- Основные принципы сшивания документов
- Обложка
- Опись
- Как сшивать бумажные документы для сдачи их в ИФНС
- Нумерация листов
- Способы прошивки документов
- Тема: Сшиваем документы по требованию
- Зачем сшивать документы?
- Оформление документов для налоговой
- Законодательное регулирование
- Обязательно ли прошивать документы в налоговую
- Как правильно сшивать документы ниткой: фото пошагово
- Шаг 1. Комплектация
- Шаг 2. Нумерация
- Шаг 3. Подготовка
- Шаг 4. Обложка
- Шаг 5. Пробивка отверстий
- Шаг 6. Прошивка
- Шаг 7. Опечатывание и заверение
- Сшивание нитками
- Минфин рассказал, как правильно сшивать документы для налоговых проверок
- Смотрите также:
- Как правильно сшивать и заверять документы для налоговой
- Как правильно прошивать документы?
- Пошаговое руководство по прошивке
- Фотоинструкция
- Станислав Матвеев
- Прошивка документов: нормы ГОСТ и практические советы
- Из статьи вы узнаете:
- Правила прошивки документов: какую документацию нужно прошивать
- Как сшить документы для налоговой по требованию
- Прошивка документов по госту
- Необходимые материалы для прошивки документов:
- Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и имеющихся приспособлений.
- Аппарат для прошивки документов
- Нитки для прошивки документов
- Наклейки для прошивки документов
- Заверение документов для налоговой
- Схемы прошивки документов
- Прошивка документов ниткой в 3 дырки
- Схема прошивки документов в 4 прокола
- Пошаговая инструкция подготовки пакета документов
Основные принципы сшивания документов
Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.
Обложка
Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:
- Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
- Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
- Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.
На обложке проставляются данные:
- Название организации.
- Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
- Индекс дела.
- Заголовок дела.
- Срок хранения.
- Номер тома.
- Количество листов в подшивке.
- Дата составления подшивки.
Опись
Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:
- Название документа.
- Дата подшивки.
- Срок хранения.
- Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
- Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
- Данные ответственного лица – составителя подшивки.
При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.
Читайте также: Закон 54-ФЗ о применении контрольно-кассовой техники
Как сшивать бумажные документы для сдачи их в ИФНС
- обеспечить возможность свободного чтения текста документов, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок;
- обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документов копировальной техникой;
- исключить возможность механического разрушения листов документов и нитей, которыми они прошиты, при их изучении и копировании.
На оборотной стороне последнего листа тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой располагается заверительная надпись, содержащая наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов, его личную подпись, ФИО, указание на количество листов и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.
Нумерация листов
Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:
- Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
- Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
- Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
- Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
- Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
- Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
- Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
- Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
- Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.
Способы прошивки документов
Сшить документы можно несколькими способами:
- С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
- С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
- С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
- С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.
Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.
Тема: Сшиваем документы по требованию
Доброго времени суток! Вопрос по сути пустяковый, но никак не могу сообразить. Пришло требование о предоставлении определенных документов. Документов много и в требовании они разделены пунктами. Как сшить всё это? Сшить все одной кучей? Или разделять по пунктам? Учредительные отдельно, книга продаж отдельно, книга покупок отдельно и т.д.? В требовании четких указаний нет, но если сшить всё кучей, будет жирненькая стопочка. Заранее благодарю!
Свечков
, ну, это где как. Наши обычно пишут в требовании, что сшивать надо не более чем по 250 листов, каждый сшив помещать в отдельный скоросшиватель. Мы на последнюю камералку подшили просто в скоросшиватель, так недовольства у принимающей девочки было. На вопрос, как можно сшив еще и в скоросшиватель подшить(пардон за тавтологию ), было сказано:» Ну вы просто вложИте!» Может, у них акция по сбору скоросшивателей??
Зачем сшивать документы?
Смысл процедуры – надежно закрепить бумаги, чтобы ничего из них не потерялось. Из прошитой стопки с пронумерованными страницами нельзя незаметно вытащить никакой лист.
К этому добавьте удобство хранения: прошитые дела компактны и занимают мало места.
Оформление документов для налоговой
Что касается пакета документов в ФНС, сотрудники налоговой сегодня иногда даже просят документы не сшивать, поскольку нужно их сканировать. А если документы сшиты, для сканирования их приходится расшивать, что делает работу налоговиков вдвое сложнее.
