Что нужно знать о представлении документов по требованию инспекции

Некоторое время назад были скорректированы правила подачи документов по требованию налоговых инспекторов, а в июне – и формат уведомления о невозможности их представления. Кроме того, последние сообщения Минфина, ФНС и примеры судебной практики раскрывают новые нюансы удовлетворения профессионального любопытства ИФНС. О том, от какой налоговой может прийти запрос, куда представлять документы, если проверка проводится не в стенах инспекции, и какие бумаги вправе истребовать фискалы, читайте в нашем материале.

Сообщать инспекции о невозможности представить запрошенные документы нужно по новой форме

Налоговая служба с 09.06.2019 обновила бланк уведомления о невозможности представления в установленный срок документов (бумажную форму плюс электронный формат).

Изменение бланка потребовалось из-за введенной Законом от 03.08.2018 № 302-ФЗ нормы, позволяющей не отправлять документы в ИФНС повторно.

О невыполнимости требования проверяющих компания обязана предупредить ИФНС не позднее:

• одного дня, если материалы касаются работы самой организации;
• пяти дней, если контролерам необходима информация о контрагентах.

В бланке предусмотрены три блока для отдельных случаев заполнения:

Читайте также:  Новые реквизиты в платёжках по налогам и взносам. Таблица от ФНС

• первый – для указания конкретной причины продления срока;
• второй – в случае утраты документов или их передачи в аудиторскую организацию;
• третий – если запрошенные документы уже были представлены в ИФНС ранее.

Приказ ФНС РФ от 24.04.2019 № ММВ-7-2/[email protected] «Об утверждении формы и формата представления уведомления о невозможности представления в установленные сроки документов (информации) в электронной форме»

Примечание редакции:

Подача данного уведомления не может гарантировать продление срока для подачи документации.

Тем не менее в случае отказа проверяющих и наложения штрафа факт его отправки поможет снизить или вовсе отменить санкции.

Обновлены правила предоставления документов

Налоговики обновили формы документов, используемых в контрольных мероприятиях, в том числе бланк требования о представлении пояснений и документов.

Кроме того, скорректированы требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе. Весь объем бумаг для инспекторов должен быть разделен на части размером не более 150 листов каждая. Каждый такой том отдельно прошивается, нумеруется и заверяется личной подписью лица, подтверждающего подлинность бумаг. Печать компании для их заверения по новым правилам не нужна. Документы более чем на 150 страницах на части не разделяются.

К собранному пакету должно быть приложено сопроводительное письмо с указанием реквизитов требования инспекторов или изложено иное основание для представления бумаг. Письмо должно содержать опись всех документов, либо эта информация должна идти в качестве приложения к нему.

Примечание редакции:

В случае представления документов в электронном виде через ТКС или личный кабинет опись данных, переданных в инспекцию, формируется автоматически. Кроме того, исходя из текста регламента, сопроводительное письмо необходимо составлять только при направлении бумаг по требованию ИФНС.

Добровольное их представление под новое требование не подпадает.

Объяснительная записка о несвоевременном предоставлении документов

• не пытайтесь переложить собственную оплошность на кого-то другого;
• встречные обвинения в объяснительной записке не сработают в вашу пользу;
• если вина действительно имеет место, правильнее ее признать, извиниться и выразить намерение не допускать подобного в дальнейшем;
• не стоит пускаться в подробные и пространные объяснения, достаточно указать одну причину;
• текст записки, по неписаным правилам, не должен выходить за пределы 1 листа.

Составляется записка по общим принципам делопроизводства, то есть с указанием адресата (начальника), собственной должности, обязательного проставления даты и личной подписи. Рекомендации по формулировке содержания:

Когда инспекторы вправе требовать документы, и чем грозит неподчинение

Налоговый орган вправе требовать документы:

• необходимые в связи с камеральной или выездной проверкой налогоплательщика (п. 1 ст. 93 НК РФ);
• касающиеся деятельности проверяемого контрагента (п. 1 ст. 93.1 НК РФ);
• относительно конкретной сделки вне рамок проведения налоговых проверок (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).

Ответственность за отказ от представления запрошенных документов в отношении собственной деятельности или их непредставление в установленные сроки предусмотрена ст. 126 НК РФ. Мера ответственности – штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Иные лица за непредставление документов о налогоплательщике, отказ подать имеющиеся у них документы либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями могут быть привлечены к ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ. Сумма штрафа для организаций и ИП – 10 тыс. рублей.

За неправомерное несообщение либо несвоевременное сообщение истребуемой информации (не документов) ответственность наступает в соответствии со ст. 129.1 НК РФ. При первом правонарушении это влечет наложение штрафа в размере 5 тыс. рублей. Повторное деяние в течение календарного года карается штрафом в сумме 20 тыс. рублей.

КоАП РФ также предусмотрены санкции для должностных лиц налогоплательщика, непредставивших инспекторам или исказивших документы и сведения, необходимые для осуществления налогового контроля. Наказание в виде штрафа назначается в соответствии с п.1 ст. 15.6 кодекса и может составить от 300 до 500 рублей.

Кроме того, если налогоплательщик не представил в срок документы, запрашиваемые при проведении налоговой проверки, инспекция может их изъять (п. 4 ст. 93 НК РФ).

