- Что такое должностные инструкции и зачем они нужны
- Форма представления должностной инструкции
- Назначение приказа
- Нужно ли утверждать должностные инструкции приказом
- Какой формат приказа выбрать
- Примерный перечень приказов по охране труда в организации
- Кто должен поставить под документом свои автографы
- Образец приказа об утверждении должностной инструкции
- Как организовать регистрацию и учет
- Кто пишет приказ непосредственно
- Образец приказа о введении в действие должностных инструкций
- Роль должностных инструкций в организации
- Как составлять приказ
Что такое должностные инструкции и зачем они нужны
Под термином «должностная инструкция» скрывается перечень трудовых функций и прав, описание ответственности, условий труда и прочих параметров работы сотрудника, находящегося на той или иной должности.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
ФАЙЛЫ
Обычно должностные инструкции разрабатываются руководством предприятия совместно с юристом и вводятся в применение отдельным распоряжением директора на начальной стадии работы организации. Но в некоторых случаях, например, после реорганизации компании, каких-то внутренних изменениях проводится повторная процедура по вводу должностных инструкций в действие.
Роль должностных инструкций вполне понятна: с их помощью руководство регулирует деятельность подчиненных. Таким образом, они служат для достижения сразу нескольких целей: укреплению дисциплины труда, организации и мобилизации работников, повышению производительности и в конечном счете расширению перспектив предприятия.
Следует отметить, что далеко не всегда и не везде применяются должностные инструкции, в основном они распространены в государственных учреждениях, а также в крупных организациях коммерческого сектора, где большая численность персонала.
Форма представления должностной инструкции
Существует два варианта инструкции:
Вид инструкцииРасшифровкаТиповая должностная инструкция по конкретной должностиуниверсальная для всех работников по данной позиции. С ней все соответствующие работники знакомятся под личную подпись. Чтобы требования законодательства нарушены не были, необходимо должностные обязанности предусмотреть также и в тексте трудового договора.Должностная инструкция составляется отдельным документомс указанием перечня должностных обязанностей, вопросами подчиненности, взаимодействия и т.д.) и оформляется приложением к трудовому договору. В таком случае в основном тексте договора может отсутствовать перечень должностных обязанностей, однако необходима ссылка на данное приложение.
Назначение приказа
Если на предприятии используются должностные инструкции, то приказ о вводе их в действие является незаменимым документом, значение которого невозможно переоценить.
Он является юридическим подтверждением их значимости и законности, проще говоря, без этого приказа инструкции с прописанными в них функциональными обязанностями работников организации могут быть признаны недействительными (в случае возникновения споров и конфликтов между руководством организации и подчиненными, дошедшими до судебной инстанции, трудовой инспекции или прокуратуры).
Нужно ли утверждать должностные инструкции приказом
Важно! Работодатель самостоятельно принимает решение о том, в каком порядке оформлять должностные инструкции (далее — ДИ) и вносить в них изменения (см. письмо Роструда № 4412-6).
Обычно правила оформления и утверждения ДИ определяются специальным положением о ДИ. Так, положением может быть предусмотрено, что для утверждения ДИ обязательно издание соответствующего приказа. Более подробно об этом можно узнать из статьи по ссылке: Образец приказа о разработке должностных инструкций.
В целом для утверждения ДИ может быть достаточно и специальной отметки (грифа об утверждении) на первой странице, если именно такой порядок предусмотрен внутренней документацией и правилами документооборота организации.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Какой формат приказа выбрать
Приказ о введении в действие должностных инструкций разрешается писать в произвольном виде, поскольку его единый стандарт отсутствует. Единственное, что следует при этом учитывать: чтобы структура, состав и подача документа соответствовали нормам деловой документации.
Правда, в государственных учреждениях, ровно как и в некоторых коммерческих компаниях иногда встречается унифицированный шаблон распоряжения. При этом формат приказа должен быть обязательно утвержден в локально-нормативных актах организации.
Примерный перечень приказов по охране труда в организации
Предоставить полный и исчерпывающий перечень приказов по охране труда для каждой организации невозможно, потому что объем будет определяться индивидуально, в зависимости от специфики деятельности и штата.
Но сформировать примерный список приказов по ОТ в организации, можно. Для этого нужно:
- определить основные мероприятия по охране труда, обязательные для конкретной организации;
- определить виды работ с повышенной опасностью;
- составить перечень документов с учетом данной информации.
