Организация архивного хранения кадровых документов

Документы компании даже после завершения срока действия должны быть в свободном доступе. JCat.Работа объяснит, как правильно организовать их архивное хранение на предприятии.

Работа любой компании отражается на бумаге: в приказах, распоряжениях, личных делах, письмах, заявлениях и других официальных документах. У каждого из них есть определенное время действия, которое прописано в Приказе Росархива №236. Кроме того, у них есть сроки хранения — период, в течение которого документ не может быть уничтожен. В этом случае официальные бумаги отправляются в архив, в котором база официальных бумаг должна быть правильно организована и доступна.

Цель хранения документов

Несмотря на то, что многие бумаги быстро теряют актуальность, их обязательно нужно сберегать: единые правила хранения архивных документов распространяется на все организации, которые ведут свою деятельность на территории РФ. Хранить при этом нужно как кадровую, так и другие виды документации (хозяйственную и бухгалтерскую).

Выделяют три вида хранения документов:

• архивное — хранение важных бумаг непосредственно в организации;
• бухгалтерское — сбережение отчетов и финансовой деятельности;
• государственное — передача бумаг в государственный архив после успешного прохождения всех этапов проверки.

Причин хранить документы, которые уже не используются в работе компании, достаточно много. Так, организация архивного хранения документов необходима:

Читайте также:  ЕСХН в 2021 году: для кого, как платить и что учитывать

• на случай возможных проверок органами контроля;
• для создания дубликатов документов;
• с целью выяснения обстоятельств работы бывших сотрудников.

И, конечно, одна из главных целей правильного архивного хранения — избежание санкций, предусмотренных статьей 13.20 КоАП РФ.

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством. Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем. В результате на «вечное поселение» в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов. Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии.

Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п. 1 ст. 17 данного закона. Архивным документом согласно п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле является материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства. В качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов большинства организаций используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 г. (далее – Перечень). Перечень состоит из 12 разделов, отражающих основные направления деятельности предприятий и включающих документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел. Обобщенные наименования видов документов расположены в Перечне по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация, после Перечня приводятся указания по его применению.

Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет, однако применяют их организации по-разному. Временные сроки хранения являются общими для всех организаций. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть с источниками комплектования архивов. Организации, не являющиеся таковыми, хранят документы постоянного срока следующим образом:

• государственные, муниципальные организации – 10 лет;
• негосударственные организации – не менее 10 лет, после чего дальнейший срок хранения документов организация определяется в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

С чего начать организацию архива?

В первую очередь руководителю важно решить, кто будет заниматься этим вопросом. Для сохранения документов можно создать специальное подразделение в компании или нанять стороннюю фирму, которая обеспечит качественные услуги архивного хранения документов. Все подробности организации архивирования расписаны в Приказе Росархива №24 от 02.03.2020.

Первый вопрос, который возникает у руководителей компании: где хранить архивные документы? Организация архивного хранения документов зависит от формы собственности компании:

• государственные структуры должны передавать все бумаги на сбережение только в подразделения Архивных Фондов РФ;
• частные структуры могут выбрать любой удобный способ сбережения документов, который предусмотрен действующим законодательством РФ.

Если решение было принято в пользу организации архива непосредственно на территории предприятия, нужно выбрать место для нового структурного подразделения. Затем руководитель назначает сотрудников, ответственных за хранение каждой информационной группы документов.

Регистрация

Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем фирмы.

Сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Росархива от 20 декабря 2021 г. № 236). Сроки хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором документ исполнен (дело закрыто в делопроизводстве, личное дело окончено на основании приказа об увольнении) ( п. 4.28 правил организации хранения архивных документов, утв. приказом Минкультуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526).

Архив фирмы комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу (п. 3.3.1 Правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). В архив передаются документы организаций-предшественников и ликвидированных подчиненных организаций. А дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет, как правило, хранятся в структурных подразделениях. Их уничтожают по истечении срока хранения.

В перечне установлены такие сроки хранения: 1 год, 3 года, 4 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет, постоянно. Длительность срока зависит от степени значимости документов.

В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения:

• текущее (временное);
• архивное.

Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Хранение документов, снятых с текущего учета, именуют архивным.

Приказ Росархива № 236 кадровые документы по сроку хранения группирует более конкретно. Это документы:

• с ограниченным сроком хранения (текущего хранения);
• постоянного хранения (лицевые счета, карточки работников);
• хранения до минования надобности (например, исполнительные листы работников);
• хранения до замены новыми;
• хранения до востребования (подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, удостоверений и др.).