Читайте также:  Как заплатить страховые взносы при закрытии ИП

Причем фискалы вправе не обращать внимание даже на отказ проверяемого открыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы. Инспектор может сделать это самостоятельно, стараясь без необходимости не повреждать запоры, двери и другие предметы (п. 4 ст. 94 НК РФ).

Еще одно возможное последствие неисполнения требования инспекторов – налоговый орган может определить суммы к уплате в бюджет расчетным путем на основании имеющейся у него информации о предприятии, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). В этом случае налог будет исчислен примерно, и аргументы о недостоверности расчета приниматься не будут (Постановление Президиума ВАС РФ от 22.06.2010 № 5/10). Спор о законности решения ИФНС, по которому инспекторы доначислили компании 21 млн рублей НДС, завершился в пользу проверяющих (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 13.03.2019 № Ф08-12102/2018).

Судьи указали, что общество без каких-либо объективных причин не представило первичные документы по требованию инспекции, умышленно противодействуя проведению налогового контроля. При таких обстоятельствах последующая попытка компании представить опровержения доначислений в суде является злоупотребление правом и не может повлечь отмены решения ИФНС, вынесенного по результатам проверки.

Сведения по конкретной сделке

Теперь рассмотрим случай направления «внепроверочных» требований. Речь идет о запросе данных по конкретной сделке, которая вызвала интерес у налоговиков (п. 2 ст. 93.1 НК РФ). Налоговый кодекс не разъясняет термин «конкретная сделка». А значит, придется снова обратиться к судебной практике.

Как указал Арбитражный суд Северо-Кавказского округа, пункт 2 статьи 93.1 НК РФ обязывает налогоплательщиков направлять документы и информацию по конкретным договорам с конкретными контрагентами. При этом налогоплательщик, к которому поступил запрос, может и не являться стороной такого договора (постановление от 22.02.19 № Ф08-213/2019).

Составляйте договоры ГПХ по готовым шаблонам Составить бесплатно

Данный подход означает, что налоговики не могут запросить сведения в отношении операций, которые совершаются вне рамок договоров (сделок). Примеры такой операций — получение бюджетных субсидий, выплата дивидендов, внесение вкладов в имущество организации или ее уставный капитал (см. письмо Минфина от 17.07.13 № 03-01-18/28094).

На этом запреты, пожалуй, заканчиваются. Как и в случае с запросом данных по контрагентам, никаких ограничений по составу документов или информации, которые можно затребовать в отношении конкретной сделки, Налоговый кодекс не содержит. Также не запрещено истребовать документы или информацию по нескольким сделкам (определение Верховного суда РФ от 26.10.17 № 302-КГ17-15714). При этом, как уже отмечалось, круг лиц, у которых можно запросить документы (информацию) на основании пункта 2 статьи 93.1 НК РФ, фактически не ограничен: адресатом может быть как участник сделки, так и иные лица, располагающие нужными данными по сделке.

В то же время на основании пункта 2 статьи 93.1 НК РФ нельзя истребовать документы (информацию), которые не относятся к конкретной сделке. Согласно форме требования о представлении документов (информации), в нем должны быть указаны сведения, позволяющие идентифицировать сделку, в отношении которой запрашиваются данные (письмо Минфина от 15.10.18 № 03-02-07/1/73833, см. «Встречная» проверка: должны ли инспекторы указывать реквизиты истребуемых документов»).

Но при этом к вопросу идентификации сделки суды также относятся достаточно вольно: инспекция вовсе не обязана указывать в требовании реквизиты (дату, номер) договора. Достаточно обозначить стороны и тип договора. Требование является обоснованным, если на основании перечня запрашиваемых документов налогоплательщик в состоянии сам определить всю информацию, идентифицирующую конкретную сделку (постановление АС Уральского округа от 27.09.18 № Ф09-5656/18).

ВНИМАНИЕ

К запросу «по сделке» никакие поручения от других ИФНС не прилагаются. Это правило действует, даже если контрагент по сделке и получатель запроса состоят на учете в разных инспекциях (постановление АС Западно-Сибирского округа от 17.03.21 № Ф04-421/2021 по делу № А45-17306/2020).

Сроки предоставления документов в ИФНС

ТАБЛИЦА: «Сроки предоставления документов в ИФНС»

