Как заполнять 6‑НДФЛ: ответы на популярные вопросы

Куда сдавать расчёт

Наша организация — крупнейший налогоплательщик с разветвлённой филиальной сетью. Куда нам сдавать расчёт по сотрудникам филиалов?

Налоговые агенты должны ежеквартально представлять расчёт по форме 6-НДФЛ (Приказ ФНС от 15.10.2020 N ЕД-7-11/[email protected]) в налоговые органы по месту своего учёта. Для некоторых категорий налоговых агентов действуют отдельные правила определения инспекции, в которую нужно представить расчёт. Однако п. 2 ст. 230 НК РФ сформулирован крайне неоднозначно. Из него не совсем ясно, в какой налоговый орган должны отчитываться по форме 6-НДФЛ организации со статусом «крупнейший налогоплательщик».
Специалисты ФНС России указали в письме от 19.12.2016 № БС-4-11/[email protected], что расчёты 6-НДФЛ нужно представлять в территориальные налоговые органы, то есть по месту нахождения, а не по месту учёта в качестве крупнейшего налогоплательщика.

Что же касается филиалов, то в этом плане крупнейшие налогоплательщики должны поступать, как и обычные налоговые агенты — подать расчёты в отношении работников филиалов в инспекции по месту учёта этих подразделений. А если место нахождения организации и её обособленных подразделений — территория одного муниципального образования либо, если обособленные подразделения находятся на территории одного муниципального образования, то 6-НДФЛ можно представлять в один выбранный самостоятельно налоговый орган:

• по месту учета одного из этих обособленных подразделений;
• по месту нахождения головной организации.

Для этого необходимо выполнить одно условие, а именно, уведомить все налоговые органы, в которых налоговый агент состоит на учёте по месту нахождения каждого обособленного подразделения, о выборе налогового органа, в который будет представляться Расчёт. Сделать это надо не позднее 1-го числа налогового периода.

Я предприниматель, одновременно работаю на УСН и ПСН не по месту проживания. Куда сдавать расчёт в отношении наёмных сотрудников?

Индивидуальные предприниматели, применяющие только обычную или упрощённую систему налогообложения, перечисляют сумму НДФЛ, исчисленную и удержанную с доходов работников, в бюджет по месту своего жительства. В этом случае расчёт по форме 6-НДФЛ представляется в налоговый орган по месту жительства.

Иначе обстоит дело, когда ИП ведёт деятельность на основании патента не по месту жительства. Тогда НДФЛ с доходов работников, задействованных при осуществлении патентной деятельности, перечисляется в бюджет по месту учёта ИП в связи с ведением этой деятельности. А если деятельность на ПСН предприниматель ведёт в разных субъектах, то НДФЛ уплачивается в соответствующий бюджет исходя из сумм налога, удержанного с доходов физических лиц, нанятых для работы в данном субъекте (Письмо Минфина от 01.11.2013 № 03-04-05/46788). Соответственно, и расчёт 6-НДФЛ представляется в налоговый орган, в котором предприниматель состоит на учёте как налогоплательщик, применяющий ПСН (письмо Минфина от 08.04.2016 № 03-04-05/20162).

Читайте также:  Статья 79 НК РФ. Возврат сумм излишне взысканных налога, сбора, пеней и штрафа

Таким образом, при совмещении деятельности на УСН и ПСН не по месту жительства расчёты надо представлять в налоговый орган и по месту жительства (в отношении НДФЛ с доходов работников, занятых в деятельности на УСН), и по месту учета в качестве налогоплательщика, применяющего ПСН (в отношении налога с доходов, выплачиваемых работникам, занятым в патентной деятельности).

Бесплатно отчитывайтесь через Контур.Экстерн по акции «Тест-Драйв». Только актуальные формы, автоматическая проверка по контрольным соотношениям, и отправка отчётности онлайн.

Зарегистрироваться и попробовать

Нулевой 6-НДФЛ

Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ возникает, если налогоплательщик признается налоговым агентом, то есть осуществляет выплаты в пользу физических лиц. Если в течение отчетного периода доходы работникам не начисляются и не выплачиваются, предоставлять отчет не нужно. Об этом ФНС проинформировала в письме № БС-4-11/4901 от 23.03.2016.

Если в течение 2-го квартала 2021 г. была хоть одна выплата в пользу физического лица, имеющая характер оплаты труда, больничного, материальной помощи, вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора, то отчет составляется. Поскольку форма заполняется нарастающим итогом, в дальнейшем показатели из первого, второго и третьего кварталов будут сохраняться накопительным образом. Нулевого 6-НДФЛ не существует в принципе, в отчете все равно будут сведения хотя бы об одной выплате.