Законодательное регулирование
- Приказ Министерства культуры РФ № 536 от 8 ноября 2005 г.
- ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»
- Инструкции Центрального банка по документоведению
- Приказ ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25 (вступил в действие с 4 июля 2013 года)
Какими законами регулируется лизинговая деятельность в России? Ответ содержится в этой статье.
Как правильно сшивать документы в делопроизводстве?
Обязательно ли прошивать документы в налоговую
Обратимся к упомянутому Приказу ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/[email protected], а точнее — к разделу «Общие требования к оформлению представляемых документов».
Там ничего не сказано о том, что многостраничные документы подаются в прошитом и пронумерованном виде.
До этого Приказа действовал Приказ ФНС РФ от 01.11.2004 N САЭ-3-09/[email protected], ныне утративший силу. Также есть Письмо ФНС России от 25.09.2013 N СА-3-14/[email protected], где четко сказано, что нет обязательного требования прошивать документы, в том числе учредительные документы, а также заявления.
Читайте также: Индекс-дефлятор: что это и как используется в госзакупках
Но все ли так просто?
Как правильно сшивать документы ниткой: фото пошагово
Шаг 1. Комплектация
- Убедитесь, что в получившейся пачке не больше 250 листов, а ее толщина меньше четырех сантиметров.
- Добавьте к блоку чистый лист для сопроводительной надписи. В начале дополнительно можно вложить листы для внутренней описи.
- Параметры архивной книги – максимум 32 х 23 см.
Шаг 2. Нумерация
Используйте специальный нумератор или черный карандаш. Проставьте номера страниц. Их место – в верхнем правом углу лицевой стороны. Цифры не должны пересекаться с основным текстом. Опись при нумерации за страницу не считается.
Что такое коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности и как его самостоятельно рассчитать, вы можете узнать в статье по ссылке.
Шаг 3. Подготовка
- Составление описи. Запишите в ней: название документа, дату его подшивки, срок его хранения, аннотацию (что содержится в документе и для чего его нужно хранить), список вшитых документов с указанием количества страниц в каждом, данные составителя подшивки. Опись может как вклеиваться на в обложку, так и вшиваться внутрь.Отдельно хранить также не запрещается, но во избежание утери такой вариант применять не советуется.
- Удаление металлических скреплений (булавок и скрепок) из документов.
- Подбор материалов:
- Капроновые, суровые или прошивные нитки ЛШ-210 (можно также брать банковский шпагат или обычную нитку, сложенную в несколько раз).
- Канцелярский клей (или жидкое стекло)
- Папиросная бумага 4 на 5 см.
- Шило.
- Картон
Шаг 4. Обложка
- Стандартный размер – 22,9 на 32,4 см, формат альбомного листа А4.
- Нестандартный размер – зависит от формата подшиваемых бумаг.
- Для длительного (более 25 лет) хранения обложки изготовляются из очень твердого картона.
На обложке укажите:
- Название организации
- Какое подразделение (например, бухгалтерия).
- Индекс и название дела.
- Срок хранения.
- Номер тома.
- Число подшитых листов
- Дата подшивки.
Шаг 5. Пробивка отверстий
Если использовать не шило, а обычный дырокол, то достаточно делать два прокола.
Калькулятор и пошаговая инструкция по расчету неустойки по ставке рефинансирования содержатся тут.
Шаг 6. Прошивка
Документы с большими сроками хранения прошивать разрешается насквозь, вместе с картонной обложкой. Однако общепринятая процедура – начинать подшивание с листа, идущим вслед за переплетом.
На первый лист положите картонную полоску. Это предохранит нить от быстрого изнашивания.
Прошиваются документы дважды.
При трех проколах: начинайте сшивать бумаги с тыльной стороны, со среднего прокола, оставляя около 7 см нити.
С лицевой стороны введите нитку в верхнее отверстие.
Иголка оказалась сзади; отправьте ее в нижний прокол.
Читайте также: Оформление авансового отчета в программе 1С Комплексная автоматизация 2.4
Далее снова идите в среднее отверстие. Вы окажетесь на тыльной стороне.
Оставьте также не менее семи сантиметров нити. Этот остаток нити соедините с предыдущим остатком и завяжите узелок.
