Инвентаризационный ярлык. Унифицированная форма № ИНВ-2

Порядок проведения инвентаризации

Для того, чтобы провести инвентаризацию, директор компании издает соответствующий приказ. В нем прописываются

• требование о проведении данного мероприятия,
• лица, которые должны принять в нем участие,
• задачи, которые перед ними ставятся,
• ответственные за исполнение начальственного распоряжения работники.

Целью инвентаризации является контроль за наличием и сохранностью товарно-материальных ценностей, поиск и выявление имущества, подлежащего списанию (в силу устаревания, неисправимых поломок и т.п.), а также оценка условий хранения и содержания собственности организации.

В ходе инвентаризационных действий, все имущество проверяется, подсчитывается и сверяется с документацией, в первую очередь относящейся к бухгалтерскому учету. По итогам мероприятия составляются специальные отчетные акты, в том числе инвентаризационная опись.

В случае если за один раз провести инвентаризацию не представляется возможным, на промежуточных отрезках формируются инвентаризационные ярлыки.

В них вносится предварительная информация о результатах проверки, которая впоследствии будет уточнена. До проведения следующего этапа инвентаризации, помещение, в котором хранится проверяемое имущество, опечатывается.

Читайте также:  Кадастровую оценку недвижимости сделают более справедливой

В каких случаях проводится проверка имущества

Проведение инвентаризационных мероприятий необходимо в следующих случаях:

• при продаже имущества, передачи его в аренду или выкупе;
• при смене материально-ответственных сотрудников;
• при кражах, злоупотреблениях служебным положением (с целью наживы),
• повреждениях и порче имущества;
• перед формированием годовых бухгалтерских отчетов;
• в рамках реорганизации или ликвидации компании;
• после различного рода непредвиденных ситуаций и природных катаклизмов.

Кто проводит проверку имущества

Для проведения инвентаризации назначается специальная комиссия. В ее состав включаются сотрудники предприятия из разных структурных подразделений, в том числе представитель руководящего звена, специалист отдела бухгалтерии, работник склада и пр. При необходимости в комиссию вводятся и люди, что называется, «со стороны», например, эксперты из специализированных аудиторских компаний.

Среди комиссии выделяется председатель и рядовые члены. На председателе лежит максимальная ответственность за проведение проверки имущества и формирование всех сопроводительных бумаг.

Структура ИНВ-3

Начинается бланк с шапки. В ней потребуется обозначить наименование хозяйствующего субъекта и структурного подразделения (при необходимости). В правой части ответственный сотрудник проставляет коды по ОКУД, ОКПО, а также код вида деятельности (ОКВЭД).

Средняя часть документа содержит вид ТМЦ, подлежащих проверке. Ниже указываются права собственности на ТМЦ. Следует обозначить, находятся ли они в собственности фирмы либо переданы для переработки.

Сотрудники с материальной ответственностью расписываются на 1-ом и последнем листе бланка ИНВ-3. Этим они подтверждают свое ознакомление с содержимым документа.

Общие данные об инвентаризационном ярлыке

1. Форма ИНВ-2 носит унифицированный характер. И хотя на сегодняшний день единые стандарты документов отменены, большинство организаций по-прежнему предпочитает использовать ранее обязательные к применению бланки. Связано это с тем, что такие формуляры содержат в себе все нужные данные, они удобны и просты в заполнении. Кроме того, по мере необходимости их можно доработать, убрав или добавив необходимые строки.
2. Сведения в документ могут вноситься в электронном виде или от руки (если используется распечатанный вариант). Однозначных указаний к оформлению бланка нет. Единственное, что нужно учитывать – он должен быть подписан ответственными лицами (в данном случае достаточно автографа одного члена комиссии) и проштампован — в случае, если применении штампов для визирования внутренних бумаг закреплено в локальных документах фирмы.
3. Формируется инвентаризационный ярлык в единственном оригинальном экземпляре и хранится у ответственного сотрудника.
4. Если в ярлыке имеются какие-то ошибки, в отличие от многих других формуляров, их можно исправлять – этот документ не относится к бланкам строгого учета. Для редактирования нужно зачеркнуть неправильную информацию и сверху или рядом (когда есть свободное место) написать верную, заверив корректировку подписью работника, который заполняет документ.

