К какому акту об оказании услуг не придерутся налоговики

Акт выполненных работ и счет-фактура оформлены разными датами: насколько это критично?

В сложившейся хозяйственной практике в пакет документов, сопровождающих сделку, включают счет, счет-фактуру и акт выполненных работ. Такой набор бумаг бухгалтерия подшивает после того, как работы приняты заказчиком и в учете произведены необходимые операции.
Возникает вопрос: если все три документа относятся к одной сделке, должны ли они оформляться одной датой или могут расходиться во времени? И если да, то насколько критично это расхождение?

Законодательство не содержит требования о том, чтобы даты в акте выполненных работ и в счете-фактуре совпадали. А дата выставления такого документа, как счет, вообще не регламентирована ни одним нормативным актом. Это объясняется тем, что счет не признается первичным документом в бухучете, да и для налогового учета он не имеет никакого значения. Исполнитель выставляет его заказчику по своему усмотрению или в сроки, прописанные в договоре. То есть совпадение в датах счета, счета-фактуры и акта выполненных работ допустимо, но не обязательно.

Можно ли использовать с актом выполненных работ как счет-фактуру, так и универсальный передаточный документ? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Изучите материал, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Что нужно учесть в ситуации, когда акт и счет-фактура оформлены разными датами?

Дата в акте выполненных работ — важный элемент, влияющий на достоверность формирования информации в бухгалтерском учете. Этой датой в учете заказчика признаются расходы в размере стоимости выполненных работ, согласованной сторонами. В учете исполнителя этой же датой отражается выручка от реализации работ и признаются связанные с исполнением обязательств по договору расходы.

Читайте также:  Инструкция: заполняем форму 11 об основных фондах в Росстат

Дата счета-фактуры влияет на своевременность получения заказчиком работ вычета по НДС. Она определяется по нормам п. 3 ст. 168 НК РФ и выбирается из отрезка длиной в 5 календарных дней, отсчитываемых от момента:

• выполнения работ, оказания услуг или отгрузки товаров и продукции;
• получения аванса;
• изменения объема выполненных работ (количества или цены отгруженных товаров).

Получается, что расхождение в датах является нормальной ситуацией, ограниченной временными рамками.

А что будет, если нарушить 5-дневный срок или оформить не авансовый счет-фактуру ранее, чем работы будут выполнены и приняты заказчиком? Такая календарная чехарда, если она происходит на границе налоговых периодов, может вызвать претензии контролеров и стать поводом для штрафа. Но вообще более позднее выставление счета-фактуры Минфин не склонен рассматривать, как основание для отказа в вычете покупателю.

Обратите внимание, что с 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях, внесенных в документ, читайте здесь.

Скачать новый бланк счета-фактуры можно, кликнув по картинке ниже:

О возможных штрафах при нарушении срока выставления счета-фактуры рассказываем в этом материале.

К какому акту об оказании услуг не придерутся налоговики

Инспекторы очень внимательно относятся к актам об оказании услуг. Налоговики нередко не признают расходы на оплату услуг, особенно консультационных или маркетинговых. Плохо составленный акт лишь помогает инспекторам в том, чтобы снять расходы. Унифицированной формы акта об оказании услуг нет. Компании должны сами разработать документ. Наша читательница, главный бухгалтер Любовь Полынская, поделилась опытом составления подобных актов.

Даже если договором на оказание услуг составление акта не предусмотрено, я всегда ориентирую контрагентов на то, что документ готовить будем. Иначе как потом доказать налоговикам, какие и в каком объеме услуги были оказаны. Акт об оказании услуг – это оправдательный документ, который фиксирует факт перехода оказанных услуг от исполнителя к покупателю.

Обычно акты об оказании услуг составляет исполнитель по договору. Но я стараюсь контролировать, какой документ готовит контрагент. Это лучше, чем потом просить партнеров вносить в документ корректировки.

Несмотря на кажущуюся простоту документа, в его подготовке есть несколько очень важных нюансов. Пока правила составления акта, которые я для себя определила, меня не подводили. Налоговики не снимали расходы по услугам. Я расскажу, как я этого добилась.

ЗАДАЧА № 1.

Разработать форму акта.

Логичнее уже на стадии заключения договора об оказании услуг оговорить форму акта или хотя бы информацию, которая в нем будет присутствовать. Еще лучше, если с исполнителем по договору удается предварительно предусмотреть, в какие сроки он должен составить акт. Можно прописать в договоре штрафные санкции за задержку или отсутствие акта по итогам оказанных услуг. Принятую форму акта надо утвердить в учетной политике.

