Инструкция: как подготовить нулевой отчет по форме 4-ФСС

Нулевая отчетность

Иногда у организации или ИП нет данных для заполнения налоговой и иной отчетности. Это происходит, если деятельность не ведется, зарплата не начисляется и не выплачивается. Такое случается, если в организации происходит:

• реорганизация;
• ликвидация;
• приостановка деятельности уполномоченными органами;
• экономические трудности.

Или у новой компании деятельность еще не началась, а срок сдачи отчетности уже настал. Есть отчеты, которые сдают и при отсутствии деятельности и данных в них, они называются нулевыми. Нельзя однозначно сказать, нужно ли сдавать нулевые отчеты в ПФР и ФСС, — все зависит от статуса работодателя и типа отчета. Сдача 4-ФСС при отсутствии выплат работникам обязательна, если работодатель зарегистрирован в качестве страхователя в Фонде социального страхования. Исключений при отсутствии информации для заполнения законодательством не предусмотрено.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно заполнить и вовремя сдать форму 4-ФСС.

, чтобы прочитать.

Форма 4-ФСС обязательна для всех страхователей. Разберемся, надо ли в Соцстрах сдавать нулевой отчет, если нет начислений зарплаты в отчетном квартале. Да, отчет надо сдавать в любом случае, за некоторыми исключениями. Но даже если страховые взносы в отчетном периоде не исчислялись и не уплачивались, в установленный срок в территориальный орган Фонда социального страхования необходимо отправить отчет. Это касается как организаций, так и некоторых ИП.

Читайте также:  КБК по земельному налогу в 2021 — 2021 годах для юридических лиц

Отчетность для ИП с работниками

ИП должен зарегистрироваться в ФСС и отчитываться в двух случаях:

• при приёме на работу первого сотрудника;
• при заключении гражданско-правового или авторского договора — только в том случае, если в нём указано, что предприниматель должен перечислять в ФСС взносы на несчастные случаи.

Для регистрации необходимо в течение 30 дней с даты заключения первого трудового договора обратиться в местное отделение ФСС с заявлением, паспортом и копиями паспорта работника и трудового договора. Фонд выдаст вам уведомление с регистрационным номером и процентом взносов на несчастные случаи и профзаболевания.

Ежеквартально нужно отчитываться по форме 4-ФСС. Этот отчёт составляется по взносам, исчисленным с оплаты труда сотрудников до удержания налога на доходы (НДФЛ), а также при наличии указания на уплату взносов — с оплат по договорам гражданско-правового характера.

Рассчитывают взносы по процентной ставке, указанной фондом при регистрации (от 0,2 до 1% от фонда оплаты труда). Процент определяют по классу риска основного вида деятельности в соответствии со статистическим кодом ОКВЭД-2. При смене вида деятельности и кода ОКВЭД-2 следует нужно обратиться в отделение ФСС для уточнения ставки.

Рекомендуем прочитать: Отчетность ИП на УСН с работниками: что нужно сдавать в ПФР, налоговую и ФСС.

Ответственность за несдачу «нулевки»

Если экономический субъект зарегистрирован в ФСС, он обязан отчитываться в Фонд. Если при регистрации не направить отчетность своевременно, работодателю назначат административное наказание по статье 26.30 Федерального закона № 125-ФЗ от 24.07.1998. В ней указано, что штраф за несвоевременную сдачу 4-ФСС в 2021 году для организации составляет 5% от суммы страховых взносов, начисленных к уплате, но не более 30% от всей суммы взносов. При отсутствии начислений минимальный штраф — 1000 рублей (для «нулевок»).

По статье 15.33 КоАП РФ предусмотрено наказание для руководителя организации или иного должностного лица, ответственного за предоставление сведений в ФСС. В статье указано, какой размер штрафа за несданный нулевой отчет в ФСС для должностных лиц, — в размере от 300 до 500 рублей. Для самой организации штраф за несдачу нулевой 4-ФСС составит 200 рублей. Аналогичное наказание предусмотрено за сдачу «нулевки» не в той форме — на бумаге вместо электронной.

Когда сдавать «нулевку» необязательно

Статья 346.52 НК РФ регулирует, кто сдает 4-ФСС. Отдельно определена такая обязанность для индивидуальных предпринимателей, которые являются работодателями и зарегистрировались в Фонде. Если у ИП есть работники, ему необходимо отчитываться. Но нужно ли сдавать 4-ФСС для ИП без работников, — нет, эти предприниматели не зарегистрированы в Фонде социального страхования в качестве страхователей. Они не выплачивают зарплату и отчитываются по страховым взносам. Это же правило распространяется на предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения, даже если у них есть наемные работники. Ответственность за несдачу «нулевки» ИП не несут.

