Специальная оценка условий труда офисных рабочих мест

Как правильно провести спецоценку в компании

Спецоценку условий труда на рабочих местах проводят в три этапа: подготовка, экспертиза и отчётность. Расскажем о каждом подробнее.

Этап 1

Подготовьте документы и найдите экспертов

Спецоценкой занимается комиссия, которую создаёт руководитель компании. Он издаёт приказ и включает в него:

• реквизиты компании (название, ИНН, ОГРН, юридический адрес);
• основания проверки — закон № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» и ст. 212 Трудового кодекса;
• состав комиссии — председатель и участники;
• сроки и график проведения СОУТ.

Затем председатель составляет перечень рабочих мест по форме Минтруда — он понадобится экспертам.

Технической стороной спецоценки занимаются компании, аккредитованные Минтрудом. Выбирайте экспертов в Реестре организаций, проводящих СОУТ. Там же вы найдёте контакты для связи: email, номера телефонов и сайт. Средняя цена спецоценки одного рабочего места — 1300 рублей в Москве и 800-900 рублей в регионах.

Когда выберете подрядчика для СОУТ, заключите с ним договор. Приложением к нему будет перечень рабочих мест — он определяет объём и стоимость работ.

Этап 2

Пригласите экспертов в офис и получите отчёт

Сначала эксперты проверяют помещение, общаются с сотрудниками и изучают рабочие процессы. Так они решают, какие исследования нужно провести, а потом согласовывают дату нового визита с участниками комиссии.

Второй шаг — замеры. Эксперты изучают уровень света и звука, температуру воздуха, интенсивность теплового облучения. Критерии проверки зависят от рабочих процессов и задач сотрудников. Например, в медицинских центрах могут проверить ультразвук, ультрафиолетовое излучение и напряженность магнитного поля.

В ходе работы эксперты составляют карты спецоценки, протоколы и заключения. Результаты объединяют в отчёт, который отдают комиссии. Он содержит рекомендации экспертов и класс условий труда: оптимальные, допустимые, вредные или опасные. От них зависит, какие компенсации и надбавки положены сотрудникам.

У председателя комиссии есть 30 дней, чтобы подписать отчёт и направить копию экспертной организации. Она загрузит документ в информационную систему ФГИС СОУТ, чтобы трудовая инспекция увидела результаты проверки. С этого момента отсчитывается пятилетний срок до новой спецоценки.

Этап 3

Заполните декларацию и сдайте в трудовую инспекцию

Если по результатам спецоценки условий труда эксперты не нашли вредные или опасные условия труда, заполните декларацию по форме Минтруда. Она содержит следующую информацию:

• реквизиты компании (наименование, ИНН, ОГРН, фактический и юридический адрес);
• перечень сотрудников с указанием ФИО и должности;
• реквизиты отчёта эксперта (номер, дата составления и регистрации в системе ФГИС СОУТ);
• реквизиты экспертной организации (наименование и регистрационный номер в реестре Минтруда).

Отправьте декларацию письмом с уведомлением о вручении или по электронной почте в региональную инспекцию Роструда. Во втором случае подпишите документ электронной цифровой подписью — простую копию не примут.

Если по итогам СОУТ выявили вредные или опасные условия, отправлять декларацию не нужно. Дополните правила трудового распорядка и коллективный договор по рекомендациям экспертов. А с сотрудниками, которым положены надбавки, подпишите допсоглашения к трудовым договорам.

Специальная оценка условий труда: зачем она нужна

ПРОВЕДЕНИЕ СПЕЦОЦЕНКИ — ОБЯЗАННОСТЬ КАЖДОГО РАБОТОДАТЕЛЯ

Вернемся в детство. Помните, как взрослые строго-настрого запрещали нам смотреть на летящие искры от сварки? Под страхом слепоты мы закрывали глаза. Конечно, отчасти эти меры предосторожности преувеличены, но и доля здравого смысла в них есть.

Процесс сварки связан с определенным риском. Сварщики испытывают немалое давление на глаза. Также они подвергаются воздействию инфракрасного и ультрафиолетового излучения. А еще при неправильном обращении с аппаратом, их может попросту ударить током. Таким образом, при неправильной организации рабочего процесса человек может с легкостью получить травму или подорвать здоровье.

Зачем работнику знать о СОУТ. Чтобы уберечь себя от профзаболеваний во времятрудового процесса. За вредные или опасные условия труда работник вправе получать компенсации — дополнительный отпуск, сокращенный рабочий день, повышенную ставку и так далее.