Безусловно, в акте должны содержаться все сведения, которые требуются по пункту 2 статьи 9 Федерального закона от 26 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Тогда акт можно будет использовать в работе.

Читайте также:  Как отразить в справке 2-НДФЛ больничный лист: особенности заполнения. Что это — коды дохода 2300 и 4800?

В двустороннем акте нужны полные реквизиты как заказчика, так и исполнителя. Если исполнитель – физлицо, то в акте должен быть прописан адрес его постоянного проживания, а также приведены реквизиты документа, удостоверяющего личность.

ЗАДАЧА № 2.

Внести в акт содержание услуги и ее измерители.

Сведения об услуге в акте должны быть представлены таким образом, чтобы можно было однозначно определить свершившийся факт ее оказания. Советую проследить, чтобы наименование услуги в акте соответствовало тому, что прописано сторонами в договоре.

Инспекторам хочется видеть в акте об оказании услуг их подробное содержание. Если речь идет о маркетинговом исследовании, не стоит ограничиваться только таким коротким названием услуги. Лучше написать, каков был предмет исследования, где оно проходило и в какой период. Например, «Исследование конкурентной среды в области общественного питания в Ярославском районе г. Москвы в весенний период 2011 года».

Вопрос с единицами измерения услуг неоднозначный. В пункте 5 статьи 38 НК РФ говорится, что услуга – это деятельность, результаты которой не имеют материального выражения. В принципе, отсюда вывод, что в акте можно обойтись и без единиц измерения. Но на практике лучше все-таки этим выводом не руководствоваться.

В акте нужно прописать стоимость услуг. И хорошо бы, чтобы в акте были описаны конкретные трудозатраты на их оказание. Это может быть количество затраченных на работу часов. Также лучше прописать, сколько стоит один час работы исполнителя. Тогда в акте будет информация не только об общей стоимости услуг, а цена их единицы. В этом случае при возникновении претензий к завышенному уровню цен компании будет легче защищаться.

Фраза «Вышеперечисленные услуги выполнены полностью и в срок. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг не имеет» будет нелишней. Надо не забыть прописать в акте ставку и сумму НДС.

Важно понимать: даже если стороны по каким-то причинам не пропишут в акте содержание услуг так подробно, налоговики не имеют права снимать расходы только на этом основании. В обоснование своей правоты компания может воспользоваться постановлением Высшего арбитражного суда от 20 января 2009 г. № 2236/07. В нем судьи высказались о том, что акты приема-передачи оказанных услуг считаются первичными учетными документами, даже если в них нет информации о детальном содержании услуг. Ведь обязательные реквизиты первичного документа все равно были в акте приведены.

ЗАДАЧА № 3.

Определиться с необходимостью печати.

Печать организации не входит в перечень обязательных реквизитов первичного документа. Но в то же время нельзя упускать из внимания, что и компании, и сами налоговые инспекторы уже привыкли, что печать есть практически на всех документах. Это стало обычаем делового оборота. Поэтому я никогда не пренебрегаю проставлением печати. Никаких временных затрат это не требует, зато прибавляет надежды на то, что инспекторы не будут придираться к акту. Кстати, ставить печать надо обязательно, если такое условие есть в тексте акта. В случае, если ниже реквизита «Подпись» стоят буквы «М.П.» («Место печати»).

Уполномоченные сотрудники должны расшифровать свои подписи, не забыв внести и полное название должностей.

Еще советы Внутренние документы компании помогут при отсутствии деталей в акте

Эльвира МИТЮКОВА, лектор, к. э. н., управляющий партнер консалтинговой :

Читайте также:  Налоговый Кодекс РКСтатья 193. Требования к составлению и хранению учетной документации

– Даже если акт об оказании услуг не содержит их детализации, то подтвердить их можно и другими документами. Например, в отношении услуг по управлению компанией такими доказательствами могут стать внутренние локальные акты, приказы о назначениях и переводах сотрудников, бухгалтерская и налоговая отчетность. Также помогут распоряжения и приказы руководителя по различным вопросам финансово-хозяйственной деятельности управляющей компании. Однако надо быть готовым к тому, что налоговые инспекторы будут очень пристально разбирать ситуации, когда акт об оказании услуг составлен небрежно и без подробностей.