Сроки и формат сдачи нулевого отчета 4-ФСС

Нулевые отчеты в органы Соцстраха подают в сроки, зависящие от формата подачи отчетности — на бумаге или в электронной форме. Если в штате организации до 25 человек, на бумаге отчет сдают до 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Нулевой расчет 4-ФСС за 2 квартал 2021 года на бумажном носителе необходимо направить в Фонд до 20.07.2021.

ВАЖНО!

Если в организации трудоустроены 25 и более человек, сдавать отчет в Соцстрах (даже нулевой) обязательно в электронном виде. Срок — до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Срок сдачи расчета за 2 квартал 2021 в электронном виде — до 26.07.2021. 25.07 — это воскресенье, поэтому срок перенесен на понедельник.

Что такое отчет по форме 4 ФСС

4-ФСС — это форма отчётности по расчёту страховых выплат работникам в случае травматизма или профессионального заболевания. То есть, если сотрудник, исполняя свои служебные обязанности, получил травму, его работодатель должен не только выплатить ему страховку (по факту она выплачивается из Фонда социального страхования, а работодатель выступает посредником, свои деньги он не расходует), но и отчитаться о корректности вычисления таких выплат.

Такой расчёт предоставляется по строго унифицированной форме 4-ФСС, менять или редактировать которую строго запрещается. Законодательная база заполнения 4-ФСС представлена в приказе ФСС от 26 сентября 2021 года №381. Это единственный неналоговый отчёт, который предписан российским организациям и предпринимателям на текущий момент. Его сдачу контролирует не налоговая служба, а Фонд социального страхования.

Отсутствие в отчётном периоде производственных травм и заболеваний у сотрудников не освобождает работодателя от отчёта перед Фондом социального страхования — он должен подготовить «нулевой» расчёт, в котором вместо сумм выплат будут прочерки. Стоит заметить, что именно такие документы чаще всего и представляют организации.

В интернете можно встретить заголовки о том, что в силу вступила новая форма 4-ФСС, но это устаревшая информация. Бланк отчёта, по которому сейчас представляют информацию страхователи, вступил в силу с последнего квартала 2021 года. При этом редакция была незначительной, а порядок заполнения, установленным приказом ФСС №381, поменялся мало.

Читайте также:  Кассовый метод признания доходов и расходов по налогу на прибыль

Работодатели раз в квартал обязаны отчитываться о производственном травматизме и профессиональных заболеваниях своих работников

Кто должен сдавать отчет

Обязанность сдавать отчёт 4-ФСС есть у всех работодателей, вне зависимости от их организационно-правовой формы:

• индивидуальные предприниматели с работниками;
• юридические лица;
• граждане, заключившие трудовой договор или ГПД с физическим лицом, выполняющие для него функцию работодателя.

Если у ИП нет работников, сдавать нулевую отчётность не нужно.

Сроки сдачи

4-ФСС сдают в местное отделение ФСС — по месту регистрации для юридических лиц и по месту регистрации для предпринимателей. Отчётным периодом является квартал и год. Форму допускается сдавать в бумажном и электронном виде. Если у ИП или ООО меньше 25 сотрудников, они вправе сдавать расчёт как в бумажном, так и в электронном виде. Если коллектив работодателя насчитывает более 25 человек, ему разрешается отчитываться только в электронном виде.

Для электронных и бумажных форм предусмотрены разные сроки предоставления:

• бумажные 4-ФСС — не позднее 20 числа месяца, следующего за окончанием отчётного периода;
• электронные 4-ФСС — не позднее 25 числа месяца, следующего за окончанием отчётного периода.

Обратите внимание, что если последний день предоставления выпадает на выходной, срок не переносится автоматически, как это предусматривается для отчётов в налоговую службу. Документ в ФСС в таком случае нужно предоставить раньше, иначе — штраф.

Образец заполнения бланка

Рассмотрим образец заполнения 4-ФСС — что именно и в каком порядке должны написать работодатели. Актуальная форма 4-ФСС относительно простая, но всё же для её корректной подготовки нужно знать некоторые нюансы. Бланк включает 6 страниц. В электронном виде, как правило, заполняется как таблица Excel.

На титульном листе страхователь указывает свой регистрационный номер — его можно узнать на официальном сайте ФСС, указав свои ИНН и КПП. В следующей строке — код подчинённости — его страхователь узнаёт при регистрации в ФСС или также на его сайте. Далее автор отчёта должен указать свои ИНН, КПП, ОГРН, контактный телефон, адрес, среднесписочную численность работников. В левой нижней части страницы нужно подтвердить достоверность предоставленных сведений. Правую часть страницы оставьте пустой, её заполнит работник ФСС.