Зачем работодателю знать о СОУТ. Для сохранения здоровья сотрудника(в нашемслучае — сварщика), обеспечения безопасности и комфорта на рабочих местах. Проведение СОУТ — обязанность каждого работодателя, это требование трудового кодекса.

ПЛЮШКИ ЗА ВРЕДНОСТЬ

На любом предприятии (или в организации) за проведение спецоценки отвечает руководитель, который обязан организовать работу службы охраны труда.

Спецоценка позволяет изучить, в каких условиях ежедневно трудятся сотрудники. Все это нужно для того, чтобы определить степень вредности условий труда. Всего существует четыре класса: оптимальные, допустимые, вредные и опасные условия труда.

На что может рассчитывать работающий во вредных условиях труда:

• Повышение оплаты — не менее 4% от оклада.
• Дополнительный отпуск не менее 7 календарных дней.
• Сокращенная продолжительность рабочего времени — не более 36 часов в неделю.

СПЕЦИАЛИСТАМ ПО ОХРАНЕ ТРУДА: КАК ПРОВЕСТИ СПЕЦОЦЕНКУ

Эксперты Московского городского центра условий и охраны труда подготовили советы, как сохранить благоприятную атмосферу в коллективе и не нарушить законодательство при проведении СОУТ.

Первое. Перед началом работы изучите закон по СОУТ и приказы Минтруда.Познакомьтесь с условиями труда на рабочих местах. Выслушайте предложения и замечания сотрудников вашей организации. Ознакомьтесь с мнением профкома.

Второе. Инициируйте издание приказа о проведении спецоценки.Помните:количествочленов комиссии должно быть нечетным. Подготовьте перечень рабочих мест, определите все вредные и опасные факторы на каждом рабочем месте. Проверьте льготы и компенсации работникам, назначенные по результатам прошлой аттестации рабочих мест.

Третье. Правильно подходите к выбору лаборатории,которая проведет СОУТ.Проверьте у нее наличие аккредитации, это можно сделать на сайте: https://akot.rosmintrud.ru/. Не заключайте договор с лабораторией, которой там нет. Изучите отзывы о выбранной лаборатории.

Четвертое. Не препятствуйте работе экспертов лаборатории.Предоставьте им всенеобходимые документы и предложения работников, ознакомьте их с условиями труда на рабочих местах. Особое внимание уделите местам с наличием вредных и опасных факторов.

Пятое. Изучите отчет по СОУТ,проверьте все материалы,укажите на недостатки илинеточности эксперту лаборатории. Подпишите отчет у всех членов комиссии. Не забудьте в течение трех рабочих дней после утверждения отчета уведомить об этом лабораторию.

Шестое. Ознакомьте всех сотрудников с результатами СОУТ под роспись.Если естьвозможность, в течение 30 дней разместите отчет на официальном сайте вашей организации.

Седьмое. Проследите за изданием приказа о предоставлении всех гарантий икомпенсаций, которым положены сотрудникам, работающим во вредных условиях труда. Требуйте исполнения законодательства в полном объеме.

Восьмое. Своевременно декларируйте рабочие места в Роструде,помните,что срок подачидекларации — 30 рабочих дней.

НА ЗАМЕТКУ

Провести спецоценку на нескольких десятках тысяч рабочих мест под силу не каждой испытательной лаборатории. Специалисты Московского городского центра условий и охраны трудауспешносправляются с выполнением госзадания:за2019годпровели спецоценку более чем на 30 тысячах рабочих мест в бюджетных учреждениях здравоохранения, жилищно-коммунального хозяйства, культуры и спорта, подведомственных учреждениях префектур административных округов города.

Лаборатория принимает заявки на выполнение платных услуг в любых московских организациях. Кроме идентификации, измерений, вычислений, в комплекс мероприятий входит распечатка, оформление отчетов и размещение в единой информационной системе ФГИС СОУТ Минздрава РФ.

Отчет о результатах СОУТ: составление и подписание

Результатом проведения специальной оценки условий труда является отчет. Его форма определяется приказом Министерства труда №33н от 24.01.2014. В частности, документ должен содержать следующие данные:

• Cведения о компании (предприятии), где проводилась процедура
• Подробная информация об организации-исполнителе
• Cписок рабочих мест, в отношении которых проводилась процедура
• Классификация условий труда, полученная по результатам оценки.

К отчету прилагается документ с перечнем мероприятий, рекомендованных для улучшения условий труда. В течение 10 рабочих дней организация-исполнитель передает отчет в государственную информационную систему учета. В отношении рабочих мест, на которых не были выявлены вредные или опасные производственные факторы либо условия труда на которых были признаны оптимальными или допустимыми, составляется специальная декларация СОУТ. В течение 30 рабочих дней работодатель должен подать ее в территориальное отделение ГИТ.

