Сотрудник просит выдать справку СТД-Р. Как это сделать?

Правила содержания и хранения трудовой

В соответствии с действующим законодательством, трудовая книжка входит в перечень бланков строгого учета. Значит это то, что относиться к ней нужно крайне бережно и внимательно, не допуская ее попадания в посторонние руки. Связано это с тем, что на основе записей, внесенных в трудовую, в дальнейшем вычисляется общий трудовой стаж работника, начисляется пенсия.

В период, когда человек официально работает, трудовая хранится у его работодателя под присмотром специалиста по кадрам или у секретаря.

В это время данный сотрудник несет за документ полную ответственность, в том числе материальную, т.е. если трудовая внезапно исчезнет, восстанавливать ее представитель компании будет за свой счет.

Однако, иногда трудовая оказывается на руках гражданина. Это бывает, в первую очередь тогда, когда он находится без работы или же по каким-то причинам вынужден взять трудовую у работодателя. Надо отметить, что в большинстве случаев для предоставления информации из трудовой по месту требования достаточно взять с места работы заверенную выписку или копию книжки, но вот что касается некоторых государственных структур, например, Пенсионного фонда или же банковских кредитных учреждений, там зачастую просят только оригинал документа.

И вот в этот период никто не застрахован от утери трудовой или ее утраты (последнее может быть связано с каким-либо чрезвычайным обстоятельством – пожаром, затоплением, аварией и т.д.).

Читайте также:  Справка об открытых расчетных счетах из налоговой: образец, как получить и сроки выдачи

Никакого наказания за потерю или утрату документа по закону нет, но вот его восстановление – это в первую очередь забота и обязанность его владельца.

При этом даже частичное повреждение трудовой книжки – обгорание, нехватка листов, несмываемая грязь и т.п. служит основанием для ее замены и получения нового бланка.

Где и как купить бланк?

В Трудовом кодексе Российской Федерации, а также в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Министерством труда Российской Федерации, содержится указание на то, что данный документ при его первичном оформлении, когда речь идет о первом трудоустройстве, выдается работодателем из своих собственных резервов либо приобретается для предоставления работнику.

В том случае, если по каким-либо причинам у работодателя нет в резерве трудовых книжек, работник может приобрести бланк за свой счет, но потом написать заявление на возмещение затрат, предоставив работодателю товарный и кассовый чеки на приобретение данного бланка документа.

Если бланк был испорчен при первом заполнении, даже если его приобретал работник, выдать новый на замену обязан именно работодатель.

Стоимость данного документа колеблется в зависимости от региона и находится в диапазоне от 180 до 250 рублей. При этом приобретаться должны только те бланки, которые произведены Гознаком и имеют соответствующие степени защиты.

В противном случае работодатель может и не принять данный документ к использованию и заполнению.

В течение какого срока работодатель должен оформить новую книжку

После того, как заявление уйдет по месту назначения, новая трудовая книжка должна быть выдана в двухнедельный срок. А вот заниматься сбором предыдущих записей должен тот, по чьей вине произошла утрата прежнего документа. Если это сам владелец – то надо пройтись по бывшим местам работы и попросить, чтобы там поставили в трудовую нужные штампы. Если же утеря произошла по вине сотрудника компании – в тот период, когда книжка находилась на ответственном хранении у работодателя – заботиться о ее восстановлении должен уже он.

Войти на сайт с помощью

Сегодня многие из наших граждан перешли на электронные трудовые книжки, которые хранятся в ПФР. А можно ли с ними ознакомиться? На этот и другие вопросы отвечают в Государственной инспекции труда в КЧР:

– Работники не лишены возможности ознакомиться с содержанием электронных трудовых книжек. Законом предусмотрено несколько способов, как работнику посмотреть электронную трудовую книжку:

• направить запрос в ПФР;
• запросить через МФЦ;
• обратиться к своему работодателю;
• запросить через портал Госуслуги.

Ответом на запрос будет выписка из ЭТК. Она может быть в электронном или бумажном формате. Бумажные варианты предоставляют ПФР, МФЦ и работодатель. Электронная выписка доступна на сайте ПФР, портале Госуслуги и у работодателя.

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде заверяются ЭЦП и являются официальным документом, т. е. имеют такую же юридическую силу, что и бумажная выписка с печатью и подписью должностного лица.

Получение выписки у работодателя имеет нюансы. Он может предоставить сведения о трудовой деятельности только на своем предприятии, данные других работодателей ему недоступны. Получить полную информацию о трудовом стаже на всех местах работы можно только в ПФР, МФЦ и на Госуслугах.

Напомним, что ЭТК содержит информацию о стаже с 01.01.2020. Данные за предыдущие годы есть только в старой традиционной книжке, в цифровую форму они не включаются.

