Классификация документов в бухгалтерском учете с примерами

Классификация документов в бухгалтерском учете кратко будет рассмотрена в данной статье. Документом называется доказательство в письменной форме осуществления какой-либо хозяйственной операции и права на её реализацию. Качество бухгалтерского учёта детерминируется в первую очередь правильным и своевременным составлением документов. Роль последних чрезвычайно важна, поскольку именно документы служат для контролирования сохранности имущества, законности и необходимости различных хозяйственных операций. Итак, классификация документов в бухгалтерском учете для чего нужна?

Контроль документации

Руководящие сотрудники учреждения осуществляют предварительный контроль, подписывая документ, лежащий в основе совершения какой-либо операции (например, выплата денег, приём материалов и т. п.) Когда работник подписывает документ, он автоматически становится лично ответственным за целесообразность данной операции, даёт на неё своё разрешение.

Дальнейший контроль осуществляется преимущественно посредством документальных ревизий, когда в бухгалтерии проверяются все поступающие документы, а также путём аудиторской проверки.

Составная часть бухучета

Документация как средство оформления операций и основание бухгалтерских записей – это одна из составных частей метода бухучёта. С ней тесно связаны и такие элементы, как инвентаризация и счета. Документы обосновывают записи произведённых операций в системе счетов, находят широкое применение при анализе хозяйственного функционирования организации, для своевременного руководства и управления деятельностью учреждения, поскольку оправдывают действия работников. Отражать в системе бухучёта проведённые операции могут только документы, оформленные в соответствии с требованиями. Они позволяют каждый день видеть движение материальных ценностей, товаров, финансовых средств.

Читайте также:  Рабочий план счетов бухгалтерского учета — образец 2021 года

Классификация документов в бухгалтерском учете имеет важное значение.

Различия среди документов

Поскольку операции, выполняемые в процессе финансово-хозяйственного функционирования учреждения, разнообразны, наблюдаются различия и среди документов, посредством которых происходит их оформление. Разнообразие документации также можно объяснить их отличительными признаками в учётной работе.

Чтобы выбрать наиболее приемлемую форму для оформления какой-либо операции, документы группируются в зависимости от:

• назначения;
• способа охвата осуществляемых операций;
• порядка отражения операций;
• количества учётных записей;
• места формирования.

Организации в своей повседневной работе создают документы, охватывающие различные задачи хозяйственной, общественной, финансовой, производственной деятельности: решения, приказы, договоры, письма, протоколы, телеграммы, акты, справки, заявления и т. п.

Принципы классификации документов в бухгалтерском учете

Бухгалтерские документы классифицируются в зависимости от следующих разновидностей учёта:

• продукты сельского хозяйства;
• труд и его оплата;
• материалы;
• ведущие средства и нематериальные активы;
• работы строительных механизмов и машин;
• работы в капитальном строительстве;
• работы в автотранспорте;
• итоги инвентаризации;
• торговые операции;
• кассовые операции.

Управленческая деятельность фиксируется по предписанным формам разными способами соответствующей информации, и таким образом создаётся документ.

Что такое первичные документы бухгалтерского учета

Необходимо разобраться, что вообще понимают под этим определением. Итак, первичные документы бухгалтерского учёта – это подтверждение проведенных хозяйственных сделок на предприятии, принесших какой-либо экономический эффект. Это подтверждающий документ – например, какая-нибудь накладная.

Эти документы важны не только для учета в сфере бухгалтерии. Они необходимы для соблюдения налогового законодательства и подтверждения всех проводимых операций. С помощью первичных документов можно определить объем обязательств компании перед государством. Налоговая будет требовать эти справки, чтобы проверить правильность подсчетов.

Первичные документы должны оформляться непосредственно в момент проведения операции, либо же сразу после ее окончания. Но последнее – только в том случае, если нет возможности заниматься оформлением документов в процессе.

И стоит помнить, что такие оттягивания очень не рекомендуются и позволяются только в исключительных ситуациях.

Что такое «первичка»

Таким типом документов называются те, которые подтверждают уже осуществленные действия хозяйственного характера. Например, покупку нового токарного станка. Без первичной документации, способной подтвердить то или иное действие, невозможно занести расход/доход или поступление чего-либо в книгу учета.