Четыре прокола: начинайте сшивать со второго сверху прокола. Затем введите иглу в верхнее отверстие и затем снова во второе сверху.
Потом игла должна попасть в третье отверстие и, далее, с тыльной стороны – в четвертое. Наконец, иголку введите в третий прокол с лицевой стороны.
После завязывания узелка должно остаться 5 — 6 см свободной нити.
Шаг 7. Опечатывание и заверение
Кусочек папиросной бумаги наклейте так, чтобы оказался перекрытым и узел, и часть свисающих нитей. Плотную бумагу для этих целей использовать нельзя: узелок должен быть хорошо виден.
Что такое учетная политика организации и в каком порядке она формируется — читайте в публикации по ссылке.
Образец заверительной надписи.
Обычно заверяет документ подписант оригинала. Но можно доверить это и другому, тогда номер и дата доверенности на этого человека также прописывается рядом с указанием ФИО и должности подписанта.
Что лучше и выгоднее открыть начинающему предпринимателю: ИП или ООО? Узнайте здесь.
Подпись расшифровывать обязательно. Она должна заходить за пределы наклеенной бумаги. Так же и печать.
Если у ИП печати нет, можно обойтись и без нее. Можно воспользоваться и сургучной печатью.
Оттиск мастичной печати сверху фиксируется канцелярским клеем. При сдаче документов в регистрирующий орган за вами остается право выбора – сшивать ли их.
Как правильно сшивать документы более одного листа? Смотрите следующий видео-урок:
Сшивание нитками
Важность процесса сшивания в том, что оно определяет корректность оформления документов. Делопроизводитель должен знать все процессы, которые будут происходить с шитыми бумаги. Специалист должен пройти курс дисциплины «Документоведение». Она ознакомит с важными нюансами и позволит без опасений заниматься делопроизводительными процедурами.
Большинство предпринимателей сталкиваются с особенностями ведения документов впервые. Однако разобраться и научится самостоятельно вполне возможно.
Рассмотрим порядок сшивания нескольких листов. Понадобятся:
- игла;
- шило;
- клей канцелярский;
- шпагат, капроновая нить;
- чистый лист бумаги.
Наиболее распространенным является сшивание на три отверстия. Технология не является нововведением. Еще с древних времен книги и бумаги сшивали при помощи нити и иголки. Сегодня прошивка не изменилась.
Начинают с проделывания трех отверстий. Для этого используют шило или дырокол. Отверстия должны быть отнесены от левого края на 2 см. Для прошивания берут большую и толстую иглу – «цыганскую». Обычные иглы быстро сломаются.
В иглу вдевают нитку 40 см. Если соблюдать последовательность, то ее хватит на два прошива. Это исключит протирание ниток во время длительного хранения или частых перемещений. Иглу вводят с задней стороны.
- Прошивают снизу в отверстие посередине. Обязательно оставляют края (более 10 см) для дальнейшего связывания после прошивки.
- Выводят иглу на лицевую часть, продев в среднее отверстие, и втыкают в верхнее отверстие, выводя нить на обратную сторону.
- Проводим нить к дальнему отверстию по обратной стороне документа мимо среднего отверстия, вкалываем иглу, высовывая нитку на лицевую сторону.
- Возвращают иглу с ниткой в среднее отверстие, с которого начинали прошивать.
- Повторяют все операции еще раз.
- С тыльной стороны связывают двойным узлом два конца нити.
- Наклеивают на узелок небольшой листочек и заверяют документ подписями и печатями.
Наклейка и кончики ниток оставляют для того, чтобы было видно завязанный узелок.
Минфин рассказал, как правильно сшивать документы для налоговых проверок
Читайте также: Принципы формирования приказа по учетной политике
Смотрите также:
Юридическое лицо, в случае получения соответствующего запроса налоговой службы, обязано предоставить на проверку бумажные документы в прошитом виде. Как сделать это правильно, разъяснил Минфин России.
При этом, бумажные копии документов обязательно должны быть сшиты в соответствии с рекомендациями, которые приводит Минфин. В частности, необходимо сформировать сшив из 150 листов, и не более, которые должны быть пронумерованы с указанием арабских цифр, начиная с единицы, на каждом листе. Листы, входящие в сшив нужно прошивать на 2-4 прокола прочной нитью. Концы нити необходимо вывести на оборотную сторону последнего листа и связать. На это место, с обратной стороны последнего листа в сшиве размещается специальная бумажная наклейка. К оформлению этой наклейки Минфин также дал отдельные рекомендации.