Проведение СОУТ рабочих мест организации – условия, сроки и процедура

Специальная оценка условий труда – мероприятия, которые проводятся работодателем с целью оценки воздействия опасных и вредных производственных факторов на работников для последующего применения средств индивидуальной и коллективной защиты (в случае отклонения от установленных гигиенических нормативов).

Как часто необходимо проводить СОУТ?

Плановую СОУТ необходимо проводить раз в 5 лет , но если все рабочие места относятся к 1 и 2 классу и в течение 5 лет не было несчастных случаев, нарушений охраны труда и профзаболеваний, то срок действия спецоценки продлевается ещё на 5 лет. (Письмо Минтруда от 30.08.2019 N 15-1/ООГ-1968). В 2021 году Минтруд пообещал, что декларация СОУТ станет бессрочной. 01.01.2021 Вступили в силу изменения в ч.4, статьи 8 426-ФЗ. Декларации СОУТ стали бессрочными.

Внеплановая СОУТ проводится по основаниям, указанным в статье 17 426-ФЗ:

Проводится на соответствующих рабочих местах в течение 12 месяцев со дня наступления случаев:

1. Ввод в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест;
2. Изменение технологического процесса (либо составов применяемых материалов или применяемого сырья), оказывающем влияние на опасность либо вредность производства;

Проводится в течение шести месяцев со дня наступления случаев:

1. Несчастный случай на производстве;
2. Выявление у одного из работников заболевания, появившегося из-за опасных или вредных факторов на рабочем месте;
3. Получение предписания ГИТ по результатам проверки, в ходе которой были выявлены нарушения в сфере охраны труда;
4. Изменение применяемых средств индивидуальной или коллективной защиты;
5. По предложениям профсоюзных организаций;
6. Получение возражений или замечаний от сотрудника по поводу результатов предыдущей СОУТ его рабочего места.

В каких случаях не нужно проводить СОУТ?

1. Нет сотрудников – если в компании работает только один сотрудник без аренды офиса;
2. Надомные и дистанционные работники, а также работники, занятые на работе у физических лиц, которые не являются предпринимателями. (ч. 3 ст. 3 426-ФЗ).

Отсутствие СОУТ на вакантные рабочие места не является нарушением, но после найма нового сотрудника необходимо проводить СОУТ нового рабочего места в течение полугода.

Сроки проведения СОУТ

На подачу декларации по СОУТ в ГИТ даётся 30 рабочих дней со дня проведения оценки.

Изменения требований по срокам в связи с эпидемией COVID-19 от 11.06.2020: Срок действия результатов проведения специальной оценки условий труда, истекающий в период с апреля по сентябрь 2021 года, продлевается до 1 октября 2021 года (Постановление Правительства РФ от 11.06.2020 N 849).

Стоимость СОУТ

Стоимость оценки рабочих мест зависит от срочности, общего количества мест, местонахождения офиса компании и сложности оценки.

На что влияет проведение СОУТ

ПФР и ФСС. От результатов СОУТ зависят гарантии и компенсации, гарантируемые работникам за вредные и опасные факторы на рабочем месте.

Кроме того, пенсионный фонд РФ может запросить результаты СОУТ при принятии решения о начислении досрочной пенсии (Письмо ПФР).

Контроль СОУТ

Государственная инспекция труда (ГИТ) всегда требует предоставить СОУТ в ходе плановых и внеплановых проверок. Одним из поводов для внеплановой проверки ГИТ является нарушение порядка проведения СОУТ. 03.06.2020 Анна Резникова, наш главный юрист по трудовому праву, рассказывала об ответственности работодателя, основаниях и специфике процедуры проверки ГИТ во время эпидемии COVID-19.

Штрафы за отсутствие СОУТ

В случае проверки ГИТ инспектор первым делом проверит наличие и актуальность СОУТ. В случае, если оценка не была проведена надлежащим образом, то последует:

• Штраф от 60 000 до 80 000 руб. для компании (5.27.1 КоАП);
• Штраф от 5 000 до 10 000 руб. для должностных лиц.

В случае повторного нарушения:

• Должностным лицам – штраф от 30 000 до 40 000 руб. либо дисквалификация на срок от 1 до 3 лет;
• Юридическим лицам – 100 000 – 200 000 руб. с возможной приостановкой деятельности до 90 дней;
• ИП – штраф до 40 000 с возможной приостановкой деятельности до 90 дней.