Как выглядит больничный лист, правила заполнения для работодателя и медицинского учреждения

Оформление больничных листов является обыденным процессом при работе любой фирмы.
Это обусловлено тем, что приобретение временной нетрудоспособности работниками предприятия происходит ежегодно, от чего никто не застрахован.

Если сотрудник не может временно выполнять свои должностные обязанности, необходимо оформление больничного листа.

Правильно заполнить необходимо обе части документа, и заполняемая медицинским учреждением, и часть нанимателя. В противном случае, Фонд соцстрахования не выплатит компенсацию при заболевании.

Законодательная база

На государственном уровне существуют определенные правила по заполнению больничного листа, которые касаются работодателя.

Таковыми являются следующие нормативные документы:

Читайте также:  Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2021

• Письмо ФСС РФ №14-03-11/15-8605 – дает ответы на вопросы, касаемо оформления больничных листов нового образца;
• Письмо ФСС РФ №14-03-18/15-12956 – разъясняет отдельные положения про порядок выдачи листов недееспособности, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 №624н (возможность скачать);
• Письмо ФСС РФ №14-03-11/15-16055 – фиксирует описание отдельных вопросов, касаемо нюансов оформления больничных листов.

Новые правила выдачи и оформления больничных листов в 2021 году

Минздрав России опубликовал приказ от 01.09.2020 № 925н «Об утверждении порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, включая порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа» (зарегистрирован в Минюсте России 14.09.2020 № 59812). Документ вступил в силу с 14.12.2020.

Чиновники упростили выдачу больничных листов в условиях угрозы распространения опасных заболеваний, в частности эпидемии гриппа или COVID-19. Они узаконили дистанционное оформление электронных листков временной нетрудоспособности с применением технологий телемедицины. Это значит, что врач и больной смогут пообщаться в чате мессенджера или по телефону или провести видеоконференцию для установления диагноза и нетрудоспособности пациента. При дистанционном обращении разрешено выдавать даже длительные декретные больничные по беременности и родам.

Практически все больничные листы врачей обязали оформлять в виде электронного файла. В случае необходимости их разрешено дублировать на бумаге. В перспективе Минтруд России планирует полностью отказаться от бумажных больничных. Но в виде исключения их сохранят для:

• безработных, которым необходимо подтвердить уважительную причину очередной неявки в службу занятости в назначенное время;
• беременных женщин, утративших статус ИП, адвоката или нотариуса, а также уволенных в связи с ликвидацией организации-работодателя.

Появилась возможность оформления больничного листа родителям детей, посещающих детский сад, на весь период объявленного карантина, без необходимости промежуточных обращений к врачу. Для родителей школьников такая возможность не предусмотрена.

Как выглядит больничный лист?

С две тысячи одиннадцатого года, на федеральном уровне, была принята единая форма бланка нетрудоспособности, действующая в каждом из регионов Российской Федерации.

Новые больничные листы содержат несколько степеней защиты, позволяющий чётко различать оригинал и подделку, или ксерокопию.

Основными защитными элементами являются:

• Сетчатый фон;
• Наличие водяных знаков;
• Бинарный код;
• Уникальный штрих код, состоящий из двенадцати цифр.

Государственная форма бланка является голубого цвета и рассчитана под считывание специальным аппаратом. Каждая из граф для заполнения оформлена в виде клеточек, отведенных под каждую букву, либо цифру во избежание подделок.

Обратная сторона документа содержит основные советы по порядку заполнения листа и коды, относящиеся к каждой из степеней нетрудоспособности.

Пустой образец для заполнения приведен на картинке ниже.

можно здесь

Заполненный больничный лист должен выглядеть, как на картинке ниже.

Как рассчитать размер выплаты по больничному листу для ИП

Есть несколько факторов, влияющих на размер выплат. Первое — это общий стаж деятельности индивидуального предпринимателя. Соответственно, чем больше стаж, тем больше переведут денег на ваш расчётный счёт. Причём на расчёт действует коэффициент стажа.

Так, например, если ваша деятельность как предпринимателя ведётся менее пяти лет, то пособие будет выплачиваться не полностью, а только в размере шестидесяти процентов. Стаж от пяти до восьми лет уже поднимает планку. Вы получите в таком случае восемьдесят процентов. А сто процентов выплаты можно будет ожидать, только проработав ИП более восьми лет.