Услуги программирования и консультирования в 1С

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности является обязательной процедурой. Инвентаризация необходима при составлении бухгалтерской отчетности, для того, чтобы убедить инвесторов вложиться в бизнес, для принятия верного управленческого решения.

Все подробности и правила оформления инвентаризации я не буду рассказывать в этой статье, так как в интернете достаточно много информации по данному вопросу. Я остановлюсь на справке к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложение к форме ИНВ-17).

Как известно, в 1С — акты инвентаризации формируются и есть печатная форма акта, однако печатной формы справки к акту инвентаризации (приложение к форме ИНВ-17) – нет. Бухгалтера продолжают вручную заполнять эту справку. Хорошо, когда несколько контрагентов и это не занимает много времени, а когда дебиторов и кредиторов много, то такая работа отнимает много времени и нервов.

Эта внешняя печатная форма как раз освобождает бухгалтеров от составления вручную справки к акту инвентаризации.

Необходимо подключить внешнюю печатную форму. В архиве с печатной формой есть инструкция о том, как правильно подключить внешнюю печатную форму. После подключения – она появится в документе и в журнале документов «Акт инвентаризации расчетов». После заполнения и сохранения документов, Вы можете сформировать приложение к форме ИНВ-17. Придется немного подождать, так как формирование справки занимает время. Далее Вы можете проверить данные и распечатать.

Поскольку обработка успешно используется уже более 6 лет – это для Бухгалтерии предприятия, а для КОРП и ERP немного меньше, то у меня образовалась подборка частых вопросов по данным продуктам, а также в процессе использования выявлены частные случаи, на которые стоит обратить внимание. Кое-какие моменты я затронула в видео во время тестирования, а другие вопросы и случаи я хочу кратко рассмотреть, чтобы вы для себя уже четко понимали – что собой представляют данные продукты.

Рекомендую внимательно ознакомиться с данной информацией и посмотреть видео, уже потом решайте – устраивает вас решение или нет.

1. Скорость загрузки. Она напрямую зависит от объемов задолженности в документе. Основой обработки (печатной формы) является именно документ, причем уже отредактированная табличная часть с дебиторами и кредиторами. Вы можете указать в фильтре документа, какие угодно счета, но если в табличной части с задолженностями вы удалили какие-то счета и суммы, затем записали документ, то на основании этих данных будет формироваться печатная форма.
2. В графе формы не появился документ, подтверждающий задолженность. Такая ошибка может возникнуть при использовании ручных операций, но чаще всего при редактировании проводок вручную.
3. Формирование документа не в настоящий момент, а задним числом. Я, конечно, указала в коде, что нужно использовать конец дня даты документа, но такой вопрос по своей сути не должен возникать. Так как ИНВ-17 – это производная акта сверки. А инвентаризация расчетов проводится в сроки, определенные во внутреннем документе (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). Если уже такое произошло – не забудьте перезаполнить сформированный документ и перезаписать его, прежде чем формировать печатную форму. Возможно, в этот период вы могли внести изменения по регистрам и данные изменились. Если этого не сделать будут расхождения в документе и справке.
4. Какой документ по задолженности формируется в справке? В справке формируется список документов. Задолженность может быть, например 200000 руб., а документов по этой задолженности может быть много с небольшими суммами.
5. Один из «специалистов-программистов», который приобрел мой продукт под предлогом, что ему лень делать свой – заявил, что нужно указать документ с самой большой суммой. Это в корне не правильно. Как я уже указывала в пункте 3, что задолженность могла сформироваться из списка документов, и сумма документа не всегда равна сумме задолженности. Еще в этом примере – следует заметить, что документы могут вводиться задним числом. При этом как понять, по какому документу задолженность закрыли, а по какому нет? В этом случае программа проводит основной отбор и связь по определенным параметрам и субконто, но все равно может возникнуть появление лишнего документа в печатной форме. Естественно, чем более подробно у вас ведется аналитика по бухгалтерскому учету, тем меньше таких случаев возникает. Также бывают варианты, когда по каждому документу закрытие долга произошло частично. Программа выдает документы с итоговыми суммами, а уж пользователь сам должен в таком случае определить и изменить суммы задолженности по документам. В заключении по пункту 5 — нельзя применить к каждому частному случаю формулу и привязки. Для понимающего бухгалтера – это все закономерно и естественно. Гораздо легче по одной позиции у контрагента выбрать нужный документ, чем перебирать все контрагентов, договора и документы для ручного заполнения формы.