Если в прошлом году организация была налоговым агентом, а в текущем отчетном периоде по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, отчет в налоговый орган подавать нет необходимости. Хотя компания не обязана объяснять налоговикам, с чем связана утрата статуса налогового агента, рекомендуется отправить в ИФНС письмо о непредоставлении 6-НДФЛ, составленное в произвольной форме.

Заполнить форму 6-НДФЛ онлайн

Заполнить отчет онлайн есть возможность на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — «Мое дело», «Контур», «Небо» и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют небольшой платы (до 1000 рублей).

Доход в натуральной форме

Бывшему работнику — пенсионеру 15 марта к юбилею вручен ценный подарок. НДФЛ не был и не будет удержан. Как это отразить в расчёте?

Дата фактического получения дохода в натуральной форме — день передачи доходов. НДФЛ налоговые агенты исчисляют как обычно — на дату фактического получения дохода. Удержать же исчисленный налог агент должен за счет любых доходов, которые он выплачивает физлицу в денежной форме. Поскольку других доходов физлицу в отчётном периоде не выплачивали, то удержать налог невозможно.

В заполнении Раздела 1 «Данные об обязательствах налогового агента», где отражаются сроки перечисления налога и суммы удержанного налога за последние три месяца отчётного периода, есть нюанс. Если НДФЛ невозможно удержать, когда неденежные доходы выдаются физлицам, не являющимся сотрудниками, то налоговый агент не может заполнить строки 021, 022, так как для них нет данных. Поэтому, когда налогоплательщик получает доход в натуральной форме и нет суммы удержанного налога, даты удержания и срока перечисления НДФЛ (строки 021 и 022 Раздела 1) не заполняются.

В разделе 2 расчёта за 1 квартал следует показать:

• стоимость подарка по строке 110;
• вычет в размере не подлежащей обложению стоимости подарка (4 000 рублей) по строке 130;
• величину исчисленного НДФЛ — по строке 140;
• и её же по строке 170, поскольку налог не удержан в 1 квартале.

Не забывайте, что, если в течение налогового периода не будет возможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога, налоговый агент обязан не позднее 1 марта следующего года письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учёта о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Для этого в расчёте за год нужно будет заполнить раздел 4 приложения 1 к Расчёту (Справка о доходах и суммах налога физического лица).

Форма отчета 6-НДФЛ

Форма отчета 6-НДФЛ и порядок его предоставления в 2021 году утверждены приказом ФНС № ЕД-7-11/[email protected] от 15.10.2020.

ВАЖНО!

За 2-й квартал 2021 года в расчет включена справка о доходах и расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, для формы 6-НДФЛ (бывшая форма 2-НДФЛ), но сдавать этот раздел следует только по итогам года.

Отчет, который показывает расчет сумм налога на доходы физических лиц, сдается поквартально в электронном формате, если за отчетный квартал в организации производились выплаты в пользу 10 человек и более. Если организация отчитывается меньше чем за 10 человек, то форму разрешат сдать на бумажном носителе. Сумма НДФЛ указывается в рублях, а сумма дохода — в рублях и копейках.

Читайте также:  Инвентаризация расчетов по оплате труда + проводки в 2021 году

ВАЖНО!

Расчет 6-НДФЛ в очередной раз обновят! Это необходимо в связи с поправками в Налоговый кодекс РФ. Изменятся:

• коды отчетных периодов;
• раздел 2;
• справка о доходах и суммах налога физического лица (отчетная форма).

Подробнее: форму расчета 6-НДФЛ опять изменят.

Выплаты в следующем отчётном периоде

Зарплата за март 2021 года выплачена 10 апреля. Как правильно заполнить расчёт? Можно ли эти выплаты полностью отразить в расчёте за полугодие?

Согласно порядку заполнения «в Разделе 1 указываются сроки перечисления налога и суммы удержанного налога за последние три месяца отчётного периода» (Приказ ФНС от 15.10.2020 N ЕД-7-11/[email protected]). То есть сумма налога должна быть отражена в том отчётном периоде, в последние три месяца которого она была удержана.

Если зарплата за март 2021 года выплачивается в апреле, то данная операция отражается в расчёте 6-НДФЛ за полугодие 2021 года. Аналогичный подход применим и в отношении зарплаты за июнь, которая выплачивается в июле — удержанный налог отражается в расчёте за 9 месяцев. Операция отражается в разделе 1 расчёта за полугодие так:

• по строке 021 — срок перечисления налога (11.04.2021);
• по строке 022 — сумма удержанного с зарплаты налога.

