Транспортная накладная в электронном виде. А это законно?

В очередь за новинкой

Компании активно обмениваются электронными транспортными накладными с 2021 года. Именно тогда на рынок вышло первое в России решение для обмена ЭТрН от сервиса Synerdocs. За два года его успешно опробовали многие известные транспортные компании, грузоотправители и грузополучатели. В их числе интернет-магазин Wildberries, а также российские представительства Levi’s, DB Schenker, Itella, FM Logistic и другие.

Интерес бизнеса к ЭТрН очевиден: компании больше не теряют документы в пути. Отказываясь от бумаг, они ускоряют оплату за товары и услуги, сокращают затраты на печать, отправку, обработку и хранение накладных. В электронном виде поиск и представление документов в ФНС занимает считанные минуты, а не часы и дни – как в истории с бумагами.

Однако есть компании, которые еще сомневаются и не переходят на обмен электронными транспортными накладными с контрагентами. Бизнес опасается, что такие документы не равносильны бумажным с точки зрения закона и их нельзя представить в госорганы. Однако все это только мифы об ЭТрН, которые легко опровергнуть.

Правила оформления ТТН

ТТН является единым транспортным документом, который выписывает, как правило, грузоотправитель в 4-х экземплярах.

  1. I экземпляр Грузоотправитель оставляет себе с подписью о принятии товара Перевозчиком, чтобы списать по бухгалтерии товарно-материальные ценности.
  2. II получает уже Грузополучатель со всеми подписями и печатями. Для того, чтобы оприходовать товарно-материальные ценности для своей компании.
  3. III экземпляр достается Перевозчику, он подготавливает акты, накладные и отправляет Заказчику (Продавцу). Для того, чтобы он мог оплатить транспортные услуги и принять работу.
  4. IV — остается внутри транспортной компании для отчетности. Для того, чтобы можно было списать затраты на топливо, зарплату водителя и т.п.

Читайте также:  Особенности заполнения раздела 3 расчета по страховым взносам по уволенным сотрудникам

В процессе доставки товара принимают участие много участников:

  • грузоотправитель,
  • грузополучатель,
  • экспедитор, диспетчер, водитель, логист и иные сотрудники транспортной компании.

И каждый из них предоставляет необходимую для заполнения информацию, расписывается в документе. Руководители скрепляют подписи печатью компаний.

Основную информацию о грузе, грузоотправителе, грузополучателе заполняет грузоотправитель. В документе заполняются внимательно все необходимые поля. Там, где данные не вносятся, ставят прочерки. Часть информации заполняется после осуществления транспортировки.

Как заполнить документ в 1С покажем далее.

Миф №1. «ЭТрН вне закона»

Порядок документооборота перевозочных документов, в том числе транспортной накладной, описан в Постановлении Правительства РФ от 15.04.2011 года № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом». В нем законодатели пояснили, что транспортная накладная подтверждает факт перемещения товара, служит основанием для ведения учета покупателем и продавцом, а также расчетов с перевозчиком. То есть она является первичным учетным документом.

При этом российское законодательство давно разрешает оформлять все первичные учетные документы в электронном формате. Это подтверждает ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года. Цитируем статью 9 часть 5: «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью».

Закон также поясняет, что обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи лиц, предусмотренных предыдущим пунктом, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В электронных транспортных накладных, которыми уже обмениваются клиенты Synerdocs, представлены все указанные реквизиты. Таким образом, документ полностью легитимен и может использоваться российскими компаниями в хозяйственных операциях.

Что заполняет Перевозчик?

Перевозчик заполняет транспортный раздел. В нем указываются сведения о грузе:

  • наименование,
  • сопутствующие документы (сертификаты, декларации и т.п.),
  • вид упаковки,
  • количество мест,
  • масса,
  • код и класс груза,
  • сведения об опломбировании,
  • лицах, принявших и сдавших груз,
  • дополнительные сведения.

По итогам перевозки владельцем автотранспорта заполняются сведения, необходимые для расчета стоимости. За которые расписывается таксировщик.

