- Когда сотрудник всего один, и это — директор
- Какие расходы можно компенсировать из ФСС
- Когда проводить спецоценку
- Что такое СОУТ и зачем она нужна
- Как провести спецоценку
- Что делать с результатами спецоценки
- Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний
- Подача заявления
- Порядок рассмотрения заявления
- Использование средств и отчетность
- Расходы, которые могут быть возмещены
- Подача заявления
- Порядок рассмотрения заявления
Когда сотрудник всего один, и это — директор
Часто в организации есть только один сотрудник — директор. Чтобы не проводить спецоценку для его рабочего места, в трудовом договоре иногда указывают, что он работает удаленно из дома. Но из-за этого могут возникнуть проблемы с достоверностью сведений в ЕГРЮЛ.
Дело в том, что организация должна регистрироваться по месту, где находится её постоянно действующий исполнительный орган — руководитель. А если руководитель работает из дома и в офис не ходит, то постоянным местонахождением будет его домашний адрес. А значит его и нужно записать в ЕГРЮЛ как юридический.
Но здесь появляется уже другой вопрос: может ли директор вообще быть удалённым сотрудником. С одной стороны, директор в самом деле работает дома, а с другой — его место работы совпадает с юридическим адресом организации, то есть место работы не удалено от него. Есть даже случаи, когда спецоценку проводят у директора дома. Поэтому лучше узнать мнение вашей трудовой инспекции и опираться на него.
Какие расходы можно компенсировать из ФСС
В результате принятия изменений можно компенсировать расходы на антиковидные мероприятия (COVID-19) в соответствии с рекомендациями Роспотребнадзора на приобретённые:
а) Средства индивидуальной защиты органов дыхания (СИЗОД) (одноразовые маски и (или) средства индивидуальной защиты органов дыхания фильтрующего типа — респираторы и (или) многоразовые тканые маски), а также щитки лицевые, бахилы, перчатки, противочумные костюмы 1 типа, одноразовые халаты (далее — средства защиты).
Читайте также: Как получить налоговый вычет за обучение в автошколе
б) Дезинфицирующие салфетки и (или) дезинфицирующие кожные антисептики для обработки рук работников (далее — дезинфицирующие средства) и дозирующие устройства (оборудование) для обработки рук указанными антисептиками (далее — дозирующие устройства).
в) Устройства (оборудование), в том числе рециркуляторы воздуха, и (или) дезинфицирующие средства вирулицидного действия для комплексной обработки транспортных средств, транспортной упаковки материалов, оборудования, продуктов, служебных помещений, контактных поверхностей.
г) Устройства (оборудование) для бесконтактного контроля температуры тела работника и (или) термометров.
д) Лабораторное обследование работников на COVID-19.
Когда проводить спецоценку
У новых ООО или ИП есть 12 месяцев на проведение спецоценки. Декларация соответствия условий труда, которую организация подает в трудовую инспекцию по итогам спецоценки, действует бессрочно, если условия труда не меняются. Проведите спецоценку снова, если:
- Создали новые рабочие места;
- Переехали в другой офис;
- У сотрудника появилось заболевание из-за вредных или опасных факторов на рабочем месте.
- Сотрудник получил травму на рабочем месте;
- Трудинспекция нашла нарушения условий труда.
Если вы зарегистрировали ООО или ИП больше года назад, но еще не провели спецоценку, сделайте это как можно скорее.
Что такое СОУТ и зачем она нужна
Специальная оценка условий труда (СОУТ) появилась после принятия в конце 2013 года ФЗ №426 «О специальной оценке условий труда». Она создана для проверки уровня безопасности рабочих мест. Это нужно, чтобы определить класс условий труда для каждого конкретного рабочего места. Всего таких классов 4: 1 — оптимальные, 2 — допустимые, 3 — вредные и 4 — опасные условия труда. От того, к какому классу отнесут рабочие места, зависит размер страховых взносов, а также возможные компенсации работникам в виде доплат и дополнительных дней отпуска.
Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS:
При наличии вредных или опасных производственных факторов, например, выходящее за нормы излучение компьютера, повышенный шум и т.д., класс условий труда признается более вредным. В связи с этим работодатель должен ограничить работу на этом месте, выплачивать дополнительные компенсации, предоставить больше дней отпуска. Также от класса условий труда будет зависеть размер страховых взносов, которые платит компания в фонды за сотрудников. Ведь на более вредных условиях у сотрудника больше риск получить профессиональное заболевание.