Читайте также:  Удержания с зарплаты по исполнительным листам: разъясняет замруководителя Роструда

Второй фактор влияния на размер выплаты — Минимальный размер оплаты труда, который устанавливается государством. 6203 рубля — минималка, установленая сейчас. Но, например, после июля 2021 года показатель МРОТ будет на уровне 7800 рублей.

Хорошо это или плохо, но размер выплат по компенсации не зависит от размеров доходов и расходов индивидуального предпринимателя.

Основные правила заполнения бланка

На сегодняшний день, государство активно отказывается от бумажной формы бланка. В скором времени, планируется ввести электронную систему заполнения больничных листов.

При таком процессе, информация, заполняемая медицинской организацией, сразу будет передаваться в Фонд соцстрахования.

То есть, пациент не будет получать на руки никакой документ. Однако, данная система еще находится на стадии разработки.

Состоянием на две тысячи восемнадцатый год, для уполномоченных граждан, заполняющих бланки, требуется строго соблюдать правила внесения данных в бланк.

В противном случае, специальный сканер не сможет считать данные с заполненного бланка, что влечёт отрицательный ответ ФСС на запрос по предоставлению компенсации по больничному листу.

Гарантировать возмещение средств за дни недееспособности может только правильно оформленный документ.

Государственным законодательством установлены следующие нормы, касаемо правильности внесения данных в выписки:

• Буквенные, или цифровые символы должны располагаться в пределах отведенной ячейки, не касаясь её краев. В одну клеточку вносится один символ;
• Слова вписываются печатными заглавными буквами;
• Что касаемо того, какой ручкой заполнять, то документ полностью оформляется пастой черного цвета. Использование другого цвета не допускается;
• Данные не должны содержать ошибок, а если таковая случилась, или бланк был утерян до передачи его работодателю, то лист выдается повторно;
• На копии документ обязательно должна быть надпись «Дубликат», чтобы отличать её от оригинала, что помогает избежать мошенничества;
• Если ошибку при заполнении допускает работодатель, то неправильная информация попросту зачеркивается. Достоверные данные указываются на обратной стороне листка, подкрепляя их подписью и печатью, подставленной работодателем, а также указывается надпись «Исправленному верить».

Гарантировать возмещение средств за дни недееспособности может только правильно оформленный документ.

Нюансы

Важно понимать, что работнику, получающему бумагу о временной недееспособности, ничего заполнять не требуется. Работа с больничными листами — это дело медицинского учреждения, где лечиться сотрудник, и работодателя, на которого осуществляется трудовая деятельность.

Оформлять данный документ в праве только лица, которые имеют государственную лицензию на осуществление медицинской деятельность.

Таковыми являются:

• Лечащие врачи, стоматологи и фельдшеры;
• Врачи-специалисты научно-исследовательских институтов, в том числе и направления протезирования.

Не имеют права выдавать листы недееспособности в следующих медучреждениях:

• Станция переливания крови;
• Отделения скорой помощи;
• Приемные больниц и лечебниц;
• Медучреждения спецназначения (бюро судмедэкспертов, центры медпрофилактики и медицинских катастроф);
• Здравоохранительные учреждения по защите прав потребителей.

Для работодателя устанавливаются такие же правила, как и для сотрудников медицины. Он обязуется заполнить больничный черной не шариковой ручкой, либо в печатном варианте.

Также, законодательством допускается заполнение одной из частей бланка ручкой, а другой – путём машинного набора.
Так, при отсутствии у нанимателя, либо врача, специальной программы для внесения данных в печатной варианте, то они могут вписывать данные от руки, вне зависимости о того, как именно заполнена вторая часть.

Нужен договор с ФСС

Если предприниматель нацелился получать выплаты за больничный, или за декретный отпуск, то он обязательно должен заключить договор с ФСС.

Читайте также:  Заявление на административный отпуск (образец заявления)

Делается это просто — нужно подать заявление. Не забудьте взять с собой набор необходимой документации, когда отправитесь в Фонд. Это:

• Паспорт
• ОГРНИП (основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя)
• ИНН
• Выписку из ЕГРИП

После заключения договора нужно будет начинать выплачивать страховые взносы и вести по ним отчётность. То есть по факту, предприниматель оформляет на себя страховку.

