Как отправить отчетность в налоговую по почте: какой датой будет приняты документы, как подтвердить сроки

Кто сдаёт электронные отчёты в ФНС

Организации, которые платят НДС, предоставляют декларацию только в электронном виде. Это касается всех организаций на ОСНО, а также тех спецрежимников, которые указывают НДС в счетах-фактурах.

Отчитываются перед налоговой через интернет организации, которые:

• имеют статус крупнейшего налогоплательщика;
• имеют в штате более 100 сотрудников.

Ограничение по численности сотрудников касается также вновь созданных и реорганизованных ООО.

Все организации и ИП, включая субъекты МСП, обязаны сдавать в электронном виде годовую бухгалтерскую (финансовую) отчётность.

Читайте также:  Какой код выполняемой функции указать в СЗВ‑ТД

Дата получения декларации по НДС

При представлении сведений по ТКС необходимо руководствоваться порядком, утвержденным приказом МНС России от 02.04.2002 № БГ-3-32/169. При этом форма представления данных определяется ФНС и Минфином РФ (п. 7 ст. 80 НК РФ). Налоговая служба обязана в течение суток с момента отправки сведений представить квитанцию о приеме данных по ТКС (абз. 2 п. 4 ст. 80 НК РФ, абз. 2 п. 3 раздела II порядка заполнения декларации, утв. приказом МНС России от 02.04.2002 № БГ-3-32/169). Дублирования декларации на бумажном носителе не требуется (п. 6 разд. I порядка заполнения декларации). Датой представления декларации считается дата ее отправки, зафиксированная в подтверждающем документе оператора ЭДО (абз. 3 п. 4 ст. 80 НК РФ, п. 4 раздела II порядка заполнения декларации, утв. приказом МНС России от 02.04.2002 № БГ-3-32/169). Если налогоплательщик нарушил сроки предоставления данных, он будет привлечен к налоговой ответственности.

В какой срок нужно подать уточненную декларацию по НДС и почему он ограничен, узнайте в материале из КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.

См. дополнительно материалы:

• «Как сдать отчет по НДС, если нет электронной отчетности?»;
• «Порядок сдачи налоговой отчетности через Интернет».

Почему стоит выбрать «Астрал Отчёт 5.0» для сдачи отчётов в ФНС

Всегда актуальные формы

. Пользователю не нужно обновлять версии отчётов самостоятельно, они обновляются автоматически и всегда соответствуют требованиям законодательства.

Автоприём требований ФНС

. Сервис автоматически подтверждает приём требований от ФНС и напоминает пользователю о сроках ответа.

Работа с группой компаний

. Для работы с группой компаний не нужно менять учётную запись — переключаться между компаниями можно даже во время заполнения отчёта.

Нулевая отчётность

. Даже если деятельность временно не ведётся, пользователь может сдать нулевую отчётность.

Отчётность в срок

. Список дел и напоминания на главной странице не позволят забыть о сроках сдачи отчётности.

Умный редактор

. Редактор отчётов сам рассчитает значения в отчётах, используя формулы и введённые данные, а система подсказок поможет правильно заполнить отчёт.

Читайте также:  Корпоративная карта: как операции по ней отражаются в бухучете

Работа из любой точки мира

. Веб-сервис не привязан к рабочему месту — для сдачи отчётности нужен только компьютер, интернет и электронная подпись — на носителе или установленная на компьютер.

Подача декларации непосредственно в налоговый орган

Эта форма выполнения обязанности по представлению декларации наиболее традиционна и понятна. Для неё необходимо доставить декларацию в бумажной форме в двух экземплярах в налоговый орган и передать её сотруднику инспекции. Сотрудник возьмёт один экземпляр декларации, а на втором поставит отметку с датой приёме отчёта и вернёт его обратно. Этот документ будет служить доказательством, что налогоплательщик выполнил свою обязанность.

Для того чтобы всё прошло благополучно, и сотрудник налогового органа согласился принять декларацию, необходимо выполнение некоторых условий:

1. Личность человека, сдающего декларацию, должна быть удостоверена, для чего принято предъявлять паспорт.
2. Если декларацию сдаёт представитель, он предъявляет надлежащим образом оформленную доверенность.
3. Налоговая декларация должна быть представлена именно в ту инспекцию, перед которой должен отчитаться налогоплательщик.
4. Должностное лицо инспекции, принимающее декларацию, должно счесть её заполненной по установленной форме. В декларации должны присутствовать предусмотренные «Порядком заполнения декларации» подписи (печати).

Дополнительные требования налоговых органов, с которыми может столкнуться налогоплательщик или его представитель, не основаны на требованиях НК РФ, но на практике их невыполнение вполне может привести к неудаче в попытке сдать декларацию. Эти требования могут быть следующими:

• Представить наряду с бумажной формой декларации соответствующий файл установленного формата, записанный на дискету или на флешку. Такой файл можно создать при помощи практически любой современной бухгалтерской программы или специализированной программы для подготовки бухгалтерской и налоговой отчётности, введя в её базу данных свою информацию.
• На бумажной форме декларации должен быть напечатан двумерный штрих-код, дублирующий информацию, содержащуюся в декларации, в закодированном виде. Такую форму декларации также можно распечатать при помощи специализированных программ.