При формировании таких сшивов, уточняют чиновники Минфина, уполномоченные лица организации обязаны «обеспечить сохранение целостности документов (копий документов) в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования». При направлении документов в орган ФНС, который их запросил, необходимо предоставить вместе с ними сопроводительное письмо, в котором должны быть указаны основания их направления в налоговую, перечень документов, количество сшивов и листов в каждом из них. При соблюдении этих требований налоговые органы не смогут привлечь налогоплательщика к ответственности за непредоставление запрошенных документов. За это правонарушение, напомним, в соответствии с нормами КоАП РФ предусмотрен административный штраф в размере от 200 до 500 рублей за каждый лист и, в том числе, блокирование расчетного счета организации в банке.
Как правильно сшивать и заверять документы для налоговой
Пакет документов необходимо направить в инспекцию вместе с сопроводительным письмом. В письме надо записать, в ответ на какое требование компания направляет документы, количество подшивок и число листов в каждой подшивке.
Рекомендуем прочесть: Если Продаёшь Недвижимость Менее 1 Миллиона Рублей И В Собственности Менее 1 Года То Нужно Ли Платить Налоги
На наклейке надо сделать надпись «Верно, всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью», записать число листов (цифрами и буквами), а затем поставить должность сотрудника, который заверил копию, подпись с расшифровкой и дату заверения.
Как правильно прошивать документы?
По заведенному правилу любой документ, состоящий более чем из одного листа, подлежит подшивке. Считается, что нужно это по двум причинам: чтобы документы не потерялись и чтобы их частично не изъяли или не подменили.
Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах, подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, – порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.
Пошаговое руководство по прошивке
Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.
При прошивке документов соблюдается такая последовательность:
- Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
- Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
- Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
- Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.
Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.
- Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
- Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
- Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:
Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)
- Теперь нужно пронумеровать документы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.
Нумерация строго регламентирована:
- нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
- опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
- письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
- материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
- листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
- документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером. Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»;
- на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
- цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
- в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
- когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.
Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:
- название организации;
- наименование документа;
- дата составления;
- оглавление (аннотация цели подготовки) содержащее короткое перечисление вложенных материалов4
- количество листов;
- сроки хранения;
и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись.
- Согласно правилам на описи не ставится номер.
- Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229×324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.
Фотоинструкция
Станислав Матвеев
Автор бестселлера «Феноменальная память». Рекордсмен Книги Рекордов России. Создатель тренингового . Владелец интернет-порталов в юридической, бизнес и рыболовной тематиках. В прошлом владелец франшизы и интернет-магазина.
Прошивка документов: нормы ГОСТ и практические советы
Из статьи вы узнаете:
Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации. Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в архивном хранении. Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом. Ошибки могут вызвать серьезные последствия:
Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку.
Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг. Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки.
Правила прошивки документов: какую документацию нужно прошивать
Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.
Важно помнить, что сшиванию подлежать не все бумаги компании, а только многостраничные, предназначенные для передачи в регистрационные или контролирующие органы. Также прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.
Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:
- Архивные (включенные в дела для передачи в архив);
- Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
- Бухгалтерские (авансовые отчеты, товарные накладные, счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
- Кадровые (приказы личного и общего состава, штатное расписание);
- Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
- Нотариально удостоверенные копии и переводы;
Среди исключений можно выделить документацию, передаваемую в налоговую службу. Ее, как правило, не сшивают, потому что это усложняет последующую работу с ней.
Как сшить документы для налоговой по требованию
Существуют три элемента налогообложения – государство, граждане и организации (коммерческие и некоммерческие). Таким образом, налоговая система – это система сборов налоговых правоотношений и нормативно-правовой базы, на которой они созданы. Фискальный режим помогает формированию финансовых ресурсов государства. Налоговая система основывается на ряде традиционных принципов:
- Обязательность – граждане и организации обязаны платить налоги, это закреплено в конституции РФ.
- Справедливость – равенство налоговых прав всех граждан. Человек платит налоги в зависимости от своих доходов, 13% от прибыли.
- Однократность – в одном налоговом периоде за один и тот же объект налогообложения оплата производится один раз.
- Стабильность – условия налогообложения стабильны.
