Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Нормативная база

Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

  1. Трудовой кодекс РФ (глава 14).
  2. ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
  3. ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
  4. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
  5. ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
  6. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

ВАЖНО!
Работая с персональными делами, важно помнить, что они содержат персональные данные, а соблюдение требований по их защите — обязанность работодателей. За нарушение этих положений виновные лица могут привлекаться как к дисциплинарной, материальной, так и гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

  • Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
  • Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
  • Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
  • Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Читайте также:  Особенности оплаты труда при временном переводе на другую работу

Что такое личное дело сотрудника

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

  • копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
  • документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
  • документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
  • прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
  • документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).

Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

Правила ведения и оформления

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

  • оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
  • собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
  • увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Документы для формирования личного дела

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.

Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:

Внутренняя опись

Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

Читайте также:  Справка-расчет при увольнении Т-61: бланк и порядок составления

Цели составления описи для личного дела

Сразу после начала формирования папки с документами трудящегося необходимо поместить в личное дело новый бланк описи. По сути, она выполняет функцию реестра документов, подшиваемых в папку ответственными сотрудниками.

При начале формирования дела в нее вписывают первые принятые от работника и помещаемые на хранение документы. Впоследствии при добавлении новых сведений на бумажном носителе их регистрируют в ней. В результате обеспечивается полноценный учет поступающей в дело документации.

Записи в опись вносят, как правило, вручную, так как невозможно заранее знать количество и перечень документов, помещаемых в личное дело.

Новые записи добавляют в хронологическом порядке – по мере поступления новых документов. Как правило, вначале внутренняя опись личного дела содержит сведения о документах на прием и личных данных работника. Затем в ней регистрируют документы, связанные с текущей деятельностью, а в последних строках будут данные об оформленном увольнении.

Сколько хранить и где

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.

Общие требования к обложке личного дела

На первой странице личного дела необходимо указать информацию, позволяющую четко идентифицировать:

  • его принадлежность к определенной группе номенклатуры;
  • его содержание;
  • срок хранения.

Законодательной регламентации порядка оформления нет, но на практике рекомендуем пользоваться правилами, приведенными в приказе Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Так, титульный лист личного дела обязательно должен включать (пп. 4.25, 4.28, 4.29 Приложения № 28 к Приказу № 526):

  1. Полное название организации – в именительном падеже.
  2. Наименование подразделения.
  3. Регистрационный номер дела или индекс.
  4. Порядковый номер тома – если оно включает несколько папок.
  5. Название дела – как правило, в этой строке указывают Ф.И.О. работника.
  6. Дата начала ведения дела, а по уволенным сотрудникам – дата окончания его ведения.
  7. Срок хранения.
  8. Код, позволяющий идентифицировать место хранения дела в архиве.
  9. Количество листов в деле.

Если в ходе существования компании она реорганизовывалась и меняла наименование, при переоформлении титульного листа на нем указывают новое название организации, а старое заключают в скобки.

На корешке папки дублируют регистрационный номер дела.

На обороте титульного листа личного дела можно разместить опись вложенных в него документов.

Данные можно как вносить от руки сразу в готовый бланк, так и заполнять на компьютере, распечатывать и наклеивать на первый лист папки.

Как правильно скопировать титульный лист к себе в работу

Теперь рассмотрим, как правильно скопировать и вставить титульный лист из предоставленных требований к оформлению работы:

Читайте также:  Как правильно списать и ликвидировать трудовую книжку?

  1. Необходимо включить в WORD функцию «Отобразить все знаки» (Вам будут видны все скрытые знаки форматирования).
  2. Отобразить все знаки в WORD
  3. Выделить весь титульный лист, если он расположен в приложении предоставленных требований, то текст «Приложение» выделять не нужно, также на странице с титульным листом может быть такой скрытый знак форматирования как «Разрыв страницы» или «Разрыв раздела», их также не следует выделять.
  4. Выделить текст без лишних знаком форматирования
  5. Скопировать выделенный титульный лист и вставить его к себе в работу или на отдельный лист (в зависимости от Ваших потребностей).
  6. После вставки скопированного титульного листа появится кнопка, на которую необходимо нажать, в выпадающем меню следует выбрать инструмент «Сохранить исходное форматирование», тем самым Вы сохраните форматирование титульного листа из требований к оформлению работы.
  7. Сохраняем титульный лист в исходном форматировании
  8. После копирования титульного листа проектной работы могут остаться пустые строки, которые можно убрать, добавив несколько переносов строк между темой и шапкой или перед населенным пунктом и годом сдачи работы.