Миф №2. «Придется потратиться на УКЭП для водителей»

На самом деле такого требования к обмену ЭТрН нет. Условия использования ЭП контрагентами и ее легитимность регулируются ФЗ № 63 «Об электронной подписи». Закон гласит, что компании могут решать сами, какую подпись они будут ставить на документах при обмене друг с другом.

Именно поэтому сервис Synerdocs представил решение, в котором не требуется приобретать дорогостоящую усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для водителей. Ее при обмене ЭТрН используют грузоотправители, грузополучатели и транспортные компании. Водители же в свою очередь подписывают документы с помощью простой электронной подписи (ПЭП), которая в разы дешевле УКЭП.

«У крупных перевозчиков в штате может числиться несколько тысяч водителей. Представьте, какие расходы понесет компания, если будет использовать сертификаты КЭП, – поясняет руководитель бизнес-направления Synerdocs Иван Агапов. – Мы, как специалисты оператора электронного документооборота, обеспечиваем идентификацию водителей таким образом, чтобы в случае необходимости была возможность установить подписанта документа. И, конечно же, прописываем само использование ПЭП в договорных документах».

В пользу легитимности простой электронной подписи высказывается и Минфин РФ:

  • в Письме от 12.09.2016 года №03-03-06/2/53176 министерство указало, что виды возможных для использования при оформлении первичных документов электронных подписей устанавливаются федеральными стандартами бухучета. Поскольку на данный момент такого стандарта нет, налогоплательщик может использовать любую электронную подпись при оформлении первичных учетных документов, соблюдая при этом требования ФЗ № 63;
  • ранее, в Письме от 11 января 2021 года №03-03-06/61, представители Минфина рассмотрели вопрос о применении электронной подписи для оформления первичных учетных документов в целях налога на прибыль и сообщили, что первичные учетные документы можно подписывать простой или усиленной неквалифицированной электронными подписями (опять же с соблюдением ФЗ № 63).

Нужна ли печать в товарно транспортную накладную

Наша организация-покупатель по договору поставки сама забирает товар со склада поставщика. Для этого мы нанимаем перевозчика. Поскольку наш поставщик к договору перевозки отношения не имеет, он отказывается расписываться и ставить печать в транспортной накладной как грузоотправитель.

Наша организация купила оборудование. Забрать его у продавца мы должны сами. Наш руководитель договорился со своим знакомым, что он привезет нам оборудование на своей «Газели». Этот знакомый не предприниматель, а обычное частное лицо. Как нам это оформить? Надо ли заполнять транспортную накладную на доставку товара? Если нет, то какой документ надо составить, чтобы можно было учесть затраты на доставку при расчете налога на прибыль?

Читайте также:  Бухучет в автосервисе: автоматизация, нюансы, маркировка шин

Миф №3. «ЭТрН не примут в налоговой»

Транспортная накладная является первичным документом и может быть истребована ФНС. Допустим, вам нужно представить ее в электронном виде. Что бы ни говорили противники ЭДО, никаких проблем в этом нет.

В Письме ФНС РФ от 23.03.2017 года №ЕД-4-15/[email protected] говорится, что вы можете использовать транспортную накладную в электронном виде. Но поскольку формат ЭТрН не установлен налоговой службой, то порядок представления этих документов в органы власти поясняется Письмом Министерства финансов РФ от 11.01.2012 года №03-02-07/1-1, а именно – аналогично всем неформализованным электронным документам:

Однако процедуру уже скоро могут упростить – когда транспортная накладная станет формализованным документом. Этого ждут многие участники рынка логистики. Если законодатели примут такое решение, то ЭТрН можно будет представлять без распечатки – в электронном виде.

