Какие документы нужны для подтверждения оказанных услуг

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.

Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.

Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться. Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.

Первичные документы для бухгалтерского учета

Первичные учетные документы бухгалтерского учёта – это соответствующим образом составленная и оформленная документация, которая подтверждает осуществление предприятием фактов хозяйственной деятельности. Под фактом понимают событие, операцию или сделку, которые влияют на движение денежных средств фирмы, её финансовое состояние или экономические результаты её работы.

Читайте также:  В каком случае организация потеряет право на УСН? Что делать в такой ситуации?

Первичные учетные документы подтверждают совершение таких операций и оформляются при их проведении. Кроме их применения в целях бухгалтерского учёта они также необходимы и для налогового учета, так как являются основанием для признания понесённых компанией расходов и позволяют правильно определить налоговую базу. Документы бухгалтерского учета также используются при судебных разбирательствах или спорах с контрагентами и клиентами.

Законом от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» запрещено принимать к учету документы, если ними оформлены факты хозяйственной жизни, не имевшие места в действительности. Это в первую очередь относится к мнимым и притворным сделкам.

Общие требования к подготовке первичных учетных документов

Установленного законодательством исчерпывающего списка первичных бухгалтерских документов, обязательных для ведения субъектами хозяйствования, нет. Определять их объемы, виды и формы предприятие может само — это зависит от целей их применения. Регламентированы только бланки «первички» по кассовым операциям.

Предприятие может пользоваться стандартными формами, наличие которых, в том числе, предусмотрено в программах для ведения бухгалтерского учета, или создать бухгалтерские документы самостоятельно. Однако следует помнить, что для этой документации законом установлен набор необходимых реквизитов, без которых они не будут считаться правильно оформленными. К ним относят:

• название документа, дата его составления;
• наименование предприятия;
• содержание факта хозяйственной деятельности;
• количественное (шт., уп. и т.д.) и (или) денежное выражение (рубли) сделки;
• ФИО и подписи представителей контрагентов, осуществивших сделку, их должности и прочие данные для идентификации.

Формы первичных учетных документов, которые будет использовать предприятие в своей деятельности, определяет руководитель предприятия и утверждает своим приказом.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Первичный учетный документ может быть составлен:

— на бумажном носителе

— в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Законодательством Российской Федерации или любым договором может быть предусмотрено представление первичного учетного документа контрагенту или в госорган на бумажном носителе. В этом случае организация обязана по требованию другого лица изготовить копии на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы также оговорены в законодательстве. Так, при исправлении в первичном учетном документе указывается дата исправления, ставятся подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, указываются их фамилии и инициалы. Могут быть указаны и иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц.

Перечень первичных учетных документов, требуемый для сопровождения той или иной хозяйственной операции, зависит от её вида и может меняться. Преимущественно его подготовкой и формированием занимается поставщик товара или услуги. Поэтому в сделках, где ваша компания выступает покупателем, а значит юридическим лицом, которое несёт траты, уделите внимание проверке корректности составления первичной документации вашим поставщиком.

Виды первичных документов в бухгалтерском учёте

Читайте также:  Предельные суммы для начисления страховых взносов в 2017-2018 годах

Как говорилось ранее, факты хозяйственно-экономической деятельности фирмы фиксируются посредством формирования первичной документации. В связи с этим выделяют такие её виды:

• по объему фиксируемых данных – первичные, консолидированные;
• по предназначению – бухгалтерские, директивные, исполнительные, БСО (бланки строгой отчетности);
• по методу отображения информации – консолидированные, разовые;
• в зависимости от места составления – внешние, внутренние;
• по способу формирования – в бумажном виде, электронные.

Первичная документация в бухгалтерии: перечень

Работа с «первичкой» является одной из главных задач бухгалтерии, так как правильность оформления документации — это основание правомерности признания расходов и совершения вычетов, а также основа для корректного формирования налоговой базы. Чаще всего бухгалтерия работает со следующими первичными документами:

• хозяйственный договор с контрагентом*;
• счёт-фактура* (форма утверждена постановлением Правительства РФ №1137 от 26.12.2011 г.);
• счёт на оплату* (законодательно бланк не утвержден);
• товарная и товарно-транспортная накладная (ТТН), универсальный передаточный документ (УПД);
• авансовые отчеты;
• платежная документация, подтверждающая факт осуществления оплаты. К ней относят БСО, банковские платежные (требования и поручения) и кассовые (приходный и расходный ордера) документы;
• бухгалтерские справки;
• акт выполненных работ (предоставленных услуг) между заказчиком и исполнителем (преимущественно унифицированных бланков нет, однако, например, акт по строительным работам можно взять из формы, утверждённой Постановлением Госкомстата РФ №100 от 11.11.1999г. либо создать его самостоятельно);
• документы по фонду оплаты труда и расчета с персоналом;
• документы учета основных средств;
• путевые листы и другая первичка.

*Такие документы как, например, хозяйственный договор, счёт-фактура и счёт на оплату, не являются самостоятельными документами первичного учета.