Что же касается ведения отчётности, то подаётся она по форме ФСС-4 в срок не позднее 15-ого числа отчётного периода. Оплата же взносов может происходить не позднее 31 декабря текущего года. Если эти условия не будут выполняться, то индивидуальный предприниматель лишается возможности получать государственные пособия.

Порядок заполнения документа медучреждением

Ниже приводится инструкция по внесению данных в основные строки больничных листков в медучреждении.

Поэтапный порядок внесения данныхОбъяснениеВерхняя часть больничного, около штрих-кода, содержит данные о том, первично выдается документ, либо бумага является дубликатомВ случае наличия сразу двух отметок, документ является недействительным. Если указывается «Дубликат», то рядом прописывается номер потерянного больничного.Если заболевание продолжительное – выдается несколько больничных листков, указывается номер предыдущего на каждом последующем документе.Вписывается наименование и почтовый адрес медучрежденияПромежуток между словами и цифрами должен составлять одну клеточку. Если заполняемые данные не помещаются в клеточки, то допускается сокращение слов.Заполняется дата выдачи документа и регистрационный номер медицинского центраНомер по госреестру особенно помогает при наличии сокращения названия медучреждения. Юридические лица имеют номер из тринадцати цифр, а индивидуальные предприниматели – пятнадцать.Данные об уходе. Заполняются, если больничный лист выдается при осуществлении ухода за болеющим родственником.В сроке, отведенной под возрастную категорию, первые две клетки занимает число полных лет, а вторые – количество полных месяцев. Для детей, не достигших одного года, заполняются только вторые две клеточки. Далее идёт код уровня родства.Фиксируется возрастная категория, степень родства и ФИО члена семьи, нуждающегося в уходеВносятся данные о пациенте:ФИО, половая принадлежность и дата рожденияВ обязательном порядке требуется проверить правильность вписанных данных. Достаточно часто в данную строку вписывают дату начала больничного листа.Идентификационный код, СНИЛСПодтверждают личность пациентаПричина, по которой выдается больничный (указывается специальным кодом)Можно найти на тыльной стороне листаЗаполняется основная работа, или по совместительствуДанная информация заполняется по словам самого больного. Если больничный выдается для работы по совместительству, то указывается номер листа недееспособности, выданного на основную работу.Название компании, в которой осуществляется трудовая деятельностьНаименование предприятия должно совпадать с зарегистрированным в Фонде соцстрахования РФ, так что потребуется уточнить эту информацию у работодателя. Если больной не может предоставить точную информацию про название организации, то оно остается пустым, а заполняет его наниматель.Далее, указываются временные рамки больничного в таблице «Освобождение от работы», также заполняются данные о лечащем враче и подписьДля внесения данных о медучреждении может использоваться не полное его название, а аббревиатура.Под вышеупомянутой таблицей доктор вписывает дату, с которой больной может приступить к выполнению трудовых обязанностей.При продлении больничного листа, в строке «Иное» указывается определенный код, а ниже указывается номер листа недееспособности, выдаваемого в продление.В самом низу раздела ставиться еще одна подпись доктора, а справа – печать медучреждения. Она может быть разной формы и содержать разные надписи, но обязательным является четкая читаемость названия медицинского учрежденияВ целях сохранения врачебной тайны, отдельные медучреждения могут ставить печати без профильности клиники. К таковым относятся больницы со специальностями: наркология, психиатрия, центры борьбы с ВИЧ и СПИД и т.д.Осуществляется заполнение корешка лечащим специалистомЗдесь фиксируется минимальное количество данных из ранее заполненных разделов. Также, фиксируется номер истории болезни, дата выдачи документа и подпись самого болеющего.

Итоги

Процедура оформления больничного листа в 2021 году по-прежнему строго регламентирована законодательством РФ — как с точки зрения требований к внешнему виду документа, так и в плане алгоритма его заполнения. Работодателю, как и медицинскому учреждению, надо четко представлять, как правильно заполнить больничный лист, и нельзя допускать ошибки при оформлении больничного, иначе ФСС не примет его в качестве основания для компенсации расходов работодателя на оплату пособия.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Заполнение работодателем

Согласно действующему законодательству, за выплату денежной компенсации при оформлении листков недееспособности отвечает работодатель.