Основанием для этого является «Регламент ввода налоговых деклараций…, представленных на бумажном носителе», утверждённый Приказом ФНС РФ от 16 марта 2010 г. N ММ-7-6/[email protected]

Как файл, так и штрих-код служат для того, чтобы облегчить ввод данных декларации в общие базы данных ФНС. Поэтому эти вещи должны быть взаимозаменяемы, но не исключена ситуация, когда в инспекции будут требовать и то, и другое.

Начать пользоваться

Отчитывайтесь по УСН через интернет вместе с Эльбой! Убедитесь, как это просто!

При сдаче в инспекцию файла установленного формата настоятельно рекомендуется, чтобы, по возможности, на этом носителе было как можно меньше посторонней информации, так как на компьютере принимающего сотрудника будет проводиться антивирусная проверка всей информации, расположенной на носителе, и в противном, случае такая проверка может затянуться. Кроме того, рекомендуется заранее узнать, какой конкретный тип носителя предпочитают в конкретной инспекции. Не исключено, что они будут принимать файлы только на флешке или, наоборот, только на дискете. И, конечно, в случае дискеты остаётся проблема успешного чтения этого носителя на компьютере инспектора.

Естественно, существует также проблема соответствия данных в бумажной форме данным в файле. Должностное лицо должно отслеживать их совпадение, но иногда данные расходятся, а сотрудник такие расхождения пропускает. В таких случаях в дальнейшем становятся вероятными неприятные разбирательства налогоплательщика с налоговыми органами. Суды в данной ситуации, естественно, считают достоверным документом бумажные формы деклараций, поскольку они содержат все необходимые подписи и печати.

Итак, при учёте всех указанных факторов налогоплательщик или его представитель могут сдать декларацию способом её личного представления в налоговый орган. Согласно установленному регламенту время ожидания в очереди при сдаче декларации не должно превышать 30 минут (за пять дней до окончания срока это время может быть увеличено до двух часов), а сама процедура сдачи не должна длиться дольше 10 минут. В последние пять дней срока сдачи действует правило, по которому должны быть приняты все налогоплательщики (их представители), явившиеся за 40 минут до окончания рабочего дня.

Как можно сдать отчётность в ФНС

Бумажные отчёты можно отправить по почте или прийти в налоговую инспекцию лично. Электронную отчётность загружают на сайте ФНС или через спецоператора.

Почта

Отправляя отчёты по почте, нужно сделать опись вложения и сохранить чек с информацией об отправлении. При этом датой сдачи отчётности считается день, когда документы были приняты сотрудниками почты. У этого способа есть два минуса: отправление может идти очень долго, а также всегда есть риск, что его могут потерять.

Читайте также:  Трудинспекторы перешли от слов к делу. Начались штрафы за СОУТ

Личный визит

Если не хочется ждать, пока письмо дойдёт до налоговой, можно сходить туда самому или отправить уполномоченного сотрудника. Дата визита будет считаться датой предоставления отчётности. Плюс этого способа в том, что специалисты ИФНС сразу проверят все документы и укажут на возможные ошибки.

Портал ФНС

Отчётность в электронном виде можно сдать в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. Как и личный визит в налоговую, этот способ бесплатный и безопасный. Однако для работы на портале пользователю нужна электронная подпись — ЭП — и криптопровайдер.

Оператор ЭДО

Самый удобный способ сдачи отчётности — через оператора ЭДО. Подключаясь к сервису для сдачи отчётности, вы получаете вшитую в него электронную подпись и всё необходимое ПО. Специалист настраивает ваш рабочий компьютер — вам не придётся устанавливать программы самостоятельно. В сервисе вы отправляете отчёты в налоговую и видите, на каком этапе находятся документы.

Сроки сдачи отчетности

Существует несколько вариантов отчетов. Самыми распространенными вариантами выступают:

• Единая упрощенная форма декларации по деятельности неработающей фирмы;
• Специальная итоговая декларация по кварталу;
• Стандартный отчет за отработанный год.

Все варианты отчетов сдаются строго по месту расположения компании или по адресу проживания человека. Главное соблюдать дату. Сдача должна быть осуществлена не позже 20-ого числа того месяца, который идет сразу за отчетным кварталом, полугодием или годом.

Если документ отправляется по почте, точным временем предоставления будет являться дата отправки письма и вложенной описи!

Что сдают в ФНС

ИП и организации сдают в ФНС налоговую и бухгалтерскую отчётность.

С помощью налоговой отчётности организации и ИП сообщают в ФНС о своих доходах, расходах, налоговых льготах и основных источниках получения прибыли. Это нужно для расчёта суммы обязательных налогов и сборов на следующий год.

Существует два вида налоговой отчётности:

• налоговая декларация;
• налоговый расчёт авансового платежа.