Документы могут быть переданы также по договору на хранение в государственный или муниципальный архив.

Читайте также:  Статья 257 НК РФ. Порядок определения стоимости амортизируемого имущества

Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников фирмы, составляет 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Это трудовые договоры и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения). Федеральным законом от 18 июня 2021 года № 127-ФЗ уточнено, что 75-летний срок хранения документов по личному составу относится к документам, законченным делопроизводством до 1 января 2003 года. Для документов по личному составу, законченных делопроизводством после этой даты, срок хранения составляет 50 лет.

Срок хранения путевых листов нормируется приказом Минтранса РФ от 18 сентября 2008 года № 152. В нем сказано, что срок хранения путевого листа составляет не менее 5 лет. Срок может быть продлен, если этот нюанс закреплен в локальной нормативной документации конкретной организации.

Помимо приказа Минтранса, сроки хранения путевых листов установлены приказом Росархива от 20 декабря 2021 года № 236. Там сказано, что срок хранения для путевого листа составляет 5 лет при условии проведения проверки или ревизии контролирующим органом в течение этого периода (ст. 842 перечня документов). Получается, что если в течение 5 лет проверка не проводилась, то списывать путевые листы организация не вправе.

Кроме того, в приказе № 236 сказано, что в случаях, когда путевые листы являются единственным документом, подтверждающим вредность, опасность, тяжесть труда, то срок его хранения возрастает до 75 лет.

Приказы, касающиеся дисциплинарных взысканий, ежегодных оплачиваемых отпусков, учебных отпусков, дежурств и краткосрочных командировок, хранят не менее пяти лет. Такой же срок хранения установлен для невостребованных расчетных листков, оформленных в бумажном виде.

Документы, которые подтверждают исчисление и уплату страховых взносов во внебюджетные фонды, организация — плательщик страховых взносов должна хранить шесть лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

После истечения предельного срока хранения документов они подлежат уничтожению.

Как долго хранить документы?

Второй важный вопрос касается времени, в течение которого нельзя уничтожать архивные бумаги организации. Ответ на него зависит от требований нормативно-правовых актов и политики делопроизводства самой компании. Период хранения определяется для каждого вида документа в отдельности.

Минимальный срок пребывания бумаг в архиве при этом составляет 5 лет, а максимального не существует: хранение некоторых документов официально не ограничено во времени. Чтобы соблюдать все требования актуального законодательства РФ, необходимо подробно изучить Приказ Росархива №236 от 20.12.2019, в котором указаны сроки сбережения документов.

Какими правовыми нормами регулируется

Сроки хранения заявлений и приказов различаются в зависимости от вида предоставляемого отдыха и регламентируются следующими нормативно-правовыми актами:

1. ФЗ №125 от 22.10.2004 представляет нормативно-правовую базу регулирования срока и правил хранения документов на предприятии.
2. ФЗ №43 от 02.03.2016 «Об архивном деле».
3. Приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526.
4. Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Особые требования предъявляются к хранению документации юридических лиц:

1. Для ООО – ст. 12 и п. 1 ст. 50 №14-ФЗ – на основе данных статей деловые бумаги предприятия должны храниться, согласно утвержденному уставу компании.
2. Для АО – ст. 89 №208-ФЗ.

Работодатель вправе устанавливать свои правила хранения, которые не будут противоречить действующему законодательству и будут зафиксированы в уставе предприятия.

Этапы архивирования документов

Во время передачи бумаг на хранение сотрудники архива составляют подробное описание документов, фиксируют дату их изъятия, а также определяют время окончания хранения. Подкрепляется эта информация ссылкой на соответствующий закон — основание для принятых решений.

Сроки нахождения каждого документа в архиве также записывают в специальный журнал, а рядом обязательно указывают основание — соответствующий пункт Приказа Росархива №236 от 20.12.2019.

После завершения периода хранения документов ответственный сотрудник компании составляет акт о ликвидации бумаг и утилизирует их.

Читайте также:  Особенности перехода на новую ставку 20% НДС с начала 2021 года

Документы бухгалтерского учета

Согласно ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон № 402-ФЗ) общий срок хранения документов составляет не менее 5 лет.

В Перечне отдельно (ч.4.1 Перечня) выделены сроки хранения для бухгалтерского учета и отчетности.

Систематизируем сроки хранения отдельных популярных видов бухгалтерских документов:

Важно!

Ранее документы о недостачах и хищениях компания должна была хранить не менее 5 лет (п.410 «старого» Перечня).