Что предоставляется в ИФНССрок предоставленияС какой даты считать срокФормат ответапо ТКСна бумаге Квитанция о получении сообщения от ИФНС по ТКС 6 рабочих днейДень отправки сообщения налоговым органом + —Пояснения к декларации по НДС5 рабочих днейДень получения требования+—Пояснения к иным декларациям++Документы (информация), запрошенные в рамках камеральной или выездной проверки 10 рабочих дней День получения требования + +Уведомление о том, что документы, запрашиваемые в рамках камеральной или выездной проверки, ранее уже подавались в ИФНСУведомление о продлении срока представления документов (информации), запрашиваемых в рамках камеральной или выездной проверки 1 рабочий день День получения требования + +Уведомление об отсутствии документов (информации), запрашиваемых в рамках камеральной или выездной проверкиДокументы (информация), запрошенные в рамках встречной проверки контрагента или иного лица 5 рабочих дней День получения требования + +Уведомление о том, что документы (информация), запрашиваемые в рамках встречной проверки, ранее уже подавались в ИФНСУведомление о продлении срока представления документов (информации), запрашиваемых в рамках встречной проверкиУведомление об отсутствии документов (информации), запрашиваемых в рамках встречной проверкиДокументы (информация), запрошенные вне рамок проверок по конкретной сделке 10 рабочих дней День получения требования + +Уведомление о том, что документы (информация), запрашиваемые вне рамок проверок, ранее уже подавались в ИФНСУведомление о продлении срока представления документов (информации), запрашиваемых вне рамок проверокУведомление об отсутствии документов (информации), запрашиваемых вне рамок проверокКопии документов, сведения из которых включены в указанные в п. 15 ст. 165 НК РФ реестры и которые поданы для подтверждения обоснованности применения налоговой ставки 0 процентов и налоговых вычетов 30 календарных дней День получения требования + +Документы по сделкам между взаимозависимыми лицами (контролируемым сделкам) (п. 6 ст. 105.17 НК РФ)30 рабочих днейДень получения требования + +Сведения о бенефициарных владельцах (п. 4 правил, утв. Постановлением Правительства от 31.07.2017 № 913)5 рабочих днейДень получения запроса++Уведомление о контролируемых иностранных компаниях (п. 8 ст. 25.14 НК РФ)Устанавливается ИФНС, но не менее 30 рабочих днейДень получения требования++Документы, связанные с исчислением и уплатой НДФЛ, налога на прибыль по ценным бумагам (п. 3 ст. 214.8, п. 3 ст. 310.2 НК РФ)3 месяцаДень получения требования++

Уважительные причина для непредоставления документов в срок

Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми. Если у работника действительно были уважительные причины поведения, которое не понравилось работодателю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит – она встанет на защиту «обвиняемого». Тогда и ждать письменного требования от работодателя не нужно. По его устному пожеланию лучше сразу составить объяснительную записку, приложив к ней максимум доказательств своей правоты. Подойдут не только официальные документы, сгодится даже распечатка с новостного сайта о перебоях в работе ветки метро, по которой добирается до работы опоздавший.

• Виды объяснительных записок;
• Форма объяснительной записки;
• Как написать объяснительную записку;— На работу;— Об отсутствии на рабочем месте;— Об ошибке в работе;— О невыполнении должностных обязанностей;— В детский сад;— Классному руководителю;— Ребенку в школу;— В школу об отсутствии на родительском собрании;— В университет;
• Что предписывает закон;
• Архивные сроки хранения объяснительных записок.

Как представить инспекторам электронные больничные листы

В ФНС рассказали, как доказать инспекторам, что выплаты сотрудникам производятся в рамках обязательного соцстрахования и поэтому не облагаются страховыми взносами.

В рамках камеральной проверки РСВ налоговая вправе запросить у компании документы ? основания для начисления или неначисления взносов на суммы, отраженные в отчете.

Читайте также:  Порядок проведения камеральной налоговой проверки

Если ИФНС потребует представить листки нетрудоспособности, чиновники рекомендуют распечатать бумажную копию электронного больничного, выгруженного из реестра ФСС. Документ должен отражать данные, которые работодатель использовал для определения размера страховых пособий. К нему необходимо приложить и расчеты соответствующих выплат.

Представляемые в налоговую бумаги должны быть заверены организацией, прошиты и пронумерованы надлежащим образом. В случае их повторного истребования достаточно вовремя сообщить инспекторам реквизиты документа, к которому были приложены подтверждения и вместе с которым направлены в ИФНС.

Письмо ФНС РФ от 10.07.2019 № БС-4-11/[email protected]

Как заверить копии для подтверждения расходов

Минфин рассмотрел обращение о порядке заверения копий документов, подтверждающих расходы по УСН-деятельности.

Есть перечень критериев, соблюдение которых позволит признать эти расходы при исчислении налога. Они должны быть обоснованны и документально подтверждены. Под обоснованностью подразумевается экономическая целесообразность затрат. Документальная подтвержденность – это соответствие оформления документа законодательно установленным правилам.

В данном случае речь идет о заверении копии. Согласно пункту 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденному Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, копия будет обеспечена юридической значимостью при наличии следующих реквизитов:

• слова «Верно»;
• «Должность»;
• «Подпись»;
• «Ф.И.О.»;
• «Дата».

Если копия предназначается для передачи в другую компанию, ее требуется дополнить информацией о месте хранения оригинала: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год» — и заверить печатью организации.

Для упрощения процедуры заверения копии допускается использование штампа.

Письмо Минфина РФ от 22.04.2019 № 03-11-11/28986

Минфин подсказал, как сэкономить на переводе иностранной «первички»

Минфин напоминает, что для того, чтобы отразить расходы компании в учете налога на прибыль, суммы надлежащих затрат должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с российским законодательством, а в случае, если расчет производился за границей – с иностранным деловым оборотом.

Официальное делопроизводство в нашей стране ведется на русском языке, поэтому «первичка», составленная на ином языке, нуждается в переводе, отмечают в министерстве.

Если чаще других в учете встречается типовая форма иностранных документов, чиновники считают достаточным обратиться к переводчику однократно за расшифровкой ее постоянных показателей. В будущем можно будет перевести и обновляющиеся данные бланка, если в этом будет необходимость.

Справочно сообщается, что НК РФ не установлен порядок перевода иностранной «первички».