В отведенной ему части бланка, он может делать изменения. Однако, он не имеет права исправлять данные, которые были внесены лечащим врачом.

Если была обнаружена ошибка доктора, заполнявшего документ, то больничный возвращают для замены. В противном случае, лист недееспособности не принимается в органах соцстрахования, и болеющий сотрудник не сможет получить свою компенсацию.

Первоначально требуется сверить сроки предоставления отдыха на лечение, указанные в бланке:

Причина потери трудоспособностиДлительность больничногоПри заболевании самого сотрудникаТри и более днейВ случае больничного, обусловленного уходом за болеющим ребёнкомДо пятнадцати днейПри уходе за больным родственникомДо пятнадцати дней, с денежной компенсацией за три дняПри заболевании, или травмеДо тридцати дней. Если потребуется продление – необходимо пройти медицинскую комиссий и получить соответствующее заключениеВ случае вынашивания ребёнка и родовСто сорок дней. Может продлеваться при возникновении осложнений

Правильное оформление больничного листа компанией, которая предоставляет сотруднику рабочее место, происходит по следующим нормам:

Поэтапный порядок внесения данныхОбъяснениеЗаполнение данных о предприятииВ ситуации, когда название компании не помещается в доступные клеточки, допускается использование аббревиатур и сокращений словРазновидность места работы (основная, или по совместительству)Данная информация заполняется по словам самого больного. Если больничный выдается для работы по совместительству, то указывается номер листа недееспособности, выданного на основную работуВ обязательном порядке, заполняется регистрационный номер, присвоенный Фондом соцстрахованияПомогают точно определить организацию, в которой осуществляет свою трудовую деятельность сотрудник, по уникальному номеруФиксируется идентификационный код и СНИЛСТочно устанавливают личность болеющего сотрудникаПроизводится подсчёт официального трудового стажа. В обязательном порядке заполняются все клеточкиВ случае, если стаж работы меньше одного месяца, то в клеточках проставляются нули. Если имеется не страховой стаж (работа в правоохранительных органах, пожарной охране, или служба в ВС РФ), фиксируется длительность, при её отсутствии – проставляются нулиГрафа «Н-1»Фиксируется, если сотрудник потерял трудоспособность следствием производственной травмыУказывается дата, когда сотрудник вернётся к своим должностным обязанностям.При аннуляции трудового договора – указывается дата начала деятельностиФиксируются данные о заработной плате болеющего работникаЭти данные полагается оформить бухгалтеру компании. Сведения фиксируются, не учитывая подоходный налог. Бухгалтер просчитывает средний заработок в день, после чего фиксирует сумму предоставляемой компенсации по больничному.Проставляются необходимые подписи и печатиЗаверить документ своими подписями обязуются управляющий компании и главбух, указывая свои ФИО. При отсутствии бухгалтера – в обоих полях проставляет подписи наниматель.

Правильно оформив данный документ, кадровику нужно предоставить в Фонд соцстрахования бухгалтерскую выписку со сведениями о количестве средств, необходимых для денежной компенсации по больничному.

В ситуации, если бухгалтер делает ошибку и замечает её, то он может внести корректировки. Единственный нюанс – их должно быть не больше двух.

Что вносить в графы бланка

Необходимо следовать следующей инструкции:

• указывается полное или сокращенное название индивидуального предпринимателя;
• ставится галочка в соответствии с видом заработка работника;
• вписывается номер страхователя, выданный в ФСС;
• в графе «код подчиненности» проставляется территориальный номер фонда;
• обязательно заполняется СНИЛС и ИНН работника;
• данные об акте Н-1 вписываются только в случае получения травмы на производстве;
• дата начала работы ставится, если работник еще не приступил к выполнению обязательств по трудовому соглашению;
• стаж указывается в количестве полных лет и месяцев, поэтому если сотрудник только устроился, ставятся нули;
• заработок вписывается без учета налогообложения;
• ставится печать, указывается фамилия бухгалтера и руководителя.

Таким образом, ИП заполняет больничный лист по определенной процедуре, которая требует внимания, так как начисление выплат будет происходить на основании этого документа.

На видео: Расчет больничного в 2017- году

Пошаговая инструкция с картинками

Все этапы внесения данных в бланк были зафиксированы в таблицах выше. Каждый врач знает как правильно заполнить информацию о больном в листе недееспособности.