Одним из основных приказов по охране труда считается приказ об утверждении «Положения о системе управления охраной труда» в организации, на основании которого и строится вся работа службы охраны труда на предприятии. Но только в том случае, если СУОТ адаптирована под вашу организацию, а не используется типовое положение.
Поэтому наравне по важности на предприятии должен быть приказ о возложении обязанностей по охране труда. Далее могут издаваться и иные организационные приказы ОТ в зависимости от специфики:
- об организации деятельности службы ОТ;
- о распределении полномочий в сфере охраны труда между должностными лицами в компании;
- о возложении обязанностей по обеспечению охраны труда по направлениям на предприятии.
Перечислю некоторые из приказов по охране труда, которыми руководитель предприятия должен назначить ответственных лиц:
- За организацию работы по ОТ.
- За разработку инструкций по ОТ.
- За обеспечение безопасного производства работ.
- За организацию проведения предварительных и периодических медосмотров.
- О назначении ответственного за содержание аптечек.
- За покупку, хранение учет и выдачу специальной одежды, специальной обуви и других СИЗ.
- За приобретение и выдачу смывающих и/или обеззараживающих препаратов.
- За выполнение работ повышенной опасности.
- За пожарную безопасность.
- За работы не высоте.
- За электрическое хозяйство.
В любой организации должен быть разработан приказ о проведении инструктажей по охране труда, который своевременно должен обновляться в зависимости от изменений в правилах по ОТ:
- Об организации проведения первичного, повторного, внепланового и других инструктажей.
- Приказы об утверждении программ первичного и вводного инструктажей.
- Приказы с перечнем категорий работников, которые освобождаются от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.
Каждый работодатель обязан проводить обучение всех своих работников, некоторых из них внутри организации, без направления в учебный центр, и для этого должны быть в наличии приказы:
Читайте также: В каких случаях требуется оригинал трудовой книжки
- О создании комиссии по проверке знаний.
- О периодической проверке знаний по охране труда у работников.
В организациях, которым требуется обязательно направлять работников на предварительный и периодический медицинский осмотр, издаются приказы:
- О назначении ответственных лиц за проведение медосмотров, психосвидетельствований.
- О проведении периодического медосмотра.
- Об утверждении списка лиц, подлежащих обязательному психиатрическому освидетельствованию.
Данный перечень не является обязательным для каждой организации. Все зависит от специфики и рода деятельности конкретного предприятия.
Кто должен поставить под документом свои автографы
Под приказом обязательно должны расписаться следующие лица: директор компании, как сотрудник, от лица которого идет данное распоряжение, работники, которых приказ касается напрямую, а также те, на кого возлагается контроль за его исполнением. Таким образом, все они будут свидетельствовать о том, что ознакомлены с содержанием документа и согласны с ним.
Отсутствие этих подписей может привести к тому, что при возникновении разногласий между руководством предприятия и подчиненными, приказ будет оспорен суде, а директор и иные должностные лица привлечены к административному наказанию.
Образец приказа об утверждении должностной инструкции
Приказ об утверждении должностной инструкции — образец этого документа разрабатывается и используется в организации, где было принято решение ввести должностные инструкции для единиц, упомянутых в штатном расписании. Какие пункты нужно обязательно внести в приказ и как его использовать, расскажем далее.
Наличие должностных инструкций в организации не обязательно, но рекомендовано. И если в компании принято решение их использовать, они разрабатываются для каждой единицы в штате.
Вводится в действие инструкция после ее утверждения руководителем компании. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенному в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года № 65-ст, утверждение документов может происходить 2 способами:
- на самом документе проставляется гриф утверждения;
- для этих целей издается отдельный распорядительный документ (если должностная инструкция утверждается руководителем компании, то распорядительным документом является приказ, а если другими должностными лицами, то распоряжение).
Применение второго способа имеет преимущество, когда утверждается сразу несколько должностных инструкций. Тогда в одном приказе перечисляются все должности, для которых вводятся в действие инструкции.
Разработка проекта приказа об утверждении должностных инструкций — образец этого документа и потом будет использоваться в организации — происходит один раз. В дальнейшем берется этот образец и в него вводятся нужная дата и перечень утверждаемых инструкций.