Так, в договоре с контрагентом фиксируются договоренности между сторонами — предмет сделки, права и обязанности, условия оплаты и поставки, санкции за нарушение положений договора и пр. Однако без подтверждающих актов (накладных, платёжных поручений и т.д.) сам договор в формировании учётных операций участвовать не будет.

В счёте отражают сумму, в которую продавец оценивает свой товар (услугу). Если он не будет оплачен покупателем, факт реализации товара не найдет своего отражения в перечне бухгалтерских операций. Поэтому счёт является скорее приложением к договору, нежели отдельным первичным документом бухучета.

Счёт-фактуру составляют для налоговых нужд — на его основании контрагент-покупатель получает право на вычет суммы НДС, которую предъявляет контрагент-поставщик. Однако, как и в случае с договором, отсутствие других подтверждающих операцию первичных учетных документов не дает оснований для признания издержек по конкретной сделке и их отражения в бухгалтерском учете.

Важно помнить, что первичные документы, используемые в бухгалтерском учёте —это также часть системы налогового и управленческого учета.

Первичные документы в разрезе этапов хозяйственной операции (сделки)

Каждая сделка предприятия осуществляется в несколько этапов. На первом контрагенты проводят переговоры и приходят к соглашению о сотрудничестве. Результатом консенсуса является подписание хозяйственного договора, в котором фиксируются достигнутые сторонами договоренности, и выставление счёта на оплату.

Правильным считается оформление каждой сделки отдельным договором. Однако чаще с постоянными контрагентами компании подписывают генеральное соглашение на однотипные операции. Ряд сделок не требует заключения договора в письменной форме. Так, к примеру, розничный договор купли-продажи является заключенным с момента вручения потребителю чека.

Счёт на оплату — это бухгалтерский документ, в котором продавец предлагает свою цену на продукцию. Кроме стоимости в нём указывают сроки оплаты, порядок поставки и другие необходимые условия. Однако этот документ не даёт поставщику право требовать с покупателя совершения платежа — он только фиксирует цену на товар или услугу. Согласием покупателя является акцепт счёта.

Второй этап – платежи по договору. Документами бухгалтерского учета, в зависимости от вида оплаты, будут:

Читайте также:  КС-17 Акт о приостановлении строительства: бланк, образец заполнения в 2021

• кассовые, товарные чеки, приходные ордера и т.д. — при наличных расчётах;
• выписки из расчётного счёта, платежки, заверенные обслуживающим банком — при оплате по безналу (эквайринг, расчёты посредством платёжных систем, электронные платежи и т.д.).

Завершающий этап сделки – поставка (получение) продукции (услуг). Документальное подтверждение данных фактов является обязательным. В противном случае налоговая не признает такую операцию состоявшейся, и налоговая база может быть изменена не в пользу предприятия. На этом этапе будут оформляться:

• товарный чек — выписывается при реализации товара в рознице;
• товарная, или товаро-транспортная накладная — подтверждает факт реализации товара по договору поставки и является основанием для его последующего оприходования контрагентом-покупателем, готовится в 2-х экземплярах, по одному для каждой из сторон. Подписывается уполномоченными лицами сторон, отвечающими за поставку и приём товара;
• акт выполненных работ — двусторонний первичный бухгалтерский документ. В нем представители сторон свидетельствуют соответствие исполненного объема работ (оказанных услуг) договорным условиям и сам факт совершения сделки.

В зависимости от договорённостей, второй и третий этап могут меняться местами, например в случае осуществления поставки товара на условиях отсрочки платежа.

Передача первичных учетных документов в бухгалтерию

Бухгалтерские учётные операции, в т.ч. признание издержек, реализации и пр., проводятся бухгалтером исключительно на основании первичных учетных документов, предоставленных в бухгалтерию лицами, ответственными за их оформление. Именно эти лица, а не бухгалтер несут ответственность за соответствие первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Поэтому сотрудникам предприятия, которые отвечают за проведение хозяйственной операции и проводят работу с первичной документацией, следует своевременно предоставлять её в бухгалтерию. Наладить документооборот помогает утверждение приказом руководителя порядка документооборота в компании и разработка памяток персоналу. Бухгалтер в свою очередь имеет право в письменной форме требовать от ответственных лиц соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета. И ответственные за оформление первичных документов лица обязаны выполнять требования бухгалтера.

Сроки хранения

По общему правилу вся первичка в бухгалтерии должна храниться не менее пяти лет после отчетного года. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются Федеральным архивным агентством. На протяжении установленного периода хранения, налоговая инспекция имеет право затребовать первичные документы на проверку у вас или у вашего контрагента. Действующие сроки хранения бухгалтерской, кадровой и иной документации можно найти в Приказе Федерального архивного агентства от 20 декабря 2021 г. N 236.