СОУТ обязаны проводить все предприниматели, и ООО, и ИП, у которых есть сотрудники, трудящиеся на рабочих местах. Это касается не только вредных производств, но и любых рабочих мест, например, офисов. Но есть ряд исключений.
Как провести спецоценку
Для организации спецоценки нужна комиссия. ИП может самостоятельно выполнять все ее функции, если не получается создать полноценную комиссию. Обычно в нее входят: специалист по охране труда, представители профсоюза и работодателя, сам ИП или руководитель организации.
Комиссия составляет график проведения спецоценки и перечень рабочих мест, которые подпадают под спецоценку. Это формальная процедура, дополнительно с документами ничего делать не нужно, просто сохраните их. Специальной формы для этих документов нет, можете оформить их на свое усмотрение.
Спецоценку проводят не для конкретного сотрудника или должности, а для рабочего места. Поэтому количество сотрудников иногда отличается от количества рабочих мест. Если один сотрудник совмещает две должности, то и рабочих мест у него может быть два. И наоборот, если сотрудники работают у станка в две смены, то рабочее место у них будет одно на двоих.
Cпецоценку проводит организация, у которой есть разрешение на эту деятельность. Найдите такую на сайте, а потом проверьте, есть ли она в реестре аккредитованных организаций.
Читайте также: Проводки при начислении торгового сбора в бухучете
Если эксперты найдут вредные или опасные факторы на каких-то рабочих местах, то проведут измерения и присвоят класс: оптимальный, допустимый, вредный или опасный. От этих классов зависят размеры взносов «на травматизм» и доптарифы по пенсионным взносам.
В конце процедуры организация, которая проводила спецоценку, предоставляет отчет о ее проведении. На этом история со спецоценкой не заканчивается, самое ответственное впереди.
Что делать с результатами спецоценки
Комиссия (или сам ИП) подписывает отчет о проведении спецоценки. После этого:
- В течение 30 дней с даты, когда подписали отчет, ознакомьте сотрудников с результатами спецоценки под подпись.
- В этот же срок опубликуйте результаты спецоценки на своём сайте, если он есть. Например, Контур на своём сайте оформил это так:
- Также у вас есть 30 дней, чтобы отправить в трудовую инспекцию декларацию по рабочим местам, где не нашли вредных условий. Декларация подтвердит, что вы выполнили все требования на рабочих местах.
- Заполните результаты спецоценки в таблице 5 отчёта 4-ФСС.
Таблица 5 заполняется по данным на 1 января отчетного года. Если вы провели спецоценку в 2021 году, то ее результаты попадут в отчет только в следующем году. В отчете 4-ФСС за 2021 год укажите результаты предыдущей спецоценки, если она была.
А во всех отчетах 4-ФСС в 2021 году таблица 5 будет одинаковой с результатами спецоценки 2021 года.
Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний
Эльба подготовит все необходимые отчёты для ИП и ООО. Формы заполнятся автоматически, платёжки на зарплату и налоги сформируются тоже.
Попробуйте 30 дней бесплатно Подарок новым ИП Год на «Премиуме» для ИП младше 3 месяцев
Подача заявления
Заявление в ФСС может быть подано в бумажной форме либо в электронном виде. Договоры, приказы и другие сопроводительные документы к нему составляются организацией по самостоятельно утвержденным образцам. Однако для плана финансового обеспечения мероприятий существует конкретная утвержденная форма, приведенная в приложении к приказу № 580н. Она представляет собой таблицу, в которой указываются:
- Наименования запланированных мероприятий;
- документальное обоснование необходимости их проведения;
- срок реализации;
- единицы, используемые для измерения;
- количество запланированных мероприятий каждого типа;
- общий объем финансирования, направляемого на данный тип мероприятия;
- разбивка финансирования по кварталам.
Порядок рассмотрения заявления
Информация о поступлении заявления должны быть опубликована Фондом на его сайте. Это позволяет отследить факт приема заявления и сроки его рассмотрения. Они дифференцированы в зависимости от суммы уплаченных страховых взносов за прошлый год:
- до 25 тыс. – решение территориальным отделением ФСС по месту нахождения заявителя принимается за 10 рабочих дней;
- более 25 тыс. руб. – решение потребует согласования головного офиса ФСС. Территориальное отделение передает туда заявление и сопроводительные документы за 3 рабочих дня. На согласование Фонду отводится 15 рабочих дней, еще 3 рабочих дня – на направление соответствующего приказа заявителю.