Налоговая инспекция, проводящая камеральную проверку организаций, вручает или присылает по почте требования о предоставлении документов. ИФНС принимает отчеты только в прошитом виде. Шить документы также полагается при подаче на регистрацию ИП и ООО. Для передачи отчетов необходимо знать, как сшить документы для налоговой по требованию. Тема является довольно серьезной, так как за неправильное заверение и прошивание бумаг налоговая инспекция назначает штраф.
Налоговая инспекция.
Прошивка документов по госту
Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг. Среди них:
Инструкции по документированию Центробанка России;
Типовая инструкция по делопроизводству (утверждена Приказом Министерства культуры №536 в 2005 году);
Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм (утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам);
Из-за отсутствия жестких однозначных правил подготовка бумаг для передачи в различные инстанции значительно осложняется — приходится руководствоваться разными рекомендациями.
Необходимые материалы для прошивки документов:
Существует несколько распространенных способов сшивания документации.
Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и имеющихся приспособлений.
- Классическим способом считается скрепление листов с помощью нити. Так обычно прошивают небольшой объем документации. Для прошивки документов используют иглу или дырокол. После сшивания нитку закрепляют наклейкой с заверительной надписью.
- Для скрепления объемных папок применяется шуруповерт и плотная веревка.
- В некоторых случаях можно воспользоваться специальным оборудованием — станком для прошивки документов или переплетной машиной. Такой вид сшивания чаще всего используется в типографиях.
Аппарат для прошивки документов
Брошюровочные машины или биндеры значительно ускоряют процесс сшивания документации. Подобные устройства для прошивки документов позволяют скреплять довольное большое количество листов с помощью пластиковой или металлической пружины. При креплении на пластик папку можно легко расшить.
Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами.
Широко применяются также брошюровочно-переплетные станки, которые позволяют выполнить классическое сшивание иглой и нитью. Использование переплетной машинки оптимально для прошивки большинства официальных документов.
Нитки для прошивки документов
Для сшивания, как правило, используют банковский шпагат, лавсановую ленту или специальные прошивные нитки. Если этих материалов под рукой не оказалось, можно воспользоваться обычными суровыми нитками. Если листы прошивают хлопчатобумажной швейной нитью, ее складывают в несколько раз, чтобы крепление было более надежным.
Иногда при выборе ниток, можно увидеть в названии аббревиатуру «ЛШ». Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ-210. Это обозначение вида нити и ее линейная плотность. Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность 210 текс. Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур. Они долговечны и удобны в использовании.
Наклейки для прошивки документов
Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки. Они содержат информацию о количестве листов и выполняют функцию печати, подтверждающей неизменность документации. К оформлению подобных стикеров существует ряд требований:
- Бумажная наклейка имеет прямоугольную форму размером 60х40 мм.
- При приклеивании наклейки узелок ниток убирается под нее, а концы остаются свободными.
- Обязательна надпись «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _____ листов», где вместо прочерка ставят количество листов.
- Необходимо оставить свободное место для отметки с указанием должности ответственного лица, его ФИО, подписи и даты подписания.
- Наклейка заверяется печатью, оттиск которой должен частично попадать на саму подшивку.
Заверение документов для налоговой
Для налоговых органов заверять каждый лист не требуется. Достаточно поставить подписи на обратной стороне все прошивки.
Налоговая служба в любой момент имеет право запросить документы на проверку. Согласно ст. 93 НК предоставляют заверенные копии. Но там нет четкого указания в заверении и оформлении прошивки. Ранее чиновники требовали визировать каждый лист подшивки, а подписи ставили только на многостраничных документах. Однако с конца 2015 года Минфин разрешил использовать одну подпись для заверки подшивки в налоговую службу.
За границы наклейки должны выступать только концы ниток. На ней делают надпись «Все верно, пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью». Запись дополняют количеством листов в цифровой и прописной форме, должностью визировавшего копию сотрудника, подпись и расшифровку к ней, дату заверения. Если используется печать, то она должна захватить края наклейки, дату и подпись. Сегодня продаются готовые наклейки с требуемым текстом. Работнику только останется проставить от руки число листов, подпись и дату.
Если в компании используется печать, то копии можно заверить ей. Некоторые организации используют факсимильную подпись для ускорения процесса. Однако ГОСТ допускает только личную подпись, инспектор вправе оштрафовать за каждую по 200 рублей.
