам подлежат суммы налога, предъявляемые налогоплательщику, только после принятия на учет этих товаров и при наличии сопроводительных первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Качественное оформление Журнала позволит строительной организации избежать необоснованных претензий со стороны налоговых органов.
Журнал может формироваться сотрудником автоматически с помощью специальных программ.
Конфигурация “1С:Смета 3” предназначена для составления, расчета, хранения и печати строительной сметной документации для всех субъектов строительства – инвесторов, девелоперов, заказчиков, подрядчиков. Пользователям конфигурации предоставляются возможности создания собственных шаблонов документов, в том числе и Журнала.
Журнал, как и все первичные документы бухгалтерского учета, подлежит хранению в течение сроков, установленных организацией, но не менее 5 лет после отчетного года.
Форма журнала с примером заполнения находится в приложении.
Форма журнала КС-6а (образец)