   Это основные моменты, которые я хотела затронуть. После подробного ознакомления с информацией в статье и в видео – вы уже можете четко решить – устраивает вас этот продукт или нет. У меня нет задачи навязать свое решение, и столь подробного разъяснения и демонстраций я еще не видела ни у одного разработчика.Даже при наличии каких-либо помарок и лишних на Ваш взгляд строк проще вручную скорректировать данные сформированные в печатной форме, нежели всю работу делать вручную.

   Читайте также:  СЗВ-СТАЖ за 2021 год в программах 1С

Образец заполнения формы ИНВ-2: инвентаризационного ярлыка

Вначале в форму вписываются следующие данные:

• наименование компании, в которой проводится инвентаризация;
• структурное подразделение, имущество которого проверяется (при необходимости);
• слева, в специальную табличку — реквизиты организации (код ОКПО, вид деятельности по ОКВЭД (также в виде числового значения));
• ссылка на приказ или распоряжение руководства предприятия, на основе которого осуществляются проверочные мероприятия;
• дата инвентаризации (число-месяц-год ее начала и окончания);
• номер инвентаризационного ярлыка и дата его составления.

Ниже находится табличка, в которую вносятся сведения о товарно-материальных ценностях, подсчитанных и учтенных. Здесь обозначается:

• место хранения (подробно – номер полки, стеллажа, ячейки);
• наименование и номер (по номенклатуре);
• все идентификационные характеристики: марка (модель), сорт (категория), профиль, размер и т.д.;
• единица измерения (по коду ОКЕИ — прописью, цифрами);
• количество ТМЦ, имеющееся в наличии.

Далее в документе должны поставить свои подписи: один из членов комиссии и материально-ответственное лицо.

На оборотной стороне бланка ставится дата, когда производился подсчет фактически имеющегося в наличии имущества, опять же количество оставшихся товарно-материальных ценностей (прописью) и подпись лица, принявшего их на хранение.

Процедура составления акта по результатам инвентаризации

Инструкция с правилами заполнения разработана Госкомстатом. Инструкция предусматривает такой порядок действий:

1. До проведения учета необходимо получить оригинальную расписку от каждого сотрудника, который материально ответственен за товары. Эта расписка служит основным документом, свидетельствующим о том, сколько ТМЦ имеется в наличии в соответствии с данными по остаткам.
2. Во время проведения учета каждый сотрудник фиксирует количество товаров, сырья и других объектов на бумаге или в ином удобном виде, после чего все данные обобщаются на собрании комиссии.
3. Итоговые цифры переносятся в опись в печатном виде или рукописном. При этом важно понимать, что фиксируются данные только по исправным предметам, сохранившим товарный вид и комплектацию. Если же ценность испорчена полностью или частично, утратила товарный вид, она фиксируется в других документах (например, акт о порче товарно-материальных ценностей).
4. Составляется документ в двух одинаковых оригинальных экземплярах:

• один будет передан для бухгалтерии – далее сотрудники составляют сличительную ведомость на основе данных описи;
• другой остается у работника, на которого возложена материальная ответственность (или сразу у нескольких лиц, для чего может понадобиться составление дополнительного количества экземпляров).

1. Если впоследствии будет обнаружено, что некоторые ценности не были учтены, допускается вписать их в табличную часть, указав те же сведения (количество, название, стоимость и другие). Остальные графы следует оставить пустыми.
2. Если учет проводится в связи с тем, что на отгруженные ТМЦ переходит право собственности, то данные по графе 13 следует пересчитать в те цены, которые указаны в договоре с контрагентом.