Налоговые органы не имеют право требовать нотариальную заверку каких-либо бумаг.
Последовательность проставления реквизитов заверения не зафиксировано в законодательных актах, но существует ряд дополнительных моментов:
- Право на заверку копии имеет только руководитель организации или уполномоченное должностное лицо, работающее в организации. Даже доверенность на право удостоверения верности копии на имя стороннего лица не позволяет формально ему заверять подписью копии документов от имени компании.
Для того чтобы работник получил полномочия на заверение, их прописывают:
- во внутренней документации (приказ, инструкция и др.);
- в доверенности;
- в трудовом договоре, так как заверка не только право, но и обязанность.
- Делают отметку о местонахождения подлинника. Копию документов организации можно заверять, только если в ней хранится оригинал. Например, неправомерно заверять учредительные документы другой организации в сторонней компании.
- Верность копии свидетельствуют подписью уполномоченного лица и печатью, если она имеется.
Схемы прошивки документов
Любую документацию необходимо предварительно подготовить к сшиванию:
- Удалить скобы и скрепки;
- Отсортировать бумаги по дате и пронумеровать их;
- Подготовить обложку (стандартная — 229х324 мм);
- Проверить нумерацию листов и уложить их в ровную стопу;
Прошивка документов ниткой в 3 дырки
Нитку необходимо пропустить через тыльное отверстие с обратной стороны стопы через среднюю дырку, оставив 7 см. снаружи для закрепления наклейкой «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью”. Далее нужно пропустить нить через верхнее отверстие и, вернувшись на тыльную сторону, через нижнее. Как только она вновь окажется сверху стопы, ее нужно снова пропустить через среднее отверстие и вывести на оборот.
После этого нить можно обрезать, оставив 7-8 сантиметров, и связать с имеющимся остатком. На полученный узелок необходимо наклеить наклейку с заверением, оставив снаружи концы нити.
Схема прошивки документов в 4 прокола
Прошивка документов в 4 прокола осуществляется по похожей схеме. Она отличается тем, что расстояние между отверстиями должно составлять не более 15 миллиметров.
Сперва нить пропускают с обратной стороны стопы через второе верхнее отверстие. После этого через самое верхнее отверстие нить выводиться обратно на тыльную сторону. Далее — снова во вторую дырку сверху, а затем — с лица на оборот через третью. Затем нить выводят на лицо через четвертое отверстие и продевают в третье отверстие, чтобы снова вывести на тыльную сторону стопы. На этом процесс сшивания можно считать оконченным. Остается лишь завязать узелок и наклеить поверх него наклейку с информацией о количестве листов в подшивке.
Пошаговая инструкция подготовки пакета документов
Прошивка документов.
Подготавливая многостраничный документ, важно тщательно изучить, как правильно сшивать документы для налоговой инспекции по требованию. Для важных бумаг чаще всего используют скрепление нитками – это является самым правильным и надежным способом сохранения комплектации.
Обратите внимание! Прошивают пачку посередине левого поля. Разрешено прошивать в 2-4 прокола.
Инструкция:
- Используя хорошую нитку и толстую иглу, первое отверстие делают в центре, прокалывая с оборотной стороны.
- Протягивают нитку, оставляя хвост 10-15 см.
- Отступают от предыдущего прокола 1-1,5 см, делают прокол с лицевой стороны.
- Следующий прокол делают от последнего листа, с противоположной стороны от первого отверстия, вытягивая нитку на правую сторону.
- После необходимо попасть с правой стороны в уже имеющееся отверстие и вытянуть нитку к противоположной стороне пачки.
- Нитки вяжут между собой на 2-3 узелка, обрезают, оставляя хвосты одинаковой длины.
- Место сшивания опечатывают папиросной бумагой или бланком для заверения, размером не более 5х5 см. Бумагу необходимо клеить канцелярским клеем. Некоторые используют самоклеящуюся пленку, что неправильно – такая пленка легко отклеивается. Пачку, опечатанную самоклеящейся пленкой, можно легко перепрошивать, что недопустимо и может вести за собой неприятные последствия.
- Нумерация должна присутствовать на каждом листе.
Внимание! Место сшива должно быть полностью закрыто опечатывающей бумагой. Допустим выход концов нитей не более 2,5 см.