Оформление центральной части титульного листа

После шапки следует центральная часть титульного листа, она должна быть расположена примерно в центре листа, иногда с небольшим смещением к верхней части.

В центральной части титульного листа указывается тип проектной работы:

  1. Размер шрифта: 16 pt, полужирный, буквы заглавные.
  2. Интервал:
  • перед и после: 0 см;
  • межстрочный: 1,5 строки (полуторный).
  • Выравнивание текста: по центру.
  • Отступ:
    • слева и справа: 0 см;
    • первая строка: нет.

    После типа работы на следующей строке (или через 1 пустую строку) указывается тема проектной работы, требования к ее оформлению следующие:

    1. Размер шрифта: 14 pt, выделение шрифта не применяется.
    2. Интервал:
    • перед и после: 0 см;
    • межстрочный: 1,5 строки (полуторный).
  • Выравнивание текста: по центру.
  • Отступ:
    • слева и справа: 0 см;
    • первая строка: нет.

    Пример центральной части титульного листа после оформления представлен ниже.

    Оформление центра титульного листа

    Внешний вид документа и описание его полей

    Составляя личные дела сотрудников, необходимо пользоваться несколькими нормативными актами:

    1. Трудовым кодексом РФ. В главе 14 находятся все основные положения.
    2. ФЗ №152 от 27 июля 2006 года «О персональных данных».
    3. ФЗ №125 от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в РФ».

    Кроме этого, рекомендуется пользоваться Приказом Минкультуры, изданным 25 августа 2010 года №558. В нем утвержден перечень управленческих типовых документов, которые образуются (формируются) в процессе работы государственных органов и местных служб самоуправления.

    Формируя ЛД сотрудников, важно осознавать, что эта папка содержит личные (персональные) данные. А работодатель обязан их сохранять и защищать. То есть, не допускать утечки к недобросовестным лицам для неправомерного использования. Соответственно, все документы в личном деле работника находятся под строгим присмотром ответственного лица.

    Понятие «личное дело» определено ГОСТом P (7.08-2013). Согласно записи, делом признается документ либо совокупность нескольких документов, находящихся в отдельной обложке. Следовательно, внешний вид ЛД должен соответствовать ГОСТу.

    Простыми словами, личное дело представляет собой папку или обложку, с вложенными в нее документами, страницами, содержащими сведения о работнике, его деятельности, заслугах, стаже и т. д. от принятия на должность до прекращения деятельности. А при переходе человека работать в другую организацию, ЛД переходит вместе с ним.

    Ведение личных дел осуществляется кадровым служащим. На каждого трудящегося ведут отдельную папку. И только в одном экземпляре. Информация в ЛД размещается в порядке хронологии. Если к делу прикреплены копии личных документов работника, их заверяют в соответствующем порядке. Приобщаются к личному делу любые материалы, относящиеся к трудовой деятельности.

    В дело вносят записи о любых изменениях – анкетных, биографических. К нему приобщают поступающие материалы, то есть, в деле фиксируется всё: выдача, изъятие сведений, изменения и др.

    Состояние дел штата организации периодически проверяют. При необходимости закрывают и передают в архивный отдел. Каждую папку необходимо учитывать и регистрировать. Для этого ведется соответствующий журнал.

    Поля личного дела обычно не задействуется. Так как всё необходимое прикладывается к папке уже в готовом виде. Каждый документ на своем листе.

    Использование системы Сетевой Город. Образование

    Информационная система “Сетевой Город. Образование” (при упоминании — система) позволяет организовать ведение личных дел работников школы в электронном формате. В системе формируется личная карточка формы Т-2. Имеется возможность формирования педагогического портфолио.

