Как «упрощенцу» учесть телефон, интернет и почту в расходах

Средства коммуникации

Первое, что делает компания, въезжая в новый офис, – подключает стационарный телефон и Интернет. Несмотря на то, что данный вид затрат не упомянут в Налоговом кодексе, «упрощенщики» все же могут их учесть. Компания сможет снизить налоговую базу, предоставив ряд документов (письмо Минфина России от 27. 03. 2006 г. № 03‑11‑04/2/70): договор с оператором связи или провайдером, акт выполненных работ, счета‑фактуры и платежки.
У организаций на спецрежиме есть возможность списать расходы на Интернет. Связано это с тем, что оплата сетевого трафика – это не что иное, как разновидность услуг связи.

Для обоснования расходов вам понадобится:

• договор на предоставление соответствующих услуг;
• копия лицензии оператора связи;
• счет с указанием объема услуг и их стоимости с разбивкой;
• платежное поручение;
• счет‑фактура.

Немало вопросов со стороны налоговых органов могут вызвать затраты на междугородную и международную связь. Самое важное – доказать производственный характер переговоров. Нелишним будет оформить распоряжение, согласно которому определенные категории сотрудников обязаны постоянно вести переговоры с контрагентами из других городов и стран. Если сотрудники составят отчеты о проведенных переговорах, то это будет лишь дополнительным плюсом.

Сущность почтовых расходов

Почтовые расходы представляют собой затраты, понесенные организацией при осуществлении ею производственно-хозяйственной деятельности. Они возникают на самых различных участках работы компании и связаны с отправлением писем, бандеролей, посылок, рекламных материалов и иной корреспонденции.
При этом адресатами могут быть как юридические и физические лица, так и государственные органы. С помощью почтовых отправлений решается огромное количество вопросов, относящихся к компетенции разных структурных подразделений предприятия. К примеру, отдел продаж может направлять потенциальным покупателям какие-либо рекламные материалы, отдел кадров — уведомления сотрудникам, а бухгалтерия — акты сверки, счета-фактуры или акты выполненных работ контрагентам.

Где можно акта выполненных работ, узнайте здесь.

Читайте также:  Что означает код 384 в бухгалтерской отчетности

Почтовые расходы могут быть представлены:

1. Расходами, произведенными непосредственно в почтовом отделении при отправке писем или бандеролей.
2. Расходами, произведенными с целью приобретения почтовых конвертов или марок для последующего использования.

Почтовые расходы, являясь затратами предприятия, принимаемыми для исчисления налога на прибыль, должны в обязательном порядке иметь документальное подтверждение. Это могут быть чеки или квитанции об оплате, выданные почтовым отделением и верно оформленные. Такие документально подтвержденные траты принимаются к учету в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу. Кроме того, расходы данного вида должны иметь экономическую обоснованность.

С интересными моментами по учету почтовой корреспонденции можно ознакомиться в статье «Выдача подотчета на приобретение маркированных конвертов».

Единый объект

В учете затрат на компьютерную технику важно, во сколько обошлось имущество и как долго вы планируете его использовать. Исходя из этого могут применить два варианта учета затрат: в составе основных средств и в составе материалов.

В случае, если стоимость компьютера превышает 40 тыс. рублей и вы планируете использовать его более 1 года, этот объект относится к основным средствам. Данный вид затрат можно учесть при наличии договора, платежного поручения или кассового чека, счета‑фактуры и накладных.

На заметку

Самым беспроблемным видом расходов на связь являются почтовые платежи. Инспекторы крайне редко сомневаются в обоснованности таких издержек.

Учитывать компьютер следует как единый объект, так как системный блок, монитор, клавиатура и мышь могут работать только в комплекте. Это и есть основное средство (письмо Минфина России от 02. 06. 2010 г. № 03‑03‑06/2/110). Таким образом, необходимо сложить затраты на покупку всех составных частей компьютера.

В ситуации, когда сумма расходов на компьютер не превышает 40 тыс. рублей, в составе основных средств его учитывать не нужно. Расходы списывайте одновременно в составе материальных затрат на дату, когда оприходуете компьютер.

Какие расходы учитывают на УСН

Расходы, на которые можно уменьшить доходы при УСН, перечислены в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Перечень закрытый — всё, что в него не вошло, учитывать нельзя.