Образец заполнения титульного листа 4-ФСС

На второй странице представлена большая таблица, где страхователь построчно указывает:

• сумму выплат и других вознаграждений в пользу физических лиц;
• суммы, не облагаемые страховыми взносами;
• база для начисления страховых взносов;
• страховой тариф;
• надбавки.

В самой нижней строке на странице не забудьте поставить подпись и подтвердить достоверность сведений. Подпись нужна на каждой странице формы.

На третьей странице тоже таблица, где раскрываются расчёты по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве. Здесь страхователь указывает, сколько страховых выплат начислено в каждом месяце отчётного квартала и в итоге складывает их общую сумму.

Следующую таблицу заполняют только в том случае, если в отчётном периоде были несчастные случаи — страхователь напишет, сколько таких случаев было, сколько человек пострадало и сколько из них закончились смертельным исходом.

Таблица 5 посвящена результатам аттестации и оценке условий труда. В течение года данные на этой странице будут повторяться. Даже если спецоценка не проводилась, есть данные, которые необходимо указать — например, в графе 3 строки 1. Если спецоценки не было, в строках, где нужно указать данные о ней, ставят 0. На этом заполнение 4-ФСС заканчивается. Проверьте все данные в таблицах и наличие подписей — без них отчёт не примут.

: 4-ФСС

Читайте также:  Зачем и как проверять адреса юридических лиц на массовость

нулевого 4-ФСС: 4-ФСС (нулевой)

справки 4-ФСС: 4-ФСС (образец заполнения)

Какие листы заполнять в отчете 4-ФСС без показателей

Некоторые разделы в отчете 4-ФСС заполняются обязательно. Инструкцией к заполнению из приказа ФСС № 381 от 26.09.2016 (ред. от 07.06.2017) определено, как заполнять 4-ФСС на бумаге с нулевой отчетностью в 2021 году, все страхователи заполняют и сдают:

• титульный лист;
• «Расчет базы» (таблица № 1);
• «Расчеты по Соцстраху» (таблица № 2);
• «Сведения о спецоценке условий труда и обязательных медосмотрах работников на начало года» (таблица № 5).

Иногда требуется заполнить в «нулевке» таблицы № 1.1, 3 и 4.

Онлайн-сервис для заполнения 4 ФСС

Современным работодателям не нужно заполнять 4-ФСС вручную. Сдачу этой обязательной отчётности можно упростить с помощью онлайн-сервисов. Все они работают только после регистрации, большинство программ платные. Но их функционал существенно упрощает документооборот фирмы, позволяет создать любые декларации (не только 4-ФСС, но и все остальные обязательные, например, по налогу на прибыль, по НДС, по РСВ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ). Программы позволяют не только быстрее готовить документы, но и проверить отчет перед отправкой — не будет отказов контролирующих органов из-за ошибок.

Сервисы для подготовки 4-ФСС:

• «Моё дело»;
• «БухСофт»;
• «Контур»;
• официальный портал ФСС.

Порядок заполнения «нулевки»

Это только кажется, что раз показателей нет, то и заполнять, кроме шапки, ничего не нужно. Рассмотрим, как сдать в ФСС нулевую декларацию, что и где в ней заполнять. Бухгалтеру следует знать, в каких полях и ячейках:

• проставить прочерки;
• проставить нули;
• оставить пустое место;
• указать показатели (в «нулевке» они тоже есть).

Титульный лист у нулевого отчета особенностей не имеет и заполняется в обычном режиме. Обратите внимание, что при заполнении поля ИНН в первых двух клетках проставляются нули, если ИНН состоит из 10 цифр. Аналогичное правило предусмотрено для заполнения ОГРН, если он состоит из 13 цифр: полей для кода предусмотрено 15, поэтому в двух первых клетках ставим нули.

Во всех полях, графах и ячейках, в которых отсутствуют данные для заполнения, следует проставить прочерки. Но ставить прочерки во всех полях расчета недопустимо. Некоторые строки имеют числовые значения:

1. В таблице № 1 в строке 5 указываем страховой тариф на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний, присвоенный организации. Оставлять это поле пустым нельзя.
2. В таблице № 1 в строке 9 указываем результат арифметических действий со значениями основного тарифа, надбавок и льгот. Если организация применяет повышенный или пониженный тариф, придется указать данные в дополнительных строках отчетности.
3. В таблице № 2 указываем в предусмотренных строках суммы непогашенной задолженности или переплаты за прошедшие отчетные периоды.

В нулевой отчетности отобразите информацию о платежах по задолженности по страховым взносам за прошедшие кварталы (отчетные периоды).

Если организация не прекратила вести деятельность, то поле «Прекращение деятельности» оставляем пустым. Аналогично поступаем с полем «Бюджетная организация» при отсутствии такого статуса у компании. Эту ячейку заполняют только представители бюджетной сферы.