Первичные документы могут быть и электронными, и бумажными – разницы нет. Единственная особенность такого электронного документооборота: для подтверждения необходима электронная подпись. Впрочем, некоторые предприятия могут ограничивать использование цифровых возможностей. По условию договора или в некоторых случаях, регулируемых законом, можно требовать предоставления только бумажной «первички».

В первичном документе бухгалтерского учета обязательно должна быть вся необходимая информация для учета хозяйственной деятельности. В противном случае могут возникнуть проблемы, связанные с налоговой. Если не получится подтвердить какой-либо расход или доход – сумма вычетов может увеличиться.

Читайте также:  Истребование налоговой документов по правилам ст. 93.1 НК РФ

Такой документ – доказательство того факта, что в хозяйстве организации было совершено какое-либо действие, повлиявшее на экономическое состояние.

Перечень документов бухгалтерского учета

Интересно, что законодательством не регламентируются конкретные документы, поэтому можно выбирать из множества приемлемых вариантов. Это позволит отрегулировать удобство ведения отчетности. Но какая «первичка» вообще бывает?

1. Договор. Содержит конкретные условия хозяйственной сделки. В нем перечислены все финансовые нюансы и ответственность всех задействованных сторон за выполнение.
2. Товарная накладная. Перечисление всех оказанных услуг или передаваемых товаров. Сохраняется у каждого участника сделки – нужно будет сделать копии.
3. Акт приема-передачи. Подтверждает, что услуга была выполнена в полном объеме, а ее качество удовлетворяет оговоренному. Этот акт подтверждает прием выполненной работы и, соответственно, полное одобрение заказчика.
4. Акт приема-передачи № ОС-1. В отличие от предыдущего документа, используется в фиксации мероприятий с вводом-выводом основных средств.
5. Счет. Подтверждение готовности оплатить товар или услугу. В счете могут быть перечислены дополнительные условия и прайс на предоставляемые услуги. Также этот документ позволяет вернуть деньги.
6. Расчетная ведомость. Используется при решении хозяйственных задач, связанных с персоналом. То есть в этих ведомостях учитываются все ситуации по оплате труда. В расчетную ведомость необходимо включать не только, собственно, зарплату. Но и все премии, сверхурочные, стимулирующие и прочие денежные «вливания» в работника.
7. Кассовые документы. Необходимы для учета финансовых сделок по реализации товара или услуги. В эту категорию входит не только кассовая книга, но и ордеры прихода-расхода.

Естественно, все эти документы оформляются по-разному в зависимости от установленных правил и порядков. Основные правила определены, и их необходимо придерживаться при создании первички.

Классификация документов «первички»

Существует несколько способов разделения бухгалтерской документации по категориям. Это заметно упрощает определение и непосредственно документооборот Группировка происходит по определенным принципам и особенностям.

Итак, первичные документы подразделяются:

1. По назначению. Выделяются распорядительные – доверенности и платежные поручения; исполнительные/оправдательные – платежные ведомости и акты выполненных работ; документы бухгалтерского оформления – ведомости, расчеты и справки; комбинированные – кассовые ордеры, авансовые отчеты и требования; и бланки строгой отчетности – абонементы, квитанционные книжки и так далее.
2. По объему содержания данных. Включены собственно первичные документы – кассовые ордеры и чеки; и сводные первичные документы – кассовые отчеты за определенный период и ведомости.
3. По способу отражения хозяйственных операций. Выделяются разовые – кассовые отчеты; и накопительные – ведомости и лимитно-заборные карты.
4. По месту составления. Разделены на внутренние (все, оформляемые организацией) и внешние (полученные от поставщиков, аутсорсеров и так далее).

Эта исчерпывающая классификация отражает практически все первичные документы, с которыми может столкнуться бухгалтерия при оформлении отчетности.

Как создаются учетные документы?

Учётные документы можно создавать как на бумажных, так и на машинных носителях. Они необходимы потому, что в течение некоторого времени на их основании можно применять нужную управленческую информацию для разнообразных целей. Важное место занимает классификация первичных документов в бухгалтерском учете.

Поскольку перед бухгалтерским учётом ставится задача полного обеспечения данными внешних и внутренних пользователей, показателей деятельности предприятия для объективного вывода об их имущественном и финансовом положении, решается она составлением необходимых документов, что вызвало серьёзный рост объёма информации и повышенные требования к её содержанию, качеству. В связи с этим необходимо назначение результативного контроля истинности учётной информации как одного из главных источников для обоснования различных управленческих решений. Именно поэтому проблема совершенствования качества документов и их оборота приобретает в настоящее время как научное, так и практическое значение. Как проводится классификация первичных учетных документов в бухгалтерском учете? Об этом далее.