Когда применяется инвентаризационный ярлык

Это форма предназначена для учета промежуточных результатов инвентаризации. Если из-за большого количества ТМЦ закончить проверку за один день комиссия не успевает, то оформляется отдельный документ, фиксирующий предварительные результаты, — инвентаризационный ярлык. Форма ИНВ-2 составляется таким образом до оформления описи по результатам проведенной инвентаризации. А сведения, которые отражаются в ярлыке, в дальнейшем используются для составления инвентаризационной описи ТМЦ (для этого используется форма ИНВ-3).

Как правильно оформить инвентаризационный ярлык

Требования к содержанию первичных учетных документов приведены в ст. 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011. Приведенные в статье 9 реквизиты (наименование и дата документа; содержание и величина факта хозяйственной жизни, которые отражаются в документе; наименование экономического субъекта, должности и подписи ответственных лиц и т.д.) должны содержаться в ярлыке, в случае если вы составляете его не по унифицированной форме. Если же вы используете унифицированный бланк ИНВ-2, то все необходимые реквизиты там содержатся.

Так, унифицированная форма включает:

• название организации, ее код по ОКПО и название проверяемого структурного подразделения;
• реквизиты документа-основания инвентаризации (номер и дату приказа, распоряжения или постановления о проведении инвентаризации);
• дату начала и окончания инвентаризации;
• реквизиты самого документа (название, дату, номер);
• данные о месте, где хранятся ТМЦ (номер полки, ячейки и т.д.);
• сведения о ТМЦ (название, количество, сорт, марка и т.д.);
• ФИО, должности, подписи члена комиссии и ответственного лица;
• отметку материально ответственного лица о принятии на хранение ТМЦ, оказавшихся в наличии на день проверки.

бланк формы ИНВ-2

Так как данная форма предварительная, то требования к ее оформлению несколько проще, чем к итоговым формам описей. В отличие от других форм ее не требуется составлять в нескольких экземплярах, достаточно одного.

Не нужны и подписи всех членов комиссии. В унифицированной форме предусмотрено подписание данного документа одним из членов комиссии. Также ее подписывает и лицо, которое отвечает за сохранность ценностей на складе.

Если проверка длится более одного дня, помещения, где хранятся инвентаризуемые ТМЦ, при уходе комиссии следует опечатывать (п. 2.12 Методических указаний по инвентаризации). Согласно указаниям, приведенным в постановлении № 98, инвентаризационный ярлык остается в месте хранения проверенных ТМЦ.

Инвентаризационный ярлык (форма ИНВ-2) рекомендована к применению постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Бланк до 2013 года был обязательной унифицированной формой. С 2013 года приведенный образец документа разрешается применять при проведении инвентаризационных действий в исходном виде или разрабатывать на его основе новую форму.

Как заполнить инвентаризационную опись

Шаг 1. Заполняем наименование организации, структурное подразделение, код по ОКТМО, вид ценностей, реквизиты документа-основания для проведения инвентаризации.

Шаг 2. Материально ответственное лицо удостоверяет своей подписью, что все ТМЦ оприходованы или списаны.

Шаг 3: В организациях, где ведется автоматический учет данных в специализированных программах, форма № ИНВ-3 составляется при помощи этих программ. Они сами заполняют графы 1-9, а комиссия отмечает в графе 10 наличие объектов по перечню. Комиссия определяет реальное наличие инвентаризируемого имущества, пересчитывая и перевешивая его при необходимости.

Читайте также:  Образец заполнения нулевого расчета 4-ФСС в 2021 году

Предлагаем ознакомиться: Неправомерный договор это

В примере ниже номенклатурный и инвентарный номера совпадают, но это не обязательное условие. Столбец «номер паспорта» (9) заполняется только в случае, если ТМЦ содержат драгоценные камни и металлы.

Итог подводится по каждой странице формы. Количество страниц может быть любое, в зависимости от фактического наличия ценностей.

Шаг 4. После заполнения всех полей составляется последний лист с итогами всех страниц, подписью председателя и составом инвентаризационной комиссии, которые определены в приказе. В комиссию могут входить:

• административный персонал организации;
• работники бухгалтерии;
• иные специалисты.