Читайте также:  Условия труда 2 класса: что это такое, что значит, для кого устанавливаются — вторая допустимая степень вредности по специальной оценке

Рассмотрим подробнее способы получения электронных документов:

Получение сведений онлайн

Самый простой и быстрый способ ознакомиться с записями в ЭТК – получить электронную выписку на сайте ПФР или портале Госуслуги. Учетная запись на Госуслугах необходима в обоих случаях.

На сайте ПФР надо зайти в личный кабинет гражданина, авторизовавшись через портал Госуслуги, и выбрать соответствующий запрос.

Результат будет готов практически сразу. Полученные сведения можно распечатать или сохранить на своем компьютере. Также они сохранятся в личном кабинете, где их можно будет посмотреть в любой момент.

Чтобы посмотреть электронную трудовую книжку на Госуслугах, нужна подтвержденная учетная запись на портале. Найти нужную услугу можно двумя путями:

• Услуги – Органы власти – ПФР – Выписка из электронной трудовой книжки;
• Услуги – Категории услуг – Работа и занятость – Трудовое право – Выписка из электронной трудовой книжки.

Ожидание ответа займет не более 5 минут.

Где посмотреть электронную трудовую книжку в Госуслугах

В разделе «Уведомления» надо найти свой запрос сведений о трудовой деятельности и открыть его, внутри будут полученные файлы выписки из ЭТК. Их можно сохранить на компьютере или отправить по электронной почте.

Как посмотреть трудовую книжку в электронном виде у работодателя

Если вас интересуют записи только по текущему месту работы и в полной выписке из ЭТК нет необходимости, можно запросить сведения у работодателя. Для этого надо подать письменное заявление, в котором указывается требуемый формат выписки (электронный или бумажный).

Но следует иметь в виду, что ЭТК в электронном виде работодатель выдаст только при наличии у него усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). При ее отсутствии выдается бумажный вариант.

Внимание! Если вы не отказались от бумажной книжки, выдавать сведения из ЭТК работодатель не обязан (письмо Минтруда РФ от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).

В течение трех рабочих дней вам выдадут форму СТД-Р с информацией о вашей трудовой деятельности в организации (ст. 66.1 ТК РФ).

При увольнении форма СТД-Р выдается в обязательном порядке всем сотрудникам, перешедшим на ЭТК. Запрос работника в этом случае не требуется. Если впоследствии вы потеряете документ, в повторной выдаче вам могут отказать. Предоставлять сведения из ЭТК уволенным сотрудникам работодатель не обязан.

В такой ситуации лучше обратиться в ПФР, на Госуслуги или в МФЦ и получить полную выписку.

Как посмотреть ЭТК, если нет учетной записи на Госуслугах

Для тех, кто не зарегистрирован на Госуслугах или по техническим причинам не может получить выписку онлайн, рассказываем, где можно посмотреть электронную трудовую книжку в этом случае.

Можно получить бумажную выписку из ЭТК в ПФР или МФЦ. Для этого придется посетить ближайшее отделение ПФР или МФЦ, обращаться по месту регистрации не нужно. Порядок выдачи сведений из ЭТК утвержден постановлением Правления ПФР от 21.01.2020 № 46па.

Читайте также:  Образец заявления генерального директора организации на отпуск

Запрос можно подать лично или через законного представителя. Для этого понадобится паспорт и заявление. Если запрос подает представитель, дополнительно потребуются его паспорт и документ, подтверждающий его полномочия. ПФР выдаст ответ сразу. Забрать выписку из МФЦ можно через несколько дней.

Как сформулировать заявление, особенности документа

Если вы читаете эту статью, значит перед вами наверняка стоит задача по составлению заявления об утере трудовой книжки. Прежде чем предоставить вам подробное описание документа, дадим некоторые общие сведения, которые имеют отношение ко всем таким бумагам.

1. Во-первых, имейте в виду, что практически любые заявления сегодня можно писать в произвольной форме (за исключением тех, что подаются в государственные органы – там обычно надо заполнять унифицированные формуляры). Конечно, если работодатель требует от вас формирования заявления по шаблону, который он предоставляет – следует воспользоваться таким способом.
2. Во-вторых, для документа подойдет обычный лист бумаги любого удобного вам формата – предпочтительно А4 или А5. Заявление можно писать вручную или же набирать на компьютере, при этом, желательно сразу уточнить в кадровом отделе, какой вариант им нужен – не везде принимают напечатанные бланки. Если вы сделали электронный текст, его в любом случае нужно распечатать – это необходимо для того, чтобы вы могли поставить под ним свою подпись.
3. Делайте заявление в двух экземплярах – один из них отдайте представителю работодателя, второй оставьте себе, предварительно заручившись на нем отметкой о получении копии. В будущем такая предосторожность может вам помочь – например, если сотрудник отдела кадров заявит, что заявления об утере трудовой не было, и откажется выдавать дубликат.