    В систему добавляется информация о работнике по разделам:

    • Основная информация (установочные данные работника, занимаемая должность);
    • Документы, удостоверяющие личность (информация о паспорте, военном билете и так далее);
    • Личные достижения (участие работника в мероприятиях по годам);
    • Контактная информация (информация о контактах работника);
    • Дополнительная информация (сведения о месте проживания, приеме на работу, аттестации и так далее).

    Таким образом, ведение личного дела работника школы в электронном виде включается в себя всю необходимую для работодателя информацию и позволяет исключить хранение копий документов.

    Подводя итог

    Оформление

    1. На титульнике не ставится порядковый номер, однако он учитывается в общей нумерации. Такие требования актуальны для титульного листа к любому научному проекту.
    2. Следует отметить, что ГОСТовские нормы не дают конкретики касательно типа шрифта, который нужно использовать при написании научных работ. Однако уже некоторое время действует негласное правило – в качестве стандартного шрифта следует выбирать Times New Roman. При желании можно воспользоваться другим шрифтом, но он обязательно должен быть без засечек.
    3. Размер букв не должен превышать 14пт, при этом вполне допустимо использование как заглавных, так и строчных символов.
    4. Вся информация, указанная на титульном листе, выравнивается по центру. Исключение составляют данные автора и преподавателя.

    Размер полей

    Перед непосредственным созданием титульника, в настройках текстового редактора на компьютере необходимо установить следующие границы полей:

    • левый отступ – 30 мм;
    • правый отступ – 10 мм;
    • верхний отступ – 20 мм;
    • нижний отступ – 20 мм.

    Подробности составления титульного листа

    Без сомнения, титульник реферата будет несколько отличаться от титульного листа дипломной работы. Однако существуют некоторые требования к оформлению, которые необходимо применять во время составления структуры любой работы.

    1. Титульник начинается с наименования профильного министерства и учебного заведения. При этом нужно использовать только заглавные буквы, 14 кегль и размещать данную информацию по центру.
    2. Наименование кафедры пишем, используя 14 кегль, жирный шрифт и строчные буквы. После этого нужно выровнять текст по центру.
    3. Теперь указываем тип научной работы: дипломная, курсовая, контрольная работа или реферат. Для этого обычно используют исключительно заглавные буквы, жирный шрифт и 16 кегль. На всякий случай, размер шрифта согласуйте с преподавателем. Не забывайте про выравнивание по центру страницы.
    4. Следующим на очереди является тема проекта. Пишем ее строчными буквами и 16 кеглем, затем выделяем полужирным и центрируем.
    5. Оформление информации об авторе и научном руководителе для всех проектов имеет свои отдельные особенности. Однако неизменными остаются 14 размер символов, строчные буквы и размещение текста по правому краю.
    6. Внизу титульника, исключительно по центру, указываем город и год написания работы. Помните, что если проект будет сдаваться в конце декабря, то необходимо написать на главной странице следующий год.

    Пример оформления титульного листа для дипломной:


    Пример оформления титульного листа для курсовой работы:

    Читайте также:  Приказ о назначении главного бухгалтера (образец). Приказ о назначении главного бухгалтера Приказ назначении главного бухгалтера учреждения


    Пример оформления титульного листа для реферата:

    Теперь у вас не должно возникнуть проблем с оформлением титульного листа контрольной, дипломной, курсовой работы или реферата. Точно соблюдая представленные правила, вы непременно справитесь с поставленной задачей и произведете на преподавателей благоприятное впечатление.

    титульного листа

    Но, если по каким-либо причинам у Вас не получилось оформить титульный лист или у Вас нет на это времени, Вы можете скачать образец титульного листа и просто вписать туда свои данные, заменить Вам необходимо:

  • название учебного заведения;
  • тип проекта;
  • тему проекта;
  • данные об ученике;
  • данные об учителе или преподавателе;
  • населенный пункт и год сдачи работы.
  • титульного листа для проекта в начальной школе (1-4 класс)

    После скачивания файла не забудьте заменить данные на свои

    титульного листа для проекта в школе (5-11 класс)

    После скачивания файла не забудьте заменить данные на свои

    титульного листа для проекта в школе (с куратором)

    После скачивания файла не забудьте заменить данные на свои

    титульного листа для колледжа

    После скачивания файла не забудьте заменить данные на свои

    Добавить комментарий

    Adblock
    detector