Транспортная накладная — бланк 2021, образец заполнения

  • Бланк можно составить на несколько партий перевозимых на одном автомобиле.
  • Груз, который перевозится на разных транспортных средствах, должен сопровождаться отдельной накладной. Документы должны соответствовать числу автомобилей.
  • В незаполненных строках нужно поставить прочерк.
  • Транспортная накладная должна быть оформлена в трех экземплярах.
  • Документы распределяются между продавцом, покупателем, грузоперевозчиком.
  • Объявленная стоимость груза от отправителя не должна быть больше фактической цены.

Заполнять бланк нужно согласно правилам перевозки грузов автомобилями. Разделы содержат простую и понятную нумерацию, каждый из которых имеет свое назначение, название. Рядом с графой изложены требования. Необходимо помнить, что число ТН будет зависеть от использованных при перевозке транспортных средств. Каждый автомобиль должен быть сопровожден отдельной транспортной накладной.

Миф №4. «В суд не представишь»

Конечно, это тоже неправда. Арбитражный процессуальный кодекс РФ (ст. 75) и Гражданский процессуальный кодекс РФ (ст. 71) разрешают использовать документы, подписанные ЭП, в качестве письменных доказательств в судебных спорах.

Более того, интернет-сервисы «Мой Арбитр» и ГАС «Правосудие» позволяют направлять в суд электронные документы. Они должны быть подписаны УКЭП.

Можно представить документы в суд и на бумажных носителях. Если говорить об ЭТрН, то ее достаточно распечатать из сервиса Synerdocs со штампами о подписании документа ЭП. Далее заверить печатью и подписью руководителя организации и представить по месту требования. Дополнительно вы можете запросить у оператора заключение о том, что документ был передан через сервис обмена.

Инструкция: как правильно заполнить CMR-накладную

  1. Место и дата выписки международной накладной.
  2. Место принятия груза для перевозки.
  3. Сроки доставки.
  4. Данные об отправителе, его полное наименование, регистрационные сведения, юридический адрес.
  5. Аналогичная информация о получателе и транспортном агенте (при наличии).
  6. Общепринятые данные о товаре, его упаковке, объеме, весе, количестве мест.
  7. Сведения о том, что грузоперевозка производится по Конвенции, без отступлений и оговорок.
  • грузов почтового назначения, так как регламентируются международными почтовыми Конвенциями;
  • мебели, бытовой техники, прочего движимого имущества и утвари при переезде (смене места жительства, местонахождения);
  • тела усопших родственников, членов семьи.

Миф №5. «Будут проблемы с ГИБДД»

«С одной стороны, пока нет правовых норм, которые бы регулировали представление электронных транспортных накладных сотрудникам ГИБДД. Под вопросом и техническая оснащенность самих проверяющих. Одно дело представить документ на экране смартфона или планшета, а другое – проверить его оригинальность и подписи на нем», – комментирует Иван Агапов.

Тем не менее эксперт напоминает, что выход есть – водитель может предъявлять инспектору транспортную накладную в бумажном виде. Она оформляется в одном экземпляре, при этом достаточно двух подписей – грузоотправителя и водителя (ставит при приеме груза). Когда товар будет доставлен, документ нужно уничтожить:

***

Как видите, откладывать переход на безбумажные грузоперевозки нет смысла – обмен транспортной накладной в электронном виде полностью легитимен, а мифы легко «разрушаются» положениями действующих нормативно-правовых актов.

Хотите знать об ЭТрН больше? Следите за новыми статьями экспертов на сайте Synerdocs

Кто оформляет

Заполнение документа происходит в несколько этапов:

Читайте также:  Определение понятия «розничная торговля» для целей ЕНВД

  • до начала погрузки,
  • в период перемещения груза,
  • после доставки товара.

Бремя оформления товарно-транспортной накладной может лежать на собственнике товара (продавце) если перевозкой занимается собственник самостоятельно. Если же в отношениях между грузоотправителем или грузополучателем есть посредник, который осуществляет транспортировку ТМЦ, то необходим отдельный договор с грузоперевозчиком. В зависимости от того, какая из сторон нанимает посредника, и возникает обязанность по составлению ТТН.

Добавить комментарий

Adblock
detector