Отчетные документы

Сформированные в должном порядке и в полном объеме регистры бухучета позволяют в конечном счете составлять бухгалтерскую отчетность компании. Напомним, что для представителей малого бизнеса она включает в себя две формы: бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. Более крупные компании помимо этих форм сдают отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств и пояснительную записку к бухгалтерскому балансу.

Поскольку показатели в отчетности базируются на данных регистров аналитического и синтетического учета, а те в свою очередь основываются на записях, отраженных на основании первичных учетных документов, то можно с легкостью проследить цепочку передачи сведений в бухучете: от конкретных фактов хозяйственной деятельности, до формирования обобщенных данных о компании в целом. Подобный подход нацелен, в том числе, на решение одной из основных задач бухучета – задачи формирования полной и достоверной информации о деятельности компании и ее имущественном положении, необходимой для внутренних и внешних пользователей бухгалтерской отчетности.

Реквизиты

Документы включают в себя обособленные элементы, или показатели, называющиеся реквизитами.

Общее количество реквизитов документа влияет на выбор его формы. Каждый документ должен отвечать определённым требованиям и задачам, поэтому важно составить его таким образом, как принято в категории, к которой он относится. С тем, насколько качественно и полно оформлена документация, напрямую связана и их юридическая, доказательная сила, поскольку они выступают свидетельством, удостоверяющим конкретные факты. Любые реквизиты делятся на обязательные и дополнительные.

Ниже приводятся требования к классификации первичных документов в бухгалтерском учете.

Обязательные реквизиты на первичных документах

В состав первичных документов должны включаться такие обязательные реквизиты:

Читайте также:  Основные средства в бухгалтерском и налоговом учете

• номинация должностей сотрудников, которые отвечают за проведение хозяйственной операции и верное её оформление;
• личные подписи с расшифровками, включая те случаи, когда документы создаются с помощью технических вычислительных средств.

В случае необходимости в документ добавляются дополнительные реквизиты: эмблема предприятия, Государственный герб РФ, номинация вышестоящего органа, ссылка на дату и индекс входящего документа, индекс организации связи, адрес телеграфа, номер, гриф, ограничивающий доступ, визы, резолюция и т. п. Всё это включается в состав документа по усмотрению предприятия.

Формы первичных документов

Когда-то первичные документы нужно было оформлять только по формам, которые разработал Госкомстат. Но с 2013 года для коммерческих организаций такого требования нет, за некоторыми исключениями, о которых расскажем ниже. Компании сами могут разработать формы документов и закрепить их в учётной политике.

В базе документов сервиса «Моё дело» вы найдёте все формы первичных документов и несколько вариантов учётной политики. А став пользователем сервиса вообще избавитесь от забот по заполнению документов. Сервис сам формирует документы, автоматически подтягивая данные и реквизиты из базы.

На практике многие организации и предприниматели продолжают использовать унифицированные формы, при необходимости дорабатывая их под себя: удаляют ненужные поля или добавляют новые.

Даже самостоятельно разработанные или доработанные формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 закона о бухучете:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• измерители в натуральном и денежном выражении — рубли и, например, штуки;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность её оформления;
• личные подписи этих лиц с расшифровкой.

Для некоторых документов законами могут быть предусмотрены другие обязательные реквизиты, которые не упомянуты в законе о бухучёте. При разработке таких документов придется учитывать специальные требования. Например, в отношении путевого листа.

Все формы первичных документов, которые использует организация, должны быть закреплены в учётной политике и применяться, как минимум, год — до утверждения новой политики.

Первичка не обязательно должна быть бумажной. Закон 402-ФЗ разрешает составлять первичные учётные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. Если это двусторонний или многосторонний первичный документ, то обе стороны сделки должны его подписать электронной подписью. Замена подписи одной из сторон на собственноручную в таком случае недопустима (письмо ФНС России № ЕД-4-15/7760 от 23 апреля 2021 г.). То есть если вы подписали накладную электронной подписью, то же самое должен сделать и ваш контрагент. Если у кого-то нет такой возможности, придётся по старинке оформлять бумажный документ.