На упрощёнке принимают к учёту:

• Траты на покупку, строительство и реконструкцию основных средств — имущества стоимостью от 100 тыс. руб со сроком полезного использования больше года. Так, вы сможете учесть расходы на приобретение офисного помещения, торговой точки, служебного автомобиля и оборудования.
• Расходы на ремонт основных средств — собственных и арендованных. Сюда включают стоимость запчастей и расходных материалов, оплату работ подрядчикам и др. Если основные средства отремонтировали ваши работники — выплаченную им зарплату. Затраты по арендованному имуществу учитывают, если ремонт по условиям договора — за счёт арендатора.
• Материальные расходы. К ним относят затраты на покупку сырья и материалов для производства товаров (выполнения работ, оказания услуг), комплектующих для монтажа, полуфабрикатов для дополнительной обработки, инструментов, спецодежды, топлива и др. Полный перечень — в ст. 254 НК РФ.
• Расходы на оплату труда сотрудникам — зарплата, премии, надбавки, доплаты, компенсации и другие выплаты, связанные с работой.
• Расходы по служебным командировкам — траты на проезд туда и обратно, наём жилья, суточные и т.д.
• Уплаченные за работников взносы на все виды обязательного страхования — пенсионное, социальное, медицинское и от несчастных случаев. ИП может ещё учесть страховые взносы за себя, в том числе с дохода свыше 300 тыс. руб.
• Налог на добавленную стоимость (НДС) по оплаченным поставщикам товарам, работам, услугам.
• Затраты на почтовые, телефонные и другие виды связи, услуги интернет-провайдеров.
• Налоги и сборы, уплаченные организацией или ИП на упрощёнке. Исключение — сам налог по УСН и авансовые платежи по нему. Не учитывают в расходах и НДС в случаях, когда вы на упрощёнке выписали счёт-фактуру с налогом, уплатили его и сдали декларацию. Нельзя учесть платежи за сверхнормативные выбросы загрязняющих веществ и штрафы.
• Расходы на дезинфекцию помещений, покупку спецодежды, перчаток, медицинских масок, лабораторного оборудования, обеззараживающих средств и другие траты, связанные с антиковидными требованиями.

Всего в перечне разрешённых расходов больше 40 пунктов. Если не нашли среди них ничего подходящего, обратите внимание на материальные расходы. Их учитывают по-особому — как для расчёта налога на прибыль, который платят на общем режиме налогообложения. Поэтому список материальных расходов приведён отдельно — в ст. 254 НК РФ. Так как он открытый, можно учесть и другие траты. Для этого их прописывают в учётной политике. Но будьте готовы: при налоговой проверке придётся доказывать, что такие расходы нужны для бизнеса.

Списание затрат

Возможность списания затрат на программное обеспечение (ПО) зависит от того, есть ли у компании исключительное право на него или нет. Если стоимость ПО превысила 40 тыс. рублей, то это нематериальный актив. Такие затраты следует списывать равными долями в течение года. Когда же затраты на софт составляют менее 40 тыс. рублей, расходы учитываются единовременно после оплаты (подп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Так же стоит поступать, если компания обладает неисключительными правами на программное обеспечение и заключила лицензионный договор с правообладателем.

Затраты на обновление софта следует списывать на основании подпункта 19 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Входной НДС отражайте в книге учета отдельной строкой.

Стоимость ПО, установленного на системный блок при покупке, также включается в первоначальную стоимость компьютера. Поэтому выделять отдельно стоимость программ в данном случае не нужно. Такую позицию высказали чиновники ФНС России в письме от 29 ноября 2010 г. № ШС‑17‑3/1835.

Читайте также:  Как заполнить декларацию по ЕНВД, образец заполнения для ИП и ООО в 2021 году№СитуацияКакие документы понадобятся1Организация приобрела работникам сим-карты и оплачивает телефонные счета. Мобильные являются собственностью сотрудниковВ этой ситуации компания может списывать расходы на сотовую связь по общим правилам. Так рекомендуют поступать чиновники Минфина России в своем письме от 29 июля 2008 г. № Ф04-3897/2008 № 7290-А27-19. Для подтверждения данных затрат вам понадобится договор с оператором, утвержденный перечень должностей сотрудников и их должностные инструкции, а также счета, счета-фактуры и платежки.2В компании введен лимит расходов на сотовую связьНалоговых кодекс не содержит каких-либо ограничений по расходам на сотовую связь. Однако устанавливать лимит на телефонные разговоры может руководство компании. Для этого необходимо издать приказ об ограничении расходов на использование мобильных. В этом же документе следует прописать, каким образом работникам придется компенсировать сверхнормативные затраты. Как вариант, сотрудник будет вносить деньги в кассу или перечислять их на счет компании. Или же работодатель будет удерживать средства из заработной платы. Списать плату за разговоры, в том числе сверхнормативные, «упрощенцы» вправе сразу же. Совсем не обязательно ждать, пока работник возместит издержки. При этом саму компенсацию нужно отразить в составе доходов от реализации (письмо Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2)3Сотрудники ведут разговоры по мобильному телефону в нерабочее времяПо данному вопросу позиции ФНС и Минфина диаметрально противоположны. Чиновники финансового ведомства не видят ничего криминального в том, что компания спишет расходы на телефонные переговоры сотрудника, который находится в отпуске (письмо Минфина от 07.12.2005 № 03-03-04/1/418). Вместе с тем в ФНС настроены менее дружелюбно – ведь доказать производственный характер мобильных переговоров в нерабочее время не всегда представляется возможным. Чтобы избежать подобного рода претензий, составьте приказ или распоряжение, в соответствии с которым работник получит право общаться по мобильному телефону в нерабочее время для решения производственных вопросов. Аналогичную фразу следует прописать в должностных инструкциях сотрудников. Если же и этот документ не убедит контролирующую инстанцию, идите в суд. Арбитры чаще всего не разделяют точку зрения инспекторов (постановление ФАС МО от 19.01.2009 № КА-А40/12732-08).4Работник, находясь в командировке за границей, оплачивал услуги связи с помощью телефонных и интернет-картПредоставить контролирующим органам детализированный счет будет достаточно проблематично. В качестве доказательств используйте телефонные и интернет-карты и чеки об их оплате. Если вы решили учесть данные расходы при расчете упрощенного налога, не исключены претензии со стороны проверяющих. Скорее всего, свою правоту компании придется отстаивать в суде