Однако, не каждый работодатель понимает, как правильно это сделать. Для простейшего объяснения, ниже будет приведена поэтапная инструкция, подкрепляемая картинками.

Алгоритм заполнения больничного следующий:

Первый этап: вписываем место работы.

Второй этап: выбираем основное место осуществления деятельности, или по совместительству.

Читайте также:  Справка с места работы от ИП — образец заполнения (2021)

Третий этап: указываем регистрационный номер, присвоенный компании в Фонде соцстрахования.

Четвёртый этап: указываем код подчиненности.

Является номером Фонда соцстрахования, к которому относится компания. Федеральное отделение будет содержать четыре цифры, а муниципальное пять.

Пятый этап: вписываем идентификационный код сотрудника.

Шестой этап: заполняем СНИЛС работника, присваиваемый в ПФР.

Седьмой этап: вносим код в строку условий начисления.

Номерные шифры приведены на обратной стороне бланка.

Денежная компенсация начисляется по-другому в следующих ситуациях:

• Код 43 – радиационное поражение;
• Код 44 – граждане, трудящиеся на территории Крайнего Севера;
• Код 45 – лица, с присвоенной группой инвалидности;
• Код 46 – граждане, трудовой стаж их меньше шести месяцев;
• Код 47 – лица, заболевшие в срок до тридцати дней с даты расторжения трудового договора;
• Код 48 – граждане, нарушившие режим по уважительным причинам;
• Код 49 – сотрудники, имеющие инвалидность, которые болеют больше четырёх месяц подряд;
• Код 50 – работники, с присвоенной группой недееспособности, болеющие более пяти месяцев в год;
• Код 51 – сотрудники, имеющие неполный рабочий день.

Восьмой этап: вносятся данные в строку «Н-1», заполняемую при получении производственной травмы.

Если болезнь не связана с рабочим процессом, то поле остается незаполненным.

Девятый этап: заполняются клеточки с информацией о дате начала работы.

Десятый этап: вписывается общий страховой стаж гражданина.

Одиннадцатый этап: заполнение нестрахового периода.

Двенадцатый этап: вписывается период, в который начисляется пособие.

Тринадцатый этап: фиксируется средний заработок для начисления пособия.

Четырнадцатый этап: заполняется средний дневной заработок.

Пятнадцатый этап: прописывается сумма компенсации, предоставляемой из средств нанимателя.

Шестнадцатый этап: фиксируется сумма возмещения средств из Фонда соцстрахования.

Семнадцатый этап: подсчитывается общая сумма начисления.

Восемнадцатый этап: записывается печатными буквами фамилия и инициалы управляющего компании.

Девятнадцатый этап: таким же образом вносятся данные о главбухе.

Двадцатый этап: документ заверяется печатью управляющего.

Читайте также:  Каковы сроки оплаты больничного листа в 2021 — 2021 годах?

Справка-расчет как обязательное приложение к больничному

Следует учитывать, что одного знания, как правильно заполнить больничный лист, мало. Кроме самого больничного листа работодателю нужно представлять в ФСС справку — расчет пособия. Она нужна для того, чтобы подтвердить правильность цифр, указанных в больничном.

Унифицированной формы справки-расчета законодатель не утвердил. Работодателю придется разработать ее самостоятельно.

Главное, чтобы справка включала:

величину заработка сотрудника за каждый из 2 лет, учитываемых при расчете пособия;

общий заработок сотрудника за расчетный период (с поправкой на предельный размер базы для исчисления взносов в ФСС);

величину среднего дневного заработка сотрудника;

величину дневного пособия работника;

общую сумму исчисленного пособия сотрудника, а также НДФЛ на нее.

Подписывается справка-расчет обычно руководителем и главным бухгалтером работодателя.

Какие ошибки часто допускают?

Наиболее распространенными нарушениями, при внесении данных в бланки недееспособности являются:

• Не допускается складывание, или смятие заполненного листа;
• Проставленные на документе печати не должны попадать на информацию в ячейках. В противном случае, сканер не сможет считать данные и пособие не выплатят;
• При превышении срока болезни более тридцати дней, продление возможно только после обследования экспертной комиссии;
• Обязательно должны быть все печати и подписи;
• Помимо подписи и печати лечащего врача, должны присутствовать печати и подписи начальников медучреждений.