Напомним, от общей суммы взносов прямо зависит размер возмещения: он может составлять не более 20% этой величины. Однако если работодатель финансирует лечение работников предпенсионного возраста, он может быть увеличен до 30%.
Использование средств и отчетность
Предоставленное возмещение представляет собой подотчетные средства. Получившая их организация обязана учитывать произведенное финансирование и собирать подтверждающие документы. После окончания всех запланированных мероприятий они представляются в ФСС. Если выделенные средства были израсходованы не полностью, об этом надо сообщить в Фонд не позднее 10 октября года, в котором они были выделены. Если произведенные расходы не подтверждены документально, они не подлежат компенсации.
Дополнено 27.06.2019
Расходы, которые могут быть возмещены
Возмещение из ФСС позволяет не только провести спецоценку, но и профинансировать ряд других важных статей расходов, направленных на обеспечение безопасности труда в компании. Их полный перечень установлен п.3 Правил, утвержденных приказом № 580н. В соответствии с последними изменениями, которые были включены в этот список приказом № 353н в 2021 году, он включает:
Читайте также: Смена налоговой инспекции — что нового в 2021 году
- меры по улучшению условий труда за счет снижения интенсивности воздействия вредных факторов;
- обучение по ОТ для некоторых категорий работников, которые несут наибольшую ответственность за безопасность труда коллектива. Например, к ним относятся члены комиссий по ОТ, ответственные по ОТ и др.;
- приобретение средств защиты от вредных воздействий. При этом компенсируются только расходы на СИЗ, предусмотренные типовыми нормами их выдачи для соответствующей категории работников, а сами защитные средства должны быть произведены на территории Таможенного союза;
- лечение работников, которые трудятся в сложных условиях, в санаториях и на курортах. Также предусмотрено финансирование лечения работников предпенсионного возраста – не раньше, чем за пять лет до выхода на пенсию;
- проведение обязательных медосмотров;
- приобретение профилактического питания для работников, которые должны получать его в соответствии с законом;
- приобретение аптечек;
- покупка специальных устройств, позволяющих контролировать состояние здоровья и работоспособность сотрудников, например, приобретение алкотестеров и тахографов для компаний соответствующего профиля, например, транспортных предприятий;
- покупка специального оборудования и приспособлений для проведения обучения в условиях, приближенных к реальным.
Для каждого типа расходов при подаче заявления о возмещении представляются документы, обосновывающие необходимость их осуществления. Например, это может быть приказ о проведении соответствующих мероприятий, договоры о выполнении соответствующих услуг, отчетные документы о проведении спецоценки и проч. Все прилагаемые документы предоставляются в копиях. Некоторые разрешительные документы (лицензии, сведения о включении в реестры и проч.) ФСС может запрашивать у других государственных органов в рамках межведомственного взаимодействия. Полный перечень документов, которые Фонд может запрашивать у заявителя, приведен в п.4 приказа № 580н. Расширение этого списка в произвольном порядке не допускается.
Подача заявления
Заявление в ФСС может быть подано в бумажной форме либо в электронном виде. Договоры, приказы и другие сопроводительные документы к нему составляются организацией по самостоятельно утвержденным образцам. Однако для плана финансового обеспечения мероприятий существует конкретная утвержденная форма, приведенная в приложении к приказу № 580н. Она представляет собой таблицу, в которой указываются:
- Наименования запланированных мероприятий;
- документальное обоснование необходимости их проведения;
- срок реализации;
- единицы, используемые для измерения;
- количество запланированных мероприятий каждого типа;
- общий объем финансирования, направляемого на данный тип мероприятия;
- разбивка финансирования по кварталам.
Порядок рассмотрения заявления
Информация о поступлении заявления должны быть опубликована Фондом на его сайте. Это позволяет отследить факт приема заявления и сроки его рассмотрения. Они дифференцированы в зависимости от суммы уплаченных страховых взносов за прошлый год:
- до 25 тыс. – решение территориальным отделением ФСС по месту нахождения заявителя принимается за 10 рабочих дней;
- более 25 тыс. руб. – решение потребует согласования головного офиса ФСС. Территориальное отделение передает туда заявление и сопроводительные документы за 3 рабочих дня. На согласование Фонду отводится 15 рабочих дней, еще 3 рабочих дня – на направление соответствующего приказа заявителю.
Напомним, от общей суммы взносов прямо зависит размер возмещения: он может составлять не более 20% этой величины. Однако если работодатель финансирует лечение работников предпенсионного возраста, он может быть увеличен до 30%.