Если оформляете первичку на бумаге, подписи должны быть строго «живыми». Подписывать нужно ручкой с чернилами синего, фиолетового или чёрного цвета. Факсимиле использовать нельзя (письмо Минфина № 03-01-10/8-404 от 26 октября 2005 г.).

Формуляр

Реквизиты документов, расположенные в определённой последовательности, в своей совокупности носят название формуляра. Если он применяется для конкретной разновидности документов, он является типовым (к примеру, для протоколов или приказов). Подобный формуляр содержит в себе фиксированный набор реквизитов, которые располагаются в строгом порядке, их содержание и размещение определяются ГОСТом. Чаще всего встречается классификация документов бухгалтерского учета по назначению.

Любой первичный документ должен составляться в тот момент, когда производится хозяйственная операция, при невозможности выполнения данного условия оформление производится сразу после её окончания.

Активы, хозяйственные операции и различные обязательства документируются в валюте РФ (то есть в рублях) и на русском языке. В случае составления документа на другом языке, в нём должен быть построчный перевод на русский.

Как первичные, так и сводные учётные документы могут набираться на машинных и бумажных носителях. Ниже будет представлена классификация документов в бухгалтерском учете с примерами.

Документы по операциям, связанным с кредитами, финансами, денежными средствами, обязательно должны быть подписаны главным бухгалтером и руководителем предприятия или же лицами, исполняющими их обязанности и имеющими специальные полномочия. Лица, которые имеют право первой и второй подписи, прописываются в приказе по организации.

Требования, предъявляемые к оформлению и содержанию информации в бухгалтерских документах.

Записи в бухгалтерских документах должны быть понятны для чтения и разборчивы, делаются данные записи с использованием компьютерной техники, шариковых ручек, чернил и пишущих машин, если где-то они еще остались. Применять стирающиеся ручки или простой карандаш категорически запрещено, также необходимо прочеркнуть пустые строки, во избежание возможности вносить дополнительные записи.

Первичные бухгалтерские документы оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции, либо после ее совершения.

Также в документе должны быть проставлены подписи лиц уполномоченных на подписание данного документа и лица несущего ответственность за его составление. Первичный документ составляется в нескольких экземплярах для всех участников хозяйственной операции.

Не допускается при оформлении первичных документов: использование корректирующих жидкостей, подчисток, помарок и иных исправлений, кроме оговорённых.

Оговоренные исправления должны быть в обязательном порядке согласованы со всеми участниками хозяйственной операции и подтверждены подписями с проставлением даты внесения изменений. Однако есть и такие документы в которых исправления не допускаются, так, например, банковские и кассовые документы.

Требования к документам

Каждый документ управленческого типа должен удовлетворять таким требованиям: составляться по строго определённой форме и в некоторых случаях подчиняться стандартам; выпускаться компетентным органом или лицом, имеющим должностные полномочия, а также теми лицами, которым данное право предоставлено законом или директивным указанием; издаваться с целью исполнения правовых норм и не противоречить им. Классификация документов в бухгалтерском учете и их обязательные реквизиты должны контролироваться руководителем предприятия.

Тексты в документе желательно делить на две главные части. В первой отмечаются основания формирования документа, во второй изъясняются предложения, выводы, решения, просьбы, распоряжения. Если в документе содержится одна фраза, в первой его части всё равно следует указать основание создания, а во второй — непосредственно распоряжение. В некоторых случаях в документе может быть только заключительная часть, если это письмо или просьба без какого-либо пояснения. Текст документа должен быть точным и понятным.

Все бухгалтерские документы относятся к Единой системе классификации и кодирования (ЕСКК). Код выступает вместо названия и служит способом идентификации объекта. Он используется для упрощения обработки информации в первичных документах. Например, код 5002 обозначает выдачу денежных средств из кассы в подотчётной форме.

Подобные классификации являются стандартом, обязательным для исполнения всеми хозяйственными субъектами. Также большую роль в стандартизации и унификации документов играют ГОСТы, типовые проектные решения межотраслевого характера, обработка данных с использованием ЭВМ, пакеты прикладных программ.

Движение качественно обработанной исходной документации по определённым маршрутам от места формирования или появления в учреждении до сдачи в архив на хранение или отправки физическим и юридическим лицам, в них заинтересованным, называется документооборотом.

Читайте также:  Порядок составления и предоставления бухгалтерской отчетности

Бухгалтерские документы, их назначение и классификация

Факт совершения хозяйственных операций, проводимых организацией, подтверждается первичными учетными документами. Эти документы имеют юридическую силу и составляются ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции. Первичный учетный документ в обязательном порядке должен составляться в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, — непосредственно после ее совершения. Документ должен заполняться в соответствии с предъявленными требованиями и подтверждаться уполномоченными на это лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции, связанные с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Оформляются документы обычно в нескольких экземплярах, свободные строки в них прочеркиваются.

К первичным учетным документам предъявляются определенные требования. Документ должен содержать обязательные реквизиты:

· наименование, номер документа, дату и место его составления;

· содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

· должность лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

Документы должны составляться четко, разборчиво, в них не допускаются неоговоренные исправления и стирания записей. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписей правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Бухгалтерские документы классифицируются по однородным признакам: по назначению, по порядку составления, по способу охвата операций, по месту составления, содержанию хозяйственных операций, по порядку заполнения. (схема 6)

СХЕМА 6. Классификация бухгалтерских документов

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительными называются документы, которые содержат распоряжение, указание на совершение хозяйственной операции. Данные документы разрешают произвести операцию, но они не могут служить основанием для отражения операций в учете. Например, платежное поручение, доверенность, чек на получение наличных денег с расчетного счета, распоряжение о проведении инвентаризации. Оправдательными (исполнительными) называются документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для отражения хозяйственной операции в учете. Например, инвентаризационная опись, акт на оприходование пастбищных кормов, карточка учета надоя молока, акт на оприходование приплода животных, акт приема-передачи грубых и сочных кормов. Документы бухгалтерского оформления составляются в бухгалтерии организации в основном для подготовки распорядительных и оправдательных документов и отражения их в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости распределения коммерческих расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных расходов. Комбинированными называются документы, которые сочетают в себе функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдачи денег, а во второй оформляется выдача денег, которая подтверждается подписями получателя и кассира, авансовый отчет содержит перечень произведенных расходов со ссылкой на подтверждающие их документы, а также указание на какие счета необходимо отнести эти расходы.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными. Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения, а если это невозможно, то непосредственно после ее совершения. Формы первичных документов разрабатываются и утверждаются государственными органами. Типовые формы первичных учетных документов содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Сводные документы оформляются на основании первичных учетных документов. Например, отчет о движении скота и птицы на ферме, отчет о процессах инкубации, отчет о переработки птицы и выходе продукции.

По способу охвата хозяйственных операций первичные документы подразделяются на разовые и накопительные. Разовые документы применяются для отражения одной или нескольких одновременно совершаемых операций. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета – фактуры, платежные поручения. Накопительные документы применяются для оформления однородных хозяйственных операций по мере их совершения за определенный период времени (недели, декады месяца). В конце каждого периода в них подсчитываются итоги по соответствующим показателям, используемым в учете. Например, путевой лист (на все виды транспортных средств), учетный лист тракториста-машиниста, учетный лист на сдельную работу.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние документы составляются в организации для отражения внутренних операций. Например, расчетно-платежная ведомость, требование-накладная, приходные и расходные кассовые ордера. Внешние документы составляются за приделами данной организации и поступают в оформленном виде. Например, выписки банка, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные.

По содержанию хозяйственных операций документы подразделяются на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы предназначены для отражения операций по наличию и движению средств и предметов (акт на выбраковку продуктивных животных из основного стада, акт на списание основных средств, карточка складского учета). Денежные документы предназначены для учета движения денежных средств. С их помощью учитывают кассовые и банковские операции. Например, чеки, выписки банка, облигации, сберегательные сертификаты. Расчетные документы предназначены для отражения расчетных взаимоотношений с юридическими и физическими лицами. Например, платежное поручение, авансовый отчет, расчетные чеки.

По порядку заполнения документы подразделяют на составляемые вручную и при помощи электронных средств вычислительной техники.

Первичные документы поступают в бухгалтерию, где они подвергаются бухгалтерской проверке. Проверка документов состоит из формальной проверки, арифметической и проверке по существу. При формальной проверке устанавливают выписан ли документ на бланках установленной формы, все ли реквизиты указаны и заполнены, имеются подписи должностных лиц участвующих в совершении операции и оформлении документа, нет ли в нем подчисток, помарок и неоговоренных исправлений.

Арифметическая проверка документов состоит в проверке правильности арифметических расчетов, результатов таксировки, а также правильности отражения количественных показателей.

Проверка документов по существу состоит в установлении законности и экономической целесообразности зафиксированной в документе хозяйственной операции и соответствия их действующему законодательству.

После проверки документы подвергаются приемке и бухгалтерской обработке. Правильность отражения хозяйственных операций в документах, их проверку и прием, подтверждает своей подписью бухгалтер в копии реестра на сдачу документов или в копии отчета.

Проверенные и принятые документы подвергаются бухгалтерской обработке (группировке, таксировке и контировке). Группировка документов – это подборка документов в однородные по своему содержанию группы (кассовые документы, документы по учету производственных запасов, животных на выращивании и откорме. Таксировка документов выражается в переводе натуральных показателей в денежные и подсчете суммы. Контировка документов заключается в записи на документе корреспондирующих счетов по данной хозяйственной операции. После записи документов и отражения их в бухгалтерских регистрах производится их гашение. Денежные документы гасят штампом «получено» или «оплачено», другие документы гасят путем их перечеркивания.

Все документы после бухгалтерской обработки передают на хранение в архив. Документы переплетаются в папки, на обложке которой указывают наименование организации, название и порядковый номер папки, год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Порядок, сроки хранения документов в архиве устанавливаются в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6.10.1994 года «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, и бухгалтерской отчетности.

Первичные документы могут быть изъяты в соответствии с законодательством Республики Беларусь только органами дознания и предварительного следствия, прокуратурой, судами, налоговыми органами и органами финансовых расследований на основании их постановлений.

Главный бухгалтер имеет право в присутствии представителя органа проводящего изъятие первичных учетных документов, снять с этих документов копии, а также с документа, являющегося основанием изъятия документов. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия.

В условиях рыночной экономики большое значение имеет своевременное поступление в бухгалтерию первичных документов, их обработка способствует получению необходимой информации для принятия эффективных управленческих решений и бухгалтерского контроля за использованием ресурсов организации.

Контроль за процессом документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Документооборотом называется движение документов от момента их составления или получения от других организаций до передачи в архив. В каждой организации документооборот разрабатывается главным бухгалтером и утверждается ее руководителем. В нем указывают наименование всех первичных документов, количество их экземпляров, сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию, лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, а также контролирует как он используется в бухгалтерии. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота (табл. 6.1. ).

Таблица 6.1.

Примерная форма документооборота

Номер формыНаименование первичных документов (регистров)Количество экземпляровНазначение формы первичных документов (регистров)Время составленияКто составляетСроки представленияОтветственный за представлениеКто принимает и проверяет документВыполняемые работы в бухгалтерии

По назначению

Существует классификация документов в бухгалтерском учете по назначению:

• Оправдательные (исполнительные) – подтверждение совершения операции (квитанции, акты, накладные).
• Распорядительные – включают в себя указание на выполнение какой-либо операции (распоряжения, платёжные поручения банку, чеки, доверенности, приказы и т. п.)
• Бухгалтерского оформления – такие документы, которые подготавливают учётные записи (распределительные и группировочные ведомости, справки-расчёты и т. п.)
• Комбинированные – документы с одновременным содержанием приказа и подтверждения его выполнения (расчётно-платёжная ведомость, отчёт по начислению аванса).

Классификация документов

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать, т.е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения.

По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т.д.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций. Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акты приема-передачи основных средств и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т.д.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т.д.

Читайте также:  Какие акты, действия и бездействие ИФНС можно обжаловать

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Следует отметить, что накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно, путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.

Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники. Некоторые документы заполняются только вручную, например, денежные чеки

Документы, составленные с помощью вычислитель ной техники, автоматически регистрируют информацию о произведенных операциях в момент их совершения.

По месту оформления

• Внутренние – составляются непосредственно в организации (расчётно-платёжные ведомости, товарные отчёты).
• Внешние – поступившие от иных организация (например, выписки из банка).

Документооборот является отражением организационной сложившейся в учреждении структуры управленческого аппарата. Очень важно соблюдать сроки сдачи документов, поскольку нарушение их приводит к потере ими оперативности и актуальности.

Нами рассмотрена классификация документов в бухгалтерском учете.