В раздел 2 расчёта за полугодие, который заполняется нарастающим итогом с начала налогового периода, нужно включить:

• сумму заработной платы — в строки 110 и 112;
• предоставленные вычеты — в строку 130;
• сумму исчисленного налога — в строку 140;
• сумму удержанного налога — в строку 160.

Процедура отражения аванса в отчете

Оплата труда работников осуществляется дважды в месяц. Это обязанность работодателя, вытекающая из трудового законодательства. Работодатели избегают инициирования проверок со стороны трудовой инспекции, прокуратуры и наложения штрафа и не нарушают закон.

День месяца, когда выплачивают заработную плату, признается датой получения дохода для аванса. День удержания налога — это день фактического перечисления заработка. Отдельно с аванса налог на доходы не удерживается. Перечисляется налог в день после перечисления заработной платы (строка 120 6 НДФЛ). Можно перечислять и на следующий день. Весь доход работника (заработная плата с учетом аванса) отражается в строке 130 6 НДФЛ. Аванс отдельной строкой не значится.

Зарплата и компенсация за отпуск при увольнении

Сотрудник увольняется 22.04.2021. В связи с увольнением ему начислена зарплата за апрель 2021 года и компенсация за неиспользованный отпуск. Обе суммы выплачены в последний день работы — 22 апреля. Как правильно заполнить расчёт?

В данном случае нужно обратить внимание на то, что речь идёт о двух выплатах: зарплата и компенсация. Если трудовые отношения прекращаются до истечения календарного месяца, датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход (абз. 2 п. 2 ст. 223 НК РФ). В отношении компенсации за неиспользованный отпуск применяются общие правила определения даты возникновения дохода — день их выплаты.

Так как обе выплаты осуществляются одновременно, то и дата возникновения дохода будет одна — 22 апреля. Дата удержания налога едина для всех типов денежных выплат — момент выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). По перечислению налога особые правила установлены только для доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности, включая пособие по уходу за больным ребенком, и в виде оплаты отпусков (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ). В рассматриваемом случае оплачивается не отпуск (последняя часть ст. 136 ТК РФ), а компенсация в порядке, предусмотренном ст. 127 ТК РФ. Значит, действуют общие правила перечисления НДФЛ в бюджет — не позднее следующего рабочего дня (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Поэтому в разделе 1 расчёта за полугодие 2021 года указываем:

• по строке 021 — 23.04.2021 (дата перечисления налога);
• по строке 022 — сумму удержанного налога с обеих выплат.

Как отражать материальную помощь в отчете?

Есть виды помощи, отражающиеся в отчете 6 НДФЛ, которые облагаются налогом.

Пособие не облагается НДФЛ, если оно выплачено сотрудникам:

• получившим увечья в результате террористических действий;
• понесшим урон в связи с чрезвычайными происшествиями;
• в связи с появлением ребенка (не более пятидесяти тысяч рублей);
• в связи со смертью.

Читайте также:  Форма 7, справка «Характеристика жилого помещения»

Перерасчёт отпускных после выплаты годовой премии

Согласно «Положению об оплате труда» премия по итогам работы за прошедший год выплачивается в мае текущего года. Соответственно, после её выплаты происходит перерасчёт отпускных тех сотрудников, которые были в отпуске в период с января по май, так как в расчёте их отпускных не была учтена «13-я зарплата». В этом году недостающие суммы были выплачены сотрудникам 15 мая. Надо ли их отражать в расчёте?

Датой фактического получения дохода в виде отпускных признаётся день выплаты или перечисления данной суммы налогоплательщику или третьим лицам по его поручению (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). А суммы исчисленного и удержанного налога с такого дохода должны перечисляться в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором производились эти выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ). Соответственно, суммы отпускных, которые фактически выплачены (доплачены) сотрудникам в мае, будут доходом этого месяца и должны попасть в расчет 6-НДФЛ за полугодие 2021 года. Раздел 1 в этом случае будет заполняться следующим образом:

• по строке 021 — 31.05.2021 (последний день месяца, в котором выплачен доход, даже если НДФЛ фактически перечислен ранее, см. п. 6 ст. 226 НК РФ)
• по строке 022 — сумма удержанного налога.