Когда выдать справку СТД-Р

Справку СТД-Р нужно выдать в двух случаях: по заявлению сотрудника или при увольнении.
Работодатель обязан выдавать СТД-Р только тем сотрудникам, которые выбрали электронную трудовую книжку и забрали с работы бумажную (ст. 66.1 ТК РФ). Если сотрудник написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме, работодатель может не выдавать СТД-Р. Такой сотрудник сможет получить аналогичную справку СТД-ПФР в МФЦ, Пенсионном фонде или через Госуслуги.

Выдача СТД-Р по заявлению сотрудника

Чтобы получить справку СТД-Р, работник должен написать заявление. Подготовить справку нужно в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

В заявлении работник указывает, как хочет получить СТД-Р — на бумаге или в виде электронного документа. Заявление можно составить в свободной форме. Вот образцы:

Заявление с просьбой выдать бумажную справку СТД-Р

Заявление с просьбой выдать справку СТД-Р в электронном виде

Заполнить и распечатать СТД-Р и другие кадровые документы

Выдача СТД-Р при увольнении

При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать СТД-Р. Отдельное заявление на выдачу справки не требуется. Если у сотрудника есть пожелания к форме справки, он может указать их в заявлении на увольнение.

Выдать справку нужно в последний рабочий день. Так, если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, то СТД-Р выдайте в последний рабочий день перед отпуском (ч. 5 ст. ТК РФ).

Работнику, который не забрал СТД-Р, направьте справку заказным письмом с уведомлением. Работодатель освобождается от ответственности за несвоевременность выдачи справки со дня отправки письма.

Образец заявления об утере трудовой книжки

Теперь мы подошли к главной части нашей статьи – примеру. Нужно сказать, что этот документ не представляет особой сложности в составлении – на основе представленного ниже образца вам без особых проблем удастся написать свое заявление.

Итак, по порядку. В начале документа обозначьте, кому вы его адресуете: здесь надо указать должность, ФИО руководителя компании, в которой вы работаете (или работали), а также название самой организации. Далее внесите свои данные – также должность и ФИО. Затем, посередине строки, напишите слово «заявление» и поставьте точку.

С новой строки информируйте работодателя о собственно утере трудовой книжки. Причины утраты писать не обязательно – в законодательстве такое требование отсутствует. Далее сославшись на ст. 65 ч.5 ТК РФ попросите оформить новую трудовую. Напоследок поставьте под документом свою подпись и вручите его ответственному сотруднику.

Вторая трудовая книжка

Вопрос, как завести вторую трудовую книжку, встает перед гражданином, когда он:

• решил скрыть от работодателя неприятные факты из своей предыдущей профессиональной деятельности;
• пытается сменить профессию;
• потерял первый бланк и не хочет тратить время на его поиски;
• пытается устроиться на две работы одновременно.

Единственно законный способ завести второй бланк — это написать заявление работодателю об утрате первого экземпляра.

Если утерянный документ впоследствии найдется, его придется принять и продолжить ведение. Второй экземпляр необходимо уничтожить.

Если слова о пропаже окажутся ложью, работодатель вправе уволить такого работника за предоставление заведомо ложной информации и сокрытие документов. Так что перед тем, как задуматься: «Могу ли я завести вторую трудовую книжку?», имеет смысл узнать про ответственность за принятое решение.

О порядке перехода на ЭТК

Чтобы перевести свою организацию на работу с электронными трудовыми книжками, руководителю нужно выполнить некоторые действия и изменить ряд документов:

1. Нужно уведомить свой кадровый состав о том, что в 2021 году производится такой переход. Сделать это нужно до 1 июля 2021 года. Можно ознакомить работников с помощью информационного сообщения, желательно подтвердить факт прочтения проставлением подписи.
2. Далее работники должны решить, какой вариант трудовой книжки им предпочтителен, и написать соответствующее заявление до 31 декабря 2020 года. Сведения об этой бумаге будут внесены в данные о трудовой деятельности на информресурс ПФ согласно ч. 2 ст. 2 ФЗ №439 от 16.12.2019. Поэтому работодателю важно получить заявления от всех работников компании.
3. Нужно внести изменения в ЛНА компании, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками. Это такая документация: трудовые и коллективные договоры, книга учета движения трудовых книжек, положение о ведении и хранении трудовых книжек и т.п.
4. Организовать техническую готовность к передаче сведений в Пенсионный фонд.
5. Начать передавать в Пенсионный фонд данные о работниках. Для этого ведомство разработало специальные формы.

Если работник не подал заявление до конца 2021 года, то его трудовую книжку будут продолжать вести в бумажном виде и параллельно в электронном.

Внимание! Если работник не успел подать заявление (был в отпуске, на длительном больничном или отстранен от работы), то он может сделать это и позднее 31 декабря 2020 года.