За разработку проекта приказа отвечает назначаемое руководством лицо, чаще всего это кто-то из кадровых работников. Порядок утверждения должностных инструкций может быть закреплен в компании локальным актом, но это необязательное условие.
Обычно утверждение новой должностной инструкции происходит по следующему алгоритму:
- разрабатывается проект конкретной инструкции;
- издается приказ об утверждении должностной инструкции;
- приказ вместе с инструкцией согласовывается юридическим отделом (юристом) и отдается на подпись руководителю компании;
- приказ регистрируется в книге (журнале) регистрации, и ему присваивается определенный номер; сама должностная инструкция также может регистрироваться в отдельном журнале, если такой заведен.
Должностная инструкция становится обязательной для сотрудника после ознакомления его под расписку с документом.
Как организовать регистрацию и учет
Все приказы, издаваемые от имени руководителя фирмы должны в обязательном порядке учитываться. Для этого обычно используются специальный журнал.
В него вносится название распоряжения, его номер и дата выпуска. Журнал, как правило, находится под контролем у кого-либо из сотрудников, входящих в ближайшее окружение руководства: секретаря, начальника кадрового отдела или юриста. В случае надобности журнал помогает доказать сам факт создания приказа, а также оперативно найти требуемый документ.
Кто пишет приказ непосредственно
Приказ об утверждении должностных инструкций может составлять любой сотрудник организации, на которого возложена данная функция:
Читайте также: Классификация документов в бухгалтерском учете с примерами
- юрисконсульт,
- специалист кадрового отдела,
- секретарь и т.д.
Главное условие, чтобы человек имел четкое представление о том, как правильно составлять и оформлять этот документ.
После написания приказа его нужно обязательно передавать на подпись директору компании, поскольку без его автографа приказ не будет считаться действительным и впоследствии его легко можно будет оспорить в судебной инстанции.
Образец приказа о введении в действие должностных инструкций
Если перед вами встала задача по формированию приказа о введении в действие должностных инструкций, а вы ранее с ним дела не имели, ознакомьтесь с его примером и комментариями к нему – с их учетом вы без труда создадите свое распоряжение.
- В начале документа напишите наименование компании, затем название приказа, его номер (по внутреннему документообороту) и место его составления.
- После этого переходите к основной части. Первым делом впишите сюда обстоятельства, которые послужили поводом для оформления приказа – эти данные будут выступать в роли обоснования. Затем внесите ссылки на законодательные акты или внутренние документы предприятия, которые связаны с распоряжением – они будут являться основанием.
- Ниже дайте указание собственно на введение в действие должностных инструкций. Тут по порядку укажите, каких именно документов это касается (т.е. напишите названия должностей, а также номера должностных инструкций и их номера как приложений к данному приказу).
- Если ранее подобный приказ уже издавался, в новом распоряжении его следует отменить.
- Обязательно надо отметить необходимость доведения данного документа до работников предприятия, а также назначить ответственного за его исполнение сотрудника.
- В конце документ следует подписать.
Роль должностных инструкций в организации
В соответствии с действующим трудовым законодательством и в частности, с Трудовым кодексом РФ, должностные инструкции, а значит, и распоряжение об их введении в действие, не являются обязательными. Значит, каждая коммерческая компания ответ на вопрос, нужен ли приказ на утверждение должностных инструкций, находит самостоятельно. А вот у бюджетных организаций, государственных и муниципальных учреждений он в подавляющем большинстве случаев положительный. Обязательность составления локальных актов с перечислением функций и прав сотрудников закреплена для них в ведомственных нормативно-правовых актах. А без соответствующего распоряжения об утверждении такие документы не могут считаться действующими и не имеют законной силы.
Как составлять приказ
На сегодня стандартов по составлению приказов, утверждающих должностные инструкции нет. Так что предприятия и организации могут писать этот документ в произвольном виде или использовать образец, утвержденный в учетной политике фирмы. Однако некоторые сведения указывать в нем все же обязательно:
- номер,
- дату и место составления,
- название компании,
- полный перечень должностных инструкций, которые утверждает приказ.
В документе следует указать лиц, ответственных за его выполнение (эта часть касается ознакомления с должностными инструкциями работников предприятия), а сами должностные инструкции при необходимости можно отметить отдельным пунктом как приложение к приказу. Кроме того приказ может быть дополнен любой другой нужной информацией.