Санкции за отсутствие «первички»

Нарушение правил учета доходов и расходов, а также отсутствие первичных учетных документов чревато наступлением:

• ответственности согласно ст. 120 НК РФ. Первичное нарушение карается штрафом в сумме 10 тыс. руб. Неоднократное нарушение, выявленное в нескольких периодах, чревато штрафом в 30 тыс. руб. Если такие действия компании привели к снижению налоговой базы, её оштрафуют на 20% суммы невыплаченных налоговых платежей, но не меньше чем на 40 тыс. руб.;
• ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ — взыскание с должностных лиц штрафа в размере от 5 тыс. руб. до 10 тыс. руб. за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету.

Хранение первичных документов

Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров.

Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид. Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам. Электронные документы заверяют электронной подписью.

Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

• ТОРГ-12;
• Товарный ярлык;
• Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

• ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
• ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
• ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Первичные документы делятся по стадиям бизнеса

Все сделки компании можно разделить на три этапа:

Первый этап — договор об условиях сделки. Его результатом будет договор и счет на оплату.

Второй этап — оплата по сделке. Первичные документы, подтверждающие оплату:

• Наличные расчеты — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, бланк строгой отчетности. Организации редко рассчитываются между собой наличкой, так как суммы расчетов через кассу ограничены суммой 100 тыс. рублей. Обычно наличными деньгами получают авансы или подотчетные деньги сотрудники.
• Электронные расчеты, включая эквайринг, платежные системы или перечисления с расчетного счета — выписка с банковского счета.

Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:

• товарной накладной;
• товарным чеком;
• актом выполненных работ или оказанных услуг.

Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020

Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:

• Договор.
• Счет на оплату.
• Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.
• Товарная накладная.
• Акт выполненных работ или оказанных услуг.
• Счет-фактура.

Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.

Исправления в первичных документах

1. Если это не бланк строгой отчетности, то документ нужно правильно переписать, а испорченный документ уничтожить.

2. Бланк строгой отчетности перечеркнуть косой линией красного цвета из одного угля листа к другому и сделать запись «аннулировано». Испорченный бланк не уничтожать.

3. Допустимые исправления: одной тонкой линией зачеркнуть неправильную запись, сверху сделать правильную запись, рядом написать «Исправленному верить», поставить подпись должностного лица и печать предприятия.

4. Нельзя! Полностью зачеркивать или заштриховывать неправильную запись, она должна просматриваться под линией зачеркивания.

Что такое бизнес-план, для чего он нужен и как его составить самостоятельно, вы можете узнать здесь.

Образец первичного документа – товарно-транспортной накладной.

Срок хранения первичных документов

• Все документы хранятся не менее 5 лет.
• Документы по кадрам, связанные с лицевыми счетами сотрудников, начислением заработной платы, удержанием налогов и взносов в пенсионный фонд, хранятся не менее 75 лет.
• Для уничтожения документов, приказом по предприятию создается комиссия, которая оформляет уничтожение документов специальным актом.

Какая предусмотрена ответственности учредителей по долгам созданного ими юридического лица – узнайте тут.

Читайте также:  Составляем письмо о смене банковских реквизитов организации

Правильное и достоверное ведение первичной документации в бухгалтерии, соответствие документооборота, позволит обеспечить четкий бухгалтерский учет на предприятии.

Что такое первичные бухгалтерские документы? Ответ содержится в следующем видео:

Не забудьте добавить «FBM.ru» в источники новостей

Формирование первичной бухгалтерской документации

Правила ведения первичной документации допускают составление ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:

• Название документ.
• Дата создания.
• Наименовании организации или имя предпринимателя составителя.
• Содержание документа или хозоперации.
• Натуральные и денежные показатели.
• Данные ответственных лиц.
• Подписи сторон.

Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике. В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике.

Рассмотрим первичные документы подробнее.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

1. название (например, «Акт оказанных , «Бухгалтерская справка»);
2. дата составления;
3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Договор

При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.

Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.

Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.

Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.

Счет на оплату

Счет на оплату — это документ, в котором продавец устанавливает цену на свои услуги или товары.

Покупатель соглашается с условиями поставщика в момент совершения оплаты. Законодатель не устанавливает форму счета, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете прописывают условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки и т.д.

Подпись директора или главбуха на этом документе не обязательны (ст. 9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать. Счет на оплату не дает возможности предъявить требования поставщику — в нем лишь фиксируется цена покупки. Покупатель же сохраняет за собой право требовать возврата денег в случае нарушения условий договора или незаконного обогащения поставщика.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки оформляют в двух случаях: при продаже товара физлицами или при продаже физлицам.

Товарные накладные, как правило, используют организации для оформления реализации товаров и их дальнейшего оприходования покупателем.

Как и договор, товарную накладную составляют в двух экземплярах. Один остается у поставщика, чтобы подтвердить передачу товаров, а второй получает покупатель для подтверждения оприходования.

Данные в накладной и счете-фактуре должны совпадать.

Лицо, которое отпускает товар, проставляет в накладной свою личную подпись и печать компании. А покупатель также заверяет документ подписью и печатью.