Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?
Новая форма вкладыша в трудовую книжку утверждена приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Порядок выдачи и оформления вкладыша прописан в нем же (далее — Порядок № 320н).
Трудовые книжки и вкладыши нового образца применяются с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками книжек и вкладышей старого образца, читайте здесь.
Вкладыш оформляется как часть бумажной трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным полностью и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее (п. 32 Порядка № 320н).
В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:
Читайте также: Какой штраф предусмотрен за отсутствие путевого листа автомобиля в 2021 году?
- работнике (именуется также титульным листом);
- работе;
- вознаграждениях сотрудника.
Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.
Если вам нужно оформить дубликат трудовой книжки, воспользуйтесь рекомендациями от экспертов КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:
- заполнение вкладыша;
- вшивание вкладыша;
- юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.
Изучим специфику данных процедур подробнее.
Инструкция по вшиванию
Вкладыш без основной ТК недействителен. Для качественного и надежного скрепления бланков используется метод вшивания. Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой ТК. Для расположения вкладки специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.
ТК дополняется любым количеством вкладышей, их столько, сколько нужно для внесения актуальных сведений. Важное замечание: все они вшиваются в том виде, в каком выпущены из типографии. Отрывать бумажную обложку с них нельзя.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, должен ли работник платить за вкладыш или организация обязана предоставить его бесплатно. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?
Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:
- дату заполнения документа;
- персональные сведения о сотруднике.
Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.
О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».
Нужно ли брать с работника заявление на выдачу вкладыша к трудовой, узнайте в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.
Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:
- данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
- порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
- недопустимы сокращения при внесении данных в документ.
Ошибки
Не разрешается прикреплять документ степлером или подклеивать к обложке трудовой книжки. Нежелательно сначала пришивать бланк, а затем его заполнять. Это может повлечь за собой ошибки при внесении данных в титульный лист. Нельзя оставлять вкладыш внутри трудовой книжки без вшивания. Документ может потеряться.
На практике часто допускают следующие ошибки:
Читайте также: Кассовый чек в 2021 году: что изменилось и кто за это ответит
- продолжают вносить данные о работе в раздел «Сведения о награждениях»,
- приклеивают чистые листы, ведут записи на них,
- вшивают бланки старых книжек вместо вкладышей,
- пришивают документ в середине трудовой книжки.
Также нельзя вшивать бланк, если документ не заполнен до конца. В организации всегда должны быть запасные бланки, чтобы ими можно было воспользоваться при необходимости.
Юридическое оформление вкладыша: нюансы
Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:
- внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
- проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.
Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную приказом Минтруда № 320н.
Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.
Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?
Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:
- прямоугольный контур;
- словосочетание «Выдан вкладыш»;
- слова «Серия» и «Номер»;
- линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.
С 01.09.2021 в Правилах ведения трудовых книжек четко указано, что штамп проставляется на титульном листе трудовой книжки (стр. 1), а если на нем нет места, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка № 320н).
Ранее законодательством не было регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставлялся на:
- титульном листе, при условии что не искажает существующих данных;
- странице, расположенной перед титульным листом и примыкающей к обложке книжки.
Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».
Законодательством РФ возможность внесения записи о вкладыше в трудовую книжку вместо проставления штампа прямо не предусмотрена, но это действие кадровика не является противозаконным. Подобной позиции придерживаются многие эксперты, а также суды (определение Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по процессу № 2-4901/09).
Кадровику крайне нежелательно имитировать штамп, например, методом прорисовки его графических элементов ручкой. Если кадровик использует в качестве альтернативы запись сведений о вкладыше вручную, то все свои действия он должен производить ручкой, причем одного цвета.
Нюансы и тонкости
Во время данного процесса может возникнуть вопрос о том, куда именно подшивается новый документ. Большинство кадровых работников не придают особого внимания этому вопросу и прикрепляют приложение к титульному листу. Как показывает практика, для прикрепления бланка используется канцелярский степлер. Однако такой подход является в корне неправильным и расценивается как порча важного документа.
Вкладыш должен пришиваться к развороту к последней странице трудовой книги. Для этого, необходимо сделать небольшие отверстия в бланке при помощи шила. Важно обратить внимание, что данные отверстия должны находиться на том же уровне, что и на страницах трудовой книги. Во время подшивки рекомендуется использовать нить черного или серого цвета.