Письмо Минфина РФ от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506

Примечание редакции:

Есть мнение, что иностранные документы для представления инспекторам в переводе не нуждаются. Так, Арбитражный суд Северо-Западного округа в Постановлении от 08.07.2019 № Ф07-7835/2019 признал необоснованными претензии инспекторов к документам, оформленным различными норвежскими поставщиками. Судьи указали, что по своему оформлению, содержанию и реквизитам все спорные счета-фактуры совпадали между собой, что позволяет сделать вывод об их соответствии обычаям делового оборота, применяемым в Норвегии. Помогло отменить решение инспекции и отсутствие в нем ссылок на нормы иностранного права, которым спорные документы не соответствовали. Довод об отсутствии перевода счетов-фактур арбитры также проигнорировали.

Требование может прийти из любой инспекции, где компания стоит на учете

Согласно нормам НК РФ, чтобы истребовать документы, имеющие отношение к деятельности налогоплательщика, налоговый орган отправляет соответствующее поручение в инспекцию по месту учета предприятия.

При этом чиновники обращают внимание на п. 1 ст. 83 НК РФ, где сказано, что для целей налогового контроля учет налогоплательщиков осуществляется:

• по месту нахождения организации;
• по месту нахождения ее обособленных подразделений;
• по месту нахождения принадлежащих ей недвижимого имущества и транспорта;
• на иных основаниях, предусмотренных кодексом.

Таким образом, требование о представлении документов может поступить налогоплательщику от любой из инспекции, где тот состоит на учете.

Письмо Минфина РФ от 06.08.2019 № 03-02-08/59105

Примечание редакции:

Обращаем внимание, что направлять документы по требованию ИФНС следует по адресу запросившей их инспекции. Это правило работает даже в том случае, если инспекторы в это же время проводят проверку на территории компании и имеют в распоряжении оригиналы запрошенных документов. Так, фирме из Челябинска не удалось оспорить штраф 17 тыс. рублей за неисполнение вмененной фискалами обязанности. Получив требование о документах по ТКС, налогоплательщик тем же способом отреагировал на него, сообщив ИФНС о представлении подлинников ее представителям, находящимся на территории предприятия.

Суд констатировал, что документы в установленный срок в ИФНС не поданы и оставил штраф в силе (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 29.01.2019 № Ф09-9273/18).

Отвечаем на требования налоговиков

Пояснения составляются в произвольной форме. А при камеральной проверке декларации по НДС — в электронной форме по утвержденному ФНС формату (п. 3 ст. 88 НК РФ, Письмо ФНС от 11.01.2018 N АС-4-15/[email protected]).
Содержание пояснений зависит от того, есть ли в декларации ошибки и насколько они существенны (каков их характер). Поэтому, получив из ИФНС требование о представлении пояснений, проверьте, правильно ли вы заполнили проверяемую декларацию (расчет).

Вариант 1. Декларация заполнена правильно, и налог к уплате не занижен. Тогда в пояснениях укажите, что вы не допустили ошибок при заполнении декларации и оснований для ее исправления нет. Также разъясните, почему выявленные ИФНС расхождения (несоответствия и т.п.) не являются ошибкой (Письмо ФНС от 03.12.2018 N ЕД-4-15/[email protected]).

Например, ИФНС нередко запрашивает объяснение причин несоответствия сумм выручки в отчете о финансовых результатах и декларациях по НДС за тот же год. Это может быть обусловлено тем, что часть ваших операций по реализации товаров (работ, услуг) не облагается НДС.

Вариант 2. Ошибки в декларации есть, но они не привели к занижению налога. Часто такие ситуации вызваны сбоями в компьютерных программах или несоблюдением порядка заполнения декларации.

Читайте также:  Пояснительная записка в налоговую по требованию — образец

При таких ошибках можно указать в пояснениях причины допущенных ошибок и тот факт, что они не привели к занижению налога. Вместо пояснений вы можете подать уточненную декларацию, в которой ошибки будут исправлены (п. 1 ст. 81, п. 3 ст. 88 НК РФ, Письмо ФНС от 03.12.2018 N ЕД-4-15/[email protected]).

Вариант 3. Ошибки в декларации привели к занижению налога.В этом случае вы должны подать в ИФНС уточненную декларацию (п. 1 ст. 81 НК РФ, Письмо ФНС от 03.12.2018 N ЕД-4-15/[email protected]). Представлять пояснения в такой ситуации уже не обязательно. Однако вы можете это сделать, если хотите сообщить ИФНС причины допущенных ошибок.

При проверке декларации инспекторы вправе истребовать любые документы

Компании не удалось оспорить штраф за непредоставление оборотно-сальдовой ведомости. Организация представила в инспекцию уточненную налоговую НДС-декларацию с суммой налога, подлежащей возмещению из бюджета в размере 2 млн рублей. Право на налоговые вычеты НДС заявлено по счетам-фактурам. Однако проверяющие усомнились в реальности сделок и в качестве их подтверждения затребовали от налогоплательщика оборотно-сальдовые ведомости по всем счетам.

Требование о предоставлении копий документов организация оставила без исполнения. Кроме того, она даже не сообщила в инспекцию об отсутствии или невозможности их предоставления. В то же время список документов, которые могут потребоваться налоговикам для правомерности предоставления вычетов по НДС, не является исчерпывающим.

Поэтому ИФНС при проведении проверки декларации вправе требовать любые документы, подтверждающие правомерность применения налоговых вычетов.

Довод налогоплательщика о неправомерности произведенного начисления штрафа суд отклонил.

Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 24.07.2019 № А60-53363/2018

Примечание редакции:

Отметим, что суды в отношении «обороток» придерживаются и противоположной позиции. Арбитры признают неправомерным привлечение к ответственности за непредставление документов, которые предусмотрены не налоговым, а бухгалтерским законодательством (постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 27.07.2018 № Ф04-3054/2018, от 29.12.2014 № А27-1435/2014).

В целом отмечается тенденция к повышению аппетитов инспекторов. Так, недавним Решением ФНС РФ от 19.06.2019 № СА-4-9/[email protected] чиновники подтвердили, что их подчиненные вправе самостоятельно определять полноту и комплектность «первички», регистров учета и аналитики, необходимых им для осуществления контроля. Указанное решение было принято по результатам рассмотрения жалобы налогоплательщика на истребование у него копий штатного расписания и Приказов о назначении руководителя и главбуха в рамках выездной проверки правильности исчисления НДС.

Документы в налоговую невозможно предоставить в срок

Цитата (Газета «Учет. Налоги. Право.» 27.07.2015): Если компания не успевает подготовить для налоговой документы в течение 5 дней со дня получения требования, в инспекцию надо направить ходатайство с просьбой продлить срок представления документов. Ходатайство о продлении срока представления документов составляют в произвольной форме. Главное – назвать достоверные причины, по которым компания не успевает выполнить требование инспекторов. Так, скорее всего инспекторы пойдут навстречу компании, если они запросили большое количество документов, которое нереально откопировать за пять дней. Стечение разного рода обстоятельств тоже может служить основанием для продления срока представления документов. Например, отсутствие главного бухгалтера по уважительной причине – командировка, болезнь, очередной отпуск, который главбух проводит в другом городе. Также можно сослаться на отсутствие технических возможностей для быстрой подготовки копий (сломался ксерокс). Или требование поступило в самый разгар отчетной кампании, а в наличии не все сотрудники бухгалтерии – кто-то заболел и т. п. Желательно приложить подтверждающие документы (приказ о командировке, о предоставлении отпуска сотрудникам бухгалтерии, служебная записка специалиста, отвечающего за копировальную технику, и др.). Вероятность положительной реакции инспекторов на ходатайство повышается, если назвать конкретную дату, когда компания сможет представить затребованные бумаги. Чем она ближе, тем больше шансов на то, что налоговики пойдут навстречу. Образец ходатайства о продлении сроков представления документов (приложение)

Рекомендуем прочесть: Техпаспорт на квартиру как выглядит фото

Сроки подачи ходатайства о продлении сроков представления документов Для направления ходатайства о продлении срока представления документов, запрошенных в ходе встречной проверки, Налоговый кодекс конкретных сроков не устанавливает (в отличие от обычной проверки). Тем не менее тянуть не стоит. Ведь, если налоговики откажут в отсрочке, придется либо бросить все силы на копирование, либо заплатить штраф за непредставление документов. Кроме того, если компания вовремя не отреагирует на требование, можно подвести контрагента. Некоторые проверяющие, не получив ответа, решают, что реальных договорных отношений не было.

Инспектор сам решает, документы какого периода ему интересны

Проверяя НДС-декларацию фирмы за II квартал 2021 года, инспекторы запросили у ее контрагента документы по сделкам, совершенным в I квартале 2021 года. Компания предоставить бумаги отказалась, указав, что налоговый орган в своем требовании выходит за границы проверяемого периода. Требование ИФНС организация обжаловала в суде, но безуспешно.

Арбитры всех инстанций, включая окружную кассацию, подтвердили, что инспекторы сами решают, какие события имеют отношение к периоду проверки, и не обязаны объяснять свою позицию налогоплательщикам или лицам, у которых запрашивают документы и сведения.

Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 16.01.2019 № Ф06-41326/2018

Предположительное окончание «камералки» не освобождает от штрафа за непредставление документов

Инспекторы запросили у компании документы, сославшись на проведение камеральной проверки НДС-декларации контрагента. Фирму смутило, что для проверки отчета за I квартал подтверждающие бумаги ИФНС понадобились в октябре, когда общий срок «камералки» должен был истечь в соответствии с нормами НК РФ. Компания отправила в инспекцию отказ с пояснениями, а на требование инспекторов написала жалобу в управление ФНС РФ, но не добившись успеха, в суд.

В процессе рассмотрения спора выяснилось, что по контрагенту фирмы ИФНС назначила дополнительные проверочные мероприятия, в рамках которых и были запрошены спорные документы. Требование инспекторов суд признал законным, отметив, что в соответствии с п. 2 ст. 93.1 НК РФ оно было бы правомерно, даже если бы проверки не было вовсе.

Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 01.02.2019 № Ф06-41631/2018

Реквизиты запрашиваемых документов инспекторы указывать не должны

Налогоплательщик обжаловал требование ИФНС о представлении 1 027 счетов-фактур, товарных и товарно-транспортных накладных к ним и иных документов, подтверждающих операции с контрагентом за квартал. По мнению компании, согласно п. 2, 3 ст. 93.1 НК РФ инспекторы должны указать в требовании сведения, позволяющие идентифицировать конкретную сделку.

Суды такое толкование кодекса не поддержали. Арбитры указали, что ст. 93.1 НК РФ не устанавливает обязанности налогового органа указывать в требовании реквизиты или иные индивидуализирующие признаки документов. При этом нормы законодательства о налогах и сборах также не содержат запрета на истребование документов по нескольким сделкам. Фемида также подчеркнула, что инспекторы не должны сообщать контрагенту проверяемого лица причины, по которым ими было принято решение о необходимости направить требование.

Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 29.01.2019 № Ф06-42165/2018

Примечание редакции:

Не получится признать незаконным и требование, в котором не указано мероприятие налогового контроля. С точки зрения ВС РФ, главное, чтобы можно было понять, о каком контрагенте идет речь, какие документы и за какой период нужны ИФНС. Отсутствие в требовании указания на проведение конкретного мероприятия налогового контроля носит формальный характер и не свидетельствует о недействительности требования инспекции (Определение ВС РФ от 19.09.2018 № 307-КГ18-14038).

Запросы при проверке контрагента

Порядок запроса у налогоплательщика информации о его контрагенте урегулирован статьей 93.1 НК РФ. В этой статье установлено, что можно требовать в такой ситуации, а также определена процедура направления запроса. Начнем с описания данной процедуры.

Направление требования

В подавляющем большинстве случаев инициатором запроса выступает не «родная» ИФНС, а тот налоговый орган, в котором контрагент состоит на учете. Однако само требование по правилам статьи 93.1 НК РФ направляет «своя» инспекция. К этому требованию должна прилагаться копия поручения от инспекции-инициатора запроса.

Получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет

Без этой копии требование может быть направлено только в одном случае: когда проверяемый налогоплательщик и адресат запроса состоят на учете в одной ИФНС (т.е. инспекция-инициатор запроса совпадает с инспекцией, направившей требование). В такой ситуации ИФНС не дает себе никакого поручения и, соответственно, копия поручения к требованию не прикладывается (письмо ФНС от 16.12.14 № ЕД-4-2/26018, постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.01.08 по делу № А26-1964/2007).

ВНИМАНИЕ

Указанная ситуация возможна вне зависимости от основания, по которому адресат запроса состоит на учете в ИФНС, которая выставила требование. Это может быть учет по месту нахождения «обособки», недвижимости или учет в качестве налогоплательщика, применяющего патентную систему (постановление АС Дальневосточного округа от 15.05.18 № Ф03-1515/2018 по делу № А04-8106/2017).

Отметим, что копия поручения — весьма полезный для налогоплательщика документ. Из нее можно узнать, при проведении какого именно мероприятия налогового контроля налоговикам потребовались документы или информация. Также данная копия позволяет проверить, соответствуют ли сведения, которые запрашивает «своя» ИФНС, поручению инспекции-инициатора запроса. Судебная практика исходит из того, что в подобной ситуации требование о предоставлении документов (информации) составляется на основании поручения и не может выходить за его рамки. А значит, если запрашиваются документы, не указанные в копии поручения, такое требования является незаконным (постановления ФАС Уральского округа от 27.01.12 № Ф09-8983/11 и ФАС Московского округа от 26.03.09 № КА-А40/2089-09).

В то же время следует учитывать, что отсутствие копии поручения не всегда признается грубым процедурным нарушением (постановление ФАС Уральского округа от 19.05.08 № Ф09-3423/08-С3). Поэтому мы не советуем игнорировать требование о предоставлении документов (информации) на том лишь основании, что к нему не приложена копия поручения. А вот обжаловать такое требование вполне возможно. Если УФНС или суд сочтут его незаконным, налогоплательщик сможет потребовать возмещения расходов на исполнение такого требования в порядке, предусмотренном статьей НК РФ.

Подать жалобу на решение ИФНС через оператора ЭДО Подать бесплатно

Содержание требования

Что касается содержания требования, связанного с проверкой контрагента, то тут практика исходит из фактически полной вседозволенности налоговиков. Дело в том, что Налоговый кодекс не установил для этого случая каких-либо ограничений по составу запрашиваемых документов (информации) или по кругу лиц, у которых можно их потребовать. Поэтому в большинстве случаев споры по поводу содержания требования заканчиваются победой налоговиков.

Так, Арбитражный суд Уральского округа указал, что в своих запросах ИФНС не ограничена документами, касающимися первого контрагента проверяемого налогоплательщика. Это значит, что подобные требования могут быть направлены также контрагентам второго, третьего и последующего звена (постановление от 02.08.18 № Ф09-4001/18).

Проверить контрагента на признаки фирмы‑однодневки, банкротство и наличие дисквалифицированных лиц

А судьи Дальневосточного округа разъяснили, что статья 93.1 НК РФ не ограничивает перечень запрашиваемых документов (информации) только теми, которые являются основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов и сборов. Поэтому ИФНС может затребовать абсолютно любые документы (любую информацию) по проверяемому налогоплательщику. В том числе и те, которые не связаны напрямую с подтверждением правильности исчисления и своевременности уплаты (удержания и перечисления) налогов и сборов (постановление ФАС Дальневосточного округа от 25.07.18 № Ф03-2969/2018). Также нет ограничений и по форме истребуемых данных — ИФНС вправе потребовать информацию в форме пояснений (постановление ФАС Дальневосточного округа от 17.06.14 № Ф03-1810/2014).