Создавайте платёжные поручения на уплату налогов на основе деклараций и расчётов

Попробовать

Кто обязан предоставлять в ИФНС отчет?

Уже два года все налогоплательщики обязаны на регулярной основе предоставлять в ИФНС отчетность по налогу на совокупные доходы работников организации. Вместе с отчетом 6 НДФЛ, отражающим совокупный заработок, выплаченный всем работникам, организации предоставляют формы индивидуальных справок на каждого сотрудника, которому начислялся и выплачивался заработок, по отдельности.

Согласно разъяснениям МинФина и ФНС России, отчет предоставляется по адресу регистрации предпринимателя или организации. Если у предприятия несколько обособленных подразделений, то отчет предоставляется по каждому из них в отдельности.

Отчет отправляется в бумажной форме для организаций со штатом до двадцати пять человек или электронной — для организаций со штатом, превышающим двадцать пять человек.

Нулевые выплаты по зарплате

В мае при выплате зарплаты выяснилось, что сумма к выдаче сотруднику равна нулю. За ним ещё осталась небольшая задолженность, поскольку он недавно вернулся из отпуска, а также у него были удержания по решению суда. Что вносить в 6-НДФЛ?

Датой фактического получения дохода по зарплате за май будет 31 число. На эту дату налоговый агент обязан исчислить НДФЛ по сумме начисленного дохода. А далее удержать исчисленную сумму при первой же фактической выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ) и на следующий рабочий день перечислить её в бюджет (п. 6 ст. 226, п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Соответственно, при заполнении расчёта 6-НДФЛ в раздел 1 попадут следующие данные:

• по строке 021 — первый рабочий день после даты первой после мая фактической выплаты любого дохода в денежной форме, в том числе аванса по зарплате;
• по строке 022 — сумма удержанного с зарплаты за май НДФЛ.

Аналогичным образом заполняется расчёт и в ситуации, когда по каким-то причинам аванс оказался больше или равен заработной плате, а значит, по окончании месяца сотруднику никаких выплат не производится.

Экстерн поможет заполнить декларации без ошибок, а после отправки автоматически сформирует платёжное поручение. Попробуйте все возможности бесплатно.

Участвовать в акции

Способы сдачи

Декларация 6-НДФЛ сдаётся в ФНС двумя способами:

• через личный кабинет онлайн (если у налогоплательщика есть цифровая подпись);
• инспектору налоговой службы во время личного визита.

Для отправки отчёта онлайн обязательна цифровая подпись. Без неё нельзя пройти авторизацию на портале. Даже в таком случае сначала придётся распечатать бланк в бумажном виде, заполнить от руки, а затем отсканировать и отправить налоговикам. Найти пустой бланк в формате Word или Excel невозможно, только pdf или jpeg. Заполнить их на компьютере невозможно. Электронный вариант сдачи обязателен для всех организаций, где больше 25 работников. Все другие предприниматели свободны в выборе способа сдачи 6-НДФЛ.

Досрочная выплата зарплаты

Денежные документы на выплату зарплаты в нашей организации подписывает только директор. Он должен был уехать в командировку с 27 мая по 15 июня. Поэтому было решено выплатить зарплату за май досрочно — 26 мая. Так, в мае сотрудники получили и аванс (20.05), и зарплату (26.05). Как отразить эту операцию в расчёте и надо ли в мае удерживать НДФЛ?

Что касается заполнения строк 021 и 022, то здесь есть два варианта:

1. Поскольку все фактические выплаты производятся до даты возникновения соответствующего дохода, то налоговый агент получает право не удерживать НДФЛ при выплате зарплаты 26 мая. И если он этим правом воспользуется, то налог, исчисленный по состоянию на последнее число мая, надо будет удержать при первой выплате любого дохода, в том числе и аванса, в июне или последующих месяцах (п. 4 ст. 226 НК РФ). Предположим, это произойдет в день выдачи аванса за июнь — 20-го числа. Тогда в разделе 1 расчёта это будет отражено так:

• строка 021 — 21.06.2021;
• строка 022 — сумма налога.

2. В то же время НК РФ не запрещает налоговому агенту удержать НДФЛ при выдаче зарплаты до окончания месяца, за который она начислена. Перечислить налог нужно будет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. И его «досрочное» удержание не исключение (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поэтому если работодатель удержит НДФЛ при выплате зарплаты 26 мая, ситуация изменится. Организация обязана будет перечислить его в бюджет не позднее 27 мая. А расчёт будет заполнен так:

• строка 021 — 27.05.2021;
• строка 022 — сумма налога.