Встречаются и такие ситуации, когда сотрудник работает на личном компьютере (ноут­буке), но программное обеспечение компания‑работодатель устанавливает за свой счет. В таком случае самое главное – доказать, что сотрудник использует личный компьютер на работе. Сделать это возможно лишь при одном условии – фирма официально выплачивает сотруднику компенсацию, либо надбавку к заработной плате, либо арендную плату за использование личного компьютера.

Самый выгодный вариант – выплата арендной платы, в отличие от варианта с компенсациями, ее можно учесть при расчете упрощенного налога. Кроме того, вы сможете списать и компенсацию расходов арендодателя. Вам также, в отличие от варианта с надбавками, не придется начислять страховые взносы на арендную плату.

Самым беспроблемным видом расходов на связь являются почтовые платежи. Инспекторы крайне редко сомневаются в обоснованности таких издержек.

К подтверждающим данный вид расходов документам относятся: платежка, кассовый чек или БСО.

Кстати, счет-фактура при покупке почтовых марок не требуется – их реализация не облагается НДС (подп. 9 п. 2 ст. 149 НК РФ).

Выбор счета при учете почтовых расходов

Затраты на почту нельзя прямо отнести на себестоимость, поэтому их нужно учитывать на отдельном счете, при этом важны: вид деятельности и направление почтовых расходов: (нажмите для раскрытия)

• маркетинговые исследования – в дебет счета 26
• в других случаях – в дебет счета 44

ТорговляНезависимо от того оптовая это компания или розничная, расходы по продаже относятся к издержкам обращения и не включаются в себестоимость товара. Их собирают на счете 44Производственная деятельностьЭти расходы относятся к управленческим или общехозяйственным, учитываются на счете 26 и их можно списать на финансовый результат Расходы по реализации готовой продукции относятся к коммерческим, учитываются на счете 44Непроизводственные компании, кроме торговых (брокерские, дилерские компании и т.д.)Информация о расходах относится к основной деятельности, поэтому используется счет 26Торгово-производственная деятельностьВыбор счета производится самостоятельно

Учет почтовых расходов должен быть закреплен в учетной политике и рабочем плане счетов. Затраты, которые учитываются в составе почтовых, должны быть обязательно связаны с реализацией для цели включения расходов на продажу.

Всегда на связи

Расходы на мобильную связь являются одной из самых затратных статей компании, а их списание, пожалуй, самым проблемным.

Главный документ, который вам потребуется – договор с оператором связи. Кроме того, необходимо оформить перечень должностей сотрудников, которые пользуются сотовой связью. Данный документ должен быть утвержден непосредственно руководителем компании.

Для подтверждения расходов также понадобятся счет‑фактура и платежное поручение. Не исключено, что у компании могут затребовать и детализированный счет за услуги сотовой связи. Он должен содержать расшифровку общей суммы платежа за предоставленный оператором сервис по каждому числящемуся за компанией абонентскому номеру. В данном документе отражают (письмо Минфина России от 19.01.2009 № 03‑03‑07/2):

• номера телефонов всех пользователей;
• дату и время переговоров;
• тарификацию услуг.

Однако организация имеет полное право отказаться предоставить расшифровки переговоров, сославшись на статью 63 Федерального закона «О связи» от 7 июля 2003 г. № 126‑ФЗ. Если же инспекторы будут настаивать на своем, без раздумий обращайтесь в суд. К счастью, арбитры, как правило, встают на сторону налогоплательщика (постановление ФАС Северо‑Западного округа от 15. 01. 2009 г. № А56‑6560/2008).

Путеводитель для УСН

С этой электронной книгой вы с легкостью разберетесь во всех премудростях упрощенной системы налогообложения, грамотно составите бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. Электронное издание Вы получаете сразу после оплаты на ваш email. Узнайте об издании больше >>

Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>