При этом налоговики не обязаны обосновывать свои требования и доказывать, что запрошенные сведения действительно необходимы для проверки контрагента (постановление АС Северо-Западного округа от 21.05.18 № Ф07-4963/2018). Так, Арбитражный суд Московского округа признал правомерным запрос данных об IP-адресах контрагентов, указав, что эти данные могут использоваться для определения признаков взаимозависимости и согласованности действий налогоплательщиков. А значит, они связаны с проверкой и затребованы правомерно (постановление от 05.03.19 № Ф05-1297/2019).

Провести автоматическую сверку счетов‑фактур с контрагентами

Также нет ограничений и по периоду проверки контрагента, в связи с которой запрашиваются документы или информация. По мнению судов, вопрос о том, относятся ли конкретные документы к проверяемому налогоплательщику, а также круг устанавливаемых при помощи этих документов обстоятельств находится исключительно в компетенции ИФНС (постановление АС Московского округа от 13.09.18 № Ф05-14465/2018). При этом инспекция не обязана разъяснять адресату запроса связь этих документов с проверкой. Достаточно лишь указать на данное обстоятельство в требовании. Таким образом, тот факт, что запрашиваемые по контрагенту документы относятся к периоду, который не охвачен проверкой, не освобождает организацию от исполнения требования (постановление АС Поволжского округа от 16.01.19 № Ф06-41326/2018).

Также нужно учитывать, что налоговики вправе запрашивать документы, содержащие персональные данные третьих лиц (в т.ч. работников организации). Основание — положения подпунктов 1 и 4 пункта 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных». Из этих норм случает, что обработка персональных данных может осуществляться без согласия субъекта персональных данных, если она необходима для исполнения полномочий федеральных органов исполнительной власти. (См. также п. 3 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.12 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве»). А налоговые органы как раз и являются одним из федеральных органов исполнительной власти (указ президента России от 21.01.20 № 21). Таким образом, ссылка на то, что запрошенные документы содержат персональные данные, не освободит от штрафа за непредставление этих бумаг (письмо Минфина от 09.10.12 № 03-02-07/1-246, см. «Налоговики вправе затребовать у организации штатное расписание и приказы о направлении работников в командировки к проверяемому налогоплательщику»).

Заказать услуги по защите персональных данных

Обследовать компанию без налоговой проверки запрещено

Фирма получила от ИФНС требование предоставить множество документов о ее работе за последние три года. Притом требование не ссылалось на проведение какой-либо налоговой проверки.

Читайте также:  Статья 173 НК РФ. Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет

Инспекторы захотели увидеть:

• расшифровку счетов бухучета 60, 62, 76, 90, 91 с разбивкой по годам;
• штатное расписание;
• расшифровку кредиторской и дебиторской задолженности;
• расшифровку 11 показателей бухгалтерского баланса;
• налоговые регистры расходов и доходов с разбивкой на прямые, косвенные и прочие за три года.

Фирма пожаловалась в суд. Первая инстанция и апелляция поддержали проверяющих, однако окружной суд отправил дело на новое рассмотрение. Арбитры согласились с доводами компании, что истребованные документы касаются не отдельной сделки, а всей деятельности компании, и признал, что такое требование вне проверки противоречит п. 1 и 2 ст. 93.1 НК РФ. Суду первой инстанции предстоит разобраться, имело ли место указанное мероприятие налогового контроля и в отношении какого именно контрагента или сделки оно было инициировано инспекторами.

Постановление Арбитражного суда Московского округа от 30.04.2019 № Ф05-5289/2019

Главбух не обязан передавать инспекции трудовую биографию сотрудника

ИФНС назначила главному бухгалтеру компании штраф в размере 300 рублей по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ за то, что она не подала в инспекцию документы, затребованные в отношении одного ее работника:

• заявление о приеме на работу;
• заявление об увольнении;
• трудовой договор;
• Приказ о приеме на работу;
• личную карточку.

Главбух оспорила штраф, и суд его отменил.

Дело в том, что в требовании имелась ссылка на ст. 93.1 НК РФ. Это означало, что инспекцию интересует информация о другой проверяемой компании или о конкретной сделке.

Главбух решила, что затребованная документация не относится ни к тому ни к другому. У компании нет никаких взаимоотношений с проверяемой организацией. Конкретной сделки перечисленные документы не касаются. Какая связь есть между данным работником и проверяемой организацией либо конкретной сделкой, инспекция в своем требовании не указала.

Поэтому исполнять требование бухгалтер не стала. Причем она сообщила в инспекцию об отказе, пояснив причины. Дополнительно бухгалтер написала, что в документах о работе сотрудника содержатся его персональные данные, которые без его согласия компания не вправе передавать кому-либо.

Судьи пришли к выводу, что главбух совершенно права. Перечисленные в требовании документы не могут быть признаны теми, которые компания (ее должностное лицо) обязано представить налоговому органу.

В соответствии же с пунктом 11 ст. 21 НК РФ налогоплательщики имеют право не выполнять неправомерные акты и требования налоговых органов.

Таким образом, штраф был наложен незаконно.

Постановление Верховного Суда РФ от 26.04.2019 № 9-АД19-10

Объяснительная записка о непредоставление документов в срок

Пример 1 Письменное требование объяснений у работника Пример 2 Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись Пример 3 Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка Допустим, рабочий по халатности повредил имущество работодателя в понедельник 01.09.2014, тому были свидетели и в тот же день был оформлен акт.