То есть существенных изменений в части обеспечения сохранности бухгалтерской отчетности в Перечне нет. Общий срок хранения документов бухгалтерского учета установлен 5 лет (ст.29 Закона № 402-ФЗ) при условии проведения ревизии по этим документам. Однако из этого правила есть исключения — саму годовую бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения по ней, полученные по годовой отчетности, хранятся постоянно.

В обновленном Перечне увеличились сроки хранения документов, касающиеся учета оплаты труда работников (ч.4.2 Перечня):

Важно!

Ранее документы о получении зарплаты и других выплат при наличии лицевых счетов должны были храниться не менее 5 лет (п.412 «старого» Перечня).

Важно!

Ранее декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование должны были храниться не менее 5 лет (п.395 «старого» Перечня).

Как оборудовать архив?

Архив должен представлять собой специальное помещение, оборудованное по Правилам Росархива от 06.02.2002.

Среди основных требований, которые предъявляются к хранилищу бумаг, нужно выделить:

• безопасность помещения — защита от возгорания и затопления, организация запасного выхода;
• отсутствие магистральных трубопроводов;
• обеспечение эффективной вентиляции;
• организация скрытой электропроводки, герметичность розеток;
• введение запрета на применение огнеопасных предметов, хранение продуктов питания и посторонних предметов на территории архива.

Если площадь архивного помещения позволяет, его нужно разделить на такие зоны:

• непосредственно архивохранилище;
• помещение для оформления новых документов;
• читальный зал;
• кабинеты сотрудников архива.

Важно, чтобы непосредственно архивохранилище было просторным. Его необходимо зонировать для удобного расположения стеллажей, каталожных полок, архивных коробов.

Для хранения особо ценных документов и бумаг с секретной информацией нужно продумать безопасные места — металлические шкафы с сейфовыми замками.

Срок хранения приказов на ежегодный отпуск в 2021 году

Оперативное хранение приказов на ежегодный отпуск производится непосредственно в структурном подразделении. Организация осуществляется таким образом, чтобы доступ к делам был свободный, а поиск нужного источника упрощен. Кроме того, только уполномоченные сотрудники, имеющие производственную необходимость, получают прямой доступ.

Распределение по папкам производится по различным признакам, на первом месте находится срок хранения по видам. Внутри папки организовать источники удобно по фамилиям сотрудников, году издания.

В крупных организациях приказы на ежегодный отпуск занимают большую долю документооборота кадровой службы, поэтому необходима система организации папок. При формировании дела на более чем 250 листов производится деление на тома, которые распределяют по алфавитному порядку. Раскладывается по нескольким папкам.

Папки с приказами на ежедневный отпуск обязательно маркируются на обложках. Указываются буквы, которыми обозначен каждый документ в деле, а также дата создания и регистрационный номер первого и последнего источника. Эта идентификационная информация на обложке позволяет быстро найти нужный документ внутри папки.

Документы, на основании которых создаются приказы на ежегодный отпуск, отправляются на хранение отдельно.

Хранение электронных документов

В современных условиях рабочие процессы организаций постоянно модернизируются. Документооборот компаний тоже изменяется — переходит в электронный режим. Соответственно, разрабатываются новые требования к хранению документов.

Читайте также:  Как встать на учет (сняться с учета) в качестве плательщика ЕНВД

В таком случае сведения хранятся на физических носителях, которые должны обеспечивать:

• длительное хранение документов — как минимум в течение 10 лет;
• свободное воспроизведение информации на оборудовании в компании.

Кроме того, в обязанности сотрудников входит контроль за актуальностью носителей информации: в случае необходимости их нужно заменять на более новые, а информацию — конвертировать в современные форматы.

Правила хранения архивных документов периодически обновляются, поэтому важно следить за соблюдением требований к организации архива в компании. Только соблюдение всех условий хранения обеспечивает сохранность не только важной информации, но и репутации фирмы.
Получайте больше откликов на вакансии с JCat.Работа

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Срок хранения Списков работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда не изменился и составляет 50/75 лет (ст. 414 Перечня 2021 г.), но кадровой службе и отделу охраны труда необходимо решить:

• какое подразделение будет их вести,
• какое будет включать дело с подлинниками списков в опись дел по личному составу.

Рекомендуем кадровой службе взять ответственность на себя и консолидировать все дела с документами по личному составу в годовом разделе соответствующей описи дел.

Теперь поговорим о сроках хранения новых документов, возникших у работодателей в связи с появлением «электронных трудовых книжек», а также дадим рекомендации по формированию их в дела.