Бесплатно сдать расчёт 6-НДФЛ через интернет

Задолженность по зарплате и отпускным

Из-за нехватки денежных средств 20 мая 2021 года в организации была частично выплачена зарплата, начисленная за ноябрь 2021 и февраль 2021 года. Как отражать эти выплаты в расчёте?

В этом случае при заполнении расчёта нужно учитывать разъяснения налоговой службы. В письме от 07.10.2013 № БС-4-11/[email protected] говорится, что правило п. 2 ст. 223 НК РФ о дате фактического получения работником дохода в виде зарплаты не применяется в ситуации, когда она выплачивается с нарушением сроков, установленных ст. 136 ТК РФ. В таком случае (в отношении задолженности) доход в виде заработной платы должен отражаться в отчётности в тех месяцах налогового периода, в которых он был фактически выплачен.

В рассматриваемой ситуации заработная плата за ноябрь 2021 года и февраль 2021 года, выплаченная в мае 2021 года, будет доходом именно мая 2021 года. В разделе 1 надо отразить:

• по строке 021 — 21.05.2021 (следующий рабочий день после дня удержания НДФЛ);
• по строке 022 — общая сумма удержанного НДФЛ.

Из-за нехватки денег отпускные сотрудникам, ушедшим в отпуск в апреле, выплатили только в мае по их выходе на работу. Как заполнить 6-НДФЛ?

Для отпускных в ст. 223 НК РФ какого-либо отдельного правила определения даты получения дохода не установлено. Значит, пользуемся общей нормой: датой получения дохода будет день их фактической выплаты — май 2021 года. На эту же дату у организации возникает обязанность по исчислению и удержанию соответствующей суммы налога (п. 4 ст. 226 НК РФ, Постановление Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 № 11709/11, письмо Минфина России от 10.04.2015 № 03-04-06/20406).

Но удержать налог надо только при фактической выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). А п. 6 ст. 226 НК РФ говорит, что перечислить этот налог в бюджет надо не позднее последнего дня месяца, в котором производилась оплата отпуска. Соответственно, организация удержит налог при фактической выплате в мае и перечислит его в бюджет не позднее 31 мая. Указанная дата и должна быть внесена в раздел 1 расчёта 6-НДФЛ:

• по строке 021 — 31.05.2021 срок перечисления налога.

Штрафы за нарушения порядка сдачи расчета и за ошибки в нем

Штраф за непредставление формы — 1 тыс. рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).

Если расчет не подан в течение 10 дней по истечении установленного срока, то могут заблокировать счета в банке (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Штраф за ошибки в расчете составит 500 рублей. При самостоятельном исправлении ошибки штрафа не будет, если подать уточненный расчет до того, как стало известно, что инспекторы обнаружили недостоверные сведения (ст. 126.1 НК РФ).

Штраф за несоблюдение формы представления расчета (бумага вместо электронного вида) — 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

Также помимо налоговой ответственности на организацию предусмотрена административная ответственность на должностное лицо.

Читайте также:  Основания для составления актов о списании товара и его порче, бое, ломе. Подробные инструкции по оформлению

Штраф за непредставление в срок расчета для работника организации, ответственного за его представление, — от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Примечание редакции:

Если в организации работает главбух, в должностной инструкции которого обозначена своевременная сдача отчетности, то привлечь должны его (Постановление ВС РФ от 09.03.2017 № 78-АД17-8).

Арендная плата физлицу раз в квартал

Организация арендует помещение у физлица, которое не является ИП. Арендная плата начисляется каждый месяц, а выплачивается раз в квартал: за январь — март — 20 апреля, за апрель — июнь — 20 июля и т.д. Как заполнить расчёт?

Дата фактического получения дохода в виде арендной платы — день выдачи (перечисления) денежных средств (п. 1 ст. 223 НК РФ). Значит, данное начисление должно попадать в раздел 1 расчёта в периоде, когда деньги фактически выплачиваются. В рассматриваемом случае это апрель, июль 2021 года.

Соответственно, начисления за январь—март будут отражены в расчёте за полугодие, а за апрель—июнь — в расчёте за 9 месяцев. В разделе 1 удержанный налог будет отражён также при непосредственной выплате дохода физлицу. В данном случае эта операция попадет в раздел 1 расчёта за полугодие и за девять месяцев:

• по строке 021 — 21.04.2021 и 21.07.2021 (следующий за датой выплаты рабочий день);
• по строке 022 — сумма НДФЛ с арендной платы за три месяца.