Должностные лица часто допускают различные ошибки во время рассматриваемого процесса. Одной из таких ошибок является отсутствие фирменной печати на прикрепляемом приложении. Такая ситуация может возникнуть в самом начале предпринимательской деятельности, когда руководитель еще не получил заказанную печать. Из данной ситуации есть два выхода:
- Заказать изготовление печати и сделать отметку после её получения.
- Поставить специальную отметку, на месте расположения штампа.
При втором варианте следует использовать шариковую ручку с черными или синими чернилами. Аккуратным почерком следует сделать о. Данная надпись должна быть заверена подписью должностного лица, заполняющего документы. После этого, ставится дата вшивания вкладыша.
Предлагаем ознакомиться: Образец претензии по качеству товара поставщику бесплатно
Читайте также: Заявление на прием на работу: порядок оформления и подачи, образец
Довольно распространена ситуация, в которой представитель кадрового отдела неправильно заполняет новый вкладыш или пришивает его не в том месте. В этой ситуации необходимо предупредить панику и придерживаться определенного порядка действий. В первую очередь следует тщательно проанализировать сложившуюся ситуацию.
В том случае, если вкладыш неправильно пришит, не следует сразу отсоединять его. Подобные действия могут привести к возможной порчи документа. Отсоединять пришитое приложение рекомендуется только при наличии данной возможности. После того как вкладыш будет отсоединен от трудовой книги, его необходимо утилизировать согласно установленному порядку.
Отдельного внимания заслуживает ситуация, связанная с допущением орфографических ошибок. Согласно действующему законодательству, работодатель имеет право внести исправления в данный документ. Для этого следует аккуратно перечеркнуть всю неправильно зафиксированную информацию. В случае большого количества ошибок, бланк подлежит замене.
Вкладыш — это всего лишь дополнительные листы в трудовую, не имеющие самостоятельной документальной ценности
Как оформить вкладыш в трудовую книжку, образец заполнения титульного листа:
- Указание фамилии, имени и отчества работника, а также даты его рождения.
- Отметка об уровне образования и специальности.
- Указания даты заполнения документа.
- Заверение бланка росписью руководителя или должностного лица.
Итоги
Законодательство РФ предписывает сотрудникам кадровых служб в ряде случаев оформлять вкладыши в трудовую книжку. Важно не допустить ошибок при их заполнении, а также при легитимизации использования вкладышей посредством специальных штампов или записей.
Ознакомиться с особенностями законодательного регулирования иных аспектов правоотношений с участием работодателей и наемных сотрудников вы можете в статьях:
- «Как уволиться без отработки 2 недели в 2021 году»;
- «Что считается опозданием по Трудовому кодексу?».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Юридическая сила приложения
Рассматриваемый документ получает законную силу, только по факту вшивания в трудовую книгу. Это означает, что сам вкладыш не обладает должной юридической силой. При отсутствии ТК, работодатель не имеет права делать отметки в данном документе или выполнять другие подобные действия. Важно обратить внимание на то, что прием на работу или увольнение сотрудника, имеющего лишь только вкладыш, недопустимо.
Также следует сказать о том, что при отсутствии фирменного штампа или заполненного титульного листа, документ может потерять свою законную силу. В том случае, если документ не был подшит к трудовой книге и был утерян, работнику компании потребуется обратиться в кадровый отдел для оформления дубликата. В дубликате фиксируются все потерянные сведения, после чего документ прикрепляется к ТК.
Также довольно часто можно услышать вопросы о том, можно ли использовать различные альтернативы данному документу. Согласно действующему законодательству, трудовая деятельность каждого гражданина фиксируется на страницах трудовой книги. Данный документ оформляется в единственном экземпляре.
Наличие второй трудовой книги, может расцениваться контролирующими органами как попытка подделки первичной документации. К сожалению, такая ситуация довольно часто наблюдается на практике. Также следует отметить, что Пенсионным Фондом принимается только одна трудовая книга. Это означает, что использование дополнительного документа бессмысленно.
Законодателем не установлено каких-либо императивных правил, регламентирующих процедуру вшивания