Лица, ответственные за хранение ТМЦ, подтверждают факт присутствия на инвентаризации и подписывают ведомость, соглашаясь с фактическими данными, которые в ней указаны.

Далее вы можете инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей.

Инвентаризационный ярлык: общая информация о документе

Ярлык применяется в процессе пересчета товарно-материальных ценностей. Документ не является самостоятельным, он оформляется в качестве вспомогательного бланка в случаях:

• если ассортимент проверяемой продукции широк настолько, что его точное число невозможно подсчитать за 1 рабочий день;
• если материальные ценности, подлежащие пересчету, находятся на нескольких удаленных друг от друга складах.

Форма ИНВ-2 выступает в качестве дополнения к бланку ИНВ-3. Составляется документ в единственном экземпляре в машинописном варианте или от руки. Основанием для использования данных из документа при составлении описей является наличие заполненных обязательных реквизитов и проставленных подписей, отсутствие пустых граф. Не допускается одновременное оформление с ИНВ-3.

Заполненный бланк ярлыка должен оставаться на хранении в складских помещениях, в которых находятся пересчитанные и отраженные в документе ценности. Для каждого проверенного помещения заполняется отдельный бланк. При окончании инвентаризационных мероприятий члены комиссии переносят сведения из всех ярлыков в описи.

С какими документами заполняется форма ИНВ-2

Для того чтобы члены инвентаризационной комиссии приступили к своим обязанностям, необходимо определить их состав и назначить распорядительным документом. Приказом руководитель определяет сотрудников, включаемых в комиссию, а также устанавливает для них круг обязанностей, связанных с проведением инвентаризационной процедуры. То есть перед заполнением членами комиссии инвентаризационного ярлыка, следует утвердить приказ, можно использовать типовой бланк ИНВ-22.

Заполнение ярлыка ИНВ-2 выполняется только в том случае, если члены комиссии не вносят данные по пересчитанным ТМЦ сразу в инвентаризационную опись ИНВ-3. То есть информация по инвентаризации материальных или товарных ценностей заносится сначала в ярлык. Далее проводится заполнение описи форма ИНВ-3 на основании данных заполненных ярлыков ИНВ-2.

В бухгалтерию ярлык передавать не нужно, он изначально хранится вместе с ТМЦ, сведения по которым в нем приведены. После переноса информации в опись, ярлык остается на хранении на складе. Бухгалтерии для отражения результатов инвентаризации и выявления расхождений нужна опись ИНВ-3.

ИНВ-2: образец заполнения

В шапке документа указываются такие данные:

• приводится наименование предприятия;
• обозначается отдел или склад, на котором была проведена инвентаризация ТМЦ;
• проставляются коды ОКПО и вида деятельности;
• сведения о приказе, являющемся основанием для проведения инвентаризационных мероприятий;
• срок инвентаризации (выписывается из приказа);
• номер и дата оформления ярлыка.

Для правильного заполнения ИНВ-2, бланк должен содержать информацию о местах хранения ТМЦ, названиях ценностей, единицах их измерениях и номенклатурных кодах, количестве единиц в наличии. Под местом хранения понимается не только номер склада, а более детальные сведения – номера стеллажей, полок, ячеек в сейфах или шкафах, отсеков. Пересчитываемые ценности указываются в разбивке по местам фактического нахождения.

При указании названия продукции уточняется марка и сорт объекта. Допускается приведение сведений о размерах имущественных активов. Номенклатурный код должен соответствовать складской нумерации. Единицы измерения приводятся в форме текстового обозначения и кода по ОКЕИ. Количество ценностей на складе отражается в числовом формате и прописью.

ИНВ-2 подписывается материально ответственным лицом и представителем инвентаризационной комиссии. С обратной стороны обязательно проставляется подпись должностного лица предприятия, которое приняло на хранение имущество, прошедшее процедуру инвентаризации. Эта подпись свидетельствует о согласии работника на принятие ценностей и подтверждает, что имущественные объекты на складе находятся в том количестве, которое указано в ярлыке. Заполненный бланк не надо передавать в бухгалтерскую службу.