Вот почему устные беседы хороши лишь до того момента, как начнется документальное фиксирование обстоятельств и частностей. Как только работодатель попросил расписаться в требовании об объяснении, слова сразу теряют какой-либо вес. От того, считает ли сотрудник себя виноватым в произошедшем, или он может выдвинуть контраргументы, будет зависеть и то, как написать объяснительную об ошибке в работе. Однако, принцип ее составления один и тот же:

Рекомендуем прочесть: Работа в москве без регистрации и прописки вакансии

Рецептами продукции с инспекторами можно не делиться

В рамках выездной проверки налоговая запросила у компании рецептуру 133 наименований производимой алкогольной продукции. Инспекторы объяснили это необходимостью сверить расходы на закупку сырья с перечнем необходимых ингредиентов.

Фирма исполнять требование отказалась, указав, что рецептура изготавливаемых напитков не содержит в себе сведений, необходимых для проверки правильности исчисления и уплаты налогов, и является информацией, не подлежащей распространению.

Инспекторы выписали штраф, обжаловать который компания отправилась в суд.

Фемида доводы общества подержала. Арбитры указали, что по смыслу ст. 88, 93 НК РФ документы, истребуемые налоговым органом, должны иметь отношение к предмету налоговой проверки (Постановление Президиума ВАС РФ от 08.04.2008 № 15333/07). При этом подтверждениями данных налогового учета являются:

• первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
• аналитические регистры налогового учета;
• расчет налоговой базы.

Рецептура же алкогольных напитков не является документом, используемым для контроля за правильностью исчисления и уплаты налога, поскольку не относится ни к первичным учетным документам, ни к аналитическим регистрам налогового учета, а также не содержит расчета налоговой базы.

При таких обстоятельствах штраф за отказ в представлении указанных документов судьи признали незаконным и отменили его.

Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 01.02.2019 № Ф06-42680/2018

Когда штраф снижают: смягчающие обстоятельства

В Налоговом кодексе перечислены смягчающие обстоятельства. Можно воспользоваться списком или сослаться на что-то своё. Если хотя бы одно обстоятельство смягчает вину, налоговая обязана снизить штраф минимум в два раза, а то и больше — ст. 114 НК РФ, п. 16 Постановления Пленума ВАС РФ № 57.

Смягчающие обстоятельства из 112 НК РФ такие:

— Отчёт не сдали и налог не заплатили из-за стечения тяжёлых личных обстоятельств. Например, болезнь и отсутствие денег;

— Предпринимателю угрожали или он нарушил закон из-за материальной зависимости;

— На счёте ИП не было денег.

Сама налоговая предлагает учесть следующее:

— Просрочка в подаче отчёта и уплате налога незначительна;

— Признание вины, самостоятельная доплата налога, подача уточнённой декларации;

— Социальная направленность бизнеса, например, сельхозпроизводство;

— Остановка деятельности ИП;

— Пенсионный возраст ИП;

— Отсутствие ущерба бюджету, постоянная переплата, совершение нарушения впервые.

Примеры смягчающих обстоятельств, которые сработали

Предпринимателя оштрафовали на 29 000 ₽ за неуплату НДФЛ после утраты права на патент. Суд снизил штраф до 900 ₽. Учли, что у предпринимателя не было умысла и старых долгов по налогам — дело № А63-12226/2016.

Компания сдала невовремя уточненки по СЗВ-М за работников. При этом страховые взносы были уплачены вовремя. ПФР оштрафовал на 4500 ₽. Суд снизил штраф в четыре раза до 1 125 ₽. Права работников не были не нарушены, бюджет тоже не пострадал — дело № А28-14462/2020.

Ещё в кодексе есть отягчающее обстоятельство — к счастью, только одно. Штраф увеличивается в два раза, если в последние 12 месяцев налоговая уже штрафовала за то же самое нарушение.

Простая онлайн-бухгалтерия для предпринимателей

Сервис заменит вам бухгалтера и поможет сэкономить. Эльба сама подготовит отчётность и отправит её через интернет. Она рассчитает налоги, поможет формировать документы по сделкам и не потребует специальных знаний.

Попробуйте 30 дней бесплатно Подарок новым ИП Акция действует для ИП младше 3 месяцев

Суд разоблачил инспекторов, изымающих документы и штрафующих за их непредставление

В рамках выездной проверки компания предоставила инспекторам оригиналы запрошенных документов. Спустя три недели фирма получила по ТКС уведомление о приостановлении контрольных мероприятий. Сопроводительным письмом инспекторы сообщали, что в соответствии с требованиями НК РФ на время тайм-аута подлинники документов налогоплательщика должны быть возвращены до возобновления проверки. К письму налоговики приложили копии описей документов, составленных фирмой при передаче документации, без отметок об их возврате.

Через месяц проверка возобновилась, и налоговая потребовала документы, оригиналы которых так и не вернула. Большую их часть фирма все же предоставила, а за недостающие бумаги ей вменили штраф более 320 тыс. рублей. Обжаловать наказание компания отправилась в суд, где Фемида поддержала ее позицию.

Судьи отметили, что инспекция не вправе требовать от налогоплательщика копии документов, оригиналы которых ему не были возвращены. Порядок возврата бумаг хотя и не регламентирован, но, по мнению суда, должен совпадать с оформлением приема-передачи документов от налогоплательщика, то есть проходить по описи с проставлением подписи ответственного лица. Инспекция подобных доказательств со своей стороны не представила, что заставило арбитров отменить решение налогового органа.

Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 21.01.2019 № Ф07-15324/2018