Обращаем внимание службы делопроизводства, которая отвечает за разработку сводной номенклатуры дел, на необходимость внести в нее правильные заголовки дел в связи с новой статьей Перечня 2021 г. с обобщающим названием «Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника» и общим сроком хранения 50/75 лет (см. ст. 450 во Фрагменте документа далее). Под название этой категории документов подпадают сведения, которые работодатель передает в ПФР, и сведения, которые он передает работнику на основании его заявления (потом работник приносит их на новое место работы). Эти сведения означают, что трудовая книжка работника ведется в электронном виде.

Совместно с кадровой службой необходимо сформулировать заголовки дел с обязательным указанием утвержденных форм, по которым оформляются сведения, например:

• Сведения о трудовой деятельности работников для представления в ПФР (форма СЗВ-ТД);
• Сведения о трудовом стаже, выданные работникам (форма СТД-Р).

В зависимости от конкретной реализации процессов передачи сведений в заголовке должна быть зафиксирована и форма представления этих сведений (бумажная или электронная). Если кадровая служба передает сведения по форме СЗВ-ТД в электронном виде (подписанные электронной подписью), то в ее делах должна оставаться электронная копия. При выдаче сведений работнику по форме СТД-Р в кадровой службе также остается копия (бумажная или электронная). Таким образом, Перечень 2021 г. распространяет долговременный срок хранения на копии документов, который необходимо будет соблюдать в любой организации (в текущей ситуации это, скорее всего, будет осуществляться путем удостоверения и архивного хранения копий сведений исключительно в бумажной форме). Долговременное хранение сведений в электронном виде возможно только в базовых информационных ресурсах ПФР, причем в форме записей в реестрах. Хранение электронных копий сведений в течение 50/75 лет большинство организаций пока обеспечить не может.

Тем не менее рекомендуем все аспекты данных процедур взаимодействия с ПФР и работниками закрепить в локальных нормативных актах своей организации, причем с порядком предоставления сведений по форме СТД-Р необходимо будет ознакомить всех работников.

Уведомления работодателем работников о переходе на ведение трудовых книжек в электронном виде и заявления работников о ведении его трудовой книжки в электронной форме рекомендуем формировать в личные дела работников. Если личные дела не ведутся (что бывает), то в номенклатуре дел необходимо предусмотреть дело с соответствующим заголовком, например:

• Уведомления работодателя и заявления работников о выборе способа ведения трудовых книжек (в бумажной или в электронной форме).

Поскольку для уведомлений Перечнем 2021 г. установлен срок хранения, а для подобных заявлений – нет, то с учетом принципа взаимосвязи документов для данного дела можно определить срок 3 года по ст. 436, но лучше продлить его решением ЭК минимум до 5 лет после увольнения работника. Рекомендуем это сделать, поскольку в неустоявшейся и недостаточно отработанной процедуре работодателю, возможно, в ближайшие годы еще придется доказывать, что заявление работника о выборе способа ведения трудовой книжки существовало.

Перечнем 2021 г. установлен срок хранения заявлений работников о предоставлении им документов, связанных с работой, и их копий (под эту категорию подпадают заявления о предоставлении сведений, которые работодатель формирует в электронном виде о трудовой деятельности и трудовом стаже работника для подачи в ПФР (фактически это и является частью «электронной трудовой книжки») в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ) – 1 год по ст. 451. В самой формулировке заголовка статьи отражается взаимосвязь заявления о предоставлении сведений о трудовом стаже и копий самих сведений (по форме СТД-Р). Заголовок дела в номенклатуре дел организации может быть сформулирован таким образом:

• Заявления работников о трудовой деятельности и копии выданных сведений по форме СТД-Р.

В текущей ситуации также рекомендуем увеличить срок хранения данного дела решением ЭК организации с учетом применяемых информационных технологий и необходимости доказывать факт существования заявления работника дольше, чем в течение 1 года (который установлен ст. 451 нового Перечня). А при дальнейшем развитии цифровизации в области документирования трудовых отношений новые сокращенные сроки хранения могут стать вполне приемлемыми для работодателей.

Внимание! Трудовая книжка в бумажной форме продолжает быть юридически значимым документом. По желанию работника и на основании его заявления кадровая служба продолжает вносить в нее записи и вести книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним как «переходящее» дело. А невостребованные работниками трудовые книжки необходимо хранить и по-прежнему в номенклатуре дел зафиксировать соответствующий заголовок со сроком хранения 50/75 лет (по ст. 449 Перечня 2021 г.).