Евгения ДОМОРОЩИНА, главный бухгалтер ООО «Рокфор»:

– Я советую повнимательнее отнестись к дате составления акта об оказании услуг. Ведь именно на эту дату компания-заказчик будет списывать стоимость услуг в расходы при методе начисления. Поэтому по возможности сторонам надо стараться, чтобы акт был подписан в том же отчетном периоде, в котором услуги были оказаны. Чтобы не возникало лишних проблем, стараюсь датировать акты последним днем месяца, в котором услуги оказывались. Единицами измерения услуг в акте я никогда не пренебрегаю, иначе возникнут вопросы у налоговых инспекторов. И еще лучше не забывать о месте оказания услуг. Оно тоже в акте по возможности должно быть прописано.
Статья напечатана в журнале «Семинар для бухгалтера» № 5, 2011

Ближайшие бесплатные вебинары

• 23.08.2021
  Дробление бизнеса 2021: законность, ошибки, ответственность
• 25.08.2021
  Пять способов взыскать долг: все о дебиторской задолженности
• 26.08.2021
  Обзор самых важных налоговых споров-2021. На что обратить внимание

Как избавиться от календарной путаницы

Чтобы не ошибаться с датами в акте и счете-фактуре, можно оптимизировать процедуру оформления этих двух документов, а именно объединить их в одном универсальном передаточном документе (УПД). Соответственно, и дата у такого документа будет только одна. Исчезнет причина разночтений в датах, и риски претензий контролеров сведутся к минимуму.

Переход на применение УПД требует предварительной подготовки:

• Нужно на основе рекомендуемой налоговиками формы УПД разработать бланк, позволяющий совместить сведения из счета-фактуры и акта выполненных работ. Важно, чтобы эта форма содержала все обязательные для первичного документа и счета-фактуры реквизиты.
• Утвердить в учетной политике бланк УПД и возможность его применения.
• Согласовать с контрагентами условия применения УПД.

Общие рекомендации по оформлению УПД приведены в письме ФНС России от 21.10.2013 № MMB-20-3/[email protected]

Подробнее об алгоритме перехода на УПД рассказываем здесь.

Как заполнить акт выполненных работ на услуги

Составлением документа обычно занимается исполнитель. Ведь именно он отвечает за качество и результаты предоставляемых услуг. После того, как он заполняет все пункты, заказчику достаточно лишь ознакомиться с внесенной информацией, и подтвердить ее достоверность. Заполнять такой документ следует аккуратно. Если были допущены какие-либо ошибки, лучше их не исправлять, а заполнить новый документ. При заполнении вручную, постарайтесь, чтобы почерк был разборчивым. Здесь четко должно быть понятно, какие работы выполнялись, и сколько они стоят.

После того, как стороны подписали акт, а заказчик произвел все выплаты, сотрудничество считается завершенным. При этом акт передается на хранение в архив организации. Если имеется большой список предоставляемых услуг, для их перечисления в акте можно использовать таблицу. Здесь удобно отмечать работы, их стоимость и другие особенности. Если акт составляется между юридическими лицами, в нижней части их управленцы должны поставить подписи. Хотя роль ответственных лиц могут играть и другие сотрудники организации, если они наделены соответствующими полномочиями.

Образец

Бланк

Итоги

Дата счета законодательством не регламентируется и определяется самостоятельно исполнителем работ или прописывается в договоре. Счет-фактура и акт выполненных работ могут оформляться одной датой. Допустимо выставлять счет-фактуру в даты, отличные от даты первичного документа (акта). При этом разница в датах не должна превышать 5 календарных дней. Чтобы не путаться в датах и оптимизировать документооборот, можно заменить акт и счет-фактуру одним универсальным передаточным документом (УПД).
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Для чего нужен акт выполненных услуг по договору оказания услуг?

Акт выполненных услуг, составленный к договору предоставления услуг, подписывается двумя участниками сделки. Обычно он составляется исполнителем, поскольку именно исполнителей чаще всего обвиняют в невыполнении услуги или в том, она оказана не в полном объеме.

Если осуществляются работы по договору с заказчиком (например, ремонтные, строительные, токарные и другие), т. е. такие, материальным выражением которых является результат, не обязательно составлять акт приемки оказанной услуги. Это объясняется тем, что если дело дойдет до суда, непосредственным доказательством станет сам результат работы.

Документ может стать весовым доказательством в суде, если между сторонами возникнет спор касаемо предоставляемой услуги, результат которой нельзя посмотреть, показать или измерить.

В данном случае речь идет о нематериальных услугах, т. е. использовании интеллектуальных или профессиональных знаний исполнителя с целью оказания помощи. О выполнении условий договора предоставления услуг свидетельствует дата полного осуществления услуг или работ и подписи сторон соглашения.

Не менее заинтересован в составлении акта и заказчик, поскольку документ подтверждает то, что деньги были выплачены не просто так, а за приобретенную пользу от действий исполнителя.

Как составить договор индивидуального предпринимателя с ООО или с любым другим юридическим лицом, вы можете прочесть здесь.