Бухгалтерская отчётность — это сведения об имуществе и финансах организации, а также конечных результатах её хозяйственной деятельности в отчётном периоде.

Кроме того, работодатели отчитываются в налоговую за работников. Они представляют:

• среднесписочную численность работников;
• справку по форме 2-НДФЛ;
• расчёт по форме 6-НДФЛ;
• расчёт по страховым взносам.

Комментарий нашего эксперта

Важно:
с 2021 года отчёт СЧР отменяется. Информация о численности сотрудников будут включать в расчёт по страховым взносам.

Ирина Щенникова

Эксперт в области электронной отчетности, PPM сервиса «1С-Отчетность»

Варианты отправки через почту

Субъект самостоятельно выбирает, каким образом ему отправить отчет. Главным условием является то, что, если выбирается почтовое отделение, обязательно должна прилагаться опись. Принимая решение действовать через почту, налогоплательщик должен выбрать один из вариантов – ценное, заказное или обычное письмо. Каждый вариант следует рассмотреть более подробно.

Обычная отправка

Это самый дешевый метод передачи отчетности. Заплатить придется только за конверт и за небольшой вес. Недостатком данного варианта считается то, что на конверт не ставится официальный штемпель. То есть отправление не регистрируется, и при утере нельзя что-то доказать.

Заказное письмо

Это еще один более-менее дешевый метод отправки декларации. Отправителю выдается квитанция, которую можно будет использовать в качестве доказательства при утере. Если же отправитель потеряет квитанцию, факт отправки отчета и дату доказать будет достаточно сложно. Опись здесь составляет сам отправитель. Никаких официальных штемпелей не ставится. Это также может стать проблемой при утере бумаг.

Ценное письмо

Еще один вариант регистрируемого отправления. Если документы потеряются, отправитель сможет назначить письму цену. Эта сумма будет выплачена, если письмо не получится найти. Преимуществом является тот факт, что опись составляет сотрудник отделения.

Информация прописывается на бланке и проставляется штемпель. В ценном письме сама опись будет выступать подтверждением пересылки и даты проведения операции. Чтобы еще больше защитить письмо, можно использовать специальное уведомление о факте вручения.

На основании всего сказанного выше можно сделать заключение, что:

Декларацию в налоговую рекомендуется отправлять в виде ценного письма с обязательным уведомлением о получении!

Как происходит сдача отчётности онлайн

Создание отчёта

В сервисах для сдачи отчётности есть все формы отчётов. Они постоянно обновляются и приводятся в соответствие с требованиями законодательства. Эту форму можно заполнить в сервисе или загрузить готовый документ, созданный в другой программе.

Читайте также:  Порядок расчета НДС в 2020-2021 годах (КБК, формула и др.)

Редактор отчётов проверит документ на наличие ошибок и подскажет, что нужно исправить. Готовый отчёт отправляется в налоговую с помощью кнопки «Отправить».

Статусы

В сервисе можно проверить, на каком этапе обработки находится отчёт. В этом помогут статусы:

• Создан
  – отчёт сформирован или загружен и сохранён в системе.
• Отправлен
  – отчёт отправлен в контролирующий орган. Получено

подтверждение даты отправки от оператора электронного документооборота.

• Принят
  – от контролирующего органа получено извещение о получении документа.
• Обработан
  – получено извещение о вводе или протокол.

Сведения о транзакции, то есть о статусе обработки, можно распечатать или отправить по электронной почте.

«Астрал Отчёт 5.0» — простой и удобный сервис для сдачи отчётности онлайн. Заполняйте формы быстро и без ошибок, отправляйте отчёты и отвечайте на требования налоговой вовремя. Переходите на электронную отчётность легко и удобно.

Как правильно составить опись вложения

В НК установлено требование, что если доставка декларации производится путем почтового отправления, то в конверт обязательно должна вкладываться опись его содержимого. Но если отправление производится простым либо заказным письмом, опись необходимо оформлять самому на бланке организации.

Вам будет интересно:

Форма П-4 НЗ в статистику: образец заполнения

Однако в этом есть один нюанс. Как правило, на такого рода описях почтовые работники не хотят ставить штемпели, подтверждая это тем, что они не могут отвечать за содержимое таких отправлений. Поэтому, в данной ситуации на описи обязательно должны будут присутствовать подписи директора и главного бухгалтера.

Если квитанция об отправке из-за чего-то будет утеряна, то одной только описью подтвердить факт пересылки отправления будет невозможно.

Рассмотрим на примере, как оформить опись на фирменном бланке компании.

В верхней части листа нужно проставить полное наименование организации, регистрационные коды ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, сведения о банковском счете.

Затем посередине листа нужно указать наименование бланка – «Опись вложения».

После этого в формате списка нужно перечислить все декларации, которые находятся в конверте. Это выполняется в формате: налоговая декларация по (наименование налога) за (название периода) на (число страниц в декларации цифрами и прописью) — (число экземпляров).

После завершения перечисления свои подписи с расшифровками должны